Premium

Deze inhoud is enkel leesbaar voor ingelogde Value Chain abonnees.

Heeft u een abonnement op het Value Chain informatiepakket? Meldt u aan via onderstaande knop en lees het gewenste artikel of magazine online.

Slimmer schakelen in multidistributie

Bomedys krijgt weer grip op voorraad

Steven Parmentier, supply chain manager bij Bomedys: “De automatisering van de forecast is een groot voordeel van onze nieuwe manier van werken. Wij hoeven nu enkel nog de uitschieters naar boven of beneden te bekijken om te verifiëren of het klopt wat het systeem voorstelt. Vervolgens kunnen we bijsturen waar nodig.”

De gestage groei maakte het voor Bomedys, multichanneldistributeur van farma- en babyproducten, moeilijk om de controle over zijn voorraad te behouden. Het bedrijf verloor tijd en energie aan omslachtige processen, de forecasts waren niet accuraat en voorraadparameters onderhouden was tijdrovend. Met de implementatie van Optimact kwam daar verandering in. De software zorgt er onder meer voor dat forecasts nu steeds up-to-date zijn en dat voorraadstrategieën automatisch worden toegepast. Zodoende kreeg het bedrijf opnieuw controle over zijn supply chain.

Al dertig jaar lang distribueert Bomedys vanuit het Oost-Vlaamse Nazareth producten voor moeders, baby’s en senioren in de Benelux. Ongeveer 45 procent van de verkoop gaat naar babyspeciaalzaken, 35 procent naar apotheken en groothandels en de overige twintig procent naar supermarkten. Bekende merken die het bedrijf exclusief in onze regio verdeelt, zijn onder andere Philips Avent, Elvie, Nuna, Joie en WaterWipes.

De afgelopen jaren is de onderneming sterk gegroeid. “In het najaar van 2016 is ons familiebedrijf overgenomen door Kristof Vandenweghe”, vertelt Steven Parmentier, supply chain manager bij Bomedys. “Hij heeft voor een nieuwe wind in de organisatie gezorgd. De voorbije acht jaar is de omzet gestegen van tien naar twintig miljoen euro. Intussen zijn we met 23 medewerkers. We verdelen in totaal zo’n 1.400 SKU’s (stock keeping units) die we allemaal in ons magazijn op voorraad hebben liggen. De totale voorraadwaarde bedraagt ongeveer 3,2 miljoen euro.”

Tijdrovend proces

Een belangrijke stap in de groeistrategie was de implementatie van de ERP-oplossing Dynamics 365 Business Central, waar meteen ook een WMS aan werd gekoppeld. “Dat heeft meteen voor heel wat efficiëntiewinst gezorgd, maar het bleef tijdrovend om een goede demand planning te maken en forecasts op te stellen”, aldus Steven Parmentier. “Voor onze 1.400 SKU’s stellen we meestal een forecast op maandbasis op, soms op weekbasis. Onze demand planner was telkens tien à twaalf uur per week bezig om data vanuit ons ERP-systeem naar Excel te kopiëren om vervolgens de nodige berekeningen te maken. Doordat dat proces zoveel tijd in beslag nam, liepen we vaak achter de feiten aan. Daardoor was het moeilijk ad hoc te anticiperen op stijgende of dalende trends, waardoor de voorraad niet altijd op het gewenste niveau zat.”

Om die reden ging Bomedys op zoek naar een tool die het forecastingproces en de supply planning kon verbeteren. In het eerste kwartaal van 2024 stelde Bomedys een lijst met vereisten aan de oplossing op, waarna een grondige marktanalyse van de beschikbare oplossingen volgde. In maart maakte Steven Parmentier tijdens Supply Chain Innovations in Antwerpen kennis met Optimact. “In het tweede kwartaal hebben we beslist met die oplossing in zee te gaan en hebben we de projectplanning uitgestippeld”, blikt hij terug. “De interface tussen ons ERP-systeem en Optimact via API’s is in het derde kwartaal opgezet. In het laatste kwartaal van 2024 hebben we dan werk gemaakt van het ‘change management’. We zijn onze manier van werken gaan aanpassen en hebben workshops georganiseerd voor de inkoper die ook de demand planning bij ons opstelt. De eerste maandag van januari 2025 zijn we live gegaan, perfect op schema.”

