Het postmoderne ERP-model

Steeds meer organisaties gebruiken een mix van allerhande IT-oplossingen om hun noden aan te pakken. Dat wordt vaak de postmoderne ERP-benadering genoemd. Een benadering die tegenwoordig perfect haalbaar is dankzij de technologische vooruitgang en de internetcapaciteit die sneller en meer betrouwbaar is. Een postmodern ERP-systeem kan op verschillende manieren geconfigureerd zijn, maar het is in de eerste plaats een on-premise systeem, aangevuld met verscheidene SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service). De SaaS-oplossingen zijn nauw geïntegreerd in het on-premise systeem.
 
Het was Gartner die de term postmoderne ERP bedacht. Het wereldwijde onderzoeks- en adviesbureau op vlak van informatietechnologie definieert de term als volgt: “Een technologische strategie die administratieve en operationele businessactiviteiten, zoals finance, HR, inkoop, productie en distributie, automatiseert en linkt. De software moet in die mate geïntegreerd zijn dat ze alle specifieke voordelen, geleverd door de software vendor, uitbuit zonder te raken aan de flexibiliteit om snel op veranderingen te reageren.”
 
De definitie benadrukt dat er twee categorieën van ERP-strategieën bestaan: administratieve en operationele. Een postmodern ERP-systeem bestaat dus uit verschillende onderdelen: van financiële, supply chain en productiemodules tot marketing en HR-management modules. Daarom is een ERP-systeem vereist dat verschillende componenten met elkaar integreert om de unieke behoeftes van organisaties in te vullen.
 
Terwijl veel grote organisaties geneigd zijn om on-premise ERP-oplossingen te gebruiken, verschuift de trend richting het postmoderne model. Dat is te wijten aan de unieke rol die ERP vendors spelen, vooral diegenen die als SaaS-bedrijven opereren. Die ERP-aanbieders bieden een flexibiliteitsniveau dat minder wendbare leveranciers niet kunnen bereiken. SaaS-leveranciers focussen vaak op nichefuncties, die sommige van de grote spelers minder goed afdekken.
 
De postmoderne ERP-trend lijkt zich door te zetten en te evolueren richting systemen in de cloud die zich verder met andere oplossingen integreren. Aangezien die trend voor kleinere softwareleveranciers een bedreiging kan vormen, stellen zij vaak hun compatibiliteit met grote ERP-systemen als een onderdeel van hun toegevoegde waarde. Het zijn niet enkel de niche softwareleveranciers die baat hebben bij deze trend. Systeemintegratoren en andere IT-bedrijven zetten zichzelf in de markt als experts op het vlak van complexe integratie en customisering.

Voorbereiding vereist

Evolueren richting een postmoderne ERP-software is een strategie en een benadering, geen product. Er bestaat niet zoiets als een postmodern ERP-product dat wordt ontwikkeld en verkocht door een ERP-bedrijf.
 
Panorama Consulting Solutions stelt vast dat sommige bedrijven de postmoderne ERP-benadering ideaal vinden voor hun noden, terwijl andere ze te lastig en duur vinden. Organisaties die een postmoderne ERP-implementatie overwegen, moeten hun huiswerk maken. Ze moeten bestuderen welke nieuwe software goed zal werken naast of samen met de systemen die het bedrijf al gebruikt. Daarnaast moeten ze ook onderzoeken wie de integratie en het toekomstige beheer op zich zal nemen.
 
Grotere bedrijven vinden de postmoderne benadering wellicht aantrekkelijker, omdat zij vaak over een fors IT-budget beschikken en de expertise in huis hebben om de nieuwe digitale strategie te implementeren en te beheren. Kleinere organisaties – die een beperkter budget en kleinere of geen IT-afdelingen hebben – vinden het werk dat nodig is om naar een postmoderne ERP-omgeving te evolueren misschien te duur. Als de nieuwe omgeving veel manuele interventies vereist en data zich niet vloeiend van het ene naar het andere systeem bewegen, kan postmoderne ERP een verspilling van tijd en middelen betekenen. Uit verschillende projecten blijkt dat niet samenhangende data een organisatie financieel in de problemen kunnen brengen en ook de klantenbetrokkenheid en groeistrategie kunnen belemmeren.

Uitdagingen omarmen

Voor elke inspanning – zeker voor deze die de organisatie kunnen transformeren – zijn er altijd valkuilen en uitdagingen. Valkuilen moeten worden vermeden, uitdagingen geïdentificeerd en omarmd. Het zijn net de uitdagingen die van cruciaal belang zijn voor bedrijven die naar een postmoderne ERP-omgeving willen evolueren. Hier volgen vier belangrijke uitdagingen: integratie, customisering, opleiding en SaaS ‘service level agreement’.

