Hogere omloopsnelheid van voorraad leidt tot beter financieel resultaat

Dirk Van Lindt is vicedecaan Onderwijs aan de Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen van de KU Leuven Campus Brussel. Zijn onderzoeksdomein houdt verband met operationeel management. Ook is hij verbonden aan de Brugge Business School, waar hij programmadirecteur Financieel Management is en in de opleiding Supply Chain Management de vakken voorraadbeheer en operationele planning doceert.

Belang van voorraadoptimalisering

Volgens de professor is voorraadbeleid gerelateerd met verschillende elementen in de supply chain: de snelheid en betrouwbaarheid van toeleveringen, de klantentevredenheid en -service en het financiële luik. Dat laatste is een belangrijk element dat vaak wordt onderschat, stelt hij. Meer dan velen vermoeden, hebben voorraden en het voorraadbeleid implicaties op het financiële resultaat van een bedrijf. Professor Van Lindt wijst daarbij onder meer naar de omloopsnelheid: het aantal keer dat de gemiddelde voorraad in een bepaalde periode wordt verkocht. Of anders verwoord duidt de omloopsnelheid aan hoe lang de voorraden in het magazijn liggen opgeslagen.
 
Prof. Van Lindt: “De omloopsnelheid verbeteren of versnellen heeft grote implicaties op het financiële resultaat van een bedrijf. Dat noemen we het ‘profit leverage’-effect. Zelfs een beperkte verbetering van de omloopsnelheid kan een multiplicatoreffect op de winstmarges geven. Het voordeel op het vlak van werkkapitaal kan in distributiebedrijven van dezelfde omvang zijn als de grootste investering die je hebt uitgevoerd. Dat is voor veel bedrijven vaak een grote verrassing. Ook CEO’s zijn zich daar niet helemaal van bewust, want hun focus ligt eerder op verhoogde verkoopcijfers. Het bedrijf waakt er vooral over dat de klanten tevreden zijn en dat de continuïteit van de onderneming en de volledige supply chain gegarandeerd is. Maar als puntje bij paaltje komt, vormt voorraadoptimalisering wel degelijk nog altijd een van de belangrijkste drijfveren. Dat is zeker zo bij retailers, al verschilt dat naargelang het type bedrijf.”

​Belangrijke oefening

Tijdens zijn sessies bij bedrijven vraagt prof. Dirk Van Lindt de deelnemers om het financiële belang van hun onderneming af te zetten tegenover hun risico’s. “Daarbij moet je de hele supply chain bekijken in termen van toeleveringsrisico’s”, zegt hij. “Wat is het engagement naar de markt en wat zijn de ‘service level agreements’ (SLA)? Meestal staan bedrijven daar niet bij stil, en dat kan grote gevolgen hebben bij conflictsituaties en crisissen. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat je een engagement aan een klant niet kunt waarmaken. Het is dus iedere keer een afzetten van je risico’s en je financiële voordelen die bijvoorbeeld een reductie op je voorraden kan opleveren. Het is een oefening die bedrijven helaas zelden maken.”

Vuistregels

Professor Van Lindt legt uit dat de meeste bedrijven voor hun voorraadbeheer een aantal vuistregels hanteren die al jaren zijn uitgerold over het volledige productportfolio. “Voorraadoptimalisering is echter veel complexer dan dat. Je moet een classificatie voorzien en dus meer productiegericht, meer gesegmenteerd werken bij de risicoanalyse. Stel dat je bedrijf concurrentie ondervindt van e-commerce, dan weet je dat klanten belang hechten aan een korte toeleveringstijd van de producten. Kun je dan je engagement tegenover hen niet nakomen, dan creëer je een groter risico. Dat zal ertoe leiden dat je jouw voorraden moet opdrijven.” Daarom adviseert de professor bedrijven regelmatig hun voorraadbeleid te analyseren. “Je voorraadbeleid moet dynamisch zijn”, zegt hij.
 
