Hoe bouwen we een krachtige Logistics Control Tower?

Dat supply chain visibiliteit de performantie van bedrijven een boost geeft, blijkt uit de Global Digital Supply Chain Study van PwC, die tijdens een webinar van Pics Belgium rond Logistics Control Towers werd toegelicht. Voor de studie werden ruim 1600 bedrijven uit zeven verschillende industrieën bevraagd.
“Jaarlijks voeren we die studie uit om te zien in welke mate organisaties digitalisering in hun supply chain adopteren”, licht Luc Van Ostaeyen, senior director bij PwC, toe. “Daarbij gaan we ervan uit dat supply chains uiteindelijk naar geconnecteerde en zelf orkestrerende ecosystemen zullen evolueren. Dat klinkt nu misschien nog wat science fiction, maar hier en daar merken we dat dat proces al is ingezet.” 

Digitale transformatie loont

Uit de studie blijkt dat de zogenaamde digitale kampioenen over het algemeen een meer performante supply chain hebben. Die digitale kampioenen (ongeveer 8% van de respondenten) zijn de pioniers om nieuwe technologieën te adopteren. Zij hebben al een operationeel geïntegreerd ecosysteem met partners en hebben hun processen al gevirtualiseerd. Aan het andere eind van het spectrum vinden we de digitale beginnelingen terug (bijna 10% van de respondenten), die nog maar aan het begin van het digitaliseringsproces staan. Zij werken vaak nog met geïsoleerde applicaties.

Bij de digitale kampioenen roteert de voorraad gemiddeld meer dan twaalf keer per jaar. Dat is bij slechts een derde van de digitale beginnelingen het geval. Daaruit kunnen we afleiden dat digitale kampioenen meer de nadruk leggen op ‘througput’ optimalisering via automatisering en slimme processen. Vooral dankzij hun hogere supply chain transparantie, beter datamanagement en dynamische forecasting bereiken zij een OTIF van 93%, tegenover 77,9% van de respondenten die nog maar aan het begin van hun digitale transformatie staan.

Willen we een digitale supply chain opzetten, dan is transparantie in onze supply chain in feite een basisvereiste.
Luc Van Ostaeyen: “Daarbij moet je niet enkel kunnen nagaan wat er in je eigen organisatie gebeurt, je moet ook weten wat er bij je leveranciers en klanten speelt. En als het even kan ook bij de leverancier van je leverancier en de klant van je klant. Enkel zo kunnen we uiteindelijk tot een geconnecteerd supply chain ecosysteem komen. We beseffen uiteraard dat zo’n totaalbeeld van de supply chain bij de meesten nog niet voor meteen is. Maar minimaal zou je toch je ‘end-to-end’ keten en de belangrijke disrupties daarbinnen moeten kunnen monitoren. Dat hoeft daarom niet continu te zijn, maar alleszins op de sleutelmomenten.”

De doorgedreven technologieën van vandaag maken het gelukkig steeds meer mogelijk om die transparantie te garanderen. Digitale kampioenen maken daar al dankbaar gebruik van. Maar liefst 72% van hen heeft al technologieën geïmplementeerd om hun supply chain transparanter te maken, tegenover 13% van de groep die het minst gedigitaliseerd is.
 
Uit de studie blijkt ook dat 76% van alle bedrijven vertrouwt op standaard softwareoplossingen voor hun supply chain transparantie en visibiliteitsoplossingen. Voor geen enkele andere supply chain technologie worden zo vaak standaardoplossingen gebruikt. Opvallend is ook dat intussen al 97% een uitverkoren technologieleverancier heeft gekozen. Als we alle respondenten samen nemen, dan is dat 84% van het totaal. Op dat vlak lijkt de markt al relatief matuur te zijn.

De gelaagdheid van de Logistics Control Tower

Volgens Marie Landen, manager bij PwC Management Consulting, komt het er bij de bouw van een Control Tower op aan om silo’s te slopen: “Traditioneel onderscheiden we in organisaties functies als planning, sourcing, productie, warehousing en distributie. In de praktijk merken we dat nog heel wat bedrijven binnen die afzonderlijke functies met verschillende systemen en tools werken. Het uiteindelijke doel zou erin moeten bestaan die functies via de systemen meer met elkaar te connecteren, om zo uiteindelijk een ‘360° netwerk’ op te bouwen. Daarbij zal een Control Tower Solution een cruciale rol spelen.”

Uiteraard bestaan er Control Towers in verschillende vormen en maten. Maar als we inzoomen op hoe een ‘full blown’ Logistics Control Tower eruit ziet, dan kunnen we daarbinnen drie lagen onderscheiden (zie figuur 1). De basis is een visibiliteitslaag. Daar verzamelen we de data die ons in staat stellen te begrijpen wat er in onze supply chain gebeurt. Dat zit door middel van dashboards, business rules en het genereren van alerts in die laag vervat.
Daarbovenop komt het analytische niveau. Daar worden alle verzamelde data geanalyseerd. Dat laat toe te begrijpen waarom iets gebeurt, wat er in de toekomst nog kan gebeuren en waar verbeteringen mogelijk zijn. Hier gaan we van een descriptieve visibiliteit naar een meer predictieve visibiliteit.

