Hoe krijg je logistieke stromen brexit proof?

Binnen het zogenaamde Conquer-project slaan diverse West-Vlaamse organisaties de handen in elkaar, met name Flanders Investment & Trade, POM West-Vlaanderen, Voka West-Vlaanderen en Unizo West-Vlaanderen. Dat moet ondernemers klaarstomen voor de periode na de brexit. Tijdens een gemeenschappelijk webinar werd meteen duidelijk dat de uitdagingen niet min zijn. De inspanningen die de Haven van Zeebrugge sinds de aankondiging van de brexit leverde, moeten er evenwel voor zorgen dat de impact zo beperkt mogelijk blijft.

Haven in het heetst van de strijd

Vorig jaar behandelde de haven van Zeebrugge 8.151 vaartuigen, 1,7 miljoen TEU en ongeveer 4.000 trucks per dag. Vorig jaar was de totale trafiek in de haven goed voor zo’n 45,8 miljoen ton. Daarbij spelen de roro- en containersector een belangrijke rol. Ook voor de automobielsector is de haven erg belangrijk. Zo worden hier jaarlijks 2,9 miljoen nieuwe auto’s van binnen en buiten Europa vervoerd.

De haven van Zeebrugge beschikt over een unieke positie tegenover het VK en biedt een vlotte toegang tot belangrijke EU-markten. Het is dan ook een van de snelst groeiende havens in Europa. Het spreekt dan ook voor zich dat een harde brexit een enorme impact op de haven zal hebben.
Patrick Van Cauwenberghe, trade facilitation director, Port of Zeebrugge: “De trafiek van en naar het VK vormt vandaag zo’n 40% van onze business. Vorig jaar reisde ongeveer 17,2 miljoen ton tussen de haven van Zeebrugge en de Britse havens. Twee derde daarvan was export, een derde import.”

De efficiënte manier van werken in de haven moet snelle levertijden garanderen. “Als we om twee uur ’s middags orderpicken in Zeebrugge, zijn we de volgende ochtend om zes uur in de Londense regio, om negen uur in Birmingham, rond twaalf uur in Manchester en om drie uur ’s middags in Glasgow. In onze haven vind je dan ook de grote depots voor de belangrijke Britse retailers à la Tesco”, klinkt het. “In onze haven ligt de focus op niet-begeleide vracht. Dat betekent dat de vrachtwagenchauffeur niet meegaat aan boord van het schip. Hij zet zijn trailer in Zeebrugge af, die wordt na de overtocht in het VK gelost en vervolgens zet de trailer zijn tocht met een andere chauffeur verder. Met de steeds strenger wordende wetgeving rond cabotage, bijvoorbeeld, vormt die manier van werken ontegensprekelijk een voordeel.”

Door het grote belang van het Verenigd Koninkrijk voor de haven volgt het bestuur de ontwikkelingen rond de brexit al vanaf het prille begin op de voet.
P. Van Cauwenberghe: “We merken bijvoorbeeld dat zich door de nakende brexit nu al een modal shift voordoet in de trafiek met Ierland. Als je vanuit Ierland EU-goederen wil uitvoeren, zijn er immers twee mogelijkheden. Ofwel laat je de goederen per schip vanuit Dublin of Cork naar Zeebrugge gaan, ofwel doorkruis je het VK om vervolgens de overtocht naar Zeebrugge te maken. Kies je voor de tweede optie, dan word je vanaf 1 januari met het nodige papierwerk geconfronteerd als je vanuit Ierland het VK als ‘derde land’ binnenkomt en opnieuw als je het VK verlaat richting de EU. Voor de stromen die over het VK blijven gaan, wordt dat een enorme uitdaging.”

Intussen zijn al honderden extra mankrachten aangeworven om voldoende douanepersoneel te hebben op de grenscontrolepost. Verder werden voedselveiligheidsverificateurs aangesteld. Daarnaast heeft de Haven van Zeebrugge sterk gelobbyd om de administratieve mallemolen binnen de perken houden.


