Inkopen blijft mensenwerk

Zeker nu samenwerking in onze netwerkeconomie steeds hoger op de agenda komt te staan, ligt de toegevoegde waarde van een inkoper steeds meer in zijn communicatie- en onderhandelingsvaardigheden. Die zijn immers bepalend voor zijn vermogen om duurzame bedrijfsrelaties aan te knopen en te onderhouden. En laat dat nu net het onderzoeksdomein zijn waarop professor Wendy van der Valk zich al jaren toespitst: het effectief managen van relaties tussen organisaties in supply chains.
 
Als universitair hoofddocent aan de Tilburg School of Economics and Management (TiSEM) werd Wendy van der Valk vorig jaar benoemd tot bijzonder hoogleraar Purchasing & Supply Chain Management. In het kader van die leerstoel, ingesteld door Nevi, de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement, werkt zij vandaag rond drie specifieke thema’s op het gebied van inkoop- en leveranciersmanagement: contracting, smart supply chains en maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).

​What’s in a name?

VCM: Collaborative purchasing, collaborative procurement, collaborative contracting, collaborative sourcing, … De trend naar samenwerking is onmiskenbaar, ook als het op inkopen aankomt. Alleen circuleren er intussen al bijna evenveel definities als er collaboratieve concepten de ronde doen. Vandaar: wat verstaat u precies onder collaboratief inkopen?
Prof. Wendy van der Valk: “Daarover bestaan wellicht verschillende denkbeelden en zienswijzen, maar voor mij komt collaboratief inkopen erop neer dat je als inkoper erkent dat je het samen met je leverancier moet doen. En dat je beseft dat inkopen veel meer is dan louter het afsluiten van een contract of het uitvoeren van een transactie. Het is ook het aangaan van een – in intentie duurzame – relatie. Maar bovenal zou het een proces van samenwerking moeten zijn. Het mag, zoals dat nu helaas nog al te vaak het geval is, geen eenrichtingsverkeer zijn, waarbij je als inkoper geheel eenzijdig uitgaat van de stelling ‘Ik betaal, dus ik bepaal’. Nee, je probeert samen tot de meest optimale oplossing en het beste resultaat te komen.”
 
VCM: Nu heeft u het over de algemene verhouding tussen inkoper en leverancier. Maar heel concreet: is het bij collaboratief inkopen niet zo dat twee of meer bedrijven of afdelingen samen gaan inkopen om schaalvoordelen te realiseren en zo betere prijzen te bedingen?
Prof. van der Valk: “Dat noem ik eerder een inkoopsamenwerking. Zo’n samenwerking is vandaag al vrij gewoon onder inkopende organisaties. Bij ons in Nederland vind je die bijvoorbeeld veel in de ziekenhuissector, waar verschillende instellingen en zelfs groepen of koepels gezamenlijk inkopen. Maar als ik het over collaboratief inkopen heb, dan heb ik het dus niet over zo’n samenwerking tussen inkopers, maar over inkopers en leveranciers die meer en beter gaan samenwerken. Het zit hem veeleer in het oplossen van een vraagstuk tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer, die samen iets moeten realiseren en allebei ook een bijdrage aan die realisatie moeten leveren.”

​Doorgeslagen juridisering

VCM: Het gaat hier om een nieuwe manier van werken, maar ook van denken, begrijp ik. Een totaal andere ‘mindset’, als het ware.
Prof. van der Valk: “Inderdaad. Wat in de loop der jaren bijvoorbeeld tot een belangrijke – en helaas soms kwalijke – trend is uitgegroeid, zeker bij prestatiecontracten, is het doorschuiven van verantwoordelijkheid en daarmee ook het verleggen van de risico’s. Die ontwikkeling loopt parallel aan een toenemende juridisering van contracten, een evolutie die deels te verklaren valt door de groeiende invloed van de Angelsaksische zakenwereld. Maar de directe oorzaak is toch dat contracten steeds maar complexer zijn geworden. Net als de supply chains zelf, die ook steeds meer tussenschakels kennen.
 
