Onnauwkeurige voorraad: een diepere duik

Wanneer we managers vragen naar de nauwkeurigheid van hun voorraad, krijgen we vaak antwoorden als: “Oké”, “Valt mee”, “Kan beter”. Zelden krijgen we een concreet percentage te horen. Als het management de kosten van slechte voorraadnauwkeurigheid zou begrijpen of zelfs zou meten, zouden ze er misschien iets aan doen. Bovendien komt dat oké-gevoel vaak vanuit Finance, waar men percentages presenteert van de jaarlijkse financiële voorraadverschillen. Echter, een zicht op het aantal magazijnlocaties dat correctie heeft gekend geeft vaak een totaal ander beeld. En voorraadverschillen boeken is pure verspilling.

Best practices in magazijnbeheer, afgetoetst aan fysiek voorraadbeheer leiden ons tot de tien belangrijkste redenen die, naar onze bevindingen, bijdragen aan een onnauwkeurige voorraad. We sommen ze hier voor u op. De volgorde is willekeurig, want elk magazijn is nu eenmaal anders.

1. Opleiding en training

Hoewel we net stelden dat deze tien redenen voor gebrekkige voorraadnauwkeurigheid niet in volgorde van belangrijkheid staan, prijkt dit punt in de meeste beoordelingen ongetwijfeld bovenaan de lijst. Over het algemeen merken we dat magazijnmedewerkers vaak de minst opgeleide, getrainde en bekrachtigde personeelsleden in het bedrijf zijn. Het vaak hoge aantal tijdelijke medewerkers is daar uiteraard niet vreemd aan. En toch zijn de magazijnmedewerkers verantwoordelijk voor de ‘bedrijfskluis’', want in het magazijn liggen miljoenen euro’s aan bedrijfsmiddelen opgeslagen.

2. ‘Cycle counting’

Dit is niets nieuws en toch implementeren veel ondernemingen deze best practice niet. Ze blijven vasthouden aan maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse inventarisaties om te proberen te bepalen wat er in hun magazijn ligt. Cyclisch tellen kan helpen om een nauwkeurigheid van 99 procent en meer te behalen. De ervaring leert dat een fysieke inventarisatie slechts 85 à 90 procent nauwkeurig is, ook al omdat tellen fouten in de voorraad introduceert. Dat is lang niet nauwkeurig genoeg om een productieplanning- en controlesysteem te draaien. We vereisen een absoluut minimum van 95 procent voordat we zelfs overwegen een MRP-systeem in te schakelen, en verwachten dat dit cijfer uiteindelijk nagenoeg honderd procent zal bereiken.

Veel bedrijven zeggen dat ze aan cycle counting doen, maar wanneer we hun processen en het daaruit voortvloeiende gebrek aan verbetering in nauwkeurigheid beoordelen, realiseren we ons dat ze slechts een fysieke inventarisatie verspreid over de maand uitvoeren. Een correct cycle counting proces begint met het bepalen van een controlegroep om de belangrijkste oorzaken van fouten te identificeren en die oorzaken vervolgens te elimineren voordat het volledige cycle counting proces wordt geïmplementeerd. Het doel van cycle counting is dus niet om de voorraad nauwkeurig te krijgen; het dient om te achterhalen waarom dingen misgaan en de problemen vervolgens op te lossen. Naarmate dat gebeurt, wordt de voorraad steeds nauwkeuriger. En als je dat punt eenmaal bereikt, voer dan nooit meer een volledige fysieke inventarisatie uit, anders introduceer je opnieuw fouten in je systeem.

3. Beleid, procedures en werkinstructies

Sommige magazijnen hebben procedures, maar zelden zien we een managementbeleid voor het magazijn dat aangeeft hoe het magazijn moet worden gerund. Sterker nog, over het algemeen zien we zeer weinig managementbeleid op welk gebied dan ook in een bedrijf. We weten niet zeker of het management weet wat ze in die beleidsdocumenten moeten schrijven of wat de noodzaak ervan is.