Voor alle duidelijkheid, het werken met derde landen is niet nieuw voor de haven van Zeebrugge doordat van hier uit al langer verschepingen naar China plaatsvinden.
P. Van Cauwenberghe: “Wel zal een harde brexit het volume naar en van derde landen enorm doen aanzwellen. Met het extra personeel en de nodige capaciteit op de controleposten hopen we die stroom te kunnen opvangen. Ook een goede samenwerking tussen alle betrokken instanties zal cruciaal zijn. Verder hebben we noodplannen uitgewerkt. We gaan ervan uit dat tien à vijftien procent van de trafiek begin januari nog niet in orde zal zijn. Die vrachtwagens zullen we afleiden naar noodparkings in het havengebied om ze daar de papieren in orde te laten brengen.”

Doorgedreven digitalisering met RX/SeaPort

Ook het Port Community System onder de naam RX/SeaPort moet voor een vlotte overstap zorgen. Medio 2018 heeft het havenbestuur die coöperatieve vennootschap samen met de privésector opgericht. Doel is het administratieve luik dat met de brexit gepaard gaat zoveel mogelijk te digitaliseren.
Jurgen Decloedt, director bij RX/SeaPort: “RX/SeaPort is een onafhankelijk data sharing platform dat alle actoren digitaal en op een transparante manier met elkaar moet verbinden. Hierbij denken we aan logistieke bedrijven, terminals, scheepsrederijen en overheidsinstanties zoals het havenbestuur en de douane.”

Concreet laat de Brexit-wizard van RX/SeaPort toe alle post-brexit-procedures voor de import en export van goederen te raadplegen. Via het RX/Dashboard is het mogelijk het transport van de goederen te monitoren en met de track- & tracefunctie wordt de status van de goederen gevolgd.
J. Decloedt: “Het is de bedoeling alle betrokken partijen accurate data te bezorgen en fouten door manuele handelingen te vermijden. Dat alles moet uiteindelijk tot een vlottere doorstroom van de trafiek leiden.”

De werking van het systeem illustreert Jurgen Decloedt aan de hand van het exportproces. “Eerst wordt er een boeking gemaakt bij de rederij om het transport uit te voeren. Alle betrokken partijen krijgen daar automatisch een notificatie van. Daarna maakt de douane-agent een uitgaande declaratie om de lading te kunnen laten vertrekken. Ook daarvan krijgen alle partijen een notificatie via het systeem. Vervolgens kunnen de goederen naar de terminal. Op dat moment zou de politie gebruik kunnen maken van het platform om te controleren of vrachtwagens al dan niet in orde zijn. Als de goederen eenmaal in de terminal zijn aangekomen, kan de terminal via het platform de info over de aangiftes opvragen en doorspelen aan de douane. Geeft de douane groen licht, dan mogen de goederen vertrekken. Wanneer het schip vertrekt, moet de scheepsagent een manifest opstellen. Daarna meldt de havenautoriteit aan de douane dat het schip is vertrokken.”

Speciaal voor het UK-shortsea verkeer werd een ‘e-Balie Ferry’ geïntegreerd in het RX/SeaPort-Platform. “Bij ferryverkeer van en naar het VK is met name de boekingsreferentie heel belangrijk”, gaat hij verder. “Als een container vanuit Zeebrugge naar China vertrekt, dan zie je die container de volgende twee weken niet meer terug. Bij transporten naar het VK is het best mogelijk dat je diezelfde container al na een paar dagen met heel andere goederen terugziet. Om containers goed te kunnen identificeren, is de boekingsreferentie samen met de identificatie van de container cruciaal om te checken of het nog altijd om dezelfde lading of om een nieuwe lading gaat. Binnen de e-Balie wordt daar dan ook extra aandacht aan besteed.”

