Operationele inkoop automatiseren in kmo’s

Middelgrote productie- en assemblagebedrijven zijn voor hun productie afhankelijk van aanvoer van onderdelen uit alle uithoeken van de wereld. In veel gevallen steunt de informatie-uitwisseling met hun leveranciers nog grotendeels op e-mail en Excel. “We zien dat veel van die bedrijven het commercieel heel erg goed doen. Om verder te kunnen groeien, hebben ze echter nood aan meer automatisering in hun processen. Bijvoorbeeld in het operationele inkoopproces. We zien daar vandaag nog heel veel inefficiëntie door een groot gebrek aan transparantie doorheen de keten”, schetst Tonnis de Boer de context.

Data ontsluiten

TradeCloud richt zich vooral naar middelgrote assemblagebedrijven die jaarlijks meerdere duizenden orderregels moeten verwerken. “In een aantal sectoren is al een grote vooruitgang geboekt met EDI (Electronic Data Interchange) maar in pakweg de machinebouw werkt dat niet. In veel productiebedrijven moet er snel ingespeeld worden op veranderende volumes, leverdata, enz. Zulke zaken kan je moeilijk in een EDI-proces gieten.”

Het supply chain platform van TradeCloud haalt data uit de ERP-systemen, ontsluit die en maakt ze inzichtelijk voor alle ketenpartners die aangesloten zijn op het platform. “Als een leverancier via het platform een order bevestigt, wordt het automatisch weer verwerkt in het ERP-systeem van de producent. Bij afwijkingen krijgt de leverancier meteen inzicht in de impact daarvan en komt de afwijking terecht in een workflow om uiteindelijk goed- of afgekeurd te worden. Zo laat het platform toe om het inkoopproces grotendeels te automatiseren en op uitzonderingen te sturen. Tegelijk krijgen alle betrokken partijen een duidelijk zicht op alle informatie over orders, leveringen en facturen. Vandaag zie je nog dat het in veel bedrijven een zeer tijdrovend proces is om materiaalbehoeften met alle specificaties door te sturen, bevestigingen van ontvangst na te jagen, leveringen op te volgen, enz.”

Slim met data

Zodra het operationele proces op orde is, kan in TradeCloud de volgende stap richting ketenintegratie worden gezet. Die vormt in feite de essentie van het platform: inzage geven in supply chain data om verbeteringen doorheen de hele keten te realiseren. “Via het platform kunnen we bijvoorbeeld realtime leverbetrouwbaarheid per leverancier bieden. Voor elke leverancier kan je nagaan waar leveringen fout lopen en doorklikken tot op individuele orders”, vertelt Tonnis de Boer.

De oplossing positioneert zich tussen e-mail en Excel aan de ene kant en grote platformen als SAP Ariba en GT Nexus aan de andere kant. “Laatstgenoemde systemen zijn voor grote kmo’s te duur en te complex. Wij bieden een eenvoudiger alternatief dat snel ingezet kan worden. Productiebedrijven betalen een maandelijkse fee naargelang het gebruik. Voorwaarde is uiteraard wel dat ze een zekere maturiteit hebben. Bedrijven die nog geen ERP hebben of met zeer gebrekkige masterdata worstelen, zullen daar eerst werk van moeten maken. De leveranciers van onze klanten kunnen hun orders gratis raadplegen. Alleen wanneer ze orders ook automatisch in hun systemen willen verwerken, moeten ze betalende gebruikers worden.”

​Op zoek naar schaalgrootte

De komende jaren staan vooral groei en een verdere uitbreiding van de functionaliteit op de agenda. Behalve in Nederland en België wil TradeCloud ook activiteiten opzetten in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk.

