Het complexe speelveld van voorraadmanagement

Met hun jarenlange ervaring in het domein hebben Steven Pauly, inventory control & forecasting expert bij Slimstock, en Olivier Corluy, managing director bij Optimact, een goed zicht op de do’s en don’ts. Met hun oplossingen ondersteunen ze bedrijven om onder andere hun voorraadmanagement meer te stroomlijnen zodat ze aan efficiëntie en slagkracht winnen.

VCM: Voor we ingaan op de uitdagingen in de markt, kunnen jullie even de tool belichten die jullie vertegenwoordigen?

Olivier Corluy: “In 2004 ben ik met Xeleos Consultancy gestart om bedrijven te helpen bij hun supply chain management vraagstukken. Omdat ik merkte dat organisaties vaak nood hadden aan ondersteuning op het vlak van voorraadoptimalisering, hebben we in 2014 de tool Optimact gelanceerd. Intussen is die tool op een organische manier verder gegroeid en omvat hij uitgebreide forecasting-functionaliteit en modules die de supply en productieplanning op korte en middellange termijn ondersteunen. Omdat we niet enkel optimalisering, maar ook visibiliteit hoog in het vaandel dragen, hebben we aan onze oplossing ook een BI-tool gekoppeld.”

Steven Pauly: “Met onze oplossing Slim4 streven we er al meer dan dertig jaar naar om meer duurzame supply chains te creëren. We zijn vanuit de groothandel gestart en van daaruit zijn we verder gegroeid naar en in andere sectoren. Intussen bieden we voor uiteenlopende sectoren oplossingen voor voorraadbeheer, forecasting en demand planning. Ook wij vinden inzicht in de data heel belangrijk, waarbij onze BI-tool ondersteuning biedt. Maar in de eerste plaats willen we een kennispartner zijn, waarbij de software alle kennis omzet naar een werkende praktijkoplossing. We hebben onze horizon ook verbreed naar S&OP om nog meer op strategisch niveau te kunnen sturen.”

Antwoord op toenemende complexiteit

VCM: “Door de verstoringen van de voorbije jaren zijn heel wat bedrijven extra voorraad gaan aanleggen, maar daar zit natuurlijk een prijskaartje aan vast. Hoe is de situatie intussen geëvolueerd?
O. Corluy: “Met name de coronapandemie heeft de voorraadhoogtes aangezwengeld. Intussen heeft de inflatie prijzen de hoogte ingejaagd en een rem gezet op de vraag. Daardoor zijn bedrijven hun voorraden weer gaan afbouwen, waardoor ze opnieuw naar normale niveaus zijn geëvolueerd. De grote uitdaging bestaat er nu in supply chains op een andere manier vorm te geven om zo voldoende reactief te zijn bij een volgende grote verstoring.”

S. Pauly: “Dat beeld hebben wij ook. Ik wil er wel aan toevoegen dat verstoringen in de keten van alle tijden zijn. De coronapandemie had natuurlijk een extreem grote impact, maar ook de jaren ervoor waren er geregeld verstoringen die voor een bullwhip-effect zorgden. Daarbij werden periodes van hoge voorraden afgewisseld met lagere voorraden door een dalende vraag. Die constante wisselwerking toont nog maar eens aan dat voorraadbeheer een complex vakgebied is, waar verschillende actoren en factoren een rol spelen. De kunst is dus om je op een flexibele manier te kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.”

VCM: Hebben de grote onzekerheden in de keten ook een invloed op de vraag naar ondersteunende software?
S. Pauly: “Het is niet zo dat de vraag gigantisch is gestegen, maar het besef groeit wel dat een goed voorraadmanagement veel voordelen biedt. Terecht, want de voorraad enkel en alleen reactief beheren, volstaat niet meer. Die onzekerheden geven duidelijk aan dat een gespecialiseerde tool een must is. Zo kunnen de juiste tools helpen om de processen te borgen en aan scenarioplanning te doen. Ook het feit dat bedrijven steeds meer datagedreven zijn, doet dat bewustzijn groeien, want op een bepaald moment moet je beslissingen nemen op basis van al die data. Daarbij helpt een goede tool uiteraard.”

