Gestroomlijnd inkoopproces door jobsegmentatie

Overseas Distribution Company uit Antwerpen is een internationale distributeur gespecialiseerd in wereldwijde belastingvrije reisdetailhandel. Het productassortiment varieert van alcoholische dranken en frisdranken tot tabak en elektronica en van zoetwaren tot parfums en cosmetica. Het familiebedrijf vormt een belangrijke schakel tussen tal van gerenommeerde merken en de consument en bedient luchthavens, luchtvaartmaatschappijen, cruises, veerboten, grenswinkels, scheepsbevoorraders en diplomatieke en militaire organisaties in meer dan vijftig landen.

Toen Matthias De Roeck er in 2019 als bedrijfsanalist aan de slag ging, had het bedrijf net een nieuw ERP-systeem geïmplementeerd. “Omdat de persoon verantwoordelijk voor de planning en voorraadinkoop uitviel, kreeg ik de opdracht zijn taken over te nemen. Zijn afwezigheid legde een aantal pijnpunten bloot”, blikt hij terug. “Niemand in het bedrijf wist hoe het proces in elkaar zat en wat wanneer moest worden besteld. Die collega had alle kennis in zich, maar zijn manier van werken stond nergens gedocumenteerd. We beschikten over weinig data, hadden onvoldoende inzichten en werkten allesbehalve dynamisch. Alle goederen werden op een vast moment en in een vast aantal besteld.”

Proces verbeteren

Om zijn rol te vervullen, trachtte Matthias De Roeck inzicht te krijgen in wat er tot dan toe was gebeurd en wat nodig was voor de toekomst. “We introduceerden Excel om statistieken, gemiddelden en forecasts te berekenen. We stapten af van het vaste aankoopmoment in ERP en evolueerden naar een iets dynamischer proces”, legt hij uit. “Na verloop van tijd botsten we evenwel op de limieten van Excel, dat niet toelaat grote hoeveelheden data efficiënt te beheren. We zochten een alternatieve oplossing en kwamen uit bij Slim4 van Slimstock.”

Twee jaar na zijn start bij Overseas groeide Matthias De Roeck door tot business support manager. Vandaag vormt hij de brug tussen IT en operations en richt hij zich op de ondersteuning van teams. Zijn focus ligt op software, dus ook op Slim4, en op bijsturing met als doel medewerkers naar een hoger niveau te tillen.

Arbeidsdifferentiatie

Bij de opstart van Slim4 was de inkoper verantwoordelijk voor elke stap in het aankoopproces: van bestelling tot levering.

Matthias De Roeck: “In het kleine team nam iedereen heel wat taken op zich, maar die situatie was verre van ideaal. Profielen moeten inzetbaar zijn op de domeinen waarin ze sterk zijn. Een commercieel profiel moet zich op commerciële taken kunnen toeleggen, zoals het contact met de leveranciers, relaties uitbouwen, prijzen onderhandelen. Bij voorkeur houdt die persoon zich niet dagelijks met de voorraad of de planning bezig. Door medewerkers in te zetten op activiteiten waar hun interesses liggen, houden ze een betere focus en laat je als bedrijf geen kansen liggen.”

Voor Overseas Distribution Company was het dan ook nodig taken te differentiëren en de jobinhoud duidelijk te omschrijven. Het bedrijf maakte daarbij een onderscheid tussen ‘category management’ – het commerciële luik – en de inkoop, waarin planning zit. Daarbij had het ook oog voor het veranderproces. Zo blijven category managers betrokken bij de inkoop. “Onze commerciële profielen kennen Slim4 en begrijpen de achtergrond. Ze staan in nauw contact met de planners die de bestellingen plaatsen”, vertelt Matthias De Roeck. “Met de visualisatietools hebben ze een duidelijk zicht op de voorraad en weten ze op elk moment waar we staan. Die aanpak vormt een goede basis voor verdere groei.”

Inzetten op jonge starters

Door de taken te segmenteren moest Overseas op zoek naar planners. De ideale planner met de nodige ervaring vinden was niet evident. Het familiebedrijf gooide het over een andere boeg en zette in op jonge starters met een goede basis in voorraadbeheer. “Het was interessanter om hun de technische kennis op de werkvloer bij te brengen”, aldus Matthias De Roeck. “Starters zijn vaak bijzonder gemotiveerd en beschikken over een gezonde dosis ambitie, ook al hebben ze nog niet alle ervaring. Bovendien staan ze meer open voor een nieuwe aanpak en zijn ze snel weg met technologie.”

