Hogere autonomie biedt veelbelovende resultaten

Bij het pickingproces is de keuzevrijheid voor magazijnmedewerkers doorgaans uiterst beperkt tot zelfs helemaal onbestaande. Onder invloed van een softwarematige aansturing hoort de orderpicker zich te houden aan wat de werklijsten hem opleggen. Katrien Ramaekers, professor aan de faculteit bedrijfseconomische wetenschappen van de UHasselt en promotor van dit onderzoeksproject, geeft aan: “Elk bedrijf ondervindt moeilijkheden bij het aantrekken en behouden van bekwame magazijnmedewerkers. Het takenpakket spreekt niet altijd tot de verbeelding en blijkt vaak fysiek belastend. Met die bevindingen in gedachten is het geen overbodige luxe om de warehouseprocessen vanuit het oogpunt van de magazijnmedewerker te analyseren.”

Professor en tweede copromotor Kris Braekers vult aan: “We vroegen orderpickers hoe ze tegenover hun job staan. Veel magazijnmedewerkers hekelen vooral het repetitieve karakter van hun werk. Ze voelen zich vaak een nummer, dat alleen maar nuttig is om hun taken zonder meer uit te voeren. We gingen na in hoeverre we het takenpakket van de orderpicker aantrekkelijker kunnen maken door meer zeggenschap te geven. Met een hogere autonomie slaagt de medewerker er beter in een eigen stempel te drukken. Een belangrijke voorwaarde bestond er uiteraard in dat die hogere autonomie de efficiëntie niet mocht fnuiken.”

Keuze tussen twee pickingopdrachten

Thomas De Lombaert en zijn promotors klopten bij verschillende bedrijven aan met de vraag om er een testproject in reële werkomstandigheden uit te rollen. “Veel bedrijven toonden initieel interesse, maar tegelijk heerste er scepticisme. De meeste supply chain verantwoordelijken hielden alsnog de boot af omdat ze vreesden voor een negatieve impact op de productiviteit”, vertelt de onderzoeker. “Uiteindelijk vonden we wel een grote logistieke speler die sterk in ons project geloofde.”

De doctoraatsstudent volgde een twintigtal orderpickers gedurende een periode van zes weken. “Het bedrijf hanteert een vrij klassiek pickproces”, verduidelijkt Thomas De Lombaert. “Normaal wijst de computer een uit te voeren order willekeurig aan een magazijnmedewerker toe. Wij gooiden dat proces om en boden de medewerker telkens de keuze tussen twee pickingopdrachten uit de orderwachtrij. Die taken verschillen op het vlak van het gewicht van de te picken dozen, het aantal dozen, de hoogte waarvan de orderpickers de dozen moeten halen, het aantal stoplocaties en de hoeveelheid dozen die activiteiten met een toegevoegde waarde vereisten. Hoe de voorkeur er ook uitzag, aan het einde van de dag moesten de magazijnmedewerkers alle orders sowieso hebben uitgevoerd.”

De vrees dat alle medewerkers dezelfde voorkeur zouden koesteren, bleek ongegrond. “We stelden vast dat de orderpickers om uiteenlopende redenen een bepaalde taak prefereerden”, vertelt Katrien Ramaekers. “Mensen die zich minder comfortabel voelen op grote hoogte, opteren het snelst voor taken op vloerniveau. Andere teamleden vinden het fijn om meer meters af te leggen, terwijl hun collega’s liever lichte met zware dozen afwisselen. Voor elk wat wils dus. Uiteindelijk bleek elke taak wel een uitvoerder te hebben en sloten we elke dag zonder resterende pickingorders af.”

Hogere tevredenheid en motivatie

De onderzoekers monitorden het effect van de hogere autonomie op verschillende manieren. Ze maten de fysieke belasting aan de hand van de hartslag van de orderpickers. Op dat vlak vielen geen significante verschillen waar te nemen. “Toch gaven de orderpickers aan zich minder vermoeid te voelen”, stipt Thomas De Lombaert aan. “Als verklaring wijzen ze op een betere spreiding van de fysieke belasting dankzij een gevarieerder takenpakket. De wisselende gewichten van dozen en de betere afstemming van de picklocaties op de eigen lichaamslengte gelden als bijkomende gunstige factoren. Al is verder onderzoek nodig om de fysieke impact nog beter in kaart te brengen. Eén magazijnmedewerker omschreef het als kiezen voor het minste van twee kwaden.”