Integratie 
Hoewel een postmodern ERP-systeem voor veel bedrijven een ideale oplossing kan betekenen, vergt het heel wat integratie en moeten IT-medewerkers het beheren. Zowel voor, tijdens als na de integratie moet het continu worden beheerd. Nadat verschillende componenten zijn geïntegreerd, kunnen leveranciers van alleenstaande oplossingen onderdelen van hun software aanpassen. Als dat het geval is kan een verfijning van de oorspronkelijke integratie zich opdringen. Het is belangrijk dat bedrijven zich bewust zijn van de mogelijke scenario’s en er ook volgens plannen.

Cutomisering
Naast complexe integratie vormt ook customisering een belangrijke uitdaging. Veel zal afhangen van hoe de add-on is ontwikkeld en naar welke functionaliteit de organisatie streeft. Customisering kan in een postmoderne ERP-omgeving een permanent proces zijn, aangezien behoeftes van verschillende oplossingen geregeld veranderen door evoluerende industriestandaarden, veranderingen in rapportage, enz.

Opleiding 
Medewerkers die in een postmoderne ERP-omgeving met verschillende geïntegreerde systemen werken, moeten een aangepaste opleiding krijgen. Ze werken niet langer met het ene systeem naast het andere. Er moet dan ook worden geanticipeerd op de opleidingsbehoeftes en geïnvesteerd in opleiding. De timing wanneer de functionaliteit van de ene oplossing naar de andere verandert, is van cruciaal belang. Wanneer de technologische veranderingen vrij groot zijn, dringt change management zich op.
 
SaaS service level agreement
Afhankelijk van de gekozen oplossing zal ook de ondersteuning variëren. Zelfs als een postmodern ERP-systeem zo goed geïntegreerd is dat het tikt als een Zwitsers uurwerk, kan één zwakke schakel in een specifieke add-on oplossing het hele systeem beïnvloeden. Het probleem afzonderen kan moeilijkheden opleveren, vooral met meerdere add-on systemen. Het is belangrijk voor elke organisatie die een postmodern ERP-systeem implementeert om tot in de puntjes te weten wat wel en niet inbegrepen is in het ‘service level agreement’ dat bij de afzonderlijke oplossingen hoort. Net zo belangrijk is het om te weten of garanties en ondersteuning nog gelden bij bepaalde customisering.

Checklist voor postmodern ERP

Net zoals de manier waarop bedrijven een ERP-oplossing kiezen, moeten ze de overgang naar een postmoderne ERP-omgeving met discipline en inzet benaderen. De checklist moet daarvoor minstens uit de volgende aspecten bestaan:
 
Betrokkenheid van de stakeholders
Wanneer beslissingen worden genomen die een impact op de hele onderneming zullen hebben, worden stakeholders vaak bij de beslissing betrokken. Dat geldt ook voor stakeholders van afdelingen die met de veranderingen te maken zullen krijgen. Aangezien verschillende oplossingen in één hoofdsysteem worden geïntegreerd, moeten stakeholders hun inbreng krijgen in de processen die voor hun gebied de belangrijkste zijn. De focus moet zo snel mogelijk op business process management liggen.
 
Evaluatie van het ERP-systeem
Het is belangrijk om te weten wat elke leverancier aanbiedt en wat niet, want een postmoderne ERP-omgeving brengt heel wat mogelijke oplossingen met zich mee. Even belangrijk is het om de invloed van customisering op garanties en service level agreements te kennen. Als customisering bepaalde service level agreements uitsluit, moeten organisaties beslissen of hun eigen support team eventuele problemen kan aanpakken. Tot slot kunnen significante wijzigingen aan de SaaS-oplossingen die in het hoofdsysteem vervat zitten een andere ingewikkelde integratie vereisen.
 
Analyse van de totale kosten
Zoals eerder vermeld, kunnen sommige postmoderne ERP-systemen nogal duur zijn. Het totale kostenplaatje moet worden afgewogen tegenover andere meer betaalbare oplossingen. Niets ondernemen brengt eveneens kosten met zich mee, en ook die kosten moeten worden vergeleken tegenover de kosten die de overgang met zich meebrengt.

Zes stappen richting digitale transformatie

De manier waarop bedrijven postmoderne ERP benaderen, is iedere keer anders. Een organisatie moet niet richting een postmoderne ERP-omgeving evolueren. Wel moet elke organisatie een oplossing kiezen die aan haar noden beantwoordt. Hier volgen alvast zes stappen richting digitale transformatie in het algemeen:
 
1. Definieer je businessdoelen
Om je business strategie ten gronde te kennen, moet je met alle stakeholders samenwerken. Tijdens het overleg probeer je je klantenervaring te begrijpen en te bepalen wat werkt en wat niet. Het belangrijkste is om je doelen uit te spreken: wil je via digitale technologieën nieuwe business modellen opzetten of nieuwe inkomsten aanboren? Erover discussiëren helpt om iedereen op één lijn te krijgen. Want uiteindelijk zullen alle belanghebbenden achter de veranderingen moeten staan die nodig zijn om de concurrentiepositie van de organisatie te versterken.
 
2. Schat je efficiëntie in
Welke criteria heeft je bedrijf om zijn efficiëntie te bepalen? En welke indicatoren duiden erop dat je organisatie klaar is voor verandering?
 
