Optimale planning vermindert voorraad en boost productiviteit

Om de context van het verhaal van Endless Floors goed te begrijpen, moet we eerst even uitzoomen. De ene crisis is nog niet voorbij of daar is de volgende alweer: de bankencrisis, corona, de problemen in het Panamakanaal, de oorlogen in Oekraïne en Gaza, straks de onzekerheid rond de verkiezingen in de VS, enzovoort. Naast die geopolitieke verschuivingen verandert er tegelijk ook veel voor de gewone burger. Denk aan de opkomst van ChatGPT, maar ook aan de inflatie, het veranderende sentiment rond koopkracht, en zo meer.

Die snel veranderende wereld zorgt voor meer complexiteit, ook in de supply chain. Het klassieke lineaire model voor producten en informatie – planning, productie, levering en eventuele terugname – voldoet niet meer. Een moderne supply chain steunt op de orkestratie van multidimensionale netwerken van producten, diensten, data en informatie.

Klanten en leveranciers veranderen

“Vroeger was er één manier om de klant te bedienen, maar dat volstaat vandaag niet langer”, zegt Hilde Lenaerts, senior end-to-end supply chain consultant bij supply chain adviesbureau ValueXstream. “De klant verlangt meer en meer producten en oplossingen op maat.” Zoals uit het voorbeeld van Endless Floors zal blijken, zorgt dat hogerop in de supply chain voor nood aan een andere benadering. “De maandelijkse S&OP-planning in Excel – traditioneel met de nodige manuele tussenkomsten – biedt daar geen antwoord op. Er is een geïntegreerde businessplanning nodig, met input van financiële en commerciële collega’s, ondersteund door tools en simulaties.”

Nog een verschil: bedrijven werkten vroeger met een vaste leverancier – bijvoorbeeld van grondstoffen of onderdelen – en een vaste logistieke partner voor de levering van producten aan klanten. Die vaste spelers hebben plaats geruimd voor netwerken. “Een netwerk van leveranciers laat toe werk te maken van risicobeheer, wat nodig is om de volgende crisis zo goed mogelijk aan te kunnen. Ook de logistieke partners – onderling geconnecteerd – vormen samen een netwerk, waarin ze onder meer logistieke data delen”, aldus Hilde Lenaerts.

Nieuwe rol voor de planner

De leveranciers van tools spelen op die veranderende omstandigheden in. “We evolueren van traditionele, statistische technieken op basis van Excel naar systemen voor demand planning die ondersteuning krijgen van neurale netwerken, machine learning en AI”, vervolgt Hilde Lenaerts. “Zo gaan we van een klassieke demand forecast op basis van historische data uit het ERP-systeem, naar heel nieuwe vormen van demand planning, zoals ‘prescriptive selling’ en ‘demand shaping’. Dat gebeurt via een combinatie van interne en externe, vaak ongestructureerde data die bedrijven via allerlei digitale tools verzamelen.” Een maandelijkse of wekelijkse planning ruimt zo baan voor scheduling in real time, aangestuurd door data die in real time beschikbaar zijn, bijvoorbeeld van de werkvloer of van de verkooppunten. Bedrijven vervangen hun ‘on-premise’ ERP-systeem door cloud-toepassingen, ze werken met scenario’s – ondersteund met AI – in plaats van met MRP-berekeningen, enzovoort.

Hilde Lenaerts: “Als we die evolutie schetsen, merk je meteen dat er een grote impact is op de rol van de diverse planners in de hele supply chain. Planners zijn niet langer louter gefocust op het beheer van het plan zelf, op de uitvoering ervan en op de cijfers. Het is meer en meer de rol van de planners om te zorgen voor groei en waarde. Zij moeten de cijfers analyseren en interpreteren, en vervolgens het geheel orkestreren. Dat is een heel andere rol dan vroeger: een rol die bovendien een heel andere set vaardigheden vereist. Bedrijven gaan hier op zoek naar het schaap met de vijf poten. Planners moeten niet alleen de business door en door begrijpen, ze moeten ook over leiderschapscapaciteiten beschikken, helder communiceren, overweg kunnen met de analyse van data en de interpretatie van de resultaten, en werken met alle nieuwe IT-tools die daarvoor nodig zijn.”