“Onze grootste prioriteit is het netwerk verder uitbreiden: zoveel mogelijk gebruikers aantrekken. We blijven ons toeleggen op de maakindustrie maar willen onze functionaliteit verder verbreden. Momenteel ligt de focus sterk op aankoop, levering en facturatie. Daar moet in de toekomst nog een luik rond forecasting bij komen, zodat leveranciers sneller inzicht krijgen in de materiaalbehoefte van hun klanten. Daarnaast willen wil we de analysefunctionaliteit verder verdiepen. Wat als er een ontploffing gebeurt bij een leverancier in China? Hoe beïnvloedt dat onze supply chain? We willen onze klanten nog beter helpen bij het in kaart brengen van hun supply chain risico’s”, klinkt het.

​Blockchain in de supply chain

Op de langere termijn bestudeert TradeCloud ook de mogelijkheden van blockchaintechnologie – de technologie achter de Bitcoin – binnen supply chains. Die stelt twee partijen, die elkaar niet of nauwelijks kennen, in staat om zonder tussenkomst van een derde partij een betrouwbare transactie aan te gaan, anoniem en zonder hoge kosten. Daarbij speelt de blockchain in Bitcoin-jargon de rol van ‘shared single source of truth’, ofwel het vertrouwen in een gedeeld transactiesysteem. Gebruikers kunnen data raadplegen of toevoegen, maar niet veranderen of verwijderen. Zo ontstaat van elke transactie een onuitwisbaar spoor. Processen kunnen dankzij de blokchain sneller, goedkoper en met minder fouten uitgevoerd worden.

Tonnis de Boer: “Het concept gaat uit van een decentrale database zodat je niet langer behoefte hebt aan één centrale partij die de transacties bijhoudt. Bij de Bitcoin heb je dus geen bank meer nodig om geld uit te wisselen. Het potentieel van de blockchain is met andere woorden vooral groot in situaties waar je vandaag afhankelijk bent van één partij met veel macht. Door blockchaintechnologie in te zetten, maak je het mogelijk om zo’n proces voor de eindgebruikers veel goedkoper te maken, terwijl er functioneel weinig verandert. Het is in de eerste plaats een technologie die het achterliggende proces vereenvoudigt.”

Van supply chain finance tot track & trace

Binnen een supply chain context ziet Tonnis de Boer vooral potentieel in de blockchain voor het vereenvoudigen van internationale betalingen. “Geld overmaken naar bepaalde landen blijft een duur en complex gegeven, dus daarin zou de technologie zeker een rol kunnen spelen. Maar net zo goed in het beheer van voorraadinformatie. Vaak gaat die informatie niet verder dan het eigen bedrijf. Velen hebben er geen idee van hoeveel voor hen bestemde voorraad een leverancier nog liggen heeft. En dieper in de keten is al helemaal geen sprake van transparantie. Daar willen we dus mee experimenteren: hoe kunnen we blockchaintechnologie inzetten om de supply chain transparanter te maken zonder afhankelijk te zijn van één centrale partij? Dat doen we stap voor stap door concrete cases te bekijken en te onderzoeken hoe je ze met deze technologie kunt oplossen.”

Ondanks het experimentele karakter ervan – onder meer om dat de technologie zelf nog niet matuur is – is Tonnis de Boer overtuigd van het potentieel. “Zowel voor het bijhouden van voorraadniveaus in de keten als binnen de context van supply chain finance.  Maar net zo goed voor het registreren van productinformatie in combinatie met track & trace-informatie. De eigenschappen van elk product kunnen opgeslagen worden in de blockchain waardoor de herkomst altijd en overal duidelijk is”, licht Tonnis de Boer toe.

Hoe en wanneer de blockchain zijn intrede doet in supply chains valt nog moeilijk in te schatten. Volgens onderzoeks- en analysebureau Gartner zal het komende jaar meer verheldering brengen over het potentieel ervan. “TradeCloud zal zich alvast verder verdiepen in de rol van blockchain in het transparant maken van supply chains”, besluit Tonnis de Boer. Wordt ongetwijfeld vervolgd.