Naast het feit dat RS/SeaPort zorgt voor een vlotte digitale uitwisseling van gegevens, werd er op nog andere vlakken geoptimaliseerd. Zo is het Port Community System er samen met de douane-instanties in geslaagd de aanmelding van de schepen in Zeebrugge te vervroegen.
J. Decloedt: “In het beste geval komt een schip zes uur na vertrek uit het Verenigd Koninkrijk in Zeebrugge aan. Daarna wordt het schip zo snel mogelijk gelost, waarna de goederen zo snel mogelijk van de kade moeten om plaats te maken voor de volgende lading. Om te vermijden dat goederen te lang stilstaan terwijl douanedeclaranten de vervolgaangiftes opstellen, hebben we ervoor gezorgd dat de bevestiging vanuit het VK op het vlak van aangifte al als een aankomst in Zeebrugge wordt aanzien. Zo sparen we ettelijke uren uit. Ook zulke zaken kunnen ertoe bijdragen dat transporten vanaf 1 januari zo weinig mogelijk vertraging oplopen.”
TC

Checklist: hoe je je bedrijf voorbereidt op een harde brexit

Het FOD Financiën publiceerde een handige checklist voor bedrijven om zich klaar te stomen voor een harde brexit. Het is dan ook raadzaam te overlopen in welke mate je bedrijf al aan deze voorwaarden voldoet of kan voldoen.

Aanvraag EORI-nummer
Het EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification number) heb je nodig om te onderhandelen met landen buiten de EU, de zogenaamde derde landen. Dat unieke nummer baseert zich op het ondernemersnummer. Intussen heeft de Administratie van Douane en Accijnzen (AADA) al aan tienduizenden ondernemingen een EORI-nummer verleend. 

Kennis douanewetgeving en -processen
Als je al met derde landen handelde, dan pas je vanaf de definitieve uitstap best dezelfde regeling toe op de handel met het VK. Heb je nog geen ervaring met in- en uitvoer, dan is het verstandig externen in de arm te nemen. Dat kan bijvoorbeeld een douanevertegenwoordiger zijn. Bij grotere volumes is het aan te raden je softwaresystemen van een douanemodule te voorzien.

Douanedocumenten
Aan elke in- en uitvoer is een douanedocument gekoppeld. Dat moet elektronisch worden doorgestuurd via het PLDA-systeem van de Belgische douane. Je kunt een douanevertegenwoordiger of logistiek dienstverlener vragen die formaliteiten voor jou te regelen.

Verificatie
De douane zal nagaan of de informatie op je douanedocumenten overeenstemt met de inhoud van de zending. Die controles kunnen zich puur op documenten baseren of er kan met scanning worden gewerkt. Een bepaald percentage van de zendingen zal een volledig fysieke controle ondergaan. Bij zo’n controle moet je zelf of je vertegenwoordiger de douanediensten kunnen assisteren. Zo kan de verificateur vragen bepaalde verpakkingen voor hem te openen.

Sommige goederen – zoals voeding of militair materieel – kunnen pas in- of uitgevoerd worden als aan de douaneaangifte de nodige vergunningen zijn toegevoegd. Bij onregelmatigheden – bijvoorbeeld als het soort goederen of de hoeveelheden verschillen – wordt de zending niet vrijgegeven.

Douanevergunningen
Met douanevergunningen vereenvoudig je het proces. Ze laten toe goederen tijdelijk op te slaan of te werken onder schorsing van douanerechten en btw. Bestaande vergunningen moeten mogelijks worden uitgebreid met het VK. Het is belangrijk dat nieuwe vergunningen tijdig worden aangevraagd.

Aanvraag borg
Maak je gebruik van vergunningen, dan is de kans groot dat er goederen zijn die onder een schorsingssysteem vallen. Dat betekent dat er geen rechten of btw moeten worden betaald tot de regeling wordt beëindigd. Dan moet wel een borg of zekerheid worden gegeven aan de douane. De eenvoudigste manier om dat te doen, is met cash, maar meer courant is de zogenaamde doorlopende zekerheid via een rekening.