Productdatabank in de cloud

De Global Data Synchronisation Network databank (GDSN), met niet minder 75 miljoen afzonderlijke productnummers, moet de basis vormen van het nieuwe initiatief. “We hebben intussen contacten met onze Chinese tegenhangers en die hebben ook een databank met meer dan 70 miljoen nummers. Daar worden elke dag tienduizenden nieuwe producten aan toegevoegd. Nu zitten die nog niet op één plaats samen, maar dat zal er zeker gaan komen”, begint Miguel Lopera.

Hij laat ook verstaan dat er een belangrijke rol is weggelegd voor een partij als GS1 die tussen de leveranciers en de retailers staat. “Tijdens vergaderingen met de grote fabrikanten van consumentenproducten en de winkelketens hoor ik steeds weer dat er nood is aan een neutrale instantie die zich garant stelt voor de kwaliteit van de gegevens. Recent nemen Amazon, Alibaba en de andere grote e-commercespelers deel aan de discussie. Ook zij merken dat er nood is aan goede informatie voor de consument en dat daarvoor een neutrale partij nodig is die de gegevens van de fabrikanten ontvangt en controleert voordat de distributeurs ze in hun eigen systemen én op hun webshops gebruiken.”

GS1 illustreerde de problematiek tijdens het GS1 Forum met een filmpje over een e-commerceplatform waar meerdere leveranciers hun producten kunnen presenteren en verkopen. Wanneer de leveranciers hun productcode niet correct ingeven, is dat een bron van heel wat problemen. Als de code wel bestaat, maar bij een ander product hoort, kan het zijn dat de consument het verkeerde item krijgt toegestuurd. Dat leidt hoe dan ook tot een retourzending en bijkomende kosten. Als de code niet bestaat, krijgt de consument gewoonlijk geen toegang tot de informatie
die hij zoekt. Gevolg is dat de verkoop niet doorgaat. De impact van slechte data is dus erg groot. “We moeten daarom een mogelijkheid voorzien dat de retailers die codes zelf kunnen nakijken. Daar werken we nu aan”, aldus Miguel Lopera.

Bedoeling is om inderdaad niet alleen de grootste database te bouwen, maar tegelijk ook de kwaliteit en daardoor de betrouwbaarheid van de gegevens te verbeteren. Jan Somers, CEO van GS Belux legt uit: “De basis van die unieke identificatie is het productnummer GTIN (global trade item number). Dat bestaat uit drie delen: een eerste deel is de identificatie van het bedrijf, dan volgt het nummer van het product en ten slotte een controlecijfer. Tot nu zorgde GS1 alleen voor het bedrijfsnummer en vulde het bedrijf zelf zijn productcode aan. Dat kon in de GDSN Data Pool of via de Trustbox. In de toekomst zal dat veranderen. Het gehele nummer zal moeten worden aangemaakt op de server van GS1 en als daarmee alles in orde is, kunnen de gegevens ook in de database in de cloud komen.”

In die GS1 Cloud zullen dan een aantal toepassingen mogelijk zijn. De eerste is ‘check’, online een nummer controleren. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn basisinformatie van een product te bekijken (view) en nieuwe producten te vinden in een bepaalde categorie (explore). Zeker kleinere bedrijven zijn helemaal te vinden voor die manier van werken.

De aankondiging van de gigantische productdatabank vond plaats tijdens het GS1 Forum, waar de organisatie een stand van zaken opmaakte van een reeks initiatieven die de laatste tijd zijn gelanceerd. Het evenement kreeg het format mee van een televisienieuwsuitzending waarin presentatrice Ilse De Vis de verschillende items aankondigde en korte gesprekken voerde met de verschillende betrokkenen afgewisseld met opgenomen reportages.

Sofie Hofman is supply chain director bij Nestlé en treedt op als voorzitter van GS1 Belgium & Luxembourg. Zij blikt tevreden terug op de realisaties van het voorbije jaar. “Zeer veelbelovend is de komst van nieuwe sectoren naar GS1. Een aantal distributeurs en fabrikanten van doe-het-zelfproducten, tuinartikelen en huisdierenvoeding hebben zich ertoe verbonden om hun productdata ook via het GS1-platform met elkaar uit te wisselen. Een ander mooi initiatief is de legal entity identifier (LEI) waarmee financiële spelers zich moeten identificeren om nog zaken te kunnen doen. Daarnaast komen er ook matrixcodes op geneesmiddelen in de ziekenhuisapotheken. In die nieuwe sectoren is België een voorloper.”