Een van de aspecten die het magazijnbeleid zou moeten aangeven, is dat de voorraadnauwkeurigheid in het magazijn wordt gehandhaafd door het gebruik van correcte cycle counting procedures en dat alle fysieke inventarisaties worden geëlimineerd. Dat beleid vertelt ons niet hoe we dat moeten doen; het is de taak van de procedure om in detail het proces voor het dagelijks uitvoeren van een cycle count vast te leggen. De resultaten van de cyclische tellingen moeten in het WMS en ERP-systeem worden vastgelegd en het is de taak van de werkinstructie om de juiste transacties voor het vastleggen van de tellingen in het computersysteem uit te leggen. Uiteindelijk zal die volledige set documentatie worden gebruikt om de magazijnmedewerkers op te leiden en te trainen en om – pas na het testen – hun competentie in de verschillende magazijnfuncties te bevestigen.

Hier willen we alleen opmerken dat de term ‘nauwkeurigheid’ zelden of niet in de functiebeschrijving van magazijnmedewerkers voorkomt, vandaar dat er ook niet altijd nauwkeurig wordt gehandeld. De functiebeschrijving voor iedereen die in het magazijn actief is, zou in feite in één zin kunnen worden samengevat: “het creëren en onderhouden van honderd procent nauwkeurige en realtime voorraadgegevens”. Dat is wat we van die medewerkers verwachten ten behoeve van de rest van het bedrijf.

4. Orde en netheid (good housekeeping)

Om veilige en gezonde werkomstandigheden te garanderen, voeren veel bedrijven maandelijks controles uit op de orde en netheid in hun faciliteiten. Maar een magazijn heeft een paar extra zaken die aan de lijst met vereisten moeten worden toegevoegd. Als alles netjes en opgeruimd is, rekken en SKU’s duidelijk zijn genummerd en er geen rommel rondslingert, kunnen we er zeker van zijn dat de medewerkers trots zijn op hun werk en weten wat ze doen. Een magazijn dat er als een puinhoop bijligt, zal veel werk vergen om het op het vereiste niveau te krijgen om een aanwinst te zijn in de supply chain van dat bedrijf. Gebrek aan orde en netheid geeft aanleiding tot slordig omspringen met de voorraad.

5. Ontvangst van goederen

Dit is het gebied waar we om twee redenen veel fouten in het magazijnsysteem zien binnensluipen: is het geleverde artikel besteld op een officiële inkooporder en heeft de leverancier het juiste materiaal in de juiste hoeveelheid geleverd? Het correct identificeren van artikelen en het bevestigen van de hoeveelheid is dus essentieel. Als het om kwantiteit gaat, is het soms moeilijk om nauwkeurig te bepalen of we de juiste hoeveelheid hebben ontvangen of niet. Zit er echt honderd meter draad op die rol en zitten er wel 250 metalen persdelen of duizend theezakjes in de doos? Soms kopen we ook product per gewicht; kunnen we bevestigen dat we de juiste hoeveelheid hebben ontvangen?

In de loop van de jaren hebben we veel verhalen verzameld over leveranciers die hun klanten bedriegen door te weinig te leveren, omdat ze weten dat hun klanten geen manier hebben om de hoeveelheid nauwkeurig te bevestigen. Bij de ontvangst heb je een kleine database nodig om informatie vast te leggen. Het belangrijkste stuk gereedschap bij de ontvangst is dus een geschikte, nauwkeurig gekalibreerde weegschaal voor wat je moet meten. Tel bijvoorbeeld nauwkeurig 250 metalen persdelen in de doos en weeg ze, noteer het gewicht in de database. Het is dan eenvoudig om toekomstige dozen van dat product die worden ontvangen op de weegschaal te plaatsen om een bevestiging van de hoeveelheid te krijgen. Als de doos te licht is, stuur ze dan terug naar de leverancier. Meet het gewicht van een meter draad en wanneer de klos leeg is, weeg die dan ook. Het zou dan eenvoudig moeten zijn om het gewicht van de volle rol draad te berekenen en te bevestigen. Test je trouwens je magazijnmedewerkers om te zien of ze kunnen tellen? Het klinkt gek, maar velen blijken niet correct te kunnen tellen wanneer ze worden getest.

6. Magazijnbeveiliging

In de loop van de jaren hebben we gemerkt dat mensen die in een magazijn werken vaak uitzonderlijk vindingrijk zijn. We hebben talloze verhalen verzameld over de innovatieve manieren die mensen hebben bedacht om voorraad onofficieel uit het magazijn te krijgen.

