Opportuniteit voor procesoptimalisering en digitalisering

Vanheede Environment Group is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in afvalbeheer en actief is in België, Luxemburg en Frankrijk. Het bedrijf verzamelt, sorteert en recycleert afval van recyclageparken en bedrijven: groenafval, plastics, hout, papier, glas, enzovoort. De volledige bedrijvengroep telt twintig sites en verwerkt jaarlijks meer dan 1,2 miljoen ton afval, waarvan ruim 98 procent met een nuttige toepassing. Jaarlijks produceert Vanheede meer dan 655.000 ton nieuwe grondstoffen en meer dan 76.000 megawattuur groene energie.

Wachtrijen tot op straat

De site in het West-Vlaamse Rumbeke beslaat een oppervlakte van bijna vijftig hectare en bevat vier segmenten: een industrieel luik met onder meer sorteerlijnen en een nieuwe extractielijn, ruimte voor ontginning, een actieve stortplaats en een gedeelte dat omgebouwd is tot natuurgebied. “De transportbewegingen voor alle activiteiten passeren langs dezelfde ingang”, verduidelijkt projectmanager Liesbeth Waignein. “In totaal gaat het om een honderdvijftigtal registraties per dag, al kan dat aantal op drukke dagen stevig oplopen.”

Tot voor enkele jaren verliepen de transportstromen op een klassieke manier. “De vrachtwagenchauffeur richtte zich tijdens de weging tot het onthaalloket voor identificatie en autorisatie. Met negentien verschillende transportdocumenten ging dat gepaard met veel papierwerk en vaak lange wachtrijen op de site. Niet zelden stonden chauffeurs tot op de straat aan te schuiven. Dat droeg uiteraard niet bij tot de veiligheid. Ook op de site zelf was de congestie groot. Door de uitbreiding van de activiteiten op onze site zou de drukte bovendien enkel maar toenemen.”

Klantenportaal

In een eerste fase paste Vanheede zijn circulatieplan aan. Het bedrijf kocht en sloopte daartoe een aanpalend pand om ruimte vrij te maken voor een wachtparking. “We hebben het project niet louter benaderd vanuit het oogpunt de interne transportdruk te verlichten”, licht business unit manager Jürgen Desmedt toe. “De focus lag eerst op wat we wilden bereiken en dan pas op hoe we dat zouden aanpakken. We hebben het volledige proces voor onze klanten op onze site onder de loep gehouden. Dat resulteerde in een veel bredere oefening.”

De klantenreis vangt aan op het moment dat de opdrachtgever beslist om afval naar de site in Rumbeke te transporteren en eindigt wanneer de klant aan het einde van de rit over alle documenten beschikt. “Voor elk type klant wilden we de juiste oplossing bieden. De kleine zelfstandige beheert zijn levering via onze app, terwijl de iets grotere klanten rechtstreeks van ons portaal gebruikmaken. De grootste klanten koppelen we via een API met ons systeem. Dat opent de deur naar een gedigitaliseerd yard management.”

Drie kiosken

Klanten die een levering plannen, melden zich nu vooraf aan via het platform, waarna ze een QR-code ontvangen. Die code bevat informatie over welke klant met welk product op een bepaalde dag de site zal oprijden. “De digitale flow zet zich nadien verder”, duidt Liesbeth Waignein. “De chauffeur parkeert bij aankomst op de wachtparking. Hij meldt zich aan bij een van onze twee buitenkiosken of bij de binnenkiosk. De communicatie via de schermen kan in vijftien verschillende talen verlopen. Onze systemen controleren of er een plaats beschikbaar is en de bestuurder ontvangt een sms wanneer hij de weegbrug kan oprijden. De toegang tot de weegbrug verloopt via automatische nummerplaatherkenning (ANPR).”

De digitalisering manifesteert zich niet enkel in de interactie met de chauffeurs op de site, maar ook bij de administratieve afhandeling voor de opdrachtgever. “Vroeger gaven we de papieren met de chauffeur mee. Die moesten toen uiteraard nog in de backoffice van de klant raken. Nu komt elke actie op onze terreinen via ons portaal automatisch in de backoffice van de klant terecht.”

Effect op doorlooptijd

Vanheede nam voor dit project Peripass in de arm. “Yard management behoort niet tot onze kernactiviteiten”, stipt Jürgen Desmedt aan. “We hebben de markt geanalyseerd en voor de ervaring van Peripass gekozen. Hoe talrijk hun projecten ook mogen zijn, toch leidde dit project tot nieuwe inzichten voor hun specialisten. Een levering met vracht- en aanhangwagen bij Vanheede bevat bijvoorbeeld mogelijk twee containers met verschillende afvalstoffen van dezelfde klant of net containers met twee dezelfde afvalstoffen van verschillende klanten. Dat bleek ook voor Peripass niet courant.”

Het hertekende yard management elimineert knelpunten en zorgt voor meer veiligheid voor de chauffeurs. De klant boekt dan weer administratieve winst. Maar hoe evolueerden de doorlooptijden op de site? “De benodigde tijd op de site is vanuit ons perspectief een stuk korter”, klinkt het. “Bij een ‘happy flow’ neemt het volledige weegtraject minder dan een minuut in beslag. Voor de chauffeur komt daar nog de aanmelding bij de kiosk bij. Dat neemt misschien wel iets meer tijd dan vroeger in beslag, maar het grote voordeel is dat de opstoppingen aan de weegbrug tot het verleden behoren. Daar situeert zich voor de chauffeur de grootste tijdswinst. Stond een chauffeur vroeger achter twee andere vrachtwagens aan te schuiven, dan is hij nu al snel zes minuten minder verloren.”

Change management

Al van bij het begin nam Vanheede change management mee in het project. “Voor de chauffeurs ziet het plaatje er anders uit, maar ook intern kunnen we van een grote impact spreken”, aldus Jürgen Desmedt. “De rol van de medewerkers aan het loket is geëvolueerd van weegbrugbediende naar onthaalbediende. Tegelijk was het belangrijk dat onze interne medewerkers de flows door en door leerden kennen. We hebben interne opleidingen voor verschillende bedrijfsprofielen verzorgd. Gedurende veertien dagen maakten onze teamleden de chauffeurs wegwijs op de site. Op elk belangrijk punt stond een medewerker klaar voor signalisatie en instructies. Zo betrek je iedereen bij het verhaal.”

Jürgen Desmedt beschouwt het portaal met een app als de grote gamechanger binnen het project. “Puur vanuit praktisch oogpunt hadden we ook voor twee weegbruggen of voor een andere oplossing kunnen opteren”, zegt hij. “Maar voor ons was het minstens even cruciaal dat we de processen konden optimaliseren en digitaliseren. Door yard management niet louter als een technisch verhaal te beschouwen, creëren we een grotere impact. Dat we de correcte beslissingen hebben genomen, bleek onlangs toen we op een topdag driehonderd aanleveringen zonder fricties hebben afgehandeld. Dat zou vroeger geheid voor de nodige hoofdbrekens hebben gezorgd.”

KD