Nieuwe sectoren

Een sector die steeds meer te maken heeft met een consument die zich in de eerste plaats informeert op het internet is die van de knutselaars en doe-het-zelvers.
Jacques Hayaux du Tilly, group assortment director bij Maxeda, bekend van de Brico-winkels: “We zijn volop aan de slag om de gegevens die we van een aantal leveranciers krijgen, te verwerken en op één punt te verzamelen. Later dit jaar willen we daarmee live gaan. Technisch is nu alles in orde en we staan klaar om te testen en de data schoon te maken. Het gaat wel om tienduizendenproducten.”

Dirk Baum, CEO van Eltra, een leverancier van elektrisch installatiemateriaal: “Sinds de ondertekeningen van een samenwerkingsakkoord tussen vijftien retailers en twintig leveranciers uit de sector is de druk alleen maar toegenomen. We weten dat consumenten zeer vaak op het internet gaan kijken en als distributeur speel je gewoon niet meer mee als je dan niet over de juiste data
beschikt. Wij als fabrikanten en groothandelaars moeten hen daarbij zoveel mogelijk ondersteunen. Er is nu ook een brandend platform dat iedereen in de sector dwingt om mee te doen. Ik roep alle fabrikanten op daar zoveel mogelijk gebruik van te maken om die data-uitwisseling snel te realiseren. Het jaar 2018 zal een sleuteljaar worden.”

In een beeldreportage kwam minister van financiën Johan Van Overtveldt getuigen over de invoering van de Legal Entity Identifier (LEI) voor alle rechtspersonen die financiële producten verhandelen. “Daarvoor bestond al een systeem in België, maar het was duur en het was heel internationaal gericht zodat je het alleen in het Engels kon uitvoeren. Nu worden die codes uitgegeven door GS1. De aanvraag is beschikbaar in het Nederlands en het Frans en de dienstverlening is veel goedkoper. Bedoeling is om transacties in aandelen, obligaties en andere financiële producten alleen mogelijk te maken als de handelaar bekend en geaccrediteerd is. Het is een verplichting van de Europese overheid en ik verwacht dat die binnenkort verder uitgebreid
wordt.”

Focus

Sofie Hofman: “Het succes van GS1 heeft ook te maken met een strakke focus op het essentiële. GS1 beperkt zich tot de uitwisseling van productdata via het platform en moedigt het gebruik van EDI aan voor alles wat met transactionele data heeft te maken. Op die manier creëren we volume op het netwerk. Om dat nog te versterken hebben we de ledenbijdrage verlaagd voor de kleinste bedrijven. De GS1-cloud zal nog meer drempelverlagend werken.”

Hilde De Geest, customer logistics director bij Coca-Cola European Partners, vertelde over de dagelijkse praktijk binnen haar organisatie om de kwaliteit van de productdata te beheren. Coca-Cola beheert die productdata niet vanuit België, maar connecteert zich via een buitenlandse datapool op het globale netwerk waar ook de Belgische distributeurs toegang toe hebben. “Tot voor
kort was de dataset per product vrij beperkt, maar er komen steeds meer gegevens bij. Denk maar aan de ingrediënten en de allergeneninformatie die we aan de consumenten
moeten verstrekken. Daarnaast is er de aparte problematiek van de productfoto’s. Het leveren van de juiste beelden die bij de producten horen is een basisvoorwaarde voor alle distributeurs die producten online presenteren en bekendmaken. Zonder correcte foto’s gaat de verkoop gewoon niet door. Maar ook klassieke supermarktketens kunnen die beelden in hun gedrukte folders gebruiken. Vaak gaat het dan niet alleen om foto’s van een flesje of blikje, maar ook om de verpakkingen van meerdere eenheden. Wij voegen ook promotionele beelden daaraan toe. Die verpakking wijzigt bovendien vaak, zodat ook elke verandering moet worden gecapteerd en doorgegeven in de databank.”