In de executielaag, tot slot, nemen we correctieve acties. “We merken dat op dit niveau voorlopig nog veel menselijke interventie vereist is”, vertelt Marie Landen. “Maar met de verdere ontwikkeling van ‘machine learning’ sluiten we niet uit dat ook die laag over enkele jaren steeds meer wordt geautomatiseerd
Het spreekt voor zich dat veel bedrijven bij de ontwikkeling van een eigen Control Tower zullen starten met de eerste laag, die focust op (realtime) visibiliteit.”

Binnen een supply chain datanetwerk bestaan er vandaag verschillende tools die zo’n Logistics Control Tower kunnen ondersteunen, met name tools die transparantie bieden (financieel, logistiek, productie), AI, data analytics en ‘low touch’ procesautomatisering, geïntegreerde planning & execution en workforce collaboration.

Use case voor technologie

Volgens Marie Landen mogen we ons evenwel niet al te veel blindstaren op de technologie an sich, zeker niet in het beginstadium. “Om te beginnen moeten we de pijnpunten in de organisatie begrijpen en nagaan of een Control Tower daarvoor een oplossing kan bieden. Want het is niet omdat een technologie hot is, dat je die blindelings mag implementeren. Zoek dus eerst een interessante use case binnen jouw organisatie of business”, luidt haar aanbeveling. Het mooie aan een Control Tower is dat je klein kan beginnen en beetje bij beetje kan opschalen, zowel qua functies als qua aantal partijen. Ontwijk een big bang en bekijk de uitbouw stapsgewijs.”

Bij de bedrijven waar PwC projecten uitvoert, komen volgende beweegredenen om een Control Tower te implementeren vaak terug. Zij kunnen alvast inspiratie bieden voor mogelijke use cases:
- optimalisering van voorraad en planning;
- verbetering van de capaciteit binnen het netwerk (fabrieken, transport, opslag, arbeid);
- betere ordertraceerbaarheid (ETA);
- betere samenwerking in de keten;
- nood aan KPI-bibliotheek (OTIF, voorraadrotatie, serviceniveaus);
- evolutie naar een zelfsturende autonome supply chain.

Verder geeft ze ons de belangrijkste elementen van een Control Tower Operating Model mee (zie figuur 2).
Marie Landen: “Voordat je een Control Tower gaat implementeren, moet je zeker zijn dat andere elementen binnen je organisatie ook op punt staan. Onder andere de supply chain policies en processen moeten goed gealigneerd zijn. Probeer de werkwijze van je organisatie eerst zo efficiënt mogelijk te krijgen, vooraleer je er een Control Tower op loslaat. Vraag je ook af of je supplier management solide genoeg is om met een Control Tower te gaan werken en de relatie zo verder uit te ontwikkelen. Daarnaast moeten je IT-structuur en je medewerkers klaar zijn om die belangrijke stap in je digitale transformatie aan te gaan. Last but not least, moet je performance management op punt staan zodat je de impact van de Control Tower en de verbeteringen optimaal kunt monitoren.”

Afronden doet PwC met enkele samenvattende adviezen, die we in het achterhoofd moeten houden als we met een Control Tower aan de slag gaan.

- Top-down & buy-in
“De ontwikkeling van een globale supply chain visibiliteit kan een politieke topic zijn. Daarom moet die gedreven worden vanuit het topmanagement. Wees dan ook honderd procent zeker dat je die buy-in hebt vooraleer verdere stappen te ondernemen.”

- IT is een kritisch pad
“Heel wat bedrijven hebben al moeilijkheden om data binnen hun interne systemen te delen. Het delen van data met externe partijen gaat natuurlijk nog een stap verder. Denk er goed over na hoe je dat gaat aanpakken. Besef dat het weken of maanden kan duren om logistiek dienstverleners goed te connecteren. Hoe kleiner de dienstverlener is, hoe lager de IT-maturiteit wellicht zal zijn en hoe langer dat proces dus kan duren. Probeer je er vooraf ook van te vergewissen of je partners wel in staat zijn om je in die transformatie te volgen.”

- Start met de use case, niet met de technologie
“Het kan niet genoeg worden herhaald: eerst de use case, dan de technologie. Ontwikkel use cases die al in een vroeg stadium gealigneerd worden met de overkoepelende functies en businesses. Bepaal ook goed vooraf wat de doelstellingen zijn en hoe je wil controleren of ze uiteindelijk behaald zijn.”
 