Om een gezonde leercurve aan te houden, rekende de distributeur op zo’n zes maanden tot een jaar inlooptijd. Dat gaf de starters voldoende tijd om de manier van werken goed onder de knie te krijgen en daarna zelfstandig verder te kunnen.

Jong talent binnenhalen, betekent perspectieven kunnen bieden op de lange termijn. Voor een familiebedrijf kan dat wel een uitdaging zijn.

M. De Roeck: “In een kleiner bedrijf bestaan er mogelijk minder doorgroeimogelijkheden. Toch hoeft dat geen breekpunt te zijn. Ons voordeel is dat we een vlakke structuur hebben met korte lijnen naar het management. Zo krijgen onze medewerkers sneller de kans om nieuwe initiatieven voor te leggen. Als je ideeën goed onderbouwd zijn, staat het management daar zeker voor open. Daarbij gaan we niet disruptief te werk. Vaak bereik je meer door in kleine stappen vooruit te gaan, dan in één keer alles op de schop te gooien. Zolang je respect hebt voor de waarden, normen en cultuur van het bedrijf, is er veel mogelijk.”

Duidelijke functieprofielen

Om zijn jonge starters te stimuleren elke dag het beste van zichzelf te geven, stelde Overseas duidelijke functieprofielen op. Voor Slim4 zijn dat de applicatiemanager, de category manager, de inkoper en de ‘key user’. Elk profiel beschrijft in detail wat de taken zijn en welke kennis ervoor nodig is. Intussen bestaat het inkoopteam uit vier personen die met Slim4 werken. Zij plaatsen de bestellingen, onderhouden de data en volgen de uitzonderingen op. Vanuit hun rol stellen ze verbeteringen voor en volgen die op. Daarnaast zijn er category managers. Tot slot plannen de ‘supplier order managers’ het transport en bevestigen de orders.

Naast het scherpstellen van rollen en verantwoordelijkheden dacht het bedrijf na over hoe het medewerkers kan begeleiden om hun job zo goed mogelijk uit te voeren. “De nieuwe structuur hebben we aan de Slimstock Academy gekoppeld”, zegt Matthias De Roeck. “Zo kunnen de verschillende profielen hun kennis over het programma en systeem verder uitbouwen en inzichten verwerven in voorraadgerelateerde onderwerpen. Dat helpt teams niet enkel bij het vervullen van hun rol, maar laat hun ook toe te blijven groeien en verbeteringen door te voeren.”

Nieuwe inzichten en verbeterideeën uit de webinars, user days en community van Slimstock houdt Overseas intern bij. Om mensen te stimuleren daar actief aan deel te nemen, werd dat opgenomen in de evaluatiecyclus. “We vinden het belangrijk dat onze teamleden betrokken zijn en leren uit hoe andere bedrijven een bepaalde problematiek aanpakken. Zo blijven we onszelf uitdagen om steeds beter te werken”, licht Matthias De Roeck toe.

Embedden in evaluaties

Om alle neuzen in de juiste richting te houden, definieerde Overseas een aantal KPI’s en koppelde die aan de evaluaties. “Die zijn nodig om als bedrijf bepaalde prestaties te behalen en een bepaalde richting uit te gaan”, zegt Matthias De Roeck. “Daarnaast gebruiken we de ‘learnings’. Stel dat je een KPI hebt voor een voorraadwaarde van x-aantal dagen, wat is dan de beste manier om daar te geraken? Door in te zetten op training en ontwikkeling begrijpen teamleden hoe ze hun doelstelling kunnen behalen. Hoe groter hun kennis van de systemen en de theorie, hoe beter ze kunnen presteren om die harde KPI’s te realiseren.”

Overseas Distribution Company zet die aanpak niet alleen in om te beoordelen, maar beschouwt het als deel van het gezamenlijke groeiproces, zowel voor de medewerker als voor het bedrijf zelf. “We brengen van elke persoon de sterke punten en ontwikkelingsmogelijkheden in kaart en hebben er aandacht voor hoe we hen daarin als bedrijf kunnen ondersteunen. Het is nuttig om een paar keer per jaar stil te staan bij de evolutie van teamleden en waar we naartoe werken. Ons ultieme doel is dat teams over de kennis en expertise beschikken om Slim4 te gebruiken en er het beste uit te halen. Daar vloeit zowel persoonlijke groei als groei van het bedrijf uit voort.”

LV