Logistiek is een workflow

“Wij zorgen ervoor dat een logistiek medewerker goed weet hoe zijn proces in elkaar steekt en leveren hem daarvoor de nodige informatie. In het verleden gaven logistieke afdelingen en dienstverleners hun personeel heel veel vrijheid om zelf te kiezen hoe ze hun taken invulden, maar we stellen vast dat er nood is aan een strakkere organisatie”, begint Patrick Van De Looverbosch, CEO van Intris. “Samen met de opdrachtgever analyseren we hun processen en leggen die vast in een strakke workflow. Om het proces zoveel mogelijk te kunnen automatiseren, beperken we het aantal afwijkingen tot een minimum. We zien dat dit bij onze klanten in de industrie geen probleem is. Daar zijn ze het gewend om processen goed te omlijnen en vast te leggen. In de logistieke sector is de weerstand groter: niet zozeer bij de bedrijfsleiding, maar bij de medewerkers op de vloer. Er is dus changemanagement nodig om tot een optimale ondersteuning van de supply chain te komen.”
 
De kern van de workflow zijn de services binnen het elektronisch dossier waar alle informatie wordt opgeslagen en centraal wordt beheerd.
Bij elke stap in het proces worden vanuit de toepassing automatisch mails of elektronische berichten gestuurd om alle betrokkenen van de vooruitgang op de hoogte te houden. Die strakke organisatie, met daarbij ook een chronologische lijst met opdrachten voor de gebruiker, biedt een goed overzicht voor elke medewerker. “Dat alleen al heeft een positief effect op het stressniveau van de werknemers. Onze software brengt weer rust op de werkvloer”, aldus Patrick Van De Looverbosch.

​Tris in the cloud

Intris is niet van plan nog projecten te implementeren waarbij veel afwijkingen van een vast traject mogelijk zijn.
P. Van De Looverbosch: “De hele omgeving vraagt naar een betere organisatie. Klanten van een logistieke dienstverlener, bijvoorbeeld, willen dat hij bepaalde opdrachten binnen een afgesproken termijn afwerkt. Dat wordt allemaal in ‘service level agreements’ (SLA) vastgelegd. Een dienstverlener moet zich dan ook aan die afspraken houden. Om die reden starten wij onze analyses voor nieuwe projecten ook bij onze klanten om zo het hele proces van begin tot eind te kunnen vastleggen. De opdrachten die hun medewerkers moeten uitvoeren zodat de logistieke dienstverlener zijn SLA met de opdrachtgever bereikt, vertalen wij in SLA's die wij in onze oplossing configureren en die in realtime worden opgevolgd terwijl de medewerkers hun opdrachten afwerken.”
 
De vernieuwing van Tris houdt eveneens in dat het kernproduct van Intris (forwarding, douane en warehousing) de volledige supply chain omvat en tevens tegemoetkomt aan de moderne eisen van klanten die een cloudoplossing willen. Hierdoor is Tris nu een standaardprogramma dat klanten altijd in één geheel krijgen. Het is aan hen om te kiezen welke modules ze al dan niet gaan gebruiken.
P. Van De Looverbosch: “We hebben de logistieke processen volledig gecapteerd binnen de standaardsoftware en die kunnen we dan flexibel bij de klant van de klant implementeren. Enkel de integratie met het ERP-systeem van de klant en met eventuele andere systemen vormen nog specifiek maatwerk.
Binnen de huidige supply chain moeten bedrijven echter ook connecteren met systemen van hun klanten of leveranciers, met portalen die als interface tussen de spelers optreden. Die interactie geeft de partijen in het proces meer visibiliteit. Wij voorzien die integraties standaard in onze software.
In het pakket van onze dienstverlening bieden we zelf trouwens ook een portal waarmee klanten naar hun eigen klanten of leveranciers kunnen communiceren. Ik ben ervan overtuigd dat dit de toekomst is van de logistiek en dat deze visibiliteit van alle dienstverleners zal worden verwacht. In de praktijk merken we dat bijvoorbeeld transportbedrijven daar niet voor staan te springen, maar dat ze vaak gedwongen worden door kun klanten, de industriële bedrijven.”

Douane centraal in het proces

Van oudsher staat Tris bekend als een uitstekende oplossing voor het beheer van de douaneverplichtingen. En bovendien ontwikkelde Intris reeds in 2011 en rechtstreekse communicatie met de douane die enkel jaren nadien een AEO-certificaat kreeg en erkend is door de autoriteiten in België, Nederland en Luxemburg.
P. Van De Looverbosch: “Wij zijn een van de weinige aanbieders met een Customs Communication Tool, een directe communicatie met de douaneautoriteiten. Jaarlijks verzenden onze klanten ongeveer 400.000 douanedocumenten. Op die manier kunnen we de logistieke import- en exportstromen in hun geheel ondersteunen. In het kader van AEO komt het erop aan dat in alle veiligheid te organiseren en dat doen we door alle communicatie tussen onze klanten en de douane te versleutelen op basis van de encryptie volgens AS2. Ook voor de douaneprocessen opteren we nu voor verregaande automatisering. Ik heb lang gedacht dat het onmogelijk was die administratie volledig aan de computer over te laten, maar intussen ben ik ervan overtuigd dat we er nu niet ver meer van verwijderd zijn. De software zelf zal de gebruiker meer en meer vertellen wat hij al dan niet moet doen en wat wel en niet mogelijk is. Ik zie trouwens weer meer industriële bedrijven de douaneadministratie terug in huis nemen. Ze gaan ervan uit dat ze de meeste processen volledig kunnen automatiseren en dat ze alleen de uitzonderingen nog aan een gespecialiseerde medewerker moeten overlaten.”

​Een vaste prijs

Het grote voordeel van de cloud-toepassing voor de klanten is dat ze precies weten hoeveel ze zullen betalen. Intris rekent nu een vaste prijs per gebruiker per maand. Een klant hoeft ook geen licenties meer te betalen. Voor dat maandelijkse budget krijgt hij ook een dienstverlening die is vastgelegd in een SLA. “Dat maakt het voor klanten heel makkelijk om flexibel te schalen naargelang ze zelf meer zakendoen. Op die manier kunnen werkgevers snel opschalen of downsizen, al naargelang hun operationele behoeften. In de toekomst zie ik dat nog meer evolueren in functie van het gebruik zelf: het aantal transacties, boekingen of een andere eenheid. Naarmate de automatisering toeneemt, zal het belang van het aantal gebruikers als tariefeenheid afnemen”, besluit Patrick Van de Looverbosch. 

Kader: oracle cloud

Intris besliste het pakket helemaal opnieuw te ontwikkelen op basis van de technologie van Oracle voor de cloud. Daarbij was het ook belangrijk dat die leverancier een oplossing had om informatie inalle mogelijke documentformaten te voorzien (Alta UI). Zo kunnen gebruikers op hun smartphone exact hetzelfde formulier bekijken als op hun pc of tablet. Tris is daarmee ‘mobile ready’.