Royal Antwerp FC zet RFID in voor terugbetaling drinkbekers

De omschrijving van ‘openluchtcafé’ komt uit de mond van Kris Onghena, COO bij Royal Antwerp FC. Dat café vindt om de twee weken plaats, zowat negen maanden lang. Het gebruik van plastic wegwerpbekers was tot twee jaar geleden nog een gangbare praktijk in voetbalstadions en op openluchtevenementen zoals festivals. Dat veranderde in 2023 met de Europese richtlijn voor ‘single-use plastics’ die het gebruik van plastic wegwerpbekers verbiedt. Waar clubs en organisatoren tot dan toe vooral op efficiëntie mikten, bracht de regelgeving nieuwe verplichtingen met zich mee op het vlak van circulaire economie en hergebruik.

Zo ook voor RAFC. “We wilden meer doen dan het absolute minimum”, vertelt Kris Onghena. “We zagen het als een geschikt moment om onze hele werkwijze voor drankverkoop en de retour van bekers structureel te verbeteren.”

Dat was geen evidentie. De club heeft te maken met hoge volumes, een beperkte infrastructurele ruimte en sterke pieken in de consumptie, bijvoorbeeld tijdens de rust van een voetbalmatch. “Onze grootste vrees was een terugnameproces waarbij fans naar dezelfde bar moesten terugkeren om de waarborg van hun herbruikbare beker terug te krijgen. Dat zou het hele logistieke systeem blokkeren.”

Koppeling tussen beker en bankkaart

Zo begon de zoektocht naar een oplossing die makkelijk, efficiënt, betrouwbaar en schaalbaar is. Die vond de club bij Aucxis, dat automatisatieoplossingen bouwt op basis van radiofrequentie-identificatie (RFID). Samen ontwikkelden de twee organisaties de toepassing ‘STAR’, wat staat voor Sustainable Tracking of Assets for Reuse. Volgens Kris Onghena is het een totaaloplossing die duurzaamheid, procesoptimalisering en fanbeleving met elkaar verbindt. Alles draait rond het digitaal volgen van elke herbruikbare beker via RFID. Dat begint bij het productieproces van de bekers, die allemaal een RFID-tag in de bodem verwerkt krijgen. Die tags zijn bestand tegen slijtage, temperatuurschommelingen en vocht, en blijven ook functioneren na minstens 150 industriële wasbeurten.

Wanneer een supporter een drankje bestelt, ontstaat een link tussen zijn betaalkaart en de unieke ID van de RFID-tag. Concreet fungeert de plaat waarover de barmedewerker de beker schuift als RFID-lezer. “We dragen onze barmedewerkers op om ervoor te zorgen dat de bekers contact maken met de plaat, hoewel het eigenlijk al voldoende is om de bekers gewoon boven de plaat door te geven”, zegt Kris Onghena. Het systeem is gekoppeld aan de kassasoftware van Weezevent en de betaalinfrastructuur van Adyen. De link tussen beker en klant is dus digitaal, veilig en komt in real time tot stand.

Na consumptie brengen de supporters hun bekers terug naar een van de 26 ‘smart tubes’. Die retourpunten, verspreid over strategische locaties in het stadion, bevatten RFID-lezers die de tag opnieuw uitlezen op het moment dat een fan de beker deponeert. Op het moment van uitlezing stort het systeem het statiegeld automatisch terug op de gekoppelde kaart. “Het systeem reserveert het geld alleen op de kaart en voert dus geen betaling uit voor het statiegeld”, verduidelijkt Kris Onghena. “Dat gebeurt pas wanneer het systeem registreert dat een fan zijn beker niet binnen een vooraf bepaalde termijn heeft teruggebracht.”

Bij het hele proces komt geen extra barpersoneel kijken. Een extern maatwerkbedrijf haalt de bekers op en staat in voor de kwaliteitscontrole, sortering en reiniging. Tijdens die cyclus vindt nog een uitlezing van de RFID-tags plaats om eventuele beschadigingen te detecteren en bij te houden hoeveel keer een beker al door het reinigingsproces ging. Daarna keren de bekers terug naar het stadion voor het volgende rondje.

Efficiëntie en inzicht dankzij data

De resultaten van het STAR-systeem overtreffen de verwachtingen. De retourpercentages halen consistent de grens van 97 à 98 procent, wat ruim boven het wettelijk vereiste minimum van 95 procent ligt. Tegelijk is er een duidelijke daling van de werkdruk aan de bar en een vlottere doorstroming tijdens pauzes. RAFC noteerde nagenoeg geen klachten over het terugbetalingsproces.

Daarnaast levert de oplossing een enorme hoeveelheid bruikbare data op. Zo kan RAFC exact nagaan hoeveel bekers er zijn uitgegeven, waar en wanneer fans ze terugbrachten en hoeveel wascycli ze hebben doorlopen. Dat maakt het mogelijk gericht nieuwe bestellingen te plaatsen, versleten bekers tijdig uit roulatie te halen en fraudepatronen op te sporen. “Dankzij de koppeling met RFID kunnen we objectief onderbouwen waar, wanneer en hoeveel bekers er in omloop zijn”, aldus Kris Onghena. “Dat is een wereld van verschil met de vroegere manier van werken, waarbij we verliezen, overschotten en retouren allemaal handmatig moesten opvolgen.”

Draagvlak bij fans en personeel

De invoering van de STAR-oplossing verliep vlot, stelt Kris Onghena, dankzij de combinatie van gebruikersgemak en heldere communicatie. “Supporters hoefden hun gedrag amper aan te passen. Er zijn geen extra handelingen nodig, behalve de beker in de tube stoppen.” RAFC investeerde in zichtbaarheid via schermen en visuals, en maakte het terugbetalingsproces zo intuïtief mogelijk.

De medewerkers kregen vooraf een opleiding, maar de impact op het werk bleek minimaal. “De barwerking verloopt nu efficiënter”, zegt Kris Onghena. “De wachtrijen zijn korter, er zijn minder vragen en ook het aantal handelingen is gedaald. Het waarborgsysteem verloopt volledig automatisch.” Bovendien versterkt het systeem de sociale dynamiek in het stadion. Geeft een supporter een rondje, dan komen alle terugbetalingen van de waarborgen automatisch bij hem terecht – ook wanneer iemand vroeger naar huis gaat en zijn beker apart inlevert. “Trakteren blijft perfect mogelijk, terwijl dat bij andere waarborgsystemen moeilijker is.”

Meer dan bekers alleen

Voor Royal Antwerp FC stopt het verhaal niet bij herbruikbare bekers. Het STAR-systeem, en vooral de RFID-infrastructuur erachter, vormt volgens Kris Onghena een fundament waarop de club verder kan bouwen. Denk aan toepassingen zoals loyaliteitsprogramma’s, ‘crowd management’, gepersonaliseerde promoties of zelfs toegangscontrole. “Doordat we elke transactie registreren en aan een persoon koppelen, kunnen we veel gerichter op gedragspatronen inspelen. We krijgen niet alleen een beter inzicht op operationeel vlak, we beschikken nu ook over strategische data die bruikbaar zijn voor marketing, planning en beleving.” Hoewel er momenteel geen plannen zijn om het systeem aan te passen, ziet Kris Onghena wel ruimte voor schaalvergroting en replicatie in andere sectoren: “Denk aan concerten of festivals: overal waar grote volumes drinkbekers circuleren, kan dit werken.”

FF