Een platform voor groei

ATS Groep is een multidisciplinaire technologiegroep die een totaalpakket van diensten en producten aanbiedt in zowat alle sectoren van de industrie, de tertiaire en de openbare sector. De groep is voornamelijk actief in België, maar heeft ook klanten in Europa en de rest van de wereld. Naast de hoofdzetel in Merelbeke heeft de groep een twaalftal vestigingen, telt ze meer dan 600 medewerkers en bereikte ze in 2016 een geconsolideerde omzet van ruim 118 miljoen euro. Sinds 2015 is EDF-Luminus meerderheidsaandeelhouder in de groep.
 
De voorbije jaren raakte de groei van ATS Groep in een stroomversnelling. Rond 2011 werd het voor het ICT-departement duidelijk dat de limieten van het toenmalige ERP-systeem bereikt waren. ICT-manager Korstiaan Schipper schetst de situatie: “We werkten destijds met een ERP-systeem dat voor een groot deel bestond uit maatwerk. Het had al die jaren goed dienstgedaan, maar het was geschoeid op de leest die het bedrijf twintig jaar geleden had. We botsten steeds vaker op problemen, op losse eindjes, op zogenaamde ‘spoken’ in het systeem. Op een zeker moment was ons team enkel nog bezig met gaten vullen en fouten herstellen. De elektronische koppeling met onze leveranciers was problematisch, een webshop was quasi onmogelijk. Bij elke uitbreiding wachtten we met een bang hart af of alles nog zou werken. Toen ben ik naar de CEO gestapt om aan de alarmbel te trekken.”
 
CEO René Schepens zag de noodzaak van een omschakeling meteen in en gaf groen licht. De zoektocht naar een nieuw ERP-systeem dat de groeistrategie van de onderneming adequaat kon ondersteunen kon beginnen. De vereisten waren niet min, vertelt Korstiaan Schipper: “We wilden een systeem dat stabiliteit en betrouwbaarheid kon garanderen. Daarnaast moest het platform ook schaalbaar en flexibel zijn, zodat het bedrijf het niet opnieuw binnen een paar jaar zou ontgroeien. We wilden aan de hand van het systeem ook onze processen herbekijken, efficiënter maken en integreren waar nodig. Ten slotte moest het systeem de interne informatie-uitwisseling bevorderen tussen departementen zoals aankoop, sales en logistiek.”

​Een weldoordachte keuze

Een stevig verlanglijstje dus. Het ICT-team was dan ook niet van plan over één nacht ijs te gaan.
Korstiaan Schipper: “De voorstudie alleen al nam een paar maanden in beslag. Iemand uit ons team had bij Cegeka een demo van Microsoft Dynamics AX meegemaakt en was onder de indruk. Zo ging de bal aan het rollen. We voerden samen met Cegeka een ‘gap-fit-analyse’ uit en betrokken meteen zoveel mogelijk mensen. Alle afdelingen werden geconsulteerd, alle processen en eventuele problemen brachten we in kaart.”
 
Ook toen Cegeka uiteindelijk een concreet voorstel formuleerde, hanteerde ATS Groep een inclusieve benadering. Chris Corijn, directeur Operations licht toe: “We wilden vanaf dag één de key users aan boord hebben en iedereen op één lijn krijgen, want we wisten dat het een zware dobber zou worden. We hebben het proces samen met Cegeka gestuurd en een interne stuurgroep samengesteld die de voortgang van het project maandelijks opvolgde.”

​Op naar de ‘Big Bang’

Toen de keuze voor partner en platform eenmaal was gemaakt, kon de implementatie stapsgewijs beginnen.
K. Schipper: “In een development-omgeving ontwikkelde Cegeka de functionaliteit, die de key users vervolgens uittestten. De foutjes werden eruit gehaald, verbeterd en er werd opnieuw getest. En, niet onbelangrijk, het was voor ons een gelegenheid om heel wat processen te evalueren en anders te organiseren. Er is in dat hele proces heel veel boven water gekomen. Er is veel tijd naar het uitwerken van die nieuwe bedrijfsprocessen gegaan, maar het heeft uiteindelijk wel zijn vruchten afgeworpen. Alles samen was dat toch een proces van één tot anderhalf jaar.”
 
Net voor het live gaan werd alles een versnelling hoger geschakeld. “We wilden absoluut op voorhand een simulatie van een volledige cyclus doen. Medewerkers van de boekhouding, aankoop en verkoop werden opgetrommeld, en ook verscheidene mensen van het magazijn waren erbij. We zorgden voor scanners, labels, alles wat nodig was voor een simulatie van de volledige keten”, vertelt Korstiaan Schipper. “We dachten klaar te zijn om live te gaan en prikten een datum.”
 
De keuze viel op een verlengd weekend. Op drie dagen tijd zou het team de omschakeling maken met een ‘Big Bang’: in één beweging live gaan in tien sites met vier logistieke locaties.
K. Schipper: “We hadden heel wat magazijniers opgetrommeld om op zondagvoormiddag te komen picken, maar gaandeweg werd het duidelijk dat we er niet klaar voor waren. Door allerhande migratieproblemen liep de planning quasi meteen uit. Het was een harde noot om te kraken, maar we hebben er toen voor gekozen de stekker uit het stopcontact te trekken. De teleurstelling was groot, ook bij Cegeka, maar ik ben ervan overtuigd dat het de juiste beslissing was. We hebben er enorm veel uit geleerd en zijn meteen beginnen corrigeren en aanpassen.”

