Exact KMO Barometer 2026

“Efficiënt voorraadbeheer is vandaag geen ‘nice-to-have’ meer”, zegt Simon Bertrand, expert ERP-software bij Exact. “Met de juiste digitale tools kunnen kmo’s hun processen aanzienlijk verbeteren en beter inspelen op veranderende omstandigheden.” Specifiek ervaren kmo’s ook voorraadcontrole en voorraadtelling (40%) en retourverwerking (37%) als problematisch.

“Het onderzoek is een momentopname”, geeft Simon Bertrand aan. “Maar de wereld verandert zodanig snel dat de situatie vandaag alweer sterk is geëvolueerd. Dat zorgt alleen maar voor meer urgentie.” Bij heel wat bedrijven is de impact van de geopolitieke ontwikkelingen intussen zichtbaar in het voorraadbeheer en in het magazijn. Efficiënter werken helpt om de impact van dat soort externe factoren – waar een bedrijf verder geen controle over heeft – toch zo goed mogelijk op te vangen

Onvoldoende inzicht

Wanneer voorraadbeheer bij kmo’s in de handel vandaag niet efficiënt verloopt, heeft dat volgens Simon Bertrand een duidelijke oorzaak: er is een gebrek aan zicht op wat er in het magazijn gebeurt. Van de Belgische kmo’s uit de handel heeft 57% een gedeeltelijk of helemaal geen inzicht in de actuele voorraad. “Kmo’s houden nog altijd te vaak vast aan het gebruik van tools als Excel”, klinkt het. Op zich zijn die waardevol, alleen zijn ze niet afgestemd op continue wijzigingen die eigen zijn aan voorraadbeheer. Daardoor bieden ze niet de ondersteuning die een kmo nodig heeft.

“Veel bedrijven maken nog periodiek tijd vrij om een volledige inventaris op te stellen, vaak een paar keer per jaar”, zegt Simon Bertrand. “Dat is een intensief en kostelijk proces, terwijl het tegelijk maar beperkt inzicht oplevert. Al snel ontbreekt opnieuw een gedetailleerd overzicht van de beschikbare voorraden.” Die kennis is op de werkvloer vaak wel aanwezig, in de hoofden van de magazijnmedewerkers. Wat ontbreekt, is een centraal en actueel overzicht. Zo heeft het bedrijf niet het inzicht om op basis van marktschommelingen op het juiste moment de juiste voorraadniveaus aan te houden.

Niets doen, kost ook geld

“Begrijp me niet verkeerd”, zegt Simon Bertrand. “Kmo’s beseffen wel degelijk dat het anders en beter kan, maar vaak hebben ze niet de tijd of de middelen om de problematiek ten gronde aan te pakken.” Dikwijls weten ze ook niet goed waar te starten. Dus zolang de cijfers groen zijn, werken ze verder zoals ze dat altijd al hebben gedaan. “Dat is begrijpelijk, maar niet de beste aanpak”, vindt Simon Bertrand. “Er is ook zoiets als ‘the cost of doing nothing’. Niets doen, kost namelijk ook geld.” Het doorbreken van die cirkel is de grootste uitdaging. “Waarom zou je iets veranderen dat op het eerste gezicht goed werkt? Het antwoord is helder: omdat het in de praktijk veel beter kan – en dus ook veel meer kan opleveren.”

Lagere kosten, hogere klantentevredenheid

De gevolgen van inefficiënt magazijnbeheer werken vaak door in andere processen van het bedrijf. “Inefficiënt werken leidt tot tragere leveringen. Er sluipen meer fouten in de leveringen, waardoor er meer retourzendingen zijn. Dat leidt opnieuw tot extra kosten, maar ook tot een lagere tevredenheid bij de klanten.” Zowat 40% van de kmo’s uit de handel die aan het KMO Barometeronderzoek meewerkten, geeft aan dat het aantal fouten in de orderverwerking te hoog ligt.