FOTO 2 Bomedys

Al dertig jaar lang distribueert Bomedys vanuit Nazareth producten voor moeders, baby’s en senioren in de Benelux. Ongeveer 45% van de verkoop gaat naar babyspeciaalzaken, 35% naar apotheken en groothandels en de overige 20% naar supermarkten.

Vooruitgang op verschillende fronten

Bomedys koos ervoor meteen de vier modules binnen Optimact te implementeren: Demand Planning, Inventory Management, Supply Planning en Supply Chain Analytics.

Betere demand planning in minder tijd
aandelijks herberekent Optimact de forecast. De software gaat door alle parameters en analyseert alle artikelen die Bomedys in huis heeft. Omdat de data van het ERP-systeem ’s nachts via API-calls naar Optimact worden doorgestuurd, gebeuren de berekeningen steeds op basis van up-to-date data.

Steven Parmentier: “De automatisering van de forecast is een groot voordeel van deze nieuwe manier van werken. Wij hoeven nu enkel nog de uitschieters naar boven of beneden te bekijken om te verifiëren of het klopt wat het systeem voorstelt. Vervolgens wordt bijgestuurd waar nodig. Dat het manuele werk zich nu tot de uitzonderingen beperkt en dat we niet meer door al onze 1.400 SKU’s hoeven te gaan, scheelt ons enorm veel tijd. Wekelijks besteden we maximaal nog een drietal uur aan forecasting en demand planning, dat is een tijdswinst van ongeveer 75 procent.”

Als de forecast eenmaal is gevalideerd, wordt op basis van die input de demand planning van die maand opgemaakt. Staat er bijvoorbeeld een promotie ingepland, dan kan die gemakkelijk aan de forecast in het systeem worden toegevoegd. Meteen wordt dan ook de impact op de supply chain duidelijk. Optimact laat ook toe seizoenspatronen te herkennen. Voor die producten kan de demand planning dan op basis van de seizoensgebondenheid in plaats van per maand gebeuren.

Geoptimaliseerd voorraadbeheer voor meer visibiliteit
Voor Bomedys was het noodzakelijk dat de oplossing het voorraadmanagement zou optimaliseren.

S. Parmentier: “De ruimte in ons magazijn is beperkt. Als het te vol komt te zitten, moeten we verhuizen. Maar dat zijn we niet meteen van plan. Het komt er dus op aan de beschikbare ruimte zo optimaal mogelijk te benutten.”

Het ERP-systeem zorgt ervoor dat de masterdata per artikel centraal worden beheerd: informatie van de leveranciers, minimale bestelhoeveelheden, doorlooptijden, enzovoort. Die data worden naar het systeem van Optimact doorgestuurd, dat analyses uitvoert met het oog op een optimaal voorraadbeheer.

“In de module Inventory Management zijn de producten per segment gegroepeerd. Daardoor kunnen we snel zien welk segment onze aandacht vereist”, vertelt Steven Parmentier. “Het systeem geeft op een overzichtelijke manier weer hoeveel voorraad er nog is en welke producten dringend moeten worden bijbesteld. Handig is ook dat in Optimact per productcategorie verschillende serviceniveaus kunnen worden ingesteld, van tachtig procent voor de ‘slow runners’ tot 97 procent voor de ‘high runners’. Het systeem laat toe tot zes maanden ver te kijken hoe de voorraad van een artikel zal evolueren en wanneer er naar verwachting zal moeten worden bijbesteld. Omdat we nu meteen zien waar problemen kunnen ontstaan, holt het voorraadbeheer nooit meer achter de feiten aan.”

Dankzij de nieuwe manier van werken is de voorraadwaarde van 3,2 naar 2,85 miljoen euro teruggebracht. Het aantal SKU’s op voorraad is gedaald van 700.000 naar ongeveer 600.000, waardoor er vandaag vijftien procent minder goederen op voorraad liggen. Bomedys heeft daardoor fysiek veel plaats in het magazijn gewonnen, zonder dat er meer tekorten zijn. Dat biedt de organisatie meteen ook de ruimte om nieuwe artikelen aan het assortiment toe te voegen.