O. Corluy: “Bedrijven kloppen vaak bij ons aan wanneer de hoge voorraden een financieel blok aan het been beginnen te worden. Op dat moment beseffen ze dat ze het beter over een andere boeg gooien. Of ze stellen vast dat hun voorraadbeheer te complex wordt. Je mag niet vergeten dat heel veel organisaties nog met Excel werken. Vroeg of laat lopen tools die daarop gebaseerd zijn tegen hun grenzen aan.”
S. Pauly: “Klopt. Net als Olivier geef ik ook les. Daarbij toon ik onder meer hoe je voorraadberekeningen maakt. Dan haal ik er vaak Excel bij om te laten zien dat dit prima lukt tot een beperkt aantal artikelen. Als je evenwel opschaalt naar honderden of misschien duizenden artikelen, is dat onbegonnen werk.”

VCM: Zijn er sectoren waar de maturiteit op het vlak van voorraadmanagement groter is dan in andere?
O. Corluy: “Ik denk dat je het vooral op individueel bedrijfsniveau moet bekijken. Vooral wanneer de toenemende complexiteit opspeelt, groeit de nood aan een degelijke, ondersteunende tool. En dat kan bij elk bedrijf zijn: groot of klein, in welke sector dan ook.”

S. Pauly: “Het is wel zo dat de sterktes en uitdagingen variëren naargelang de sector. Zo focussen e-commerce- en retailbedrijven sterk op het capteren van de vraag en de impact van stockbreuken. Productiebedrijven zijn vaak procesmatig dan weer sterker.”

‘First things first’

VCM: Als bedrijven vragen om hen te helpen met jullie tools, waar starten jullie dan?
O. Corluy: “Eerst kijken we waar het schoentje echt knelt. Aan de basis van te hoge voorraden ligt altijd een onderliggend probleem. Soms is software een (gedeeltelijke) oplossing, maar vaak moet je ook aan andere zaken werken. Denken we maar aan lange doorlooptijden, onbetrouwbare productieprocessen of leveranciers, kwaliteitsproblemen, enz. Door de bestaande situatie te analyseren, maken we zichtbaar wat zich precies in de supply chain afspeelt. Vervolgens stellen we gerichte oplossingen voor. Zo kunnen we sleutelen aan de processen, het productgamma of de master data op punt zetten. Parallel daaraan kunnen we onze tool implementeren, zeker als een te grote complexiteit (een deel van) het probleem is. Tijdens de analyses gaan we ook na wat de maturiteit op het vlak van voorraadbeheer is. Is die eerder laag, dan stellen we meer eenvoudige ingrepen voor, om zo geleidelijk aan de maturiteit naar een hoger niveau te tillen. Eerst moet je leren kruipen, vervolgens stappen en pas daarna kun je aan lopen denken.”

S. Pauly: “Zoals Olivier zegt, zitten de problemen vaak in de processen. Bedrijven grijpen vaak naar software omdat ze denken dat dit alles zal oplossen. Maar het is een wisselwerking tussen procesverbetering en een tool die de processen zo goed mogelijk waarborgt. Zelf werken wij vaak met het ‘Slimstock bouwstenenmodel’. Alles begint met een weldoordacht assortiment: welke producten hou je op voorraad en welke laat je beter gaan? Daarna kun je aan je voorraadstrategie gaan werken. Als je dat aan bedrijven uitlegt, snappen ze dat ook wel, maar om effectief stappen in de goede richting te zetten, hebben ze toch vaak een partner nodig.”

De mens aan het stuur

VCM: Software voor voorraadmanagement is erg goed in het beheer van producten met een regelmatige vraag. Maar wat als die vraag plots niet meer regelmatig is, zoals in de pandemie voor veel producten het geval was?
O. Corluy: “Onze tools kunnen vlot trends en seizoensgebonden patronen oppikken en meenemen. Ze komen vooral in de problemen als er een kantelpunt is. Met andere woorden, als de vraag plots heel scherp naar boven of beneden gaat. Dan is de hamvraag wat er na zo’n fundamentele trendbreuk zal volgen. We hebben zeer goede tools om de complexiteit op het vlak van voorraadmanagement te omarmen, maar op dat moment heb je een expert aan het stuur nodig om de nodige evaluaties uit te voeren en beslissingen te nemen.”