De cultuur van je organisatie is een sterke indicator van efficiëntie. Bedrijfsculturen veranderen vooral door fusies en overnames. Sommige culturen zijn niet in staat een nieuwe strategische weg te bewandelen. Een beoordeling van de culturele geschiktheid kan je helpen om vast te stellen hoe goed de bedrijfscultuur bestand is tegen veranderingen. Het toont ook aan hoe goed je bent voorbereid om een nieuwe strategie uit te voeren. Als de huidige bedrijfscultuur en de digitale strategie niet in evenwicht zijn, kun je culturele veranderingen doorvoeren in de verwachtingen en het gedrag van de medewerkers.
 
3. Focus op de gevolgen voor medewerkers
De veranderingen die met digitale transformatie gepaard gaan, hebben een grote impact op medewerkers. De ene medewerker kan er gemakkelijker aan wennen dan de andere. Medewerkers die niet mee willen of kunnen evolueren, belemmeren de digitale transformatie. Dat leidt tot implementatievertragingen, kwaliteitsproblemen en verminderde productiviteit.
 
Je kunt medewerkers voorbereiden op de aankomende veranderingen door er duidelijk over te communiceren, zodat ze begrijpen waarom de veranderingen nodig zijn. Testen die nagaan hoe matuur je business is, helpen om op het juiste tempo de veranderingen door te voeren. Daarop gebaseerd kun je een communicatieplan opstellen, dat helpt in de communicatie naar medewerkers.
 
4. Focus op processen die waarde creëren
Door de huidige toestand van de processen in kaart te brengen, kun je pijnpunten identificeren en behoeftes blootleggen teneinde de selectie van de passende technologie te begeleiden. Op het toekomstige businessontwerp focussen helpt om prioriteiten te geven aan procesveranderingen, gebaseerd op strategisch belang en procescomplexiteit.
 
Je kunt op twee manieren je processen in kaart brengen. Ten eerste is er de top-down benadering, value chain mapping. Die benadering maakt gebruik van best practice technieken om functionele silo’s te doorbreken en je processen tot in de details te begrijpen. Value chain mapping stroomlijnt de kritische processen in de keten om efficiëntie te integreren.
Ten tweede is er de bottum-up benadering, value stream mapping, die gebruik maakt van technieken als lean/six sigma. Via die technieken brengt ze alle value stream processen en workflows in kaart.
 
Medewerkers zijn gewend om in silo’s te werken en hebben verschillende manieren om dezelfde processen uit te voeren. Die werkwijze creëert nodeloze inspanningen en maakt het moeilijk om data te verzamelen en te analyseren. Silo-denken beïnvloedt dan ook de hele organisatie en de consument.
 
Wanneer bedrijven zich focussen op de bedrijfsprocessen die waarde toevoegen, creëren ze kansen om verbeteringen door te voeren en kwaliteitsdata te verzamelen. Het doel is dan ook om een gezonde organisatie neer te zetten die innovatief, lean en reactief is.
 
5. Migreer verouderde data
Technologie kan pas iets voor je organisatie betekenen als de kwaliteit van de data die je gebruikt goed is. Vandaar dat datamigratie een essentieel onderdeel van digitale transformatie is. Datamigratie is echter complex. Doorgaans zijn de data verspreid over verschillende bronnen met diverse structuren en formaten. Je kunt rekening houden met die complexiteit door zo snel mogelijk een datastrategie te documenteren en vast te leggen.
 
Een succesvolle datamigratie vraagt betrokkenheid van databeheerders, het functionele team, datamigratie- en projectbeheerteam. Hoe dan ook zul je je data ‘proper’ moeten maken om de kwaliteit ervan te verzekeren.
 
6. Selecteer nieuwe technologieën
Organisaties moeten zich ervan bewust zijn dat een technologie roadmap die in lijn ligt met het toekomstige businessontwerp een enorme meerwaarde kan betekenen. Er is een sterke basis nodig – waarvoor je de vijf bovenstaande stappen kunt volgen – om met de juiste technologieën een optimale klantenervaring mogelijk te maken. Het is bijvoorbeeld van belang een draaiboek te ontwikkelen voor ERP-verkopers, zodat ze op de relevante softwarefunctionaliteit focussen. Wanneer je ERP-systemen evalueert, moet je rekening houden met factoren zoals technische geschiktheid, totale kosten van het eigendom en de customiseringsmogelijkheden.
 
Als je eenmaal een technologie hebt gekozen, kan het implementatieproces beginnen. De volgende aspecten zijn essentieel voor de implementatie: systeemontwerp, configuratie en evaluatie. Het is ook het moment om de complementeerbaarheid van het systeem te vergelijken met je vooropgezette businessontwerp en te onderzoeken in hoeverre je medewerkers klaar zijn voor de veranderingen. Idealiter werpt je voorbereiding zijn vruchten af en omarmen je processen en medewerkers de nieuwe technologie, zodat de go-live kan slagen.