Prof. Van Lindt: “Als je kijkt naar je porfolio en naar de tijd die je spendeert aan de optimalisering van je voorraden, dan ben je zeker dat je het gros van je tijd besteedt aan datgene waarmee je de grootste ‘leverage’ kunt behalen. Door een relatief beperkt aantal producten te optimaliseren, kun je al heel wat voordelen realiseren. Het Pareto-principe gaat uit van de 80-20-regel. Dat betekent dat je twintig procent van je productportfolio het meest punctueel moet monitoren en optimaliseren. Nu merk ik dat de meeste bedrijven hun tijd uniform over hun volledige productportfolio verdelen. Heb je een portfolio met tienduizend SKU’s, dan wordt optimaliseren onbegonnen werk. Bekijk daarom eerst wat je twintig procent belangrijkste producten zijn in termen van financieel perspectief en markt- en toeleveringsrisico’s. Denk dan hoe je van die producten de voorraad kunt optimaliseren. Dat zal je helpen op relatief korte termijn een hogere leverage te halen.”

​Risico van grotere voorraden

De toeleveringsproblemen van materialen, componenten en grondstoffen zorgen ervoor dat de voorraadniveaus stijgen. Als bedrijf sla je meer voorraad in omdat je de continuïteit wilt blijven waarborgen. “Ondernemingen zullen zich willen indekken om beter bestand te zijn tegen schokken en onzekerheden. Want als er bottlenecks in de voorraden optreden, is dat nefast voor de klant en het financiële resultaat”, weet de professor. “Die grotere voorraden vormen echter een ernstig risico voor de volledige supply chain. Niet alleen voor de eigen operaties die minder ‘lean’ verlopen, maar ook voor de klant. Wie met grote buffers werkt, zal merken dat dat de doorstroming naar de markt eerder kan vertragen. De boodschap luidt dat je snel moet kunnen anticiperen op de orders en wijzigende verwachtingen van de klant. Je moet in een optimale operationele planning zitten. Je moet een zekere flexibiliteit aannemen en batchgroottes kunnen aanpassen om optimaal aan de vraag van de klant te beantwoorden.”

​Samenspel van forecastingmodellen

De vraag juist inschatten wordt volgens professor Van Lindt nog belangrijker. “Er is de klassieke aanpak van de forecastingmodellen die is gebaseerd op historische data. Die combineren we met een meer kwalitatieve methode waarbij je ook rekening houdt met de verwachtingen van de salesverantwoordelijke. Het is dus een samenspel van forecastingmodellen met de kennis van experts. Zo kom je tot een voorspelling van de markt”, vertelt hij. “Jaren is gedacht dat het misschien beter zou zijn ook klanten bij dat voorspellingsproces te betrekken, maar in de praktijk komt dat collaboratief plannen maar beperkt voor. Bepaalde ondernemingen hebben het wel al met succes kunnen toepassen en de voorraden daardoor drastisch laten dalen. Nu er serieuze verstoringen optreden door crisissen, zoals een tekort aan materialen of transportproblemen, moet je voorzichtiger te werk gaan. Want hoe betrouwbaar zijn die voorspellingsmodellen nog? Maak ze daarom niet te complex en zorg ervoor dat ze voldoende transparant zijn. Je doet er ook goed aan geregeld de praktijk van de voorspellingsmodellen te evalueren door de foutmarges te controleren en uit de zoeken wat de belangrijkste redenen van afwijkingen zijn. Vervolgens houd je de vinger aan de pols.”

​Partnerships en vertrouwen

Professor Dirk Van Lindt geeft ook aan dat partnerships niet altijd een succes zijn. “Er zijn praktijken die goed werken, vooral die waarin je je productportfolio voor een stukje uitbreidt met meer occasionele SKU’s, bijvoorbeeld in de context van promotieacties”, geeft hij toe. “Er bestaan goede cases waarbij de leverancier een monitoring heeft van de inventaris van de klant om te zien hoe hij de toelevering kan verzekeren in functie van afgesproken SLA’s. Maar bij de uitrol van die aanpak is een vertrouwensrelatie essentieel en daarom wordt ze toch vaak niet massaal toegepast.”
 
