Processen stroomlijnen: een must voor kmo’s in de handel
Exact reikt doorgedreven digitalisering en automatisering aan
De marges van de Belgische kmo’s staan steeds meer onder druk. Dat wordt nog maar eens bevestigd door de resultaten van het recentste KMO Barometer-onderzoek in opdracht van softwareleverancier Exact. “Met onze eigen bedrijfssoftware en het bijbehorende ecosysteem van partners reiken we die kmo’s alvast een belangrijk deel van de oplossing aan: een doorgedreven digitalisering en automatisering”, vertelt Chris Spaander, senior solution marketing manager bij Exact.
Grote schuldige voor de krimpende marges van onze kmo’s is de stijgende inflatie. Dat blijkt overduidelijk uit de jongste editie van de KMO Barometer en het zal allicht ook niemand echt verbazen. Zo ziet 43 procent van de kmo’s in de handel de verkoop afnemen omdat ze genoodzaakt zijn hun prijzen te verhogen. Meer dan één op de vijf handelsbedrijven (22%) geeft bovendien aan dat ze een negatieve nettowinstmarge verwachten, waarbij het effect van de inflatie niet te negeren valt.
KMO Barometer: graadmeter voor economie
“Het komt natuurlijk niet als een verrassing dat kmo’s in de handel de inflatie voelen”, aldus Chris Spaander, die naast de productiesector ook de groothandel op de voet volgt. “Maar de KMO Barometer laat nu zien hoe groot de impact ervan werkelijk is.” Die Barometer, die dit jaar al aan zijn zevende editie toe was, dient als graadmeter voor de staat van de Belgische kmo’s en hun accountants. “Kmo’s vormen de motor van onze economie en dus houden we graag de vinger aan de pols van die belangrijke bedrijvencategorie.”
Het onderzoek, dat tweejaarlijks in opdracht van Exact wordt uitgevoerd, geeft inzicht in de zakelijke uitdagingen van kmo’s, onder meer op het gebied van financiën, de rol van nieuwe technologieën, verantwoord ondernemen en human resources. “De uitkomsten van het onderzoek laten zien waar kmo’s van dromen én van wakker liggen”, vat Chris Spaander samen. Het meest recente onderzoek vond, zowel in België als in Nederland, in het eerste kwartaal van 2023 plaats.
In totaal ontvingen de onderzoekers input van 1.093 respondenten, waarvan 527 in België. Alle respondenten werken bij kleine of middelgrote organisaties, met een bedrijfsgrootte tussen 5 en 250 FTE. Naast een algemeen, overkoepelend kmo-rapport levert de enquête telkens ook representatieve rapporten op voor specifieke sectoren zoals productie en handel. Belangrijk is bovendien dat het hier niet alleen om een uitgebreide, maar ook om een volledig onafhankelijke marktstudie gaat, uitgevoerd door het ICT-onderzoeksbureau Pb7 in opdracht van Exact.
Chris Spaander, senior solution marketing manager bij Exact: “Onze software houdt voor elk artikel de huidige, historische en toekomstige aankoopprijzen van al je leveranciers op één centrale plek bij. Dat is lekker overzichtelijk.”
Marges verbeteren
Ondanks de aanzienlijke uitdagingen die de inflatie aan hen stelt, verwacht de meerderheid van de bevraagde kmo’s alsnog winst te maken in 2023. “Maar hoewel één op de drie kmo’s in de handel een positieve tot sterk positieve winstmarge verwacht, vreest acht procent dat ze hun productie toch zullen moeten beperken als gevolg van de inflatie”, stelt Chris Spaander vast.
Het effect van diezelfde inflatie merkt hij ook in de manier waarop kmo’s in de handel hun marges willen vergroten. Zo zet meer dan de helft (53%) van de ondernemers daarvoor in op stevig onderhandelen met hun leveranciers. “Met tien procent meer dan de voorgaande jaren is dat meteen ook het belangrijkste middel om hun marges te verbeteren.”
Kleine en middelgrote handelsbedrijven bevinden zich meer dan ooit in een onderhandelingspositie om hun winstgevendheid te beschermen, zo luidt de onvermijdelijke conclusie. “Toch hoeven ze zich daartoe niet te beperken”, meent Chris Spaander. “Uiteraard kun je ook je prijzen optrekken, maar dan moet je wel meer service of op zijn minst een betere service bieden. Anders dreig je een aantal klanten te verliezen die zo’n prijsverhoging simpelweg niet slikken.”
Processen optimaliseren
Een alternatief dat evengoed voor betere marges zorgt, maar dat kmo’s in de handel nog al te vaak over het hoofd zien, is de optimalisering van de centrale bedrijfsprocessen: van het verwerken van bestellingen tot en met het stroomlijnen van de goederenstroom. “Bij orderverwerking komt het er bijvoorbeeld op neer dat je het aantal contactmomenten met een order maximaal gaat beperken”, legt Chris Spaander uit. “Idem voor het gebruik van papier: dat moet je zoveel mogelijk zien te vermijden. In plaats van te printen ga je voortaan scannen. Dat zorgt niet alleen voor tijdswinst en extra efficiëntie, het verkleint ook het risico op menselijke fouten.”
“Enkel wat van de norm afwijkt, zou daarbij je aandacht mogen verdienen”, vervolgt hij. “Voldoet een order aan alle verkoopvoorwaarden of blijft het onder een bepaald grensbedrag, bijvoorbeeld, dan wil je dat het gewoon vlot alle controles passeert en automatisch op de scanner belandt bij je collega’s in het magazijn. Niet alleen hoeven zij dat order daar niet langer te printen, maar doordat ze de bestelde producten inscannen, weet je ook zeker dat je de juiste producten in de correcte hoeveelheden gaat leveren.”