S. Pauly: “Enerzijds heb je de ‘verwachte’ onverwachte gebeurtenissen, waarmee je in het achterhoofd rekening houdt. Om die reden houd je ook veiligheidsvoorraden aan. Anderzijds heb je ‘onverwachte’ onverwachte gebeurtenissen. De coronapandemie is daar het mooiste voorbeeld van. Het enige wat de software op dat moment kan doen, is de informatie capteren. Dan is het inderdaad aan de mens om de best mogelijke beslissingen te nemen, uiteraard vanuit de vooropgestelde voorraadstrategie. Tegelijk kregen we van vrijwel al onze klanten de feedback dat ze zonder Slim4 de pandemie niet succesvol zouden hebben overleefd.”

VCM: In welke mate zijn er nog medewerkers nodig om de reguliere stromen te ondersteunen als een tool die eenmaal heeft geautomatiseerd?
S. Pauly: “Helaas denken bedrijven soms dat een tool hen al het werk uit handen zal nemen, maar dat is niet zo. Een goede integratie tussen beide is heel belangrijk. Vergelijk het met een racewagen. Als ik daarin ga zitten, lig ik er in de eerste bocht uit, maar zet je Max Verstappen aan het stuur, dan komt het wel goed. Daarom is dat kennisniveau opkrikken in de organisatie ook een van onze belangrijkste doelen.”

O. Corluy: “Precies. De pandemie heeft voor een heel sterk kantelpunt gezorgd, maar in de dagelijkse operaties doen zich vaak kleinere kantelpunten voor. Dan heb je iemand nodig die die zaken onder de loep neemt. Doe je dat niet, dan zal de tool zijn plan wel trekken. De vraag is alleen of hij de juiste conclusies trekt.”

VCM: Hoe moeilijk of makkelijk is het voor gebruikers om met jullie tools te leren werken?
S. Pauly: “Uiteraard is het belangrijk dat de medewerkers goed met de tool leren werken. Daar wordt tijdens een implementatie dan ook voldoende tijd voor uitgetrokken. Daarnaast moeten medewerkers ook voldoende kennis op het vlak van voorraadbeheer hebben. Hebben ze die (nog) niet, dan kunnen ze bijvoorbeeld in onze Slimstock Academy terecht. Je mag ook niet vergeten dat medewerkers komen en gaan. Het is dan ook cruciaal dat de kennis intern goed wordt overgedragen. Dat besef blijkt er soms nog onvoldoende en dan loopt het wel eens fout.”

S. Olivier: “Het helpt natuurlijk dat we onze tools zo gebruikersvriendelijk en intuïtief mogelijk maken. Toch blijft het voor sommigen een uitdaging om de tool goed in de vingers te krijgen. Er werken ook steeds vaker minder geschoolde medewerkers mee, zoals ‘replenishers’. Een goede opleiding is een must. Niet enkel om te begrijpen hoe de tool werkt, maar ook om de achterliggende concepten te doorgronden.”

VCM: Hebben jullie verder nog tips om met jullie tools te werken?
O. Corluy: “Ik raad altijd aan om het gebruik van de tool grondig te documenteren. We stoppen zeer veel flexibiliteit in de tool, waardoor je hem op verschillende manieren kunt gebruiken. Dan zijn goede afspraken nodig over hoe de tool in de organisatie wordt gebruikt. Uiteraard moeten die afspraken goed worden gecommuniceerd wanneer er nieuwe medewerkers in het bedrijf komen.”

S. Pauly: “Als leverancier moet je ook in het achterhoofd houden dat je met een team te maken krijgt. Sommige mensen zullen de tool gewoon bij hun dagelijkse activiteiten gebruiken, anderen zullen iets dieper in de software duiken. Al in een heel vroeg stadium proberen we ook te detecteren wie de rol als key user kan opnemen. Die personen kunnen helpen om de overdracht van de kennis vlotter te doen verlopen. Omdat ook de kennis onderhouden zo belangrijk is, blijven we onder meer binnen onze Slimstock Academy en ons servicemodel medewerkers trainen, ook na de software-implementatie.”

