RFID vormt ruggengraat voor digitalisering en integratie

Roldo Rent is een Nederlandse leverancier van mobiele opslagcontainers en -units voor (grote) verhuisoperaties. Het bedrijf is ook actief in België en in onze buurlanden. Tot enkele jaren geleden deed Roldo Rent grotendeels een beroep op papieren bonnen bij het uitleveren en ontvangen van materiaal. Niet zelden leidde dat tot discussies met klanten, bijvoorbeeld over de kwestie of bepaalde verhuisbakken daadwerkelijk weer waren ingeleverd. “Zonder sluitende data zijn zulke vragen moeilijk te beantwoorden”, zegt Jasper van ’t Net, account manager Benelux bij Roldo Rent.

De eerste stap naar een meer structurele controle vond plaats in 2016, toen Roldo Rent voor het eerst een beroep deed op RFID-tags. Zodra al het verhuismateriaal van RFID-tags was voorzien, konden medewerkers van Roldo Rent materialen bij vertrek en aankomst registreren met handscanners. “Veel van onze materialen zijn lang onderweg en continu in omloop”, aldus Jasper van ’t Net. “Het duurde meer dan een jaar om alles te taggen, maar het leverde al snel meer transparantie op.”

Van interne controle naar structurele integratie

In de jaren die volgden, bouwde de specialist in verhuismateriaal het assetbeheer verder uit met interne applicaties, zoals Roldo Control en later Scanalytic. Die oplossingen boden waardevolle inzichten, maar misten de flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig waren voor verdere groei, zeker na de overname van sectorgenoot Varodarent in 2022. Die integratie bracht nieuwe processen, systemen en klantverwachtingen met zich mee.

Jasper van ’t Net: “De grootste drempel bij de fusie was het verschil in ‘track-and-trace’-systemen. Plots hadden we twee ERP-omgevingen, twee manieren van werken en andere rapportagebehoeften.”

Om die twee omgevingen stap voor stap te harmoniseren, koos Roldo Rent voor Polaris, de RFID-managementsoftware van Aucxis. Geen evidente keuze, want intern leefde er twijfel over de geschiktheid van het systeem. Op voorstel van Aucxis zette Rolde Rent daarom eerst een pilootproject uit. “In die testfase simuleerden we processen, testten we maatwerkmodules en betrokken we gebruikers bij de evaluatie”, zegt Frank Van Amelsvoort, die als IT-consultant bij het project betrokken was. Vooral de voorafgaande proefmigratie bleek essentieel. “Veel problemen kwamen in de testfase al naar boven, waardoor de uiteindelijke migratie nagenoeg vlekkeloos verliep.”

Geleidelijke uitrol en schaalbare structuur

De overstap naar Polaris verliep gefaseerd. Eerst verving Roldo Rent het oude Scanalytic-systeem, gevolgd door asset management software van A-Rent. Inmiddels is de bedrijfsintegratie met Varodarent afgerond en werkt Roldo Rent aan de koppeling van Polaris met Microsoft Dynamics 365. De modulaire opzet van Polaris, met standaardfunctionaliteit voor tracking, voorraadbeheer en een koppeling met het ERP-pakket via API’s, biedt daarbij de nodige flexibiliteit.

Hoewel Polaris ook vaste RFID-poorten ondersteunt, kiest Roldo Rent voorlopig bewust voor mobiele handscanners. “Die bieden de beste combinatie van nauwkeurigheid en flexibiliteit”, meent Jasper van ’t Net. “Onze medewerkers kunnen scannen waar nodig: in het depot, op locatie of onderweg. De technologie ondersteunt ons werk, zonder het te dicteren.” De integratie van Varodarent toont bovendien aan dat moderne RFID-oplossingen niet alleen voor controle zorgen, maar ook als versneller kunnen dienen bij organisatorische veranderingen.

FF