Bomedys begrijpt nu ook veel beter waarom er soms voorraadtekorten optreden. “Als een klant plots duizend stuks van een artikel bestelt, dan komt dat meteen in ons vizier”, licht Steven Parmentier toe. “Vroeger was het veel moeilijker om op zulke zaken een goed zicht te krijgen. Dat zorgt ervoor dat onze planner nu veel beter voorbereid is en minder brandjes moet blussen. Dat hij nu meer in de toekomst kan kijken in plaats van steeds reactief te moeten werken, betekent voor ons een grote meerwaarde.”

Supply planning voor efficiëntere bestellingen
Op basis van de demand planning en het voorraadmanagement wordt bepaald wat er precies bij de leveranciers moet worden besteld.
S. Parmentier: “Optimact biedt ons een globaal overzicht met de mogelijkheid per leverancier in te zoomen. Per leverancier zien we in het systeem hoeveel artikelen we ervan in ons gamma hebben. Het systeem toont welke bestellingen dringend en welke minder dringend zijn. De status van de artikelen wordt aan de hand van kleurcodes weergegeven, bijvoorbeeld rood voor ‘out-of-stock’-producten, geel voor producten die onder de veiligheidsvoorraad zitten en groen voor de artikelen die nog binnen de normale herbestelperiode vallen. Op die manier kunnen we snel de juiste prioriteiten stellen. Ook als er van bepaalde producten overstock is, zien we dat in het overzicht. Als de persoon die bestelt enkele weken met vakantie gaat, kan hij op een efficiënte manier voldoende ver vooruitbestellen. Wat ook handig is: wij bestellen vaak volle containers uit China, en daarbij stelt het systeem steeds bestellingen met een optimale invulling van de container aan ons voor.”

“We hadden Optimact gevraagd of ze ons ook konden helpen om op een efficiënte manier de forecast naar leveranciers door te sturen”, vervolgt Steven Parmentier. “Voor heel wat merken wordt dat namelijk van ons verwacht. Elke week of maand sturen we het overzicht van wat onze demand planner de komende maanden denkt aan te kopen door. Om de paar maanden analyseren we die forecasts om te bekijken waar we goed of fout zaten. Vroeger hadden we soms uren nodig om die lijsten in Excel goed te krijgen, maar met Optimact gaat dat veel vlotter en zijn ook revisies snel gemaakt. Ook de communicatie tussen de demand planner en de leveranciers verloopt nu veel soepeler.”

Samengevat is Bomedys op het vlak van supply planning veel reactiever geworden. “We kunnen veel sneller op dreigende tekorten en trends inpikken, we zien het meteen wanneer er uitzonderlijke bestellingen zijn en alle communicatie en informatie komen meteen bij de juiste persoon terecht. De triggers komen nu ook vanuit het systeem zelf en zijn gebaseerd op feiten, niet meer op buikgevoel of wat we van sales vernemen”, besluit Steven Parmentier.

Supply chain analytics biedt nieuwe inzichten
De Supply Chain Analytics module van Optimact biedt standaard verschillende analysemogelijkheden. Zo geeft de tool inzicht in de hoeveelheid dode voorraad en de nieuwe artikelen, die vaak extra aandacht vereisen.
S. Parmentier: “Vroeger voerden we ook analyses uit, maar we deden er vaak een aantal dagen over om de nodige data te verzamelen. Nu verlopen analyses sneller en efficiënter.”

Elke vrijdag wordt naar sales en alle anderen die het aanbelangt gecommuniceerd welke producten er niet meer op voorraad zijn. “Op die manier kan sales proactief alternatieven voorstellen wanneer ze bij de klant komen”, aldus Steven Parmentier. “We geven verkopers ook mee welke producten op dat moment een lange levertijd hebben, zodat zij meteen ook alternatieven kunnen voorstellen wanneer de klant de producten dringend nodig heeft.”