- Change management
“Besef dat op dit soort platformen soms meer dan 1000 eindgebruikers zitten. Het is dan ook noodzakelijk om – intern en extern – het nodige ‘change management’, een goede communicatiestructuur en trainingen te voorzien.”

- Geen directe ROI
“Wees niet teleurgesteld als een Logistics Control Tower niet meteen indrukwekkende resultaten oplevert. Het kan zelfs eerst even erger worden voordat het beter wordt. Dat kan komen door ‘bugs’ in het systeem, door een gebrekkige datakwaliteit in het begin of doordat niet iedereen de Control Tower meteen optimaal gebruikt. Maar uiteraard moet je na verloop van tijd wel verbetering zien. Dat zal mensen ook het vertrouwen geven dat de Control Tower wel degelijk betere inzichten biedt.

Logistics Control Tower in de praktijk

Uiteraard kunnen we onze eigen Logistics Control Tower opzetten, maar we kunnen ook meeliften op een extern platform. Hoe dat eruit kan zien, illustreert Kris Van Ransbeek. In 2020 richtte hij mee het supply chain collaboration platform Streamliner op. Dat platform biedt end-to-end visibiliteit en ondersteuning bij beslissingen rond inbound- en outbound-stromen. Centraal in de tool vinden we een ‘smart messaging’ app terug, die medewerkers binnen alle interne en externe stakeholders met elkaar verbindt.
Kris Van Ransbeek: “In de toekomst zullen steeds meer zaken automatisch verlopen, zodat medewerkers zich op uitzonderlijke gebeurtenissen kunnen focussen. Op dat ‘management by exception’ focust ook een supply chain collaboration platform als Streamliner. Zo werken wij met notificaties, die signaleren dat dingen anders lopen dan voorzien. Dat platform zet ook sterk in op het slopen van silo’s. Via ‘business plug-ins’ kunnen data er vlot en in real time worden geconnecteerd. Zo kunnen bijvoorbeeld aankooporders en de daaraan gerelateerde informatie door de supply chain worden gevolgd.”

Hoe meer bedrijven op zo’n platform aangesloten zijn, hoe groter de mogelijkheden. “Bij Streamliner werkt het als volgt. Als ‘community manager’ kun je via het platform verschillende partijen samenbrengen. Dat kunnen klanten, leveranciers, transporteurs en winkels zijn. Elke stakeholder kan daarbij zijn eigen ‘supply chain tree’ definiëren, inclusief locaties en users. Zo kun je op het platform locaties van de diverse leveranciers delen en hen motiveren om naar samenwerkingsopportuniteiten te kijken. Momenteel gebeurt dat weliswaar nog manueel, maar naarmate we steeds meer data verzamelen, moet het mogelijk worden om AI-gedreven suggesties te doen.”

De tool kan door uiteenlopende communities worden gebruikt. Zo is er geen training meer nodig als een partij al bij een andere community op het platform is aangesloten. Eind vorig jaar gebruikten meer dan duizend Belgische organisaties Streamliner. Zo’n ‘kant-en-klare tool’ vergt uiteraard ook geen investeringen in eigen ontwikkelingen, wat de drempel om ermee aan de slag te gaan lager maakt.

Doordat zo’n platform betere inzichten biedt, is het bijvoorbeeld mogelijk het aantal vervoerders waarmee wordt samengewerkt te reduceren.
K. Van Ransbeek: “Mensen zoeken van nature naar samenwerking als ze daar de tools voor hebben. Door alleen nog maar visueel op een kaart te tonen waar partijen zich bevinden, ontstaan al gesprekken. Zo zien we dat organisaties het aantal vervoerders waarmee ze samenwerken, via het platform uiteindelijk met twintig procent reduceren.”

Hij benadrukt wel dat een Control Tower nooit onze operationele systemen, zoals een WMS, TMS of ERP-systeem, kan vervangen. “Je moet het echt zien als een automatiseringslaag die toelaat efficiënter te communiceren en samen te werken binnen de keten. De manier waarop je je vervoerders selecteert, deel je niet via zo’n platform. Het komt erop aan enkel relevantie informatie uit te wisselen die de samenwerking tussen de partijen op het platform kan verbeteren. Afhankelijk van hun rol in de organisatie kunnen personen ook verschillende toegangsrechten krijgen.”

Bij het opzetten van een Control Tower is het volgens Kris Van Ransbeek erg belangrijk om de digitale generatie meteen mee te krijgen in het verhaal. “Zo laat de ‘instant messaging’ binnen de tool toe snel en vlot de koppen virtueel bij elkaar te steken. Dat heeft een positieve impact op de acceptatie van zo’n tool en op de samenwerkingsverbanden. Het klinkt misschien banaal, maar als je tegenwoordig jonge medewerkers wil aantrekken en in huis wil houden, moet je ervoor zorgen dat ze binnen hun werkomgeving even vlot kunnen communiceren als ze dat privé doen.”