Martine Pauwels, logistiek directeur bij Colruyt, kwam getuigen over de inspanningen van de supermarktketen om de informatie op de etiketten te verbeteren. De eisen vanuit de Europese overheid over ingrediënten en allergenen zijn al heel streng. Die data voor de consumenten beheert GS1 ook, zij het in een aparte databank, de zogenaamde Trustbox. “Alle etiketdata zitten
in dat systeem. Het is een groot voordeel dat er een centraal platform is waar al die data van alle leveranciers bewaard blijven. GS1 als neutrale partij waakt dan over de kwaliteit van de gegevens”, vertelt Martine Pauwels.

Op het forum kwamen de eerste resultaten van die inspanningen naar buiten. Er zijn nu al meer dan honderdduizend artikelen ingevoerd. De gemiddelde datakwaliteit krijgt nu een score van 85% na de zogenaamde logische tests.
Martine Pauwels: “Er blijft toch nog werk aan de winkel om tot een echte ‘digital twin’ van het fysieke artikel te komen. Als er fouten optreden, gaat het vaak om de allergenen: soms is er helemaal niets opgegeven, soms niet alles. Soms zien we ook verschillen tussen wat er online wordt gecommuniceerd en wat er op het etiket staat. Die discrepanties wegwerken zal een extra inspanning vergen.”

Vincent De Hertogh, manager Supply Chain Strategy bij Delhaize Group en tevens vicevoorzitter van GS1, kwam daarom pleiten voor een bijkomende controle om die datakwaliteit verder te
verbeteren. “Er komt een audit over de datakwaliteit waarbij we een combinatie maken van fysieke inspecties en online controles, die we trouwens samen met de Nederlandse collega’s zullen uitvoeren.”

Extra

Mobiel kortingsbonnen

Bruno Claes, administratief en commercieel directeur bij Carrefour, maakte een stand van zaken op over de manier waarop GS1 omgaat met de kortingsbonnen voor producten. Dat is een heel belangrijk fenomeen: België blijkt op dat vlak de absolute kampioen te zijn. "Het is goed dat we steeds meer het verband leggen tussen de productdata en die coupons. Op die manier sluiten we uit dat consumenten zich vergissen en niet de correcte producten kiezen die bij hun kortingsbonnen passen. We zagen in 2017 een zeer snelle toename van de coupons die aan de database van GS1 worden gelinkt. Toch moet er nog een weg worden afgelegd. In ieder geval zijn de retailers vragende partij om veel gerichtere marketingacties te lanceren. Daarvoor zouden de mobiele kortingsbonnen of m-coupons perfect kunnen dienen. Het voordeel is dat die volledig gedematerialiseerd zijn en dat we ze gericht kunnen sturen naar een goed afgelijnd doelpubliek met heel gedetailleerde kenmerken."


Elektronische facturen

In de efficiënte afwikkeling van transacties tussen bedrijven zijn niet alleen de correcte productnummers essentieel. GS1 focust al lang op de hele elektronische transactie van bestelling tot facturering. Daarbij is het een groot pleitbezorger van het gebruik van EDI. Zeker de grote retailers in ons land zijn daarvan al fervente gebruikers. 

Op het GS1 Forum kwam ook een vertegenwoordiger van de overheid daarvoor pleiten. Johan Van Steelandt, projectleider e-procurement en e-invoicing bij de Vlaamse Overheid getuigde over het verplichte gebruik van elektronische facturen. In november van 2017 lag het percentage van de elektronische facturen die de Vlaamse overheid ontvangt op 35%. Hij verwacht dat dit in de loop van dit jaar zal oplopen tot 70%.

"Die verplichting geldt op Europees niveau, maar ook voor nationale, regionale en lokale overheden. Voor Vlaanderen geldt de verplichting al sinds vorig jaar, maar er bleven uitzonderingen mogelijk voor kleine bedrijven en voor kleine facturen. De uiteindelijke bedoeling van de verschillende overheden is altijd geweest om door het verplichte gebruik van e-invoices bij de overheid, ook de toepassing in facturering tussen bedrijven onderling te bevorderen", aldus Johan Van Steelandt.