“Als je je processen goed inricht, is het eerste moment waarop je een order aanraakt het moment dat het effectief moet worden gepickt”, maakt Chris Spaander zich sterk. “Tenzij er iets mis is met het order, zoals een product dat niet voorradig of niet langer leverbaar is, of wanneer het gaat om een uitzonderlijk hoog bedrag of een notoir slechte betaler.”
Chris Spaander: “Als je je processen goed inricht, is het eerste moment waarop je een order aanraakt het moment dat het effectief moet worden gepickt.”
Inkoop stroomlijnen
Zo’n ‘management by exception’ is enkel mogelijk als je ook de nodige investeringen voorziet in nieuwe technologie die je toelaat je bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren. Naast technologie om producten te scannen gaat het daarbij ook om allerlei bedrijfssoftware, van ERP tot CRM.
Zo biedt Exact handelssoftware waarmee kmo’s eenvoudig abonnementen kunnen aanmaken. “Steeds meer bedrijven gaan hun producten leveren als een dienst waarop de klant zich kan abonneren”, stelt Chris Spaander vast. “Onze software zorgt ervoor dat je die abonnementen makkelijk kunt invoeren en factureren. Zo houd je ook zicht op de prijzen en de geldstroom die je abonnementen opleveren.”
Dat laatste is zeker niet onbelangrijk. “Je marge verbeteren is één ding, maar tegelijk wil je natuurlijk ook gewoon voldoende controle op die marge houden en wil je het meteen weten als ze te klein dreigt te worden, zodat je tijdig kunt ingrijpen en bijsturen.” Met de handelssoftware van Exact heb je volgens Chris Spaander altijd zicht op je inkoopprijzen, het verloop van die prijzen en de actuele marge van elk order dat geplaatst is. “Onze software houdt voor elk artikel de huidige, historische en toekomstige aankoopprijzen van al je leveranciers op één centrale plek bij. Dat is lekker overzichtelijk.”
Tijdig leveren
Hoe belangrijk het bewaken van hun marge ook is, toch is het niet de grootste bekommernis van de meeste kmo’s in de handel. Snel en tijdig kunnen leveren: dat is anno 2023 de grootste uitdaging voor maar liefst 63% van de handelsbedrijven in België, zo blijkt uit de KMO Barometer. “‘Next-day delivery’, of levering binnen 24 uur, is voor veel klanten de norm geworden. En lever je via marktplaatsen, bijvoorbeeld, dan is die druk nog hoger, want je moet daar gewoon aan die verwachtingen voldoen, anders ga je er onverbiddelijk uit”, klinkt het.
Dat handelsbedrijven die hoge verwachtingen niet altijd kunnen inlossen, kan vele oorzaken hebben, weet Chris Spaander uit ervaring. “Om te beginnen kan het voorraadbeheer niet goed zitten, waardoor de voorraadstanden niet altijd kloppen en je geen helder en accuraat zicht op de voorraad krijgt. Dat kan op zijn beurt ook weer aanleiding geven tot pickfouten. Al kunnen die evengoed het gevolg zijn van menselijke fouten, zeker in een magazijn waar er bijvoorbeeld nog met handgeschreven pakbonnen wordt gewerkt.”
Dat tijdig leveren niet altijd lukt, kan ook een gevolg zijn van fouten en vertragingen in je bedrijfsprocessen. Als voorbeeld haalt Chris Spaander een bestelling via een webshop aan die niet snel genoeg in je backend-systeem terechtkomt. “Als je een verouderd ERP-systeem hebt, met handmatige ‘imports’, dan verminder je misschien wel de foutgevoeligheid, maar heb je nog steeds die vertraging erin zitten. En dat wil je niet.”
Laagdrempelige oplossing
Ook hier kunnen digitalisering en automatisering soelaas bieden. Zo zorgt een professioneel voorraadbeheersysteem er niet alleen voor dat je een realtime inzicht krijgt in je orders en je voorraad, het berekent ook je optimale voorraadniveau.
Een warehouse management systeem (WMS) garandeert dan weer dat je orderpickers de efficiëntste looproute ontvangen en gemakkelijk de locaties van de bestelde items kunnen scannen.
Chris Spaander: “Wij hebben daarvoor een heel laagdrempelige oplossing in de vorm van een app. Die krijg je gratis geleverd bij je abonnement op het moment dat je onze software in gebruik neemt. Het gebruik van zo’n app zorgt er ook voor dat je een probleem direct kunt oplossen. Een product dat niet op de juiste plaats ligt, bijvoorbeeld, kun je met die app ter plekke scannen. Zo zie je meteen waar het hoort te liggen.”
“Met een WMS voorkom je ook dat je het verkeerde product uitlevert, waardoor je fysieke voorraad van dat product niet langer overeenstemt met de aantallen die je met klanten deelt. Met kostbare retouren tot gevolg, om nog te zwijgen van het risico dat je daardoor klanten verliest.”
Ecosysteem van partners
“Wij beschikken zelf over WMS-oplossingen. Die integreren niet alleen naadloos met de rest van ons aanbod, maar kunnen ook perfect meegroeien met de business van onze klanten”, geeft Chris Spaander nog mee. “Tegelijk beschikken we over een uitgebreid ecosysteem van partners, wat het voor klanten extra makkelijk maakt om te groeien met onze producten en bijvoorbeeld ook een PIM-systeem aan ons ERP-systeem te koppelen. Zo houden ze met Exact probleemloos grip op al hun bedrijfsprocessen.”
