Hoe EDI de logistiek- en transportprocessen verbetert
Bedrijven met een goed gestructureerde en duurzame logistiekstrategie kunnen heel wat indrukwekkende resultaten boeken. Toch kan je zelfs de beste strategie niet succesvol implementeren zonder een efficiënte en snelle gegevens- en informatiestroom. Er bestaan meerdere manieren om een betrouwbaar, snel en transparant proces uit te bouwen. Een daarvan is door elektronische gegevensuitwisseling te gebruiken. Hoe doe je dat concreet en waarom is EDI zo belangrijk in deze sector? Laten we dat samen ontdekken.
Het belang van EDI voor de transportsector
Transportbedrijven zoals vervoerders, makelaars en expediteurs zijn voortdurend op zoek naar manieren om efficiënter te werken en de kosten te beperken. Veel spelers in de logistieke sector maken daarvoor al gebruik van EDI. Op die manier verbeteren ze de communicatie met klanten en verschillende zakenpartners. Tegelijkertijd is het een pak makkelijker om nieuwe partners aan hun EDI-platform toe te voegen en vrachtaanbiedingen in EDI te ontvangen. In de afgelopen jaren werd het voor logistieke bedrijven cruciaal om zich toe te spitsen op een sterke en efficiënte EDI-strategie. Dit zal in de nabije toekomst waarschijnlijk niet veranderen.
De transportsector is niet enkel een van de grootste sectoren in de wereldeconomie, maar vertegenwoordigt ook een enorme uitdaging op het vlak van concurrentievermogen. Aangezien de sector snelle, accurate en efficiënte gegevens en verzendingen nodig heeft, was de logistiek een van de eersten om EDI-software in te zetten.
EDI is cruciaal bij het bouwen en onderhouden van zakelijke langetermijnrelaties met klanten en leveranciers, omdat het systeem een efficiënte automatisering van de dagelijkse communicatie op grote schaal garandeert. Doordat de departementen hun aandacht volledig kunnen wijden aan belangrijkere en winstgevendere taken en de manuele input van informatie in de operationele facturatie- en verzendsystemen wegvalt, beperkt EDI niet enkel de manuele gegevensinvoer, maar bespaart het ook tijd en geld. Het resultaat? Feilloze, efficiënte communicatie tussen bedrijven.
Een EDI-oplossing geeft organisaties de volledige controle en transparantie die ze nodig hebben om zaken te doen met klanten en handelspartners door de kritieke gegevensuitwisseling te automatiseren en standaardiseren. Dankzij de realtime verwerking van EDI-gegevens over inkomende en uitgaande zendingen elimineer je de rompslomp die vaak gepaard gaat met transporten en creëer je tegelijkertijd een vlottere en efficiëntere werkstroom.
De belangrijkste transacties die je in een vingerknip in EDI kunt doorvoeren
Met EDI kan je niet enkel standaarddocumenten zoals bestellingen en facturen uitwisselen, maar ook tal van sectorspecifieke transacties eenvoudig uitvoeren.
Dit zijn de belangrijkste EDI-transacties die in de logistieke sector worden gebruikt voor de communicatie met elektronische documenten tussen de vervoerder, de afzender en ontvanger:
- Vrachttender vervoerder: wordt doorgaans naar de vervoerder verzonden door de verzender/expediteur met de vraag om de lading op te halen
- Antwoord op een vrachttender: wordt door een vervoerder gebruikt als antwoord op de vrachttender om de ophaling van de zending te aanvaarden of te weigeren
- Vrachtdetails en factuur: wordt naar de verzender/expediteur verzonden door de vervoerder nadat de levering voltooid is, bevat alle verzendingsdetails en wordt gebruikt als een betalingsverzoek/factuur
- Cognossement: een elektronisch document dat door de vervoerder wordt uitgereikt aan de verzender/expediteur, bevat zendingsgegevens zoals hoeveelheid, datum, expediteur, ontvanger en bestemming van de verzonden goederen
- Vrachtbrief trailer: wordt uitgereikt door een vervoerder aan de ontvangers om hen op de hoogte te brengen over de inhoud van een trailer met meerdere ladingen
- Bericht zendingsstatus: een typisch bericht over de zendingsstatus wordt door de vervoerder naar de expediteur en/of ontvanger verzonden met een update over de status van de zending/levering
- Betalingsopdracht/betaaloverzicht: wordt gebruikt om een betaling aan een begunstigde te verwerken of als betaaloverzicht met vermelding van de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren naar het kredietsysteem van de begunstigde
In veel landen is de EDI-technologie tegenwoordig heel gebruikelijk bij het zakendoen en de communicatie met zakenpartners, aangezien daarbij veel documenten moeten worden voorbereid, verzonden, ontvangen en verwerkt. Zowel kleine bedrijfjes als grote ondernemingen gebruiken EDI.
