Futureproof supply chain met datagedreven planning

Als toonaangevende speler in de distributie van elektrotechnisch materiaal en technische oplossingen voor bouwprofessionals onderscheidt Cebeo zich door zijn diepgaande ondersteuning van klanten. De groothandel, onderdeel van de Franse groep Sonepar, beschikt over een uitgebreid aanbod, gespecialiseerde technische expertise, een ruim netwerk van filialen en sterke logistieke en e-businessoplossingen. Bij Cebeo zijn meer dan 1.100 medewerkers actief, verspreid over 54 filialen, een distributiecentrum en vijf depots. Het bedrijf heeft een omzet van 772 miljoen euro, telt 60.000 actieve klanten, verkoopt 43 procent van zijn aanbod online en verwerkt elke drie seconden een nieuw order. Verder heeft het ruim 50.000 producten en meer dan twintig miljoen meter kabel op voorraad in een gecentraliseerd distributiecentrum. Cebeo biedt gesneden kabels tot acht ton aan en garandeert een levering op de volgende werkdag voor bestellingen geplaatst voor acht uur ’s avonds. Die verregaande dienstverlening vraagt om een goed geoliede logistiek. Supply chain planning manager Davy Haers legt uit waarom: “De toegevoegde waarde van een groothandel zit in de beschikbaarheid, de service, de productkennis en de ondersteuning van de eindklant. Daarom organiseren we ook ons transport in huis. Zo drukken we de kosten en komen we onze vooropgestelde levertermijnen na.”

Om zijn klanten zo goed mogelijk te beleveren, opende Cebeo in september 2023 een gloednieuw distributiecentrum in Blandain. Voor de distributeur bood het een unieke kans om zijn processen verder te stroomlijnen en te automatiseren. “Het oude magazijn in Moeskroen was volledig manueel. In Blandain, bij Doornik, schakelden we over op een halfautomatisch magazijn en implementeerden we een nieuw warehouse management systeem”, vertelt Davy Haers. “De omschakeling legde een aantal pijnpunten in onze oude planningsgewoonten bloot. Planning draaide te veel rond brandjes blussen, was traag, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. We gebruikten legacy tools en Excel-lijsten, voerden controles manueel uit en planden reactief en vanuit een buikgevoel. Leveranciersbetrouwbaarheid stond los van ‘product lifecycle management’. Bovendien waren de masterdata en parameters niet up-to-date, maar eerder statisch. De kennis en informatie van het planningsproces waren onvoldoende verspreid en gedocumenteerd en routines waren geïsoleerd. Het risico op onder- en overstock was reëel.”

Voorraad, kosten en service in balans

Met Slim4 van Slimstock maakte Cebeo de shift van oude, reactieve planningsgewoonten naar datagedreven planning.

Davy Haers: “Met het nieuwe state-of-the-art magazijn rees de vraag naar de juiste aanpak voor voorraadbeheer. Welke verbeteringen waren mogelijk en nodig om onze serviceniveaus te garanderen? De kwaliteit van data en forecasts zijn daarbij cruciaal om zicht te krijgen op wat je kunt verwachten en waar tekorten ontstaan. Daarnaast is ‘exception management’ nodig om te begrijpen wat niet goed gaat en waar je op moet inspelen. Efficiëntie en schaalbaarheid zijn dan weer bouwstenen om de juiste voorraad te hebben en uitgebreidere service te garanderen. Het is belangrijk om naar het totaalplaatje te kijken. Het gaat niet louter om logistieke optimalisering, maar om supply chain planning, logistiek en transport die samen een keten vormen om die service aan klanten te versterken. Met 50.000 producten op voorraad moet je wel de correcte focus houden.”

In 2008 startte Cebeo met de uitrol van Slim4 in het toenmalige distributiecentrum. Vandaag gebruikt de groothandel de tool over al zijn vestigingen en werkt het bedrijf aan verbeterprojecten. Cebeo gebruikt verschillende modules van Slim4: ABC-classificatie, economische bestelhoeveelheid (EOQ), inkooporderoptimalisering, machine learning, multi-echelonplanning, die de voorraad in de filialen bepaalt, serviceleveldifferentiatie en voorraadbeleid.

D. Haers: “Met Slim4 houden we voorraad, kosten en service optimaal in balans. De automatische forecast helpt ons de juiste keuzes te maken. We evalueren trends, interpreteren seizoenspatronen en filteren promoties er uit waar nodig. We passen verschillende forecasttechnieken toe in functie van het producttype en bepalen de veiligheidsvoorraad op een dynamische manier. De tool genereert ook automatische bestelvoorstellen zodat een planner niet zelf hoeft uit te zoeken wat, wanneer, hoeveel en bij wie we moeten bestellen.”