Om die complexiteit te beheersen, proberen klanten de verantwoordelijkheden van hun leveranciers zoveel mogelijk contractueel vast te leggen. Ook laten ze ‘penalties’ of boetes in hun contracten inschrijven voor het niet behalen van de overeengekomen prestatiedoelstellingen. Maar om te beginnen kun je de schuld voor dat falen niet altijd bij de leverancier leggen. Soms zitten de omstandigheden gewoonweg tegen. En soms is het de opdrachtgever zelf die bijvoorbeeld door zijn – al dan niet bewust – oncoöperatieve gedrag verhindert dat de leverancier een bepaalde doelstelling haalt.
 
Daarnaast – en veel fundamenteler – biedt zo’n boete geen oplossing voor het probleem dat zich daardoor mogelijk stelt, in het slechtste geval ook bij je eindklant. Als opdrachtgever heb je de verantwoordelijkheid voor het falen dan wel netjes afgewenteld op je leverancier of zijn onderaannemer, maar wat schiet je daar in de praktijk mee op? Bovendien is de kans reëel dat je op die manier risicomijdend gedrag in je keten hebt geïntroduceerd en gestimuleerd, waardoor je uiteindelijk ook innovatie afremt en tegenwerkt. Want met de dreiging van een fikse boete boven zijn hoofd gaat zo’n leverancier uiteraard geen enkel onnodig risico meer nemen en niets nieuws uitproberen, hoe groot de potentiële winst of voordelen ook mogen zijn.”
 
VCM: U vindt die manier van werken en denken dus niet zo effectief of zelfs contraproductief?
Prof. van der Valk: “Dat kun je wel stellen, ja. Ik vind dat heel veel inkopende organisaties zich vaak nog te weinig medeverantwoordelijk voelen voor de prestaties van hun leveranciers. Ik vrees dat zij daar wat te kortzichtig mee omspringen. Want uiteindelijk, als er iets misgaat in de supply chain, zit jij als inkopende organisatie evengoed met een probleem, ook al kun je de schuld dan op een ander verhalen en een schadevergoeding eisen. Die trend behoort naar mijn mening dan ook tot het verleden. De trend van de toekomst is dat de inkoper ook de hand in eigen boezem durft te steken en duidelijk zijn eigen rol en bijdrage gaat bepalen in de realisatie van bepaalde prestatiedoelstellingen. Want of dat lukt, is niet alleen afhankelijk van zijn leverancier. Ik zou zelfs bijna durven stellen: dat is minstens evenveel afhankelijk van die inkoper zelf. Dat impliceert tegelijk dat prestatiedoelstellingen en KPI’s er niet enkel moeten zijn voor de leverancier, maar ook voor de inkoper.”

​Gulden middenweg

VCM: Wat zijn dan de voorwaarden om zo’n collaboratief inkoopproces te doen slagen? Blijft het toch niet vooral een kwestie van goede afspraken te maken over hoe je gaat samenwerken?
Prof. van der Valk: “Daaraan zitten verschillende aspecten. Moet je alles in detail vastleggen? Dat denk ik niet. Dat is ten eerste al bijna niet te doen. En ten tweede maakt het de samenwerking met je leveranciers er vaak ook niet makkelijker op. Want dan is elke afwijking van wat je officieel op papier hebt vastgelegd ook meteen heel duidelijk een afwijking – waar je als opdrachtgever meteen ook gepast op moet reageren.
 
Kun je volstaan met de geest van het contract? Waarschijnlijk ook niet. De ideale aanpak zit in mijn opinie ergens tussen die twee uiterste polen in: dat je wel degelijk een aantal zaken vastlegt en voldoende duidelijkheid verschaft over en weer, maar zonder alles zo dicht te timmeren dat er geen enkele ruimte meer is om nieuwe inzichten te integreren, mochten die zich alsnog aandienen.
 
