Het DNA van het proces

“Onze software is een SAP add-on voor de automatische identificatie, documentatie en analyse van business processen. We noemen het ABSI, wat staat voor ‘Automated Business Scenario Identifier’. We mikken op een spectaculair resultaat in de ERP-wereld: je plugt het in en je ontdekt welke zakelijke processen je organisatie uitvoert”, begint Joe Yasman, CEO van Banyas IT. “Het klinkt vreemd, maar tot voor kort was er geen eenduidige manier om vast te stellen wat een organisatie precies doet. Nu is het mogelijk ook als buitenstaander die de processen niet kent een gestandaardiseerde documentatie van de processen te verkrijgen en door middel van vergelijkende analyses de vinger te leggen op de inefficiënties, afwijkingen en overtredingen.” 

ERP-consultants klagen al langer dat ze worden opgeroepen om verbeteringen door te voeren, maar daarvoor amper informatie krijgen van de opdrachtgever. Steeds meer hebben die gewoon geen tijd om de experts te briefen over de stand van zaken en wat er misgaat. De bestaande documentatie laat ook steevast te wensen over. Er zijn dan wel pogingen geweest om via process mapping of recenter met process mining een oplossing te bieden voor die problematiek.
Joe Yasman: “Maar dat zijn ook geen echte tools voor procesidentificatie of ‘discovery’. Het blijft heel vaak steken bij een grafische voorstelling die sterk gebaseerd blijft op wat de procesbeheerders zelf over de gang van zaken vertellen. Met ‘process mining’ moet je eerst die uitleg krijgen en pas daarna kun je een specifiek proces gaan analyseren en dieper graven. ABSI heeft dat niet nodig. Het systeem monitort elke activiteit in de databank van SAP en zijn ondersteunende systemen. Van de opeenvolging van activiteiten in verschillende plaatsen in het systeem maakt het een voorstelling van het proces. Daarbij is het aan te raden het hele systeem te monitoren en zich niet tot een bepaald onderdeel te beperken. We weten dat processen soms parallel met elkaar lopen en dat er interactie bestaat tussen de verschillende workflows. Aan het einde komt er een rapport met een lijst van de verschillende processen met daarbij de overeenkomsten en de verschillen. Dat maakt dat we een opdrachtgever een precies beeld kunnen geven van wat hij doet en waar zich problemen voordoen.”

Joe Yasman geeft het voorbeeld van een auto invoerder van wie Banyas de processen had geanalyseerd. “Vooraf had de CEO ons geen enkele uitleg gegeven, maar aan het eind konden we precies beschrijven hoe hun procedures in elkaar zitten. We legden ook de vinger op afdelingen waar de klachten zich opstapelden. Sommige leden van het directiecomité waren daarvan zelfs niet op de hoogte.”

Transacties tot ketens

Zoals gezegd is ABSI een plug-in die na de implementatie integraal deel uitmaakt van het SAP-systeem. Dat kan in de cloud als een SaaS-service, maar de meeste bedrijven waar Banyas op focust, kiezen ervoor om het ter plaatse op een eigen server te laten draaien om zo mogelijke inbreuken op de geheimhouding te voorkomen. Eenmaal geïnstalleerd dupliceert de software elke actie van elke gebruiker in elke module naar de eigen tabellen van ABSI.
J. Yasman: “Om precies te zijn, het overbrengen van die acties is een pure kopie van de actie en geen extractie in de klassieke zin van het woord, want daar zit altijd een bepaalde bewerking aan vast die wij niet doen. In onze software zullen we dan de acties met elkaar verbinden tot ketens. Daarvoor gebruiken we een techniek die ook in het DNA-onderzoek wordt gehanteerd. Wij gebruiken die ‘sequence alignment’ techniek dan op de hele reeks van mogelijke commando’s in een SAP-systeem.”

“In zekere zin is deze analyse complexer dan voor DNA omdat er veel meer mogelijke componenten zijn (en niet slechts vier zoals in DNA)”, gaat Joe Yasman verder. “Wij kennen wel de basisonderdelen en de mogelijke manieren waarop ze worden georganiseerd in de tabellen van SAP. In deze eerste stap gaan we op zoek naar sequenties die op elkaar lijken. Het resultaat van sequence alignment is een weergave van de processen op een heel gedetailleerd en technisch niveau. In tweede instantie maken we dan een vereenvoudiging van die resultaten om de processen op een heldere ‘high level’ manier weer te geven. Daardoor krijgen we zicht op de volledige omvang van alle processen. Daarna kunnen we een aantal specifieke ketens zoals ‘order-to-cash’ selecteren voor een gedetailleerd onderzoek. Ten slotte maken we daarvan een grafische weergave om alles goed te visualiseren en om vergelijkende analyses mogelijk te maken.”
 