De grootste positieve verandering situeerde zich op mentaal vlak. De grotere keuzevrijheid leidde gemiddeld tot meer jobtevredenheid (+21%) en een hogere motivatie (+16%). “Die resultaten stemmen overeen met het uitgangspunt voor dit onderzoek, namelijk dat een hogere autonomie een troef zou vormen bij het aantrekken en behouden van medewerkers”, zegt Thomas De Lombaert. “De mensen kregen het gevoel dat het project rekening hield met hun welzijn, zonder dat daar directe productiviteitsvoorwaarden aan verbonden waren.”

“Thomas volgde het project van nabij op de werkvloer op. We gingen ervan uit dat het positieve effect enigszins zou afromen wanneer Thomas niet langer aanwezig zou zijn en de computerschermen het keuzeproces volledig zouden overnemen”, duidt Kris Braekers. “Al even reëel was de kans dat het enthousiasme na een tijdje zou wegebben. Daarom besloten we in samenspraak met het participerende bedrijf het nieuwe keuzesysteem gedurende zes maanden te behouden. Ondertussen bleven we via metingen en analyses de resultaten opvolgen. Die langere horizon bood eveneens een gunstige uitkomst. De afwezigheid van Thomas had weinig impact. Het enthousiasme kalfde wel lichtjes af, maar toch bleek de algemene perceptie nog altijd positief. In die mate zelfs dat het bedrijf het systeem met keuzevrijheid blijvend binnen zijn operaties heeft geïntegreerd.”

Productiviteit behouden

Dat doet meteen ook vermoeden dat een hogere autonomie de productiviteit niet heeft aangetast. “Aangezien alle opdrachten aan het eind van de dag afgerond moesten zijn, leed de efficiëntie niet onder dit project”, onderstreept Thomas De Lombaert. “De workflows zien er ook gewoon hetzelfde uit: nadat de orderpicker zijn voorkeurtaak heeft geselecteerd, vat hij zijn opdracht aan. Eenmaal afgerond, volgt een nieuwe taak. Bovendien zal een fysiek sterkere orderpicker mogelijk de zwaardere dozen verplaatsen en een grotere collega dozen op hoogte picken. De medewerkers eigenden zich die taken zonder verpinken toe, wat de productiviteit ten goede kwam. “Een soortgelijke test met middelbare scholieren, uitgevoerd bij copromotor René de Koster van de Rotterdam School of Management, leverde vergelijkbare resultaten op. Waar je wel op moet toezien, is dat het keuzeproces niet vervelt tot een pauzemoment. Het systeem mag geen aanleiding tot misbruik geven. Daar ligt een belangrijke rol voor de magazijnverantwoordelijke weggelegd.”

Thomas De Lombaert meent dat het gewijzigde magazijnproces ook kan bijdragen tot de individuele targets die het bedrijf zijn medewerkers oplegt. “Orderpickers sturen de pickinghandelingen nu zelf beter aan. Ze kunnen er in functie van hun targets voor opteren een bepaalde taak op zich te nemen.”

Vraag is of dit onderzoek ertoe kan bijdragen dat het scepticisme ten opzichte van een grotere autonomie vervaagt. “Bedrijven nemen mentaal welbevinden en tevredenheid bij medewerkers nadrukkelijk mee in hun doelstellingen”, weet Katrien Ramaekers. “Beschouw het ook gewoon als een noodzaak om de strijd op de arbeidsmarkt te winnen. Dat illustreert de interesse die verschillende bedrijven al in dit project hebben getoond. Al begrijp ik dat je wel over een bepaalde drempel heen moet stappen. Dit onderzoeksproject illustreert dat je zonder ingrijpende procesveranderingen mooie resultaten kunt neerzetten. Bovendien hoef je er niet eens diep in je geldbuidel voor te tasten: de implementatie van de softwaregestuurde keuzemogelijkheden neemt namelijk weinig tijd in beslag.”

Langetermijneffecten

Het project vraagt volgens de onderzoekers om een voortzetting. “Het bewijst dat het altijd nuttig is om na te gaan wat er echt leeft op de werkvloer. Door je oor te luister te leggen, krijg je inzicht in mogelijke procesverbeteringen. De tijdsspanne van zes maanden biedt waardevolle inzichten, maar via onderzoek op nog langere termijn monitor je ook de effecten op elementen als ergonomie, welbevinden en de impact op absenteïsme en personeelsverloop”, besluit Kris Braekers. “Het lijkt ook relevant om na te gaan hoeveel keuzemogelijkheden je best biedt. Meer dan vijf opties lijkt me bijvoorbeeld niet aangewezen. De context en het type magazijnstromen bepalen in grote mate hoe je een systeem van meer autonomie voor magazijnmedewerkers praktisch inricht.”

KD