Dankzij de dashboards in de module kan Bomedys bijvoorbeeld ook trends spotten. “Als we op onze dode voorraad klikken, zien we meteen hoeveel procent die bedraagt en over welke producten het precies gaat. Bijgevolg kunnen we voor die artikelen dan ook meteen de nodige maatregelen treffen”, illustreert Steven Parmentier. “Ook hebben we nu een duidelijker beeld van welke artikelen goed verkopen en welke artikelen een seizoensgebonden patroon vertonen.”

Omdat Bomedys de beschikbare data beter kan analyseren en overzichtelijke dasboards kan genereren, kan het ook dieper in de supply chain duiken om te optimaliseren. “Gaandeweg zijn we nu de mogelijkheden van die module verder aan het verkennen, zodat we nog diepgaander gebruik kunnen maken van de analyses”, aldus Steven Parmentier. “We willen daar dan ook de juiste KPI’s aan koppelen. Voor onszelf hebben we actieplannen opgesteld om op die manier steeds beter te worden. Door nog betere analyses uit te voeren, willen we ook onze voorraad nog verder gaan optimaliseren.”

“Hoewel we geen heel grote organisatie zijn, mag je de impact van zo’n traject niet onderschatten.”

Masterdata en motivatie

Bomedys heeft veel geleerd uit de implementatie van de nieuwe software. “We mogen dan wel een organisatie van slechts 23 mensen zijn, je mag de impact van zo’n traject niet onderschatten”, weet Steven Parmentier. “Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat je masterdata op punt staan. Zorg ervoor dat je historiek klopt en dat je een goed overzicht hebt van wat je in de tool wil stoppen. Investeer ook voldoende tijd in de integratie met je ERP-systeem. Achteraf bekeken zijn we heel blij dat we via API-calls een directe koppeling tussen Business Central en Optimact hebben gemaakt. Als je dat goed aanpakt, kun je op een eenvoudige manier data overhevelen en steeds met de juiste data werken.”

Verder benadrukt Steven Parmentier het belang om te starten met een gemotiveerd projectteam. “Je moet mensen aan boord hebben die bereid zijn extra inspanningen te leveren. Wij hadden het geluk dat we in het bedrijf twee medewerkers hadden die het project perfect konden trekken”, zegt hij. “Tegelijk moet het klikken met je softwareleverancier, want je gaat een intense en langdurige samenwerking tegemoet. Ook op dat vlak hebben we geluk gehad.”

Verder mag ook de impact op de werkvloer niet worden onderschat. “Artikelen worden nu bijvoorbeeld in andere hoeveelheden besteld dan vroeger. Dat heeft een impact op de manier van werken in het magazijn. Het is belangrijk dat ook de medewerkers daar op de hoogte zijn van wat er zal gebeuren. Hoe beter ze vooraf mentaal op de veranderingen worden voorbereid, hoe vlotter de transitie op het moment zelf zal verlopen.”

TC

FOTO 3 Bomedys

De Supply Chain Analytics module van Optimact biedt standaard verschillende analysemogelijkheden. Zo geeft de tool inzicht in de hoeveelheid dode voorraad en de nieuwe artikelen, die vaak extra aandacht vereisen.

Premium

Deze inhoud is enkel leesbaar voor ingelogde Value Chain abonnees.

Heeft u een abonnement op het Value Chain informatiepakket? Meldt u aan via onderstaande knop en lees het gewenste artikel of magazine online.

Nieuwsbrief

Wenst u op de hoogte te blijven van alles wat reilt en zeilt binnen de supply chain wereld? Registreer dan nu GRATIS op de Value Chain nieuwsbrieven.

Registreer NU

Magazines

U wenst zich te abonneren op de Value Chain Management magazines (print en online) en wenst toegang tot alle gepubliceerde content op onze website? Abonneer NU!

Abonneer NU

Supply Chain Innovations

Hét jaarlijkse netwerkevent voor elke supply chain professional!

Lees meer
Cookies accepteren

Wij houden rekening met uw privacy

We gebruiken cookies om uw surfervaring te verbeteren, gepersonaliseerde advertenties of inhoud weer te geven en verkeer te analyseren. Door op "Alles accepteren" te klikken, stemt u in met ons gebruik van cookies.