Logistieke software moet grip op de keten bieden

Logistiek adviseur Jeroen van den Berg voerde eind 2022 zijn onderzoek bij grote en kleinere bedrijven uit diverse sectoren. Bij elk van die projecten was/is hij nauw betrokken. Het onderzoek is gebaseerd op gesprekken met de organisaties, in combinatie met zijn eigen ervaringen tijdens de projecten.

Sectoren op verschillende snelheden

In het onderzoek liep meer dan de helft van de projecten (55%) bij groothandels. Niet toevallig, want uit een ander onderzoek blijkt dat groothandels de laatste vijf jaar een inhaalbeweging aan het maken zijn (zie figuur 1).
Jeroen van den Berg: “Vroeger hadden maar weinig van die bedrijven een volwaardig WMS. Vaak gebruikten ze gewoon de module van hun ERP-systeem. Doordat die business de voorbije jaren sterk is gegroeid en geëvolueerd, merk je dat ook zij steeds meer nood krijgen aan performante logistieke software. Daarnaast zal het niet verwonderen dat steeds meer e-commercebedrijven ‘state-of-the-art’ logistieke software inzetten om de groei en de complexiteit van hun business op te vangen.”

Bij logistiek dienstverleners, retailers en producenten daarentegen zien we het aantal projecten dalen. “Hiervoor stellen we verschillende oorzaken vast”, aldus Jeroen van den Berg. “De pure retail is momenteel niet meteen de meest florissante markt, waardoor die bedrijven vaak op de rem gaan staan als het op grootschalige softwareprojecten aankomt. En logistiek dienstverleners hebben vaak heel grote installaties, die moeilijker te vervangen zijn.”

End-to-end supply chain management als streefdoel

Volgens Jeroen van den Berg zoeken bedrijven vooral naar oplossingen om hun ketens als samenhangend geheel te laten opereren. “Zo willen ze zorgen voor een naadloze samenwerking tussen afdelingen en verschillende partijen in de keten”, zegt hij. “Daarnaast moet end-to-end supply chain management een efficiënte, schaalbare en flexibele bedrijfsvoering met feilloze processen mogelijk maken. En uiteraard staat ook een vlekkeloze service aan klanten voorop. Bedrijven willen hun klanten steeds beter van dienst zijn en tegelijk haalbare beloftes doen. Klanten hebben zelf ook steeds hogere verwachtingen. Zo willen ze proactief worden geïnformeerd bij afwijkingen van hun bestelling. Om klanten flexibel te kunnen bedienen, is een goed zicht op de voorraad nodig, steeds vaker over verschillende sites heen. Ook het zicht op de voorraad van leveranciers wordt een steeds grotere troef.”

Andere drijfveren

Daarnaast ziet Jeroen van de Berg nog enkele beweegredenen voor bedrijven om hun software onder handen te nemen. Met name kostenbesparingen, de groei van de organisatie, de introductie van nieuwe diensten en voldoen aan de wet- en regelgeving zijn belangrijke drijfveren.

“Sommige bedrijven onderscheiden zich door een efficiënte bedrijfsvoering. We merken bijvoorbeeld dat bedrijven met goed geoliede standaardprocessen hun klanten maar moeilijk extra’s – die steeds belangrijker worden – kunnen geven. Andere bedrijven onderscheiden zich door klanten veel extra’s te bieden. Dan hebben we het bijvoorbeeld over waardetoevoegende activiteiten zoals het samenstellen van kits, of een online gordijnenfabrikant die zijn klanten de mogelijkheid biedt opmetingen aan huis te komen doen”, illustreert Jeroen van den Berg.
“De kunst bestaat erin al die extra’s in de software te formaliseren”, gaat hij verder. “Dan zul je wellicht systemen met elkaar moeten gaan koppelen. We moeten proberen zoveel mogelijk speciale gevallen in de standaard te verweven. Op die manier kan die stroom mee worden geautomatiseerd en ook makkelijker continu verder worden geoptimaliseerd. Het resultaat is een efficiëntie ‘happy flow’. Deze oplossing werkt dus zowel voor ‘operational excellence’ bedrijven die meer flexibiliteit willen als voor ‘customer intimacy’ bedrijven die meer structuur verlangen.”

Ook op het vlak van wet- en regelgeving worden de uitdagingen steeds groter.
J. van den Berg: “We moeten ervoor zorgen dat producten beantwoorden aan almaar meer vereisten op het vlak van voedselveiligheid en kwaliteit, we moeten tal van douaneregels volgen, enzovoort. Veel van die zaken zijn gekoppeld aan tracking & tracing. Softwaresystemen moeten dus goed kunnen registreren wat er gebeurt. Wanneer je alles kunt borgen, krijg je vaak ook meer vertrouwen, bijvoorbeeld van de douane en leveranciers.”

