Het S&OP proces: de basis voor je voorraadbeheer

De tijden waarin je als producent op een bestelling wachtte om dan pas over te gaan tot productie, zijn allang voorbij. Vandaag produceren we op voorhand om zo tegemoet te komen aan de korte levertermijnen. Het inschatten van de geproduceerde hoeveelheid is echter geen nattevingerwerk. Met een Sales & Operations Planning proces heb je de basis om je voorraden in te schatten en je productie te evalueren.

Wie exclusieve producten verkoopt, wacht vaak op de bestelling alvorens in productie te gaan. Dat zorgt vaak voor lange wachttijden, maar maakt het product alleen maar gewilder. Een state-of-the-art fietsenmerk waarbij fietsliefhebbers eerst hun fietskader uitkiezen en dan de onderdelen selecteren om zo hun droomfiets samen te stellen, straalt door deze manier van werken exclusiviteit uit. Dat de wachtlijst voor de assemblering van die fiets tot enkele maanden oploopt, draagt samen met het prijskaartje bij tot het exclusieve imago.

Voorraden op voorhand inschatten

De meer toegankelijke fietsenmerken produceren een groot aantal modellen per jaar en proberen op voorhand de vraag in te schatten. Zo hebben ze een heel jaar lang verschillende fietsen op voorraad die snel leverbaar zijn. Als fietsliefhebber kan je zo al één week na je bestelling op je nieuwe tweewieler rijden. Op het einde van het fietsseizoen scoor je zelfs nog eens grote kortingen op de fietsen die nog in stock zijn. Voor de consument biedt zo’n overstock interessante koopjes. Als producent heb je liefst zo weinig mogelijk overschot. Deze theorie kan je naar elke sector doortrekken, van auto’s naar kruidenpotjes en kledij.

Daarom vraagt het enige voorbereiding om elke keer opnieuw correct in te schatten hoeveel eenheden van welk product je zal produceren. En dat is geen giswerk. Als leverancier wil je je klanten kunnen bevoorraden. Maar tegelijkertijd wil je een te hoge voorraad voorkomen. Je zal dus moeten forecasten en inschatten welke producten je aan welke hoeveelheid produceert. Om voorraden correct in te schatten, ga je als producent best aan de slag met een Sales & Operations Planning proces.

Vier belangrijke fases

Met een goed S&OP proces krijg je iedereen op de juiste lijn. Het S&OP proces is datagedreven. Je gebruikt cijfers om beoordelingen te maken en de juiste beslissingen te nemen. Op basis van deze data beslist het management welke richting ze kiezen voor de toekomst van het bedrijf. Een S&OP proces bestaat uit vier belangrijke fases: de Product Lifecycle Management Review (PLM), de Demand Review, de Supply Review en tot slot de S&OP Review.

1. Product Lifecycle Management Review – Voor je aan de productie begint, is het uiteraard belangrijk om te bepalen welke producten er zullen geproduceerd worden. Dit moet altijd op voorhand uitgeklaard zijn. Afhankelijk van succesvolle en minder succesvolle gebeurtenissen in het verleden kan het management hier beslissingen nemen en voor een duidelijke richting kiezen. Waren de zoutchips vorig jaar een absolute flop? Dan kies je in deze fase om een andere smaak te produceren.
2. Tijdens de Demand Review zit je samen over de forecast. Salesmensen houden niet van forecasts. Toch zijn zij hier een belangrijke partner, want zij weten wat er leeft binnen de markt. Door samen te werken met de supply chain planners kunnen er zaken besproken worden en kan er een consensus bereikt worden.
3. Tijdens de Supply Review bekijkt het team wat het beste supply plan is en wat de mogelijke scenario’s zijn voor de toekomst.
4. De S&OP Review is de laatste fase in het proces. Hier beslist het management of het bedrijf de juiste richting uitgaat. Op basis van data worden er beslissingen genomen op de middellange termijn. Dit wordt vastgelegd in het S&OP Plan.

Continu opvolgen

Elk productiebedrijf heeft baat bij een S&OP proces. En dit is geen eenmalig proces. Het is een continue manier van werken die de hele tijd moet worden opgevolgd. Het constant beoordelen en verzamelen van informatie lijkt misschien overweldigend, maar het helpt je bedrijf, zowel op vlak van sales als van productie, enorm vooruit.

Iedereen aan boord

Het is belangrijk om binnen een S&OP proces iedereen binnen het team aan boord te krijgen. Wie zich bezig houdt met sales is meestal niet begaan met voorraadbeheer. Alleen zijn die salesmensen wel cruciaal in het verhaal. Zij kennen de markt en zij weten wat er speelt bij de consumenten. Het salesteam heeft info over wat er op de markt gebeurt. Die info heb je nodig om correcte voorspellingen te maken.

Bij het operations team is het belangrijk dat er op middellange termijn gekeken wordt. Bij de productie afdeling kijkt men vaak op korte termijn. Alleen is een S&OP proces van toepassing op de middellange termijn zodat je globaal gezien ok bent en kan anticiperen op onvoorziene omstandigheden.

Krijg je zowel sales als operations aan boord, dan heb je meteen belangrijke bouwstenen om een succesvol S&OP proces op te zetten. Weet je niet waar te beginnen? Optimact heeft ruime ervaring op het vlak van S&OP. Met onze tool implementeren we een S&OP proces bij jouw bedrijf en zetten we je op weg naar een productie zonder te hoge voorraden of tekorten. Kom er meer over te weten via https://optimact.com.