Efficiënt screenen van leveranciers

Bedrijven moeten een steeds grotere transparantie aan de dag leggen, niet enkel wat hun financiële resultaten betreft, maar zeker ook op het vlak van hun niet-financiële KPI’s. De samenleving tolereert niet langer dat een T-shirt geproduceerd is in sweatshops of dat het tropisch regenwoud verdwijnt omwille van allerlei exportproducten.
Wim Peeters, vice-president Business Development bij Ecovadis: “Omwille van de lagere loonkosten in Azië verhuisde een groot deel van ons industrieel weefsel naar lagelonenlanden en externaliseerde daardoor een aantal maatschappelijke kosten. Sociale werkomstandigheden en milieuvervuiling waren in de westerse wereld min of meer onder controle, maar de grote bedrijven hadden geen flauw idee – of waren niet geïnteresseerd om het te weten – op welke manier hun leveranciers of dienst onderaannemers werkten.

Dit niet-weten is niet langer een excuus. Verschillende wetten zoals de Transparancy in Supply Chain Act (VS), Foreign Corrupt Practices Act (VS), de Europese verplichting tot non-financial reporting voor bedrijven met meer dan 500 werknemers, Devoir de Vigilance en Loi Sapin II (Frankrijk), UK Modern Slavery Act, UK Bribery Act, enz. leggen de volledige verantwoordelijkheid voor een duurzame productie bij de opdrachtgever. Deze moet bijgevolg zijn hele supply chain screenen op duurzaamheid, waarbij het in het geval van multinationals al snel om duizenden leveranciers gaat.

Een andere drijfveer om dit te doen, is de bescherming van het merk. En ook daarbij geldt de volkswijsheid: hoge bomen vangen veel wind. Hoe belangrijker het bedrijf, hoe meer risico het loopt dat er ergens een leverancier niet voldoet aan de werkomstandigheden, milieunormen, eerlijke handel, enz. wat mogelijks als een boemerang doorheen alle activiteiten van het bedrijf schade kan toebrengen.”

Slimme outsourcing

Ecovadis werd tien jaar geleden opgericht in Frankrijk vanuit de idee om bedrijven te helpen bij het screenen van hun leveranciers. Door de ontwikkeling van een unieke CSR (corporate social responsibility)-assessment methode die 150 aankoopcategorieën en 21 CSR-indicatoren omvat, konden ze veel efficiënter en goedkoper werken dan wanneer een bedrijf dat zelf zou moeten uitvoeren.
Wim Peeters: “Een multinational als Heineken heeft 100.000 leveranciers. Hoe moet zo’n bedrijf daaraan beginnen? Wie nemen ze het eerst? De grote leveranciers die wereldwijd actief zijn? Of de kleinere, die vaak risicovoller zijn? En wat gaan ze dan precies meten? En hoe gaan ze dat verwerken? Als ze dat in eigen beheer uitvoerden, zouden ze tegen een torenhoog kostenplaatje aanlopen.”
 
De methodiek van Ecovadis is gebaseerd op ISO 26000, de internationale norm die zich richt op maatschappelijk verantwoord ondernemen, met als doel mondiaal bij te dragen aan duurzame ontwikkeling. De norm is bedoeld om organisaties en bedrijven wereldwijd te helpen door hen handvatten te geven bij de uitvoering ervan.
W. Peeters: “Wij hebben deze methodiek aangepast aan de leverancier die we gingen screenen, wat een hele ommekeer betekende. Vroeger kregen leveranciers van hun klanten een ellenlange vragenlijst met pakweg 350 vragen die waren opgesteld vanuit de behoefte van het bedrijf zelf. In die lijsten zochten de opdrachtgevers naar alle mogelijke vormen van non-compliances, die de leveranciers al dan niet waarheidsgetrouw invulden. En daar bleef het bij. Normaliter moet er dan een audit volgen, maar als je duizenden leveranciers hebt met twee à drie sites dan is dat een investering die voor niemand te behappen valt.

Door de methodiek en de vragenlijst aan de eigenheid van de leverancier aan te passen, reduceert automatisch het aantal vragen en zijn ze ook meer pertinent. Daarnaast vragen wij hen bewijsmateriaal, bijvoorbeeld een environmental policy, certificaten e.d.m. Daarbij boren we ook andere bronnen aan: ngo’s, overheidsdatabases, ongevallenstatistieken, enz. waardoor wij op een veel innovatievere manier kunnen evalueren.”

