Lagere piekbelasting, efficiëntere workflow

Krëfel is al jaren een vaste waarde in de Belgische retailmarkt. Wat in 1958 begon als een gespecialiseerde winkel in huishoudtoestellen, is vandaag uitgegroeid tot een toonaangevende omnichannelretailer voor elektronica, huishoudelijke apparaten en witgoed. Sinds 2019 maakt Krëfel deel uit van de Franse elektronicaketen Boulanger. De retailer telt meer dan zeventig winkels, verspreid over het hele land, en een groeiend online aanbod. Klanten die via de website bestellen, kunnen aangeven of ze hun producten thuis of in een winkel willen laten bezorgen. Zo kunnen ze ook pakweg hun nieuwe wasmachine thuis door professionele Krëfel-bezorgers laten installeren.

Achter die belofte schuilt een robuuste logistieke organisatie. Daarbij vertrouwt Krëfel op zijn centrale magazijn van ongeveer 32.800 vierkante meter in Humbeek, een deelgemeente van Grimbergen bij Brussel. Vanuit dat magazijn worden dagelijks winkels bevoorraad en online bestellingen verzonden. In het centrale magazijn liggen ongeveer 12.000 referenties opgeslagen. Dagelijks worden er 200 à 500 pallets met goederen ontvangen. Krëfel heeft er een bulkzone voor witgoed en een palletzone voor grotere goederen. Kleinere producten krijgen een plaats op de mezzanine of worden in het shuttlesysteem van Vanas Engineering opgeslagen, afhankelijk van de grootte en de rotatie. Voor diefstalgevoelige items, zoals smartphones, is er een volledig beveiligde ruimte voorzien.

Onvoorspelbare goederenontvangst

Als warehouse manager is François-Xavier Dumoulin verantwoordelijk voor de efficiëntie van de magazijnoperaties. Lange tijd zette de onvoorspelbare goederenontvangst die efficiëntie onder druk. “Vroeger wisten we wel wanneer vrachtwagens ongeveer zouden arriveren, maar niet hoelang het zou duren om ze te lossen”, vertelt de warehouse manager. “We moesten ons baseren op schattingen, maar die waren geregeld verkeerd. Zonder duidelijke data over de zending wisten we nooit zeker wat ons te wachten stond. Het gevolg: onvoorziene pieken aan de laadkade, een inefficiënte werkverdeling in het magazijn en een planning die continu onder druk stond.”

Daarnaast bracht die manier van werken een hoge administratieve last met zich mee. “Zendnota’s werden vroeger wel via een platform doorgestuurd, maar helaas kon de link met ons AS/400-systeem niet worden gelegd, waardoor er nog heel wat manueel administratief werk bij kwam kijken om die zendnota’s in onze systemen te krijgen”, legt François-Xavier Dumoulin uit.

Portaal brengt rust en controle

De oplossing kwam er met de Supply Chain Portal van ICT Logistics, dat nu sinds een jaar operationeel is. “Dankzij dat portaal weten we op voorhand exact wanneer een vrachtwagen zal arriveren én hoelang het lossen gaat duren”, vertelt François-Xavier Dumoulin. “Het systeem berekent dat automatisch op basis van door de leverancier ingegeven producttypes en volumes. Zo kunnen we de werklast beter spreiden over de dag en piekbelastingen aan de laadkades vermijden.”

Hoewel Krëfel initieel ook andere systemen heeft overwogen, koos het vrij snel voor ICT Logistics. “We wilden in de eerste plaats een oplossing die vlot kon meegroeien met onze noden”, luidt de motivering. “Bij andere systemen moest er veel op maat worden geschreven, waardoor we in de toekomst misschien minder flexibiliteit zouden hebben.”

