Je hebt een WMS, wat nu?

Een typische WMS-implementatie vraag aandacht en tijd, zowel op technisch als op functioneel vlak. Eerst is er tijd nodig voor de selectie van de juiste oplossing en partij. Vervolgens komt een leveranciersteam de functionele en technische specificaties opmaken, waarna typisch in verschillende fases functionaliteit en configuraties worden opgeleverd. De gebruikers moeten die dan via scenario’s testen en valideren en bouwen zo geleidelijk aan kennis op om de opstart voor te bereiden. Aangezien een WMS een ‘slave’ systeem van ERP is, moet ook de integratie uitvoerig worden besproken, opgezet en getest. Minder dan bij ERP-implementaties – maar daarom niet minder belangrijk – vraagt een WMS-implementatie om een grote vrijgave van middelen, wat vaak ook zijn weerslag heeft op een lopende operatie tijdens de opstart. Typisch brengt dat een operatie gedurende zes tot twaalf maanden in projectmodus. En na de opstart is er nazorg en volgehouden change management nodig om ‘op snelheid’ te geraken. Dat alles heeft een prijskaartje, boven op de kostprijs van het pakket en zijn integratie.

Een WMS biedt ook veel voordelen

In de huidige competitieve markt is efficiëntie de sleutel tot succes, zeker voor ondernemingen met een magazijn. Een warehouse management systeem is daarbij niet langer een overbodige luxe, maar eerder een noodzaak. De implementatie van een WMS is een strategische investering die zich laat terugverdienen door processen te optimaliseren, fouten te verminderen, kosten te besparen, de klanttevredenheid te verhogen en betere besluitvorming mogelijk te maken. Daarbij maakt het WMS gebruik van mobiele datacommunicatie en technieken om codes of producten te herkennen (zie kader). Het transformeert zo een magazijn van een kostenpost naar een cruciale motor voor groei en zelfs concurrentievoordeel.

Het terugverdieneffect van een WMS-implementatie hangt uiteraard van verschillende factoren af, waaronder het aantal operatoren werkzaam in het magazijn, maar ook de kosten van ‘rework’, de kosten van mogelijk ontevreden klanten en de kosten van voorraadcorrecties en extra voorraadcontroles.

Een WMS is ook een bron van informatie

Het WMS is een goudmijn aan informatie voor slimmere beslissingen. De data die in het WMS beschikbaar zijn, laten evaluaties toe en zorgen op die manier voor betere besluitvorming voor de leidinggevenden, planners en ‘taaktoewijzers’. Een WMS verzamelt een schat aan data over alle historische activiteiten in het magazijn. Die data kunnen worden gebruikt voor inzichtelijke rapporteringen en analyses, waardoor je beter gefundeerde beslissingen kunt nemen. Zo krijg je inzicht in de prestaties van je magazijn, zoals de ‘pick performance’, doorlooptijden en foutpercentages. Je kunt ook data krijgen en analyseren om knelpunten in je processen te identificeren en gericht te verbeteren via dashboards en KPI reporting, al dan niet in real time. Die informatie helpt om op basis van het zicht op het verleden of heden bij te sturen voor de toekomst.

Maar hoe fungeert een WMS precies als een bron van informatie, en welke inzichten kunnen ondernemingen daar uit putten? Vanaf het moment dat een product het magazijn binnenkomt tot het moment dat het de deur uitgaat, legt een WMS elke stap nauwkeurig vast. Denk hierbij aan ontvangstgegevens, locatie- en voorraadgegevens, ordergegevens en behandelingstijden, verzendgegevens, arbeidsprestaties en productiviteit, fouten en afwijkingen en dergelijke. Ook op gemeenschappelijke kenmerken van die flows kun je rapporteren, bijvoorbeeld volledige tracering van loten van in tot uit, of productiviteitsimpact van bepaalde producten of klanteneisen. Uiteraard moet je je magazijn goed kennen om te weten welk soort rapport je nodig hebt om knelpunten of verbeteringen te identificeren. Een WMS kan ook data aanleveren voor meer uitgebreide analyses die ook gebruik maken van data uit andere systemen, bijvoorbeeld om de ‘cost-to-serve’ te bepalen voor klanten of klantengroepen.

Een WMS is zo niet langer slechts een operationeel hulpmiddel; het is een strategische informatiebron die bedrijven in staat stelt slimmere, datagestuurde beslissingen te nemen. Van het optimaliseren van voorraadniveaus tot het verbeteren van de klantenservice, de inzichten die een WMS genereert, zijn essentieel voor elke onderneming die streeft naar efficiëntie, concurrentievoordeel en duurzame groei in de huidige dynamische markt.

Is dit het of komt er meer?