Banyas kan op die manier processen en workflows verbinden aan bepaalde afdelingen zoals productie, logistiek of kwaliteitszorg. Tegelijk kan het gedetailleerde inzichten bieden over de opeenvolgende stappen in die processen. Bijvoorbeeld in kwaliteitszorg: het inspectieplan, de individuele controle of het beheer van de genomen stalen.
Sales manager Ira Bangula wijst erop dat de analyse het best voor het geheel van de organisatie gebeurt. “Als je alles analyseert, kun je de onderlinge verbanden en wisselwerkingen vaststellen. Maar een klant vraagt ons vaak om informatie over één afdeling of één proces. In onze rapportering beperken we ons dan tot dat onderdeel.”

Wie wil dat?

Banyas heeft zijn oplossing nog maar recent op de markt gebracht met als belangrijkste argument dat het klanten een correcte en objectieve beschrijving van hun businessprocessen kan geven. Het mikt daarbij in de eerste plaats op de processen in de supply chain. Dat heeft te maken met de specialisatie van de mensen van Banyas die zich vooral op de procesindustrie richten. “Maar wanneer ik met mensen uit andere sectoren praat, blijkt dat bijvoorbeeld ook de financiële sector niet altijd goed weet hoe de processen in elkaar zitten. Dus daar liggen ook nog mogelijkheden voor ons”, luidt het.
 
J. Yasman: “In mijn ervaring als SAP-consultant is de loutere beschrijving van het ERP-systeem een zeer belangrijk voordeel voor de klant. Die kennis hebben is op zich al van groot belang en het staat in mijn visie ook los van de mogelijke acties die de organisatie op basis van die kennis kan ondernemen. Daarom mikken we in de eerste plaats op internationale bedrijven met grote SAP-systemen. Maar het zou kunnen dat we meer succes krijgen bij de dienstenleveranciers zoals de auditkantoren, de SAP-integratoren en de outsourcers. Zij moeten zich steeds garant stellen voor het behalen van resultaten terwijl ze niet over de diepgaande kennis van de onderliggende processen beschikken. Daardoor stellen ze zich bloot aan zeer grote risico’s en met onze analyses kunnen zij dat gevaar inperken.”
 
Maar Joe Yasman ziet ook een voordeel voor een algemeen verspreid gebruik van het analysesysteem. “In de farmaceutische sector zijn ze het gewend om de ERP-processen heel strak vast te leggen. Omwille van compliance moeten de medewerkers zich ook strikt aan die regels houden. Bovendien worden de toegangsrechten van de gebruikers om zaken aan te passen vaak beperkt. Maar een organisatie is eigenlijk nooit stabiel en moet op veranderingen kunnen inspelen. In een dergelijke situatie kunnen de medewerkers vaak niet anders dan buiten het systeem andere oplossingen te zoeken omdat de organisatie geen aanpassingen toestaat. Iedereen kent zo wel toepassingen van Excel die een oplossing moeten bieden voor een tekort in het ERP-systeem. Voor een bedrijf levert dat een groot risico op: die processen die buiten het ERP-systeem liggen, ontsnappen aan het toezicht van de organisatie. Het strikt weigeren van aanpassingen heeft ook tot gevolg dat niet steeds de beste methodes worden gebruikt. Door ABSI echter voortdurend te gebruiken, weet een bedrijf altijd precies wat er gebeurt en is alles gedocumenteerd. Daardoor kan een bedrijf veel gemakkelijker toelaten wijzigen en aanpassingen aan het ERP-systeem door te voeren. Alles is toch transparant. Op die manier wordt de kracht van het centrale systeem ook volledig uitgespeeld.”
 
Die volledige opvolging van elke actie is trouwens ook een manier om aan tracking & tracing te doen. Bedrijven in de voedingssector, bijvoorbeeld, moeten dat kunnen garanderen. Met het gebruik van ABSI is dat vanzelf gerealiseerd. 

Toepassingen

Banyas ziet de eerste interesse voor de ABSI-software bij bedrijven die geconfronteerd worden met fusies, overnames en investeringen. Bij een overname wordt vaak beslist een van de twee bestaande ERP-systemen te behouden en dan voor het geheel in te zetten. Dat levert het risico op dat goede onderdelen van één systeem verloren gaan. Met een voorafgaande volledige analyse van de twee systemen kan dat worden vermeden.
Voor consultants die een upgrade of een nieuwe implementatie moeten testen kan ABSI ook gemoedsrust brengen. “Nieuwe software testen gebeurt vaak maar voor stukken van het systeem. In mijn ervaring is het heel gewoon om slechts tien procent van nieuwe functionaliteit ook echt te testen”, weet Joe Yasman. “Dan moet je hopen dat de rest ook in orde is. Met ABSI kun je dat vermijden.”
 
Ten slotte lopen veel bedrijven het risico dat de diepgaande kennis van hun processen verdwijnt wanneer een verantwoordelijke het bedrijf verlaat. Ook op dat vlak kan een gedetailleerde beschrijving van de bestaande processen soelaas bieden.