Intussen weten we ook hoeveel er op één jaar tijd kan gebeuren en veranderen. Maar veel contracten hebben een langere looptijd, tot vijf jaar en meer zelfs. Dat betekent dat je niet alles kunt voorzien en heel goed moet afspreken hoe je met bepaalde ontwikkelingen zult omgaan, als die zich voordoen. Dan denk ik aan het vastleggen van besluitvormingsprocessen en escalatieprocedures, maar ook onder welke voorwaarden je misschien toch afscheid van elkaar moet nemen. Wanneer kom je op een punt dat je zegt: hier komen we samen niet meer uit?
 
En dan denk ik dat de insteek bijna altijd moet zijn dat je verder wil met elkaar. Want je hebt een weloverwogen leverancierskeuze gemaakt. Daarbij ga ik er ook vanuit dat beide partijen graag goed werk willen leveren en er een leuke boterham aan willen overhouden. Ik vind namelijk dat we af moeten van het idee dat een leverancier er altijd op uit is om de dingen naar zijn eigen hand te zetten en met minimale inspanningen een maximaal resultaat te boeken. Het lijkt mij beter om uit te gaan van een positieve insteek en niet bij voorbaat in een defensieve kramp te schieten.
 
Uiteindelijk moet je kunnen samenwerken op basis van vertrouwen. Wat niet betekent dat je niet realistisch moet zijn. Zo hoor je mij niet pleiten voor een dertigjarige samenwerking met één leverancier, waarbij je onvermijdelijk alle scherpte en voeling met de markt verliest. Dat is zeker niet mijn pleidooi, maar ik vind dat inkopers nu soms wat te makkelijk uitgaan van tegengestelde belangen en zich al te vaak bezondigen aan een wij-zij-denken. Inkopen doe je samen.”
JDP

Extra info bij het artikel

Collaborative contracting: de leverancier aan het stuur?
 
En wat als we de leverancier nu eens de leiding lieten nemen in het contractontwerp? Op die uitdagende vraag probeert promovendus Tom Aben onder begeleiding van Wendy van der Valk en Henk Akkermans van Tilburg University een antwoord te formuleren.
 
Doorgaans gaat de vakliteratuur ervan uit dat de inkoper maar beter het voortouw kan nemen bij het opstellen van leverancierscontracten. Al was het maar omdat de leverancier daarbij al te zeer gedreven kan worden door eigenbelang. Je zou echter evengoed kunnen stellen dat die leverancier veel beter weet dan de inkoper wat er moet en kan gebeuren. En logischerwijs dus ook hoe je dat concreet vertaald krijgt in een contract.
 
Omdat aannemers nu eenmaal specialisten zijn in het werk dat ze moeten uitvoeren, zouden ze niet alleen beter in staat moeten zijn om functionele vereisten te schrijven, maar ook om haalbare resultaten en effectieve prestatie-indicatoren te bepalen. “Uit de voorlopige resultaten van ons onderzoek blijkt dat inkopers daar inderdaad mee worstelen”, geeft prof. Wendy van der Valk aan.
 
Toch lijkt de omgekeerde benadering, waarbij de inkoper het contractontwerp in zekere zin aan zijn leverancier uitbesteedt, niet automatisch te resulteren in een contract waar ook de inkoper direct achter kan staan. “De voorlopige resultaten van ons onderzoek laten zien dat leveranciers weliswaar goede functionele eisen kunnen ontwerpen. Alleen stemmen die niet noodzakelijk overeen met de idealen of verwachtingen van de inkoper. Vaak heeft die toch al een bepaald contracttype in gedachten en probeert hij zijn leverancier vervolgens in die ene specifieke richting te duwen.”
 
Prof. van der Valk benadrukt wel dat het hier slechts om voorlopige conclusies gaat op basis van een beperkt aantal concrete gevalstudies. Verder onderzoek is nodig om die eerste resultaten te bevestigen en precies te kunnen bepalen waaraan het falen van die alternatieve aanpak te wijten is.