Een WMS hoeft niet zelf alle mogelijke functionaliteit in zich te hebben. Heel wat aanbieders van apps focussen zich op tools die een WMS aanvullen en toelaten binnen de WMS-logica bepaalde planningslogica, simulatieoplossingen of beslissingsondersteuning op te zetten. En dit binnen het Microservices-concept dat toelaat de apps “vlot” via publieke en andere API’s te integreren.

Als bron van informatie richt het WMS zich in zijn rapportering en analyses natuurlijk vooral op historische data en trends. Een WMS en vooral de data uit een WMS kunnen echter ook worden aangewend voor toekomstplanning. Zo worden de data gebruikt om trends te herkennen en de magazijnactiviteiten beter te plannen voor de toekomst. Op die manier kun je in omgevingen waar de tijd tussen orderontvangst en ordervrijgave voor picking niet te kort is, beter het aantal resources (mensen en equipment) plannen, desnoods ‘constraint based’. Of inschatten wat de impact van de bij productie en leveranciers openstaande bestellingen zal zijn op het ruimtegebruik. Of nagaan wat het gevolg zal zijn van een aanpassing aan de locatie-indeling op de pickproductiviteit en daarop verschillende scenario’s doorlopen.

Om scenario’s en hun impact door te rekenen, kun je twee zaken doen: ofwel een rekenmodel in Excel maken, wat goed is voor eenmalige oefeningen, ofwel een simulatiemodel opzetten dat je zelfs permanent kunt laten lopen. Zo kun je nog voor het uitvoeren van de activiteit oordelen welk scenario het meeste opportuun is.

En dan vullen we het WMS aan met digital twins, ongetwijfeld meer dan nuttig in snelle respons magazijnen met meerdere complexe flows die op mekaar moeten worden afgestemd. Immers, snel verschillende scenario’s doorlopen en vergelijken voor de openstaande activiteiten laat toe deze daarna beter op te starten en uit te voeren.

Het WMS van de toekomst

De toekomst van warehouse management systemen wordt gekenmerkt door een diepgaande integratie van geavanceerde technologieën en een focus op automatisering, efficiëntie, flexibiliteit en duurzaamheid.

1. Verregaande automatisering en robotica

- Autonome mobiele robots (AMR’s) en cobots zullen steeds autonomer worden en naadloos samenwerken met menselijke medewerkers. Ze nemen repetitieve, zware of gevaarlijke taken over, zoals orderpicking, sorteren, transport en het plaatsen van goederen in stellingen. Dat verhoogt de productiviteit, vermindert fouten en verbetert de veiligheid.

- Geautomatiseerde opslag- en ophaalsystemen (SRM’s, storage & retrieval machines) zullen verder evolueren om de ruimte optimaal te benutten en goederen sneller te verplaatsen.

- Drones kunnen worden ingezet voor inventarisatie, inspectie en zelfs om kleinere items te verplaatsen.

1. Artificiële intelligentie en machine learning

- Voorspellende analyses: AI-gedreven warehouse management systemen zullen grote hoeveelheden realtime data analyseren om nauwkeurigere vraagvoorspellingen te doen, voorraadniveaus te optimaliseren en pickingroutes te verbeteren. Dat vermindert stockbreuken en overschotten.

- Geoptimaliseerde processen: AI zal helpen bij het optimaliseren van alle magazijnprocessen, van goederenontvangst en opslag tot orderverwerking en verzending. Dat kan leiden tot efficiëntere lay-outs en slimmere taaktoewijzing.

- Dynamische besluitvorming: een AI-gestuurd WMS kan realtime beslissingen nemen op basis van veranderende omstandigheden, zoals piekperiodes of verstoringen in de supply chain.

1. Geavanceerde connectiviteit en data-uitwisseling

- Internet of Things (IoT): sensoren en slimme apparaten in het magazijn genereren continu data over locatie, status en conditie van goederen en apparatuur. Het WMS zal die data gebruiken voor realtime inzicht en optimalisering.

- 5G en Edge Computing: snellere en betrouwbaardere netwerkverbindingen (5G) en de verwerking van data dichter bij de bron (Edge Computing) zullen zorgen voor realtime communicatie tussen alle apparaten en systemen, waardoor de latency wordt verminderd en de besluitvorming wordt versneld.

- Cloudgebaseerd en SaaS WMS: deze oplossingen bieden schaalbaarheid, lagere initiële kosten en gemakkelijke integratie met andere systemen (ERP, TMS, e-commerceplatformen). Toegang vanaf elke locatie wordt de norm.

- Blockchain: Blockchain-technologie kan de transparantie en traceerbaarheid in de toeleveringsketen vergroten door onveranderlijke records van transacties te bewaren, wat fraude helpt te voorkomen en de voorraadnauwkeurigheid helpt te verbeteren.

1. Samenwerking tussen mens en machine en gebruikersvriendelijkheid

- Wearables en ‘augmented reality’ (AR): smart glasses, smartwatches en andere wearables zullen medewerkers voorzien van realtime informatie, intuïtieve navigatie en handenvrije bediening, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid verhoogt.

