Is een hoog aantal voorraadcorrecties een indicatie van slechte proceskwaliteit?

Een correct beeld van de voorraadniveaus is belangrijk voor klantenservice, planning en aanvulling, om de administratie te verminderen, maar vooral om te voldoen aan de specificaties van financiële audits zoals gedocumenteerd in SSAE 18 SOC1. Maar wat is de juiste voorraad? Vanuit financieel, plannings- en klantperspectief zou dat de (gewaardeerde) ERP-voorraad moeten zijn. Vanuit operationeel en aansturing perspectief van het magazijn is dat de WMS-voorraad, soms met aanvullende WCS-voorraad, zoals beheerd per locatie. Maar de echt correcte voorraad is natuurlijk diegene die fysiek op de magazijnlocaties kan worden gevonden.

Verschillen kunnen optreden tussen ERP- en WMS-voorraad, meestal gekoppeld aan IT-integratieproblemen, waarbij voorraadaanpassingen niet correct tussen systemen worden ‘gemapt’. Tussen de WMS- en de fysieke voorraad zijn verschillen meestal gekoppeld aan de magazijnactiviteiten en dus aan de proceskwaliteit zoals gerealiseerd door de resources.

Best practices

Magazijnprocessen zijn meestal gekoppeld aan operatoren die codes scannen en hoeveelheden en transacties in real time bevestigen. Best practice bij ontvangst is om de beste en meest ervaren resources voor dit proces in te zetten, herkenbare en geïdentificeerde pallets en items te hebben, een grondige hoeveelheids- en kwaliteitscontrole uit te voeren en geleide opslag met scanbevestiging uit te voeren.

In het outbound-proces ondersteunen het scannen van items, locaties en handlingunits het correct functioneren van pick- en pakprocessen, soms ondersteund door weegcontrole tijdens of na het picken. Daarnaast voeren we ook regelmatig voorraadtellingen uit, ‘cycle counting’ of ‘wall-to-wall counting’ inclusief scannen en tellen, soms ondersteund door camera-automatische telling. Best practice hier is om blind te tellen en bij afwijking (tussen grenzen?) een tweede telling door een andere operator aan te vragen. Validatie van gecorrigeerde hoeveelheden wordt uitgevoerd door geautoriseerde medewerkers voordat de ERP-voorraad wordt bijgewerkt.

De menselijke factor

Ondanks al die mogelijke acties kunnen er nog steeds voorraadfouten optreden. Ook de focus van het management en de mindset van de operatoren spelen een rol bij het voorkomen van voorraadverschillen. De belangrijkste oorzaken van voorraadverschillen tussen de fysieke voorraad en de WMS-voorraad zijn inderdaad mensen. Bij ontvangst een verkeerde hoeveelheid per doos of pallet ingeven, verkeerde identificatie van pallets, slechte controle, telling en registratie en verkeerde locatie voor opslag zullen gedurende het hele magazijnproces verschillen veroorzaken.

Picken is een saaie taak die de concentratie van de operator vereist om fouten te voorkomen. Van de verkeerde locatie gepickt, een verkeerd item op locatie, verkeerde hoeveelheid genomen, … het zal later tot voorraadcorrecties leiden. En voorraadtelling is geen garantie voor een correcte voorraad; ook tijdens het tellen ontstaan voorraadverschillen. Als je de ontvangst en opslag goed kunt krijgen, kunnen er tijdens de opslag op bulklocaties geen voorraadafwijkingen optreden (tenzij bij diefstal). Typisch treden fouten op bij picklocaties. Dus ja, een hoog aantal gecorrigeerde locaties geeft een signaal dat de magazijnprocessen en/of operationele focus niet onder controle zijn.

Tijdens de discussie werd ook gesproken over ‘back-flushing’. Dat is een eenvoudige techniek om voorraadniveaus aan te passen op basis van stuklijsten en hoeveelheden geproduceerde producten, maar zal zeker tot voorraadverschillen leiden. Het bevestigen van het openen van nieuwe verpakkingen is een manier om die voorraad correct te houden, maar resulteert natuurlijk in correcties.

Zorgt AS/RS-integratie voor meer voorraadcorrecties? Waarschijnlijk wel, omdat kleinere locatiehoeveelheden vaker worden gecorrigeerd, waardoor het aantal voorraadcorrecties toeneemt.

Zou RFID een oplossing zijn om voorraadfouten te voorkomen? Dat kan inderdaad helpen, maar dat betekent dat elke eenheid moet worden geserialiseerd en dus uniek moet zijn. RFID kan dan in alle magazijnprocessen worden gebruikt, maar heeft enkele beperkingen: water, metaal, aantal in (mobiel) vastlegveld en prijs.

Troeven van accurate voorraad

We kunnen besluiten dat ondanks alle digitalisering en automatisering één factor nog steeds lijkt te worden onderschat: het menselijke element. Verder is er met een accurate voorraad minder bezorgdheid over voorraadtekorten en hoef je je geen zorgen te maken over overstock en dus minder veiligheidsvoorraad aan te houden. Bovendien bespaart het je tijd en geld, verhoogt de efficiëntie en de productiviteit én leidt het tot meer loyale klanten, naast vele andere voordelen.

De belangrijkste conclusie is dat hoe hoger de voorraadnauwkeurigheid is, hoe hoger het vertrouwen is, niet alleen intern – tussen vraagplanners, inkoop, verkoopteams, enz. – maar ook bij klanten.

Bovenstaande tekst is een samenvatting van het 14e Supply Chain Café van Pics Belgium & Abcal, dat plaatsvond op 5 december 2024.

Auteur en moderator: Jan De Kimpe (Logisol Pro, Pics Belgium, KULeuven en ART4L)