Wereldwijd worden er in transport en logistiek verschillende gemeenschappelijke EDI-standaarden gebruikt, zoals:
- EDIFACT: wordt voornamelijk in Europa en het internationaal transport gebruikt
- ANSI X12: de belangrijkste standaard in Noord-AmerikaBeide standaarden zijn ontworpen om documenten elektronisch uit te wisselen en bedrijfsprocessen tussen zakenpartners uit te voeren.
De voordelen van EDI voor transportbedrijven
EDI wordt wereldwijd steeds gebruikelijker in de logistiek, aangezien het systeem bedrijven kan omvormen van ingewikkelde en onbestuurbare eenheden naar een gestroomlijnd en efficiënter operationeel geheel. EDI heeft ook tal van andere voordelen in huis die het systeem erg in trek maken in de sector.
Bedrijfsprocessen worden sterk gestroomlijnd en vereenvoudigd door EDI-documenten tussen handelspartners uit te wisselen. Precies daarom wordt EDI nu in de logistiek (los van de transportmodus) gebruikt als een snelle, kostenefficiënte en veilige manier om belangrijke bedrijfsinformatie over het vrachtverkeer (verplaatsing van de goederen) door te geven.
Het voornaamste voordeel voor wie in transport werkt is dat je door EDI te gebruiken de essentiële bedrijfscommunicatie kan automatiseren, vooral wanneer je in aanmerking neemt welke grote hoeveelheden informatie worden uitgewisseld. Zo hebben de expediteurs en boekhoudteams meer tijd om zich te focussen op productievere taken en kunnen ze een betere dienstverlening bieden aan hun klanten.
Daarnaast moeten verzenders/expediteurs dankzij EDI informatie niet langer manueel in hun boekhoud- en operationele verzendsystemen invoeren. Dat bespaart tijd en geld. Het is namelijk niet mogelijk om eventuele dure fouten te maken bij de gegevensinvoer.
Andere belangrijke voordelen zijn:
- Sneller en accurater communiceren op een vlotte en efficiënte manier met alle schakels in de leveringsketen
- Je kan manuele interventies en menselijke fouten beperken.
- Geen papier meer nodig en dus ook geen kosten meer die daaraan verbonden zijn
- De volledige toeleveringsketen stroomlijnen, van transportbeheer over planning tot de controleprocessen
- Hogere efficiëntie bij logistiek en inkoop, geoptimaliseerd inventaris-/magazijnbeheer
- Veilige privénetwerken voor gegevensuitwisseling
Conclusie: kan je in de logistieksector überhaupt werken zonder EDI?
Zoals je merkt, zijn er heel wat redenen waarom transport- en logistiekbedrijven geïnteresseerd zouden kunnen zijn in elektronische gegevensoverdracht via EDI-software.
Elk individueel EDI-systeem kan verschillende functies hebben met deels verschillende technische oplossingen en organisatieconfiguraties. Dergelijke systemen zijn kostenbesparend wanneer je ze kunt gebruiken voor een groot aantal regelmatige, terugkerende en gestandaardiseerde transacties en dus binnen gesloten overeenkomsten en langetermijnrelaties tussen organisaties.
Door een EDI-oplossing te implementeren kunnen transport- en logistiekbedrijven hun hulpbronnen efficiënter gebruiken, volledige controle krijgen over hun kosten en zowel efficiënter als concurrentiëler worden. Ja, het is mogelijk om zonder EDI te werken - maar waarom niet kiezen voor gemak en efficiëntie?
Over de auteur: Vincenzo Cirillo Manager bedrijfsoplossingen, Comarch
Vincenzo Cirillo staat aan het hoofd van Oplossingen voor documentbeheer en gegevensuitwisseling bij Comarch en valt hierbij terug op zijn uitgebreide expertise in de logistieke en auto-industrie in meerdere landen. Hij koestert een passie voor het ondersteunen van digitaal ondernemen.