Het Slim4-proces start met de classificatie van artikels op basis van verschillende afzetklassen. Sommige producten roteren dagelijks, andere maandelijks. Dat bepaalt de manier van forecasten. Daarna berekent de tool hoeveel moet worden besteld, rekening houdend met parameters zoals de veiligheidsvoorraad. “Van daaruit bekijken we hoe we het transport kunnen optimaliseren en welke hoeveelheid daarvoor nodig is, bijvoorbeeld om tot een volle vrachtwagenlading te komen”, licht Davy Haers toe. “Slim4 werkt steeds vanuit exception management en pareto. Zo spendeer je tijd en energie aan de twintig procent van de artikelen die tachtig procent van de omzet vertegenwoordigen.”

Center of Excellence

Voor Cebeo zijn de voordelen van Slim4 duidelijk. Het bedrijf heeft tegelijk minder overstock en minder stockbreuken, het aantal handmatige taken is drastisch afgenomen en problemen worden sneller ontdekt. Ook de forecastkwaliteit is verbeterd. Door de implementatie evolueerde de rol van de planner van uitvoerder naar analist, van besteller naar business partner, van brandjesblusser naar procesregisseur en van Excel naar datagedreven beslisser. “De planner heeft nu meer tijd voor analyse, in plaats van bezig te zijn met administratie. Zo anticipeert hij op wat gaat komen en gaat hij proactief het gesprek aan met onze leveranciers om verder te optimaliseren”, bevestigt Davy Haers. “Ons verhaal met Slim4 is trouwens nog niet aan zijn einde. De tool ontwikkelt continu en biedt dus bijkomende mogelijkheden. Voor ons staat dit jaar BI-rapportering op de radar. Met die rapporten kunnen we gedetailleerder inzoomen op het assortiment. Zo willen we onder meer beter begrijpen hoe nieuwe productintroducties het doen en kort op de bal spelen voor de ‘end-of-life’-producten om dode voorraad te vermijden. Tegelijk vormen de rapporten de basis voor een constructieve dialoog in sales en operations planning. Data halen de emotie uit de gesprekken.”

Sinds de start van hun samenwerking bouwde Slimstock een langdurig partnership uit met Sonepar. Slim4 is in vijftien landen actief en wereldwijd staan bijkomende roll-outs gepland. Vanuit die samenwerking ontstond het gedeelde Center of Excellence tussen Sonepar en Slimstock. “Slim4 is zeer moduleerbaar en configureerbaar”, zegt Davy Haers. “Daarom werkten we binnen de Sonepar-groep een kernmodel uit met een bepaalde manier om ABC-classificatie te doen, parameters in te stellen, enzovoort. We delen best practices met elkaar en hebben een centraal opleidingsecosysteem met trainingen, webinars en infosessies rond nieuwe releases. De Slimstock Academy speelt daarbij een belangrijke rol. Behalve opleidingen vind je er ook masterclasses die in de diepte duiken over specifieke thema’s zoals voorraadbeheer. Daarnaast werken we samen aan strategische projecten. Denk aan de integratie van grote leveranciers, netwerkplanning en het uitwisselen van voorraad binnen het netwerk. Tot slot laat ons partnership toe gezamenlijk geselecteerde verbeteringen te ontwikkelen en zo nieuwe functionaliteit te introduceren voor de gebruikers.”

Belang van change management

Slim4 is een intuïtieve en schaalbare tool die geen complexe integraties vergt. “Kun je als bedrijf je data gestructureerd aanleveren, dan kun je met de basis aan de slag”, zegt Davy Haers. “De tool is bovendien modulair, dus je breidt functionaliteit makkelijk op je eigen tempo uit. De Slim4-community biedt een bijkomend voordeel voor gebruikers, want je leert via die groep hoe andere bedrijven bepaalde zaken aanpakken. Samen met de Academy en de webinars van product development heb je zo heel wat ondersteuning voor je gebruikers.”

Toch verdient change management volgens Davy Haers voldoende aandacht om de tool succesvol te implementeren. “We hebben bewust op meerdere acties ingezet om de adoptie te versnellen. Medewerkers moeten de tools begrijpen en ervaren hoe ze hun werk ondersteunen. Daarom hebben we extra opleidingen georganiseerd met een Slimstock-consultant, aangevuld met een interne ‘key user’ die als Slim4-expert eerstelijnsvragen opvangt. Verder hebben we tijdelijk extra ondersteuning door een consultant voorzien om terugkerende vragen snel op te vangen en op te lossen. Via periodieke user meetings bundelen we vragen en bespreken we die in groep, zodat teams van elkaar leren en best practices delen. Om de overgang zachter te maken, blijft de oude werkwijze voorlopig beschikbaar. Zien mensen dat Slim4 dezelfde of betere inzichten oplevert zonder dat er iets verloren gaat, dan groeit het vertrouwen vanzelf. We merken wel dat weerstand vooral opduikt bij hoge tijdsdruk en medewerkers dan sneller teruggrijpen naar het vertrouwde. Net daarom creëren we tijdelijk ook extra ruimte, zodat medewerkers zich de nieuwe tools eigen maken en die duurzaam in hun manier van werken integreren.”

LV