Power Apps: de last mile in software
SDE helpt klanten zelf applicaties te ontwikkelen
Vorig jaar al signaleerde Edward Claeys, gedelegeerd bestuurder van ICT-dienstenleverancier SDE uit Lochristi, het in dit magazine: de ontwikkeling van low-code- of no-code-applicaties met behulp van Microsoft Power Apps is aan een steile opmars bezig. “We zien die trend altijd maar versnellen”, vertelt Sven Bries, die bij SDE verantwoordelijk is voor verkoop en marketing. “Zelfs bij grotere ERP-implementaties komt steeds minder codeerwerk kijken. Programmeren ruimt steeds meer baan voor configureren.”
De reden voor die stijgende populariteit ligt voor de hand: het gebruik van een low-code-ontwikkelplatform als Power Apps is niet alleen goedkoper, het levert ook veel vlugger resultaat op. Bij low code vervangt het instellen van configuraties immers het schrijven van traditionele computercode. Dat laatste is een pak arbeidsintensiever en bijgevolg tijdrovender. En aangezien low code gericht is op het visueel ontwerpen van applicaties, via een grafische gebruikersinterface (GUI) met eenvoudige ‘drag-and-drop’-functionaliteit, is het ook een heel laagdrempelige vorm van softwareontwikkeling.
Dankzij Power Apps en andere low-code-oplossingen kunnen bedrijven makkelijker dan ooit zelf applicaties bouwen. Als Microsoft Gold Partner ondersteunt en begeleidt SDE hen in dat proces. “Wij zien Power Apps als de perfecte oplossing voor bedrijven die met een specifieke behoefte worstelen die hun bestaande ERP-systeem niet kan invullen, maar die op dit moment nog niet klaar zijn voor een compleet nieuw ERP-systeem”, verduidelijkt Sven Bries. “Een andere doelgroep zijn bedrijven die geen duur maatwerk aan hun ERP willen toevoegen om bepaalde taken te automatiseren.”
De ene Power App is de andere niet
Zoals met alles, komen ook Power Apps in verschillende vormen en maten. “In functie van hun complexiteit onderscheiden wij zelf een drietal soorten”, legt Sven Bries uit. “De eerste Power Apps die een bedrijf uitrolt, zijn meestal vrij eenvoudige toepassingen. Vaak vervangen zij bijvoorbeeld een papieren invulformulier, dat veel bedrijven nog gebruiken om pakweg een intern aankoopvoorstel te doen. Dat zetten die bedrijven dan om in een intelligent online formulier. Hoewel het hier om kleine automatiseringen gaat die eenvoudig te realiseren zijn, hebben ze toch vaak een aanzienlijke impact. Meestal gaat het om één enkel bedrijfsproces, of een onderdeel ervan, dat op zichzelf staat en niet geïntegreerd is met andere software.”
“Op een hoger niveau gaan bedrijven ook meer complexe, geïntegreerde systemen, zoals hun ERP- of boekhoudpakket, uitbreiden of vereenvoudigen met Power Apps”, vervolgt Sven Bries. Ter illustratie haalt hij een bestaande toepassing uit de transportsector aan. “In je ERP-systeem kun je onder andere ingeven welke zendingen een vrachtwagenchauffeur bij een bepaalde klant moet afleveren. In plaats van al die informatie telkens af te drukken en op papier mee te geven, kun je met behulp van Power Apps een tabletapplicatie bouwen die de chauffeur onderweg kan consulteren, zodat hij zonder paperassen weet wat hij waar precies moet bezorgen.”
Op het hoogste niveau blijft het gebruik van Power Apps niet langer beperkt tot uitbreidingen van bestaande applicaties, maar ga je volledig nieuwe en vaak ook grotere, complexe applicaties ontwikkelen. “Al neem je daarvoor toch best nog een professionele partner onder de arm”, meent Sven Bries.
ERP als enige bron van waarheid
SDE is onder meer gespecialiseerd in ERP-oplossingen voor gezonde, dynamische kmo’s met 15 tot 250 ICT-gebruikers. Naast de toepassingen van het Microsoft Dynamics 365-platform, waaronder Business Central voor kmo’s, biedt SDE ook eigen sectorspecifieke uitbreidingen aan van datzelfde ERP-platform: BuildMaster voor bouwhandels en technische groothandels en DrinkMaster voor drankenhandels en ambachtelijke brouwers.