Toegevoegde waarde van AI

VCM: Om terug te keren naar de eigenlijke tools: in welke mate kan artificiële intelligentie die versterken?
S. Pauly: “Technologieën als machine learning (ML) vormen een enorme meerwaarde. Ik heb zelf bij Slimstock de onderzoeksafdeling opgestart die de mogelijkheden van ML binnen Slim4 grondig heeft onderzocht. Zo hebben we geanalyseerd in welke toepassingsgebieden ML de grootste impact had. Op basis daarvan hebben we intussen al een aantal zaken gerealiseerd.”

VCM: Kunt u daar enkele voorbeelden van geven?
S. Pauly: “Onze software werkt op basis van een massa transactionele data. Af en toe zit daar een ‘vreemde’ transactie tussen; een klant plaatst bijvoorbeeld een zeer uitzonderlijke bestelling. Via ML kunnen we die anomalieën automatisch detecteren. Dat was een van de eerste ML-toepassingen die we in de software hebben geïntegreerd. Ook op het vlak van forecasting kun je veel voordeel halen met goede ML-algoritmes. Zo zetten we die nu in bij promotie-forecasting, waarbij je geen gebruik kunt maken van traditionele tijdreekstechnieken. Verder willen we de introductie van nieuwe producten binnenkort met ML ondersteunen. Dat doen we door via ML te zoeken naar vergelijkbare producten die in het verleden zijn geïntroduceerd. Op een slimme manier wordt dan een gemiddelde berekend. Daarnaast zullen we op korte termijn een ‘ChatGPT’ voor Slim4 lanceren. Zo kunnen gebruikers in hun natuurlijke taal met de software communiceren. Wanneer ze bijvoorbeeld willen weten wat de best presterende productgroep is, kunnen ze dat gewoon aan de tool vragen, terwijl je daarvoor anders een technische query zou moeten opstellen. Al onze ML-toepassingen integreren wij trouwens standaard in onze software, omdat we op die manier heel veel leren over de manier waarop gebruikers de technologie gebruiken.”

O. Corluy: “Ook wij zijn volop de mogelijkheden aan het uitspitten op het vlak van machine learning en vooral de meerwaarde van artificiële intelligentie binnen onze tool. In onze Event-module gebruiken wij ML om de promotie-forecasting te verbeteren. Bij ML komt het er vooral op aan de elementen die je verkoopdata verrijken, goed te bepalen en ze dan systematisch te verzamelen. Daarbij heb je zowel informatie over het verleden nodig om de ML te voeden, als informatie over de toekomst om de ML te ‘triggeren’. Wij begeleiden onze klanten bij hun zoektocht naar die elementen om ze daarna in onze tool te integreren.”

VCM: We mogen ervan uitgaan dat ook een vlotte integratie van jullie tools met bovenliggende systemen cruciaal is?
S. Pauly: “Tools zoals de onze zijn van oudsher ‘add-ons’ op ERP-systemen. We moeten daar dan ook compatibel mee kunnen zijn en hebben daarom diverse standaardconnectoren voor ERP-systemen ontwikkeld en in gebruik. Ik denk niet dat we al een systeem zijn tegengekomen waar we niet compatibel mee waren.”

O. Corluy: “Een welgekomen technologische ontwikkeling op dat vlak is de API (application programmable interface). Daardoor wordt het een stuk makkelijker om standaardinterfaces op te zetten.”

VCM: Het is uiteraard een must dat alle data die door jullie systemen gaan in veilige handen zijn. Hoe bieden jullie bedrijven de nodige garanties?
O. Corluy: “Optimact is van oorsprong SaaS-gebaseerd (Software-as-a-Service), zodat we de cyber security meteen in de tool hebben verankerd. Onze servers hebben we bijvoorbeeld uitbesteed aan specialisten die ook een grote bank onder hun vleugels hebben. Voor de gebruikers hebben we naast een tweestapsverificatie nog een aantal beveiligingen ingebouwd om ervoor te zorgen dat klanten op hun beide oren kunnen slapen.”