Oudere systemen beantwoorden vaak niet aan de nieuwe noden. Zo ondersteunen ze de bedrijfsprocessen niet afdoende, bieden ze te weinig informatie en laten ze niet toe data op een vlotte manier te delen. Bovendien zijn die systemen dikwijls moeilijk aan te passen. In het ergste geval wordt de software niet meer ondersteund.
J. van den Berg: “Wat we in eerste instantie geregeld zien, is dat er verschillende tools rond zulke systemen worden gebouwd, doorgaans in Excel. Of bedrijven gaan zelf een ‘business intelligence tool’ bouwen die informatie uit andere systemen haalt en tot allerlei overzichten aggregeert. Het grote probleem is dat niet iedereen dan over dezelfde informatie beschikt. Zo is het best mogelijk dat de informatie die sales heeft, niet doorstroomt naar logistiek. Of omgekeerd. Vaak leidt dat tot foutieve interpretaties, spoedorders en veel stress. Van dat soort eilandautomatisering met veel maatwerk willen bedrijven – terecht – af. De coronapandemie in combinatie met de andere drijfveren hebben de evolutie naar meer geschikte software zeker in een stroomversnelling gebracht.”

IT-landschap op de schop

Als bedrijven hun software gaan vernieuwen, lijkt een ‘best-of-breed’ architectuur – met gespecialiseerde pakketten en onderlinge koppelingen – de voorkeur te genieten boven bedrijfsbrede systemen (zie figuur 2). Terwijl oorspronkelijk zeventig procent van de bedrijven in het onderzoek een bedrijfsbreed ERP-pakket gebruikten voor hun logistieke activiteiten, geldt dat nu nog maar voor twintig procent.

“Dat nu meer bedrijven voor een best-of-breed architectuur kiezen, heeft er ongetwijfeld mee te maken dat web services steeds meer ingeburgerd raken. Dat maakt het steeds makkelijker om systemen met elkaar te koppelen”, meent Jeroen van den Berg. “We merken steeds vaker dat rond ‘low-end’ ERP-pakketten een waaier aan applicaties wordt gebouwd. Uiteraard is mijn onderzoek een beperkte steekproef, maar ook de ERP-leveranciers zelf bevestigen die trend. Er duiken ook allerlei applicaties op die zich op de integratie van verschillende systemen richten. Daardoor wordt het ook makkelijker om te connecteren met externe partijen, zoals transporteurs of leveranciers.”

Vernieuwing tot op het bot

Opvallend: om hun doelen te bereiken, nemen bedrijven desnoods hun volledige IT-landschap op de schop. Maar liefst veertig procent van de bedrijven die Jeroen van den Berg onder de loep nam, vernieuwen meteen hun volledige IT.
J. van den Berg: “Bedrijven zijn duidelijk op een andere manier naar IT gaan kijken. Vaak wordt eerst het PIM-systeem (product information management) uit het ERP-systeem gehaald. Daarna volgen het CRM, het TMS, WMS, enzovoort. Vergelijk het met het schillen van een ui. Wat uiteindelijk overblijft, is de pure ERP-kern, die leidend is en zaken als de voorraad en de orders voor zijn rekening neemt.”

Het spreekt voor zich dat het hele landschap vervangen sowieso een werk van lange adem is. De meeste bedrijven pakken zulke grootschalige projecten logischerwijs stapsgewijs aan. “Al waren er tijdens het onderzoek ook twee bedrijven die opteerden voor een big bang en hun ERP-systeem en WMS tegelijk hebben vervangen”, aldus Jeroen van den Berg. “Dat heeft enerzijds het voordeel dat je tijd bespaart, anderzijds houdt dat natuurlijk wel risico’s in. Voor een volledige, gefaseerde vervanging van je systemen moet je toch op een doorlooptijd van een paar jaren rekenen. Voor enkel en alleen een WMS-project ga ik uit van minstens een half jaar. Als je op meerdere sites moet implementeren, verloopt het op de tweede site uiteraard wel een stuk vlotter. Sommigen beweren dat implementaties een pak sneller kunnen dan vroeger, maar in de praktijk merk ik daar toch niet veel van. Elk project heeft zijn bijzonderheden die een traject pittig maken. Het kan ook best wat moeite kosten om zoveel mogelijk bij de standaard te blijven. Bovendien is het belangrijk dat je de nodige tijd neemt om te testen. En de ‘interfacing’ mag dan wel makkelijker worden, toch blijft dat nog steeds een van de belangrijkste uitdagingen tijdens projecten.”

Als bedrijven nieuwe logistieke software kiezen, speelt de gebruikersvriendelijkheid van de systemen een grote rol. Leveranciers van logistieke software spelen daar ook sterk op in. Daarnaast is het belangrijk dat de software vlot aanpasbaar is en makkelijk up-to-date te krijgen is. Zoals al aangehaald, lukt dat allemaal steeds vlotter doordat veel moderne systemen in de cloud werken. Op die manier vermijden bedrijven ook dat ze – zelfs al groeien ze en blijven de eisen stijgen – binnen de kortste keren weer tegen de grenzen van hun systemen aanlopen.

Hoewel de meeste projecten uit het onderzoek nog niet waren afgerond op het moment van ons gesprek, zijn de voorlopige resultaten alvast bemoedigend. “Zo stellen de bedrijven die hun project intussen wel hebben afgerond dat de controle intussen flink verbeterd is”, besluit Jeroen van den Berg. “De nieuwe software creëert doorgaans ook meer rust in de organisatie, aangezien er minder uitzonderingen en spoedorders zijn.”