Vanuit die jarenlange expertise raadt SDE bedrijven aan hun ERP-systeem te handhaven als ‘enige bron van waarheid’ (SSOT, single source of truth). “Dat is vaak ook de wettelijke basis voor rapportering”, verklaart Philippe van Causbroeck, die bij SDE de klanten adviseert over de ontwikkeling en het gebruik van ERP en Power Apps. “Daarom proberen wij alle regels die in een ERP-systeem vervat zitten ook af te dwingen van de data die in datzelfde systeem terechtkomen. En daartoe leent een Power App zich uitstekend. Want wat gebeurde er vroeger? Medewerkers die zelden of nooit in het ERP-systeem werkten, zagen zich af en toe toch verplicht om dat te doen. Met alle gevolgen van dien voor de datakwaliteit. Of ze moesten hun data ingeven in een Excel-bestand en dat vervolgens naar een collega op de boekhouding sturen, die al die data dan nog eens moest overnemen en manueel ingeven in het boekhoudsysteem. Kortom, heel veel repetitief werk, met een reële kans op menselijke fouten. Om dat te vermijden, ontwerpen we nu Power Apps die alle data valideren door ze af te stemmen met de informatie die al in het ERP-systeem aanwezig is. Dat zijn die eenvoudige formulieren waar we het eerder al over hadden. Maar hoe eenvoudig ook, of net daardoor misschien: het zijn populaire, veelgebruikte applicaties die snel de efficiëntie kunnen opdrijven.”
Communicatie in de supply chain automatiseren
Een andere Power App die SDE al vaker implementeerde, met name bij bouwhandels en technische groothandels, zorgt ervoor dat een bepaalde actie in het ERP-systeem een automatische e-mail in Outlook genereert. “Soms plaatst zo’n handelszaak een speciale bestelling voor een klant, van een product dat die zaak niet courant verkoopt en dus ook niet op voorraad houdt”, vertelt Philippe van Causbroeck. “Vroeger moesten verkoopmedewerkers die bestelling dan ook speciaal opvolgen, de klant tijdig informeren en ervoor zorgen dat hij het product effectief kwam ophalen en betalen – anders was het sowieso een verliespost. Vandaag gaat er automatisch een bericht naar die klant, zodra zijn bestelling geleverd is, met daarin keuzeknoppen waarmee hij kan aangeven wanneer hij zijn bestelling precies komt ophalen.”
Op die manier zou je met Power Apps in feite de volledige communicatie doorheen de supply chain kunnen automatiseren. “In elk geval kan het een aanzet zijn om de gerealiseerde efficiëntieverbetering nog verder door te drijven”, merkt Sven Bries op. “Stel dat de klant zijn bestelling op een gegeven datum komt ophalen, maar de verkoper moet eerst nog een bewerking op het bestelde product uitvoeren, dan kan hij die stap automatisch in zijn productieplanning opnemen. Of hoe een eenvoudige e-mailapplicatie op het einde van de bevoorradingsketen, bij de levering aan de klant, uiteindelijk ook het productieproces kan beïnvloeden.”
Naast die Power App voor het opvolgen van speciale bestellingen, bouwde SDE ook een Power App voor klachtenbeheer. Daarmee kun je bij een verkeerde levering van een artikel een ticket maken op een inkoopfactuur en zo automatisch een mail naar de leverancier laten versturen. “Perfect voor bedrijven met veel leveranciers en een groot artikelbestand”, aldus Sven Bries. Verder ontwikkelde SDE een Power App voor debiteurenbeheer, waarmee je openstaande facturen makkelijker kunt opvolgen en slechte betalers beter in kaart kunt brengen. “Die applicatie is dan weer ideaal voor bedrijven die hun cashflow regelmatig willen opvolgen.”
Microsoft Power Platform: de kracht van het platform
Microsoft Power Apps is een onderdeel van het overkoepelende Microsoft Power Platform. “En daarin schuilt meteen ook de kracht van die oplossing”, stelt Harald Wentein, Power Platform Strategy Lead bij Microsoft. Naast apps omvat de Power Apps-suite immers ook een aantal services, connectoren en zelfs een onderliggend gegevensplatform: de Common Data Service for Apps, ontwikkeld op basis van een gemeenschappelijk datamodel. Dat Common Data Model (CDM) creëert ook één bron van waarheid voor de volledige organisatie.
Al die elementen samen vormen een omgeving die een snelle applicatieontwikkeling mogelijk maakt. Zo bouw je met Power Apps snel zakelijke toepassingen op maat, die bovendien verbinding kunnen maken met al je bedrijfsgegevens die opgeslagen zitten in het onderliggende gegevensplatform of in verschillende online en lokale gegevensbronnen (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, enzovoort).
Naast Power Apps, dat je als een Platform as a Service (PaaS) kunt beschouwen, omvat het Microsoft Power Platform ook een BI-luik (Power BI), een automatiserings- of workflowluik (Power Automate) en een luik met chatbots (Power Virtual Agents). Belangrijker dan die gebruikerstoepassingen is echter wat er bij manier van spreken onder de motorkap zit.
Harald Wentein: “Het Power Platform begint in wezen bij het datamodel. Je kunt namelijk wel vlotjes allerlei apps gaan bouwen, maar pas wanneer je dat op basis van een gemeenschappelijk datamodel doet, wordt het ook mogelijk om dat platform efficiënt te beheren, met alles wat erbij komt kijken: security, compliance, noem maar op. Al die elementen die het tot een echt, volwaardig platform maken en die het uiteindelijk ook mogelijk maken om te connecteren met andere platformen, ook die van andere leveranciers.”