S. Pauly: “Ook wij gaan niet licht over cyber security. Beveiligingen als tweestapsverificatie zitten er bij ons eveneens ingebakken. We zijn ISO27001-gecertificeerd en elk jaar laten we ethische hackers een penetratietest op onze systemen uitvoeren. Enkele jaren geleden hebben we zelfs een chief information security officer aangesteld om de cyber security-strategie in goede banen te leiden. Het is cruciaal dat de hele organisatie doordrongen is van het belang van cyber security.”

Winst op verschillende fronten

VCM: Bedrijven willen ook graag een zicht op de ROI als ze een tool gaan implementeren. Hoe helpen jullie die te berekenen?
O. Corluy: “Wij hebben een instrument ontwikkeld dat de verbeterpunten in kaart helpt te brengen. Soms voeren we ook een vooranalyse uit om daar de juiste cijfers op te kunnen plakken. Als je via de tool de voorraden kunt verlagen, komt meteen heel wat cash vrij. Becijferen hoeveel het serviceniveau precies zal stijgen, is wat lastiger. En dan is er nog de mogelijke efficiëntieverbetering. Daar kun je vaak moeilijk een cijfer op plakken, maar als je planners dankzij de tool tijd hebben voor strategisch werk, is dat natuurlijk erg waardevol.”

S. Pauly: “Wij starten altijd met een nulmeting en vervolgens gaan we cijfermatig volgen hoe de voorraad over een bepaalde periode evolueert. Ook maken we een inschatting van de verbetering van de serviceniveaus. Daarnaast merken ook wij dat medewerkers doorgaans meer tijd krijgen om andere zaken te doen. Een van de beloftes die wij aan onze klanten doen, is dat we een ROI van één jaar beloven. Op onze website is er ook een calculator beschikbaar om dat te simuleren.”

VCM: Om af te ronden: waar denken jullie dat de grote uitdagingen en opportuniteiten voor de toekomst liggen?
O. Corluy: “Los van de tools blijft het uitbouwen van een goed doordachte S&OP (sales & operations planning) voor veel bedrijven een uitdaging. Maar het is wel nodig als je als organisatie stappen vooruit wil zetten. Daarnaast geloof ik dat we zelf de mogelijkheden van AI verder moeten onderzoeken om onze tools te blijven verbeteren.”

S. Pauly: “Ik denk dat bedrijven nog meer inspanningen moeten leveren om hun leverbetrouwbaarheid te verhogen. Vaak focussen ze op het verbeteren van de forecast, terwijl er heel veel winst aan de supply zijde te halen valt. Verder ben ik het ermee eens dat er op het vlak van S&OP nog werk aan de winkel is. Er wordt wel veel over gesproken, maar het blijkt toch vaak lastig om de eerste stappen te zetten. Daarom hebben wij ook een S&OP Community opgezet. Daar kunnen bedrijven leren van anderen en zo hun koudwatervrees overwinnen.”

VCM: Hebben jullie nog een laatste advies voor bedrijven die hun voorraadmanagement, forecasting en/of demand planning willen optimaliseren?
O. Corluy: “Ik zou nog aanraden om vastgelegde processen goed te borgen. Zeker als je complexe processen hebt, bestaat het risico dat ze vroeg of laat beginnen te slippen. Een voordeel van een tool is dat die je dwingt om je processen meer te gaan vastleggen.”

S. Pauly: “Veel bedrijven zijn momenteel op zoek naar oplossingen om hen in hun voorraadmanagement te ondersteunen. Het mag intussen duidelijk zijn dat dit een complex vakgebied is. Daarom adviseer ik op zoek te gaan naar een partner die je tijdens het volledige traject begeleidt en aangehaakt blijft als de implementatie eenmaal is afgerond. Het is dan ook belangrijk dat er een vertrouwensrelatie bestaat, waarbij je vanuit dezelfde doelstellingen begint en stelselmatig verder aan de weg timmert.”

TC