Volgens de professor is er recent een omgekeerde beweging merkbaar waarbij bedrijven minder gaan outsourcen en weer meer gaan insourcen, de verticale integratie in de supply chain. “Op een bepaald managementniveau komen ze op bepaalde geplande projecten terug. Wellicht speelt de huidige onzekerheid in de markt daarbij ook een rol. Ze zijn geruster als ze alles in eigen handen hebben.”

Automatisering en digitalisering

Voorraadbeheer verloopt almaar minder manueel, de digitalisering is er al vrij ver doorgevoerd. “De voorraadmodellen zelf zijn in de meeste bedrijven semi-geautomatiseerd”, weet professor Van Lindt. “Ze verlopen op basis van bepaalde kernwaarden. Het aanvullen, bijvoorbeeld, gebeurt voor een stuk automatisch, aangestuurd door ERP-software. Er worden zeker stappen gezet naar volledig geautomatiseerde systemen, maar bij de meeste bedrijven blijven manuele verrichtingen bestaan, bijvoorbeeld het opstellen van permanente inventarissen. De volledige orderflow en het signaleren vanuit de beschikbare voorraad zijn dan meestal wel geautomatiseerd.”

​Regelmatig problemen detecteren

Om je voorraadbeheer te evalueren, moet je op regelmatige basis probleemdetecties uitvoeren. Dat doe je bijvoorbeeld om te zien welke verkooporders je niet tijdig hebt kunnen uitleveren. Het komt erop aan die gegevens op korte tijd in een dashboard te krijgen.

Prof. Van Lindt: “Voor de continue evaluatie van je voorraden moet je op periodieke basis je volledige voorraadbeleid reviewen. Dat doe je minimaal jaarlijks, kwestie van te weten waar de bottlenecks zitten, waar je tekorten zich situeren en waar je grootste slapend kapitaal zich bevindt. Daarnaast moet je je afvragen waarom je die grote voorraden hebt en of er een mogelijkheid bestaat om dat efficiënter aan te pakken. De komende jaren zullen bedrijven op het vlak van magazijnbeheer grote stappen zetten richting verdere digitalisering. Gedreven door de groei in e-commerce is er al veel progressie gemaakt in geautomatiseerde magazijnen en het ondersteunen van operaties. Door bijkomende progressie te boeken, zullen bedrijven de gevoeligheid voor uitval en bottlenecks beter kunnen omzeilen. Vanuit financieel oogpunt blijft het belangrijk om de voorraadbuffers stroomopwaarts binnen de supply chain te verplaatsen. Zij zullen een bedrijf wapenen tegen verstoringen zonder zwaar te wegen op het financiële resultaat.”
 
Vaak gooien interne verstoringen roet in het eten. Die verstoringen treden vooral op bij kleine orders. “Je volledige supply chain flexibel inzetten op kleine orders kan grote implicaties hebben”, geeft de professor aan. “Als je naar het financiële belang kijkt, dan speelt niet alleen de waarde van het product een rol, maar ook je volume. De flexibiliteit die je in je productiesysteem hebt, is niet optimaal om daarop een antwoord te kunnen bieden. En dat terwijl salesafdelingen graag zulke kleine orders afsluiten. Naast een doorgedreven automatisering vraagt dat ook om optimalisering van je voorraadbeleid om te vermijden dat de voorraden sterk toenemen en resulteren in de nadelen van het profit leverage-effect.” 

​Evenwicht in de keten

Als we professor Van Lindt vragen wat de belangrijkste trend is, dan kijkt hij vooral naar de distributeurs. “In de supply chain hebben distributeurs veel macht ten opzichte van de producenten. Denk maar aan de prijzenconflicten die de voorbije jaren in de media zijn gekomen”, zegt hij. “Nu zie je een verandering optreden en komt alles meer in balans. De huidige toeleveringsrisico’s en de evolutie van de grondstoffen- en energieprijzen versterken de positie van de productiebedrijven. Het belang van een snelle en betrouwbare toelevering van de producent naar de distributeur neemt toe. Daarenboven wil de distributeur vanuit financieel oogpunt niet dat de omloopsnelheid van de voorraden gaat vertragen. Zodoende worden de distributeurs meer afhankelijk van de producenten.”