In de Supply Chain Portal kunnen leveranciers hun zendingen samenstellen en zelf hun tijdsslot inboeken op basis van de beschikbaarheid en hun eigen planning. Daarbij doorlopen ze een gestructureerde takenlijst, waardoor alle gegevens op een correcte en eenduidige manier worden vastgelegd. Die zendingen worden vervolgens digitaal naar Krëfel doorgesluisd. “Doordat het portaal gekoppeld is aan ons ERP-systeem, hoeven medewerkers geen gegevens meer manueel over te typen”, legt François-Xavier Dumoulin uit. “Dat bespaart ons niet alleen enorm veel tijd, maar voorkomt ook fouten.”

Van zodra een zending digitaal is aangemeld, genereert het AS/400-systeem automatisch de nodige ASN’s (advanced shipping notes), die bij aankomst van de chauffeur met behulp van tablets worden gescand. Op die manier kunnen eventuele afwijkingen snel worden gespot. Bij het scannen worden stickers gegenereerd, die op de doos of pallet komen, waarna de producten in het magazijn worden weggezet.

Wachtrijen van de baan

Niet alleen Krëfel, maar ook de toeleveranciers profiteren van de nieuwe werkwijze. “Voor sommige leveranciers en transporteurs was de nieuwe manier van werken wat wennen. Bij de overstap hebben we hun daarom een online opleiding gegeven”, blikt François-Xavier Dumoulin terug. “Algauw werden de voordelen voor iedereen duidelijk. Omdat leveranciers en transporteurs vandaag zelf hun tijdsslot invullen, kunnen ze hun beschikbare transportcapaciteit nu beter benutten. Bovendien worden chauffeurs nu veel vlugger geholpen aan de kade, waardoor lange wachtrijen verleden tijd zijn.”

Wat alle partijen ten goede komt, is dat alle orders, afspraken en gerealiseerde leveringen in het portaal worden geregistreerd. Dat maakt het mogelijk analyses uit te voeren van de stiptheid, volledigheid en kwaliteit van leveringen. Door die met partners in de keten te delen, kunnen gezamenlijke verbeterplannen worden opgezet. “Doordat alle communicatie via het portaal verloopt, hebben we nu ook een overzichtelijke workflow en worden misverstanden vermeden”, voegt François-Xavier Dumoulin nog toe.

De implementatie van het Supply Chain Portal en de interface met het ERP-systeem verliep volgens de warehouse manager vlot. “De samenwerking met ICT Logistics was van meet af aan professioneel en transparant. Het project was goed voorbereid en de opstart verliep goed. Toen we eenmaal waren gelanceerd, konden we onze vragen blijven stellen en kregen we steeds snel antwoord. Dat maakte het prettig samenwerken.”

Volgende stappen

Hoewel de Supply Chain Portal intussen zijn sporen heeft verdiend, heeft Krëfel nog potentieel tot optimalisering in het vizier. Daarbij denkt François-Xavier Dumoulin bijvoorbeeld aan het automatisch uploaden van leveringsdata. Op die manier kan ook aan de kant van de leveranciers administratief werk worden uitgespaard.

Ook wordt bekeken hoe het systeem dynamischer kan omgaan met volzette tijdssloten. “Wanneer de tijdssloten op een dag volzet zijn, moeten de leveranciers uit het systeem gaan en hun boeking vervolgens opnieuw opstarten”, zegt François-Xavier Dumoulin. “Dat komt vooral in drukke periodes voor. Op termijn willen we leveranciers de mogelijkheid bieden hun boekingsdatum vlot te wijzigen wanneer een slot vol zit. Zo zou het systeem hun meteen alternatieve leveringsdata kunnen tonen, zonder dat ze alles opnieuw hoeven in te geven.”

Intussen is ook de aanschaf van een modern WMS overwogen, maar dat traject ligt voorlopig stil. “Onze groep is internationaal actief en het bleek moeilijk om één systeem te vinden dat geschikt is voor alle landen. Zo verschillen de operationele noden en servicevereisten in België sterk van die in Frankrijk of Spanje. Tot nader order blijven we dan ook bij ons vertrouwde AS/400-systeem, aangevuld met slimme oplossingen zoals de Supply Chain Portal”, besluit François-Xavier Dumoulin.

TC