- Voice picking en natuurlijke taalinterfaces: systemen die reageren op stemcommando’s zullen de handmatige interactie verminderen en de pickingprocessen versnellen.

- Digital twins: virtuele replica’s van fysieke magazijnen maken realtime monitoring, voorspellende analyses en het testen van optimaliseringen mogelijk zonder de fysieke operatie te verstoren.

1. Duurzaamheid en flexibiliteit:

- Energiezuinige magazijnen: WMS zal een rol spelen in de optimalisering van energieverbruik door bijvoorbeeld slimme aansturing van verlichting en HVAC-systemen, en de integratie van elektrische voertuigen.

- Optimalisering van ruimtegebruik: geavanceerde algoritmes zullen de opslagruimte helpen maximaliseren en onnodige verplaatsingen helpen minimaliseren.

- Aanpassingsvermogen aan veranderende eisen: toekomstige warehouse management systemen moeten flexibel zijn om snel te kunnen reageren op veranderende klantverwachtingen (omnichannel), fluctuerende vraag en verstoringen in de supply chain.

Kortom, de toekomst van WMS ligt in hyperautomatisering, datagestuurde optimalisering door AI, naadloze connectiviteit en een toenemende focus op duurzaamheid en veerkracht van de supply chain. WMS zal evolueren van een beheersysteem naar een intelligent en proactief brein van het magazijn.

JDK

Wat levert een WMS op?

Wat zijn de concrete voordelen die ondernemingen realiseren nadat ze een WMS hebben geïmplementeerd?

Meer efficiëntie

Een van de meest directe voordelen van een WMS is de verbetering van de efficiëntie in het magazijn. Een WMS automatiseert en stroomlijnt nagenoeg alle magazijnprocessen, van ontvangst tot verzending. Het stemt die processen ook op mekaar af en kan via taaksturing daarop ook de inzet van de middelen optimaliseren. Verder biedt een WMS realtime inzicht op de voorraad zodat je precies weet welke producten je hebt, waar ze zich bevinden en in welke hoeveelheden. Dat vermindert zoektijden, voorkomt overschotten en tekorten en minimaliseert verliezen door veroudering of bederf.

Verder biedt het WMS voordelen voor orderverzameling door de pickroutes te optimaliseren, waardoor medewerkers sneller en efficiënter orders kunnen verzamelen. Dat resulteert ook in minder fouten en een hogere doorvoer. En bij ontvangst van de goederen wijst het WMS automatisch de meest geschikte opslaglocatie toe, rekening houdend met factoren zoals producttype, rotatiesnelheid en houdbaarheid. Bij verzending helpt het dan weer zendingen te consolideren, verzenddocumenten te genereren en transport te plannen, wat leidt tot snellere leveringen en lagere verzendkosten.

Minder fouten

Handmatige processen zijn inherent gevoelig voor fouten. Een WMS minimaliseert die menselijke fouten aanzienlijk. Door de geautomatiseerde aanwijzingen en controles van het WMS worden er minder verkeerde producten gepickt, wat leidt tot minder retouren en klachten. Bovendien worden alle gegevens digitaal vastgelegd en bijgewerkt, waardoor de kans op verkeerde tellingen of verkeerde locaties klein is. Dat zorgt voor een betrouwbaar voorraadbeheer.

Kostenbesparing

De efficiëntieverbeteringen die een WMS met zich meebrengt, vertalen zich direct in kostenbesparingen. Door de geoptimaliseerde processen kunnen medewerkers meer taken in minder tijd uitvoeren. Dat kan leiden tot een reductie van het benodigde personeel of de mogelijkheid om met hetzelfde personeel meer orders te verwerken. Nauwkeurig voorraadbeheer minimaliseert de noodzaak aan buffervoorraden en vermindert de kosten van opslag en afschrijvingen. Bovendien helpt een WMS de magazijnruimte efficiënt in te delen. Dat zorgt er niet alleen voor dat je de bestaande ruimte optimaal benut en de noodzaak tot uitbreiding mogelijk minder dringend wordt, maar het heeft ook een impact op het energieverbruik van je magazijn.

Tevreden klanten

Een WMS draagt rechtstreeks bij aan klantentevredenheid. Dankzij de efficiëntere orderverwerking kunnen orders sneller worden klaargemaakt en verzonden, wat resulteert in kortere levertijden. Minder fouten bij de orderpicking en verpakking betekent dat klanten de juiste producten ontvangen, wat hun vertrouwen in je bedrijf vergroot. Bovendien kunnen sommige warehouse management systemen gekoppeld worden aan klantportalen, waardoor klanten zelf de status van hun bestelling kunnen volgen. Dat zorgt voor transparantie en gemoedsrust.