Omgaan met complexiteit

Hoezeer die hele ontwikkeling weegt op de werking van een onderneming, blijkt uit het verhaal van Endless Floors. Het familiebedrijf uit Kasterlee is gespecialiseerd in het duurzaam kleuren en verouderen van parket. Zaakvoerder Kurt Leys heeft ruim dertig jaar ervaring in de sector. Die ervaring zette hij voluit in bij de ontwikkeling van een eigen parketlijn. Maar naarmate die business groeide, bleef ook de complexiteit van de planning toenemen. Dat heeft alles te maken met de marktevolutie die we eerder aanhaalden: de vraag van de klant naar oplossingen op maat. Bij Endless Floors leidde dat onvermijdelijk tot een ‘endless’ aantal varianten, wat van de planning een bijna onmogelijke opdracht maakte. Het plaatste het bedrijf voor een grote uitdaging: de sterk toegenomen complexiteit weer onder controle krijgen.

Enkele cijfers geven meteen aan hoe moeilijk de oefening is. De klanten van Endless Floors hebben keuze uit negen types parket in twaalf houtsoorten. Dat zorgt al meteen voor 108 varianten, beschikbaar in zes kwaliteiten (648 varianten), met vijf soorten voegen (3.240 varianten), met zes soorten oppervlaktebehandeling (19.440 varianten), in zes legpatronen (116.640 varianten) en een quasi onbeperkt aantal mogelijkheden voor de eindafwerking. Tegenover die eindeloze reeks varianten plaatst Endless Floors een haarscherp ‘service level agreement’: in principe moet alles uit voorraad leverbaar zijn. Het gevolg laat zich raden: het bedrijf zat op een gigantische berg voorraad, waarvan een groot deel nauwelijks bewoog.

Van ‘as is’ naar ‘to be’

Endless Floors riep de hulp van ValueXstream in om het vraagstuk te helpen oplossen. De eerste oefening bestond erin het geheel in kaart te brengen: wat moet je plannen; wat moet je aankopen en in welke hoeveelheid (waarbij je optimaal op volumekorting probeert in te spelen); welke producten moet je op voorraad hebben, enzovoort. Die eerste doorlichting leidde al tot heel wat nieuwe inzichten. Zo was er de belangrijke vaststelling dat Endless Floors in de praktijk toch voornamelijk op bestelling produceerde. En als een klant eenmaal een bestelling had geplaatst, trok er zich een complex proces op gang: van de aankoop van het benodigde hout tot de levering van het afgewerkte parket. De doorlooptijd varieerde daarbij van twee weken tot drie maanden, gekoppeld aan een intensief administratieproces – maar wel één zonder IT-systeem om dat allemaal te ondersteunen.

Vervolgens vond een analyse van die ‘as is’-situatie plaats, met de bedoeling in elke mogelijke schakel een verbetering door te voeren, met telkens het juiste evenwicht tussen kostenbesparing, flexibiliteit en efficiëntie. Een van de beslissingen die daaruit voortkwam, bijvoorbeeld, was de keuze om de diverse producten in vaste volumes te verpakken – en niet meer in functie van het aantal vierkante meter dat een bepaalde klant voor zijn specifieke project nodig heeft. Minstens even belangrijk: omdat Endless Floors projecten in heel Europa uitvoert, vormde ook het transport van het hout een essentieel element in de nieuwe aanpak van de planning. Zo bekeek het bedrijf onder andere om meer via het principe van melkrondes te werken, met telkens extra aandacht voor de ‘last mile’ van de afzonderlijke projecten.

Continue verbetering

Het hele traject – van de eerste analyse tot de oplevering van de systemen die de gewenste ‘to be’ uiteindelijk ondersteunen – omvat volgens ValueXstream een doorlooptijd van gemiddeld zeven tot negen maanden. Bij Endless Floors leverde dat intussen heel concrete resultaten op. Het bedrijf wist zijn voorraad met een kwart te verlagen. Door de productiviteit te verhogen produceert het bovendien tegen een betere kostprijs. Kortom, Endless Floors slaagde erin zijn complete businessproces te verbeteren.

Het sluitstuk van de oefening bestaat uit de digitalisering van dat hele proces. ValueXstream implementeerde daarvoor verschillende oplossingen: een mobiele app om data te verzamelen bij de medewerkers op de vloer, een TMS om de last mile in te plannen, een scheduling-applicatie voor de productie, een eenvoudig ERP-systeem om de bestellingen op te volgen en een rapporteringstool om het overzicht te bewaren. “Het resultaat is een win-winsituatie voor het bedrijf en de klant”, zegt Hilde Lenaerts. “Tegelijk is het werk nooit helemaal af. Het komt erop aan altijd verder te blijven evolueren en nieuwe stappen te zetten. Daar is Endless Floors nu meer dan ooit klaar voor.”

DVD