Software zorgt voor structuur

Hyperfox is het geesteskind van Tom Devos. In het verleden bouwde de ondernemer al diverse B2B-toepassingen uit. Die bevinden zich op het spectrum van orderportalen tot pure operationele software. De gemene delers bestonden uit automatisering en het binnentrekken van orders in een B2B-omgeving. “Vandaag merken we dat talrijke bedrijven, of het nu gaat om een kmo, een logistiek bedrijf, een groothandel of een producent, nog altijd veel manuele arbeid moeten inzetten om orders in het gewenste formaat te krijgen. Die handmatige invoer van bestelgegevens door het backofficeteam is tijdsintensief, foutgevoelig en prijzig”, begint Tom Devos. “Bovendien loopt de rekrutering van medewerkers voor dergelijke taken vaak stroef. Ook uitbesteding biedt niet altijd soelaas.” Vanuit die optiek ontsproot twee jaar geleden Hyperfox: een SaaS-oplossing voor orderverwerking met focus op automatisering. De Limburgse start-up haalde beginkapitaal op bij serieondernemers met elk hun eigen expertise in de wereld van operationele processen. Via een recente kapitaalronde legden ook investeerders als LRM, Birdhouse Ventures, Volta Ventures en JK Invest in totaal 3,2 miljoen euro op tafel.

Orders gestructureerd en gegroepeerd

Hyperfox spitst zich toe op de automatische verwerking van orders uit verschillende bronnen, die de software gestructureerd en gevalideerd aanbiedt aan logistieke systemen zoals het ERP-systeem, WMS, TMS en DRP. “Onze importfunctionaliteit combineert diverse stromen, van digitale orders via EDI tot bestellingen via e-mail”, legt Tom Devos uit. “Hyperfox pikt die mails op, leest ze en zet ze automatisch om in gestructureerde data. Een overzichtsportaal groepeert alle orders.”

Voor de herkenning van de orders zet Hyperfox artificiële intelligentie in. Het bedrijf bouwde een eigen taalmodel dat het specifiek traint voor de herkenning en verwerking van bestellingen. “Wanneer we Hyperfox bij klanten implementeren, verfijnen we die training aan de hand van orders uit het verleden. Dankzij die ervaring en bijkomende context wint het AI-model nog verder aan nauwkeurigheid. Zo neemt het ook data van bestaande klanten, producten en hun variaties en andere relevante content mee in het herkenningsproces.”

In een volgende fase voegt Hyperfox validaties toe. De software toetst de orders af aan de hand van een aantal regels: is de klant bevoegd om te bestellen en heeft hij het budget niet overschreden? Is de klant gerechtigd op een specifieke set aan prijzen? Is er voldoende fysieke voorraad aanwezig om de orders te honoreren? Enzovoort. Backofficemedewerkers beschikken dus niet alleen over een tool om de captatie van een order in een oogopslag te controleren, ze kunnen meteen ook de uitvoerbaarheid ervan nagaan. Als het werk in Hyperfox eenmaal is afgerond, geeft de software de gestructureerde data door aan de operationele systemen in het bedrijf.

Tijdswinst, efficiëntie en klanttevredenheid

Volgens Tom Devos zijn de voordelen voor de gebruiker legio. Voor de hand liggend zijn de tijdswinst en de daaruit voortvloeiende kostenreductie. Daarnaast is er de lagere foutenlast, met minder rechtzettingen, kredietnota’s en bijhorende kosten. Hyperfox claimt vandaag, bij een voldoende hoge trainingsgraad en complete context, af te kloppen op een herkenning en correcte verwerking van 90 tot 95 procent van de bestellingen. “Een lagere score valt doorgaans toe te schrijven aan klanten die het systeem nog onvoldoende kennen”, zegt Tom Devos. “Onze werkwijze reduceert de orderverwerkingstijd van een tiental minuten tot gemiddeld twee minuten. Daarna rest enkel nog de controle door de backofficemedewerker.” Het grootste voordeel situeert zich volgens de oprichter op het vlak van de klantenservice en klanttevredenheid. “Door Hyperfox in te zetten, kun je bijvoorbeeld het bestelvenster voor klanten uitbreiden en slaagt de backofficemedewerker erin efficiënt in te grijpen bij mogelijke afwijkingen. Onze software helpt ook verwachte bestelpatronen of vragen onmiddellijk en juist te beantwoorden.”

Momenteel spitst Hyperfox zich op twee segmenten toe. “We beschikken over een gespecialiseerd model dat zich focust op de verwerking van transportorders. Onze software structureert daarbij opdrachten uit verschillende kanalen en stuurt ze naar het TMS. Ook verwerkt Hyperfox de resultaten van uitgevoerde transporten, bijvoorbeeld door de CMR’s achteraf weer uit te lezen.” Een tweede accent legt de start-up op ‘order-to-stock’, waarbij Hyperfox ongestructureerde data inleest en aanlevert aan het WMS en het ERP-systeem. “Langs die weg bereiken we hoofdzakelijk klanten in sectoren als retail, voeding, geneesmiddelen en de brandstofsector”, licht Tom Devos toe.

Orderportaal als toekomstproject

In de toekomst wil Hyperfox een stapje verdergaan met de uitbouw van een orderportaal. “We richten ons in eerste instantie op de klanten van onze klanten. Daarbij maken we ons geen illusies: e-mail zal nog altijd prominent binnen de orderflow aanwezig zijn”, weet Tom Devos. “Maar als we de klanten van de klanten toegang kunnen geven tot hun gedeelte van het portaal, met hun producten en hun prijzen, en we het hen mogelijk maken in enkele klikken te bestellen, dan zetten we op dat vlak misschien wel een stap in de goede richting. Zeker als we AI haar werk laten doen met suggesties op basis van patronen uit het verleden.”

KD