Draaien we die redenering om, dan is de keuze voor meer efficiëntie een duidelijke ‘no-brainer’: ze zorgt namelijk voor lagere kosten bij een hogere klantentevredenheid, wat de weg vrijmaakt naar groei. “Automatisering draagt zo heel concreet bij tot een efficiënter magazijn. Met digitaal voorraadbeheer neem je onder meer afscheid van manuele, papieren bonnen en onhandige Excel‑lijsten. Medewerkers registreren ontvangen goederen, getelde items en gepickte orders digitaal. Op die manier houden ze de voorraadmutaties in het magazijn snel en nauwkeurig bij in het systeem. Voert iemand iets uit in het magazijn, dan is dat meteen bijgewerkt in de software.”

Een nieuwe dynamiek

De eerste stap naar efficiënter magazijnbeheer is het creëren van inzicht: waar liggen de grootste kansen om processen te verbeteren? Voor veel kmo’s is dat een belangrijk kantelpunt. “We zien vaak dat een specifieke gebeurtenis voor een doorbraak kan zorgen. De komst van een nieuwe vennoot, bijvoorbeeld, waardoor er in het bedrijf een nieuwe dynamiek ontstaat. Of het binnenhalen van een belangrijke nieuwe klant, waardoor het besef indaalt dat de bestaande, manuele manier van werken niet langer houdbaar is.” Dat blijkt in de praktijk vaak het moment waarop een kmo beslist om werk te maken van efficiëntere processen.

“Ook de rol van de externe accountant mogen we daarin niet onderschatten. We zien een duidelijke verschuiving in die markt, waarbij de externe accountant de kmo aanspoort om meer op digitalisering en automatisering in te zetten. Dat laat de externe account toe zijn rol van adviseur breder uit te bouwen.” De financiële processen van een kmo – te starten bij facturering en boekhouding – vormen meestal het startpunt van een traject richting nieuwe software. Voorraadbeheer en de ondersteuning van het magazijn volgen daarna vaak op korte afstand.

Time to value

Medewerkers van een bedrijf ontwikkelen in de loop van de tijd hun eigen, vertrouwde manier van werken. De introductie van ERP-software vraagt vaak een bijsturing in de werkwijze. “Dat is best een uitdaging”, zegt Simon Bertrand. “Daarom raden we altijd aan eerst een stap achteruit te zetten, om zo zicht te krijgen op het grotere geheel. Bekijk wat je als bedrijf de voorbije vijf tot zeven jaar hebt gedaan om je manier van werken te verbeteren. Dat is vaak een moeilijke oefening, maar ze is nodig. Daar kritisch naar kijken, is een eerste belangrijke opdracht. Het helpt je in kaart te brengen waar je verder naartoe wil.”

Pas dan komt Exact in het vizier. “Het grote voordeel van onze oplossing is de ‘time to value’”, legt Simon Bertrand uit. “Onze ERP-software is kant-en-klaar voor gebruik. Alles is met elkaar geïntegreerd, waardoor je aan ‘cherry picking’ kunt doen: je kiest waarmee je begint. Ons advies is daarbij in de eerste plaats voor het laaghangend fruit te gaan.” ‘Quick wins’ leveren snel resultaat op en versterken zo stap voor stap het draagvlak om ERP breder in te zetten. Na de eerste geslaagde projecten, kun je makkelijk extra modules integreren.

Wil je meer weten over wat de ERP-software van Exact voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees er alles over op: www.exact.be/handel

KADER

Het Exact KMO Barometeronderzoek

Het Exact KMO Barometeronderzoek is een onafhankelijk onderzoek naar de staat van kmo’s in België. Het biedt inzicht in de belangrijkste uitdagingen en ontwikkelingen voor kmo’s, onder andere op het gebied van ondernemerschap, financiën en de inzet van nieuwe technologieën. De meest recente editie van het onderzoek werd uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2026 door het onafhankelijke onderzoeksbureau Markteffect, met deelname van ruim 1.300 respondenten. Naast een overkoepelend kmo-rapport, zijn er sectorspecifieke inzichten beschikbaar voor de sectoren handel, productie, zakelijke dienstverlening, bouw en accountancy.

Meer informatie: www.exact.com/benl/kmo-barometer.