​Tweede keer, goede keer

De tweede poging moest de goede worden. Korstiaan Schipper vertelt over de aanpak: “We wilden onszelf voldoende tijd geven enerzijds en wat meer veiligheid inbouwen anderzijds. En dus legden we Aankoop tien dagen stil rond Kerstmis, wat voor ons sowieso een rustiger periode is. Het magazijn zat goed vol en we zouden tussen kerst en Nieuwjaar niet uit te leveren. Ik heb toen zelf een week lang in het magazijn gezeten om alles van kortbij op te volgen. En ditmaal werd het wél een succes. Er waren uiteraard wat kinderziekten, vooral op het vlak van facturatie, maar na twee à drie maanden liep ook dat zoals het hoort.”
 
De broodnodige omschakeling was een feit en eindelijk kon alle functionaliteit in gebruik worden genomen.
K. Schipper: “We kunnen nu heel veel wat we met ons oude systeem nooit hadden gekund. Een degelijke koppeling met onze leveranciers, een webshop. Consolidatie van alle dertien bedrijven in de ATS Groep. Een logistiek platform met varianten naargelang de complexiteit van de processen. Vergaande ‘intercompany’ functionaliteit. Alles zit erin, inclusief warehouse management (wms). Bovendien kan het platform ook de volumes waar we mee worden geconfronteerd de baas: 280 gebruikers, 2,1 miljoen artikelen, 250.000 sales order regels en 510.000 warehouse bewegingen per jaar.” 

​Internationaal pakket, lokale partner

Hoe ATS Groep terugkijkt op de samenwerking met Cegeka?
Chris Corijn: “De combinatie van een groot, internationaal pakket en een integrator uit de buurt was voor ons ideaal. Intern hadden we niet alle nodige resources, dus hebben we een hele tijd een junior consultant van Cegeka bij ons gehad om alles in kaart te brengen. Later verliep de samenwerking vooral op het niveau van het ontwikkelteam van Cegeka en onze interne stuurgroep. Natuurlijk kende ook die samenwerking zijn ups en downs, maar je wil wel samen ergens landen, de doelstelling is uiteindelijk dezelfde. Belangrijk is dat er langs beide kanten wordt geluisterd, want het is maar als de expertise samenkomt – over de software enerzijds en over onze business anderzijds – dat er goede resultaten kunnen worden geboekt. Een goede communicatie is essentieel.”
 
“We zijn uiteindelijk goed geland, maar het heeft ook wel een stevig prijskaartje gehad, een stuk hoger dan voorzien”, weet Korstiaan Schipper. “De keuze om voor de laatste release te gaan toen we al vrij ver in het proces gevorderd waren, zat daar uiteraard voor iets tussen. Dat was ook voor Cegeka nieuw. Maar we moeten ook de hand in eigen boezem durven te steken: ondanks de vele opleidingen en interactiemomenten ontbrak het op sommige punten nog aan input, hoofdzakelijk door vele extra werk dat dit met zich meebracht. Het is niet evident om zoveel mensen in beweging te krijgen.”

​De menselijke factor

Dat een gedegen communicatie en de menselijke factor doorslaggevend zijn voor het succes van een project is een gedachte waar Chris Corijn zich achter kan scharen. “Ondanks onze inclusieve benadering tijdens het hele proces duiken er hier en daar toch nog problemen op, met name daar waar de key user niet diegene was die de beslissingen kon nemen. Het is enorm belangrijk dat een project als dit door de voltallige directie wordt gedragen en dat de mensen op het terrein naar de opleidingen komen. We hebben ontzettend veel opleidingen georganiseerd, maar het was niet eenvoudig om iedereen te motiveren ze allemaal te volgen.”
 
Met de implementatie van het systeem kwam ook een aanpassing van de manier van werken. In sommige gevallen betekende dat een verschuiving van taken van het ene departement naar het andere. Of het systeem nam voortaan automatisch bepaalde beslissingen terwijl die vroeger bij medewerkers lagen. Dat was niet voor iedereen even makkelijk te verteren.
C. Corijn: “Voor sommige mensen betekende de komst van AX een verandering van jobinhoud. En de enen kunnen al beter met verandering om dan de anderen. Maar je moet daarin consequent zijn. Tijdens de analysefase neem je beslissingen om je processen te optimaliseren en dan moet je je daaraan houden, ook achteraf bij de implementatie. Dat is de enige manier om vooruitgang te boeken.” 

​Blijven groeien

Bij ATS Groep is het groeiproces nog volop aan de gang. “We hebben nu een solide basis om op verder te bouwen, de grote lijnen zijn er. Nu is het kwestie van de processen nog verder te verbeteren en te automatiseren, van verdere ‘finetuning’. De webshop is klaar om live te gaan. We werken samen met Cegeka om de koppeling te maken met de andere pakketten die we gebruiken: CRM, Sharepoint, enzovoort. Er is ook stevig geïnvesteerd in onze eigen infrastructuur met onder meer twee ‘server rooms’. Maar onze voornaamste troef is dat we als team enorm goed aan elkaar hangen en dat we samen naar oplossingen streven. Onze CEO weet hoe hij mensen moet samenbrengen en dat is een niet te onderschatten vaardigheid, zeker niet in tijden van grote verandering en groei”, besluit Chris Corijn.