Scorecard als commercieel voordeel

Door die innovatieve methode kan Ecovadis ook aan de leveranciers een toegevoegde waarde bieden. De ratings van die bedrijven zijn immers ook een middel om zichtbaarheid te geven aan hun eigen duurzaamheidsperformantie.
W. Peeters: “Uiteindelijk is de verbetering van de hele supply chain voor ons veel belangrijker dan enkel de rating. Wanneer de klanten van een leverancier herhaaldelijk beginnen te vragen hoe hij scoort op het vlak van duurzaamheid en hij kan onze rating voorleggen, dan heeft die leverancier een concurrentieel voordeel ten opzichte van zijn collega die deze screening niet heeft gekregen.

Leveranciers krijgen van ons niet enkel een evaluatieproces en een scorecard, maar wij benoemen ook duidelijk hun sterktes, hun verbeterpunten én de manier waarop ze zich tot hun concurrenten verhouden. Allemaal heel concreet, zodat ze er kunnen aan werken. Bovendien kunnen zij die rating gedurende twaalf maanden voorleggen aan andere multinationals die overwegen met hen in zee te gaan.”
 
Het is dat vliegwieleffect dat ervoor gezorgd heeft dat Ecovadis voor meer dan 200 multinationals werkt met 500 personeelsleden in Parijs, New York Hongkong, Londen, Toronto; Düsseldorf, Mauritius, Warschau en Tunis.
W. Peeters: “Alle leveranciers, waar ook ter wereld, worden over dezelfde kam geschoren. Ecovadis gaat de kam niet aanpassen. En de kam, dat zijn ISO 26000, GRI, de UN Global Compact, SDG, ILO (International Labour Organisation)-normen, noem maar op. Wij hanteren de kam van wat internationaal de standaard is en acceptabel is op het vlak van werkuren, vrijheid van medewerkers, milieu enzovoort. De leverancier die daaraan beantwoordt, wordt dan wellicht strenger geëvalueerd dan volgens de plaatselijke ‘gebruiken’, maar daardoor wordt hij wel de leverancier van een wereldgrote speler.”

Duurzaamheid is nooit afgelopen

Maar er is natuurlijk meer dan enkel de methodiek waarmee de leveranciers worden geëvalueerd.
W. Peeters: “Wij begeleiden de bedrijven bij de hele uitrol: hoe leggen we de aankopers uit hoe zij dat moeten aanpakken?; hoe gaan we de leveranciers uitnodigen?; hoe moeten ze de scorecards lezen?; enz. Tot en met het beslissingsproces van de klant wanneer hij wordt geconfronteerd met leveranciers die niet goed scoren.

Als het een bedrijf van nul begint, gaat daar vaak een bewustwordingsproces aan vooraf. De aankopers moeten een nieuwe bril opzetten en hun leveranciers niet enkel kiezen op basis van prijs, kwaliteit en service, maar ook het duurzaamheidsaspect daarin meenemen.

Samen met de klant analyseren we zijn aankoopbeleid. Wat koopt hij precies? Waar doet hij dat? Van wie? En van die duizenden leveranciers kunnen wij hem een goede staalkaart voorstellen van wie hij moet screenen zodat we op termijn een goede afdekking hebben van de eventuele risico’s, uitgaven en categorieën die acceptabel zijn voor de klant en zijn stakeholders.”
 
“Vervolgens kiezen we samen een subset van leveranciers waarmee we starten. Vaak zijn dat de strategische partners omdat het bedrijf daar de meeste impact op heeft. Samen met de aankopers bekijken we hoe we die leveranciers uitnodigen om deel te nemen aan het assessment. De opvolging van het hele assessment neemt Ecovadis in handen.
Deze eerste fase neemt ongeveer twaalf tot veertien weken in beslag. Daarna bekijken we met de klant de scores van de leveranciers en welke acties het bedrijf daaraan zal koppelen. Wij nemen geen beslissingen voor hen, maar we delen wel onze kennis, bijvoorbeeld hoe andere bedrijven met bepaalde scores omgaan. En dan volgt het proces van monitoring, jaar in, jaar uit, want het is de bedoeling dat de leveranciers zich verbeteren. Alle leveranciers worden jaarlijks opgevolgd, voor tachtig procent op initiatief van de leverancier zelf. Het is een iteratief proces, want duurzaamheid is nooit afgelopen.”