Als ik een crimineel was, zou ik zeker op zoek gaan naar een magazijn dat geen correcte cycle counting uitvoert, want als ik voorzichtig ben en niet te hebzuchtig, is de kans klein dat ik gepakt word. Met correcte cycle counting worden oorzaken van fouten zeer snel opgemerkt en derving is daar zeker een van. Er bestaan vele redenen voor slechte beveiliging, maar waarschijnlijk is de belangrijkste dat het magazijn open wordt gelaten en mensen naar believen binnen en buiten kunnen wandelen.

7. Zichtbare prestatiemetingen

Als we met visuele prestatiemetingen werken, zouden we in ieder geval graag de voorraadnauwkeurigheid in het magazijn willen zien. Zo komen we te weten hoe goed we de voorraden in het computersysteem kunnen vertrouwen als we moeten beslissen om pakweg voorraad aan te vullen of voorraad toe te wijzen aan werk- of verkooporders. Is de voorraadnauwkeurigheid lager dan negentig procent, dan moeten we het magazijn eerst vragen om de beschikbare hoeveelheden te bevestigen. Bij een voorraadnauwkeurigheid hoger dan 95 procent kunnen we de informatie wellicht als acceptabel beschouwen.

Natuurlijk is voorraadnauwkeurigheid de belangrijkste maatstaf, maar zodra een correct cycle counting programma is ingesteld, zullen er meer metingen beschikbaar zijn, bijvoorbeeld nauwkeurigheid van ontvangst, opslag, picken en verzending. We hebben gemerkt dat bedrijven waar voorraadnauwkeurigheid niet op het dagelijkse dashboard van de baas verschijnt, moeite hebben om hun nauwkeurigheidsdoelstellingen te bereiken. Als de medewerkers in het magazijn weten dat de baas naar hun prestaties kijkt en hij of zij de werkelijke kosten van onnauwkeurige voorraad voor het bedrijf kent, zullen ze waarschijnlijk harder hun best doen om dat niveau van nagenoeg honderd procent nauwkeurigheid te bereiken.

8. Verzending

Fouten kunnen zeker optreden daar waar materialen het magazijn binnenkomen en verlaten. We hebben het al over de ontvangst gehad, maar we weten ook dat goederen verdwijnen op de plek waar de voorraad het magazijn verlaat. Dat kunnen we doorgaans vermijden door de goederen die de picker naar de verzamellocatie heeft gebracht, door een andere medewerker te laten controleren. Op die manier kun je twee zaken garanderen. Ten eerste krijgt de klant de juiste artikelen in de exacte hoeveelheid die hij heeft besteld, en ten tweede voorkom je dat er sprake is van samenspannen tussen de picker en de persoon die de vrachtwagens laadt of aan de klant uitlevert. De ‘controleurs’ moeten trouwens regelmatig roteren om te voorkomen dat er ongepaste relaties tussen medewerkers ontstaan.

9. Discipline

Discipline is cruciaal voor voorraadnauwkeurigheid. Dit omvat strikte naleving van procedures en beleid, het direct aanpakken van afwijkingen en een cultuur waarin fouten als leermomenten worden gezien en niet worden genegeerd. Zonder de discipline om consistent de juiste stappen te volgen en afwijkingen te corrigeren, zullen inspanningen voor voorraadnauwkeurigheid moeizaam zijn.

1. Continue verbetering

Dit is de kers op de taart, maar we zien te weinig ondernemingen het punt bereiken waarop ze een regelmatig programma voor continue verbetering hebben lopen. Sommige bedrijven hebben ‘groene zones’ geïntroduceerd waar medewerkers elke ochtend een korte vergadering houden om te kijken wat er de vorige dag misging, naar oplossingen te zoeken en continue verbetering te implementeren. Natuurlijk verbeter je met een goed cycle counting programma ook continu, aangezien je redenen voor fouten in je voorraadgegevens vindt en die vervolgens elimineert. Er bestaat altijd een betere manier, je moet die zien te vinden en vooruit en omhoog gaan. Wie niet verbetert, gaat achteruit.

Uit bovenstaande tien redenen kunnen we een belangrijk besluit trekken. Wil je een programma voor magazijnverbetering starten, dan moet je je medewerkers bewust maken en energie stoppen in hun focus en opleiding. Dat vraagt om aandacht van het management, maar uiteraard ook om motivatie om te blijven leren bij de medewerkers zelf.

Jan De Kimpe - LogisolPro