Een kwestie van de juiste keuzes te maken

Bij ons aan tafel zitten twee vertegenwoordigers van TMS-oplossingen met jarenlange ervaring in het vak: Bob Romijn, senior solution consultant voor TMS-oplossingen bij Manhattan Associates, en Maurits Jongens, managing director TMS bij Caroz. Bij Manhattan Associates maakt het TMS deel uit van het brede aanbod supply chain en omnichannel commerce oplossingen. Caroz biedt naast zijn TMS-oplossing voor verladers ook een control tower-oplossing aan.

Slim transporteren in volatiele markt

VCM: Supply chains werden de voorbije jaren getroffen door veel verstoringen. Merken jullie daardoor een verandering in de vraag naar TMS-oplossingen?
Bob Romijn: “De focus ligt steeds meer op het creëren van zichtbaarheid in de keten. Organisaties willen immers meer grip krijgen op wat zich buiten hun directe omgeving afspeelt. Dat organisaties die visibiliteit willen verhogen, is een goede zaak. Tegelijk moet je er dan wel op letten dat de input die de systemen krijgen goed zit. Daar knelt het schoentje nog vaak. Bovendien moet je goed nadenken hoever je in die zichtbaarheid wil gaan. De zogenoemde ‘real-time transit visibility’ (RTTV) is vandaag erg populair. De vraag is of die realtime zichtbaarheid altijd zoveel oplevert.”
Maurits Jongens: “Voor sommige bedrijven en sectoren is realtime opvolging cruciaal. Denken we maar aan een autofabrikant die het risico loopt dat zijn lijn stilstaat als een zending niet tijdig binnen is. Maar voor veel organisaties is dat minder relevant. Wat doorgaans wel een meerwaarde is, is bijvoorbeeld een digitaal ontvangstbewijs en een melding bij vertragingen.”

VCM: Welke andere evoluties hebben nog een impact op de markt?
M. Jongens: “In het verleden wisselden langere periodes met hoge transportcapaciteit (waarbij de verlader meer onderhandelingsmacht heeft) en langere periodes met een krappe transportcapaciteit (waarbij de bal in het kamp van de vervoerder ligt) elkaar af. De dynamiek in de markt zorgt ervoor dat die periodes elkaar steeds sneller afwisselen. Dat maakt goede relaties met vervoerders steeds belangrijker. Zo zorg je voor meer stabiliteit op het vlak van prijzen en capaciteit.”
B. Romijn: “Klopt. Sommige bedrijven willen vooral een tool om steeds de vervoerder met de scherpste transportprijzen te selecteren. Maar als de markt dan plots onder druk komt te staan, word je onvermijdelijk geconfronteerd met hoge prijzen. Bij langetermijnrelaties heb je misschien niet altijd de scherpste prijs, maar wellicht wel een goede prijs én meer zekerheden op het vlak van transportcapaciteit op momenten dat je die nodig hebt. De spotmarkt is een goede oplossing om mee te experimenteren, voor een bijzondere levering of een nieuwe klant, bijvoorbeeld. Op die manier leer je ook nieuwe partijen kennen. Maar al je opdrachten op een marktplaats gooien is geen goed idee. Nog los van het feit dat op zulke marktplaatsen af en toe ‘fake carriers’ durven opduiken.”

VCM: In welke mate nemen bedrijven het duurzaamheidsaspect mee bij de selectie van hun transport? En in hoe kan een TMS daarbij ondersteuning bieden?
M. Jongens: “De laatste jaren houden bedrijven daar steeds meer rekening mee. Daar heeft de toenemende druk vanuit de overheid zeker mee te maken (red.: zo moeten bedrijven volgens de CSRD-wetgeving, die sinds begin 2023 van kracht is, jaarlijks op een transparante manier over hun duurzaamheidsbeleid en -resultaten kunnen rapporteren). Veel transportsoftware is vandaag in staat het milieuaspect mee te nemen bij de selectie van transporteurs. Op basis van de uitkomst kun je dan nog steeds bepalen welke meerprijs je daarvoor wil betalen. In ons TMS kunnen partijen aanvinken dat ze de schoonste oplossing willen wanneer ze hun vervoerder selecteren. Dat gebeurt op basis van vooraf vastgelegde criteria, bijvoorbeeld of er gebruik wordt gemaakt van biobrandstof.”
B. Romijn: “Ik denk dat vooral de grotere organisaties met voldoende financiële marge daar oog voor hebben. Er bestaan ook verschillen qua mindset tussen verschillende regio’s. Zo was duurzaam transporteren acht jaar geleden al een hot topic in Scandinavië, terwijl de meeste Spaanse bedrijven daar nu nog steeds niet echt wakker van liggen. Ook erg kostengerichte organisaties maken daar vaak nog geen prioriteit van.”

Tool voor gerichte beslissingen

VCM: Op welke vlakken kan een TMS de grootste meerwaarde bieden?
M. Jongens: “Voor veel voorraadhoudende bedrijven is transport een grote kostenpost. Als er geen TMS is, zit daar vaak te weinig controle op. Soms wordt er dan jarenlang niet onderhandeld en worden prijsverhogingen gemakshalve gewoon geaccepteerd. Dat is natuurlijk allesbehalve (kosten)efficiënt. Heel vaak zie je ook dat mensen op finance constant facturen aan het controleren zijn, mét de papieren contracten erbij. Daar kruipt heel veel tijd in. Op dat vlak kan een TMS veel meerwaarde bieden. Hetzelfde als de klantendienst continu moet controleren of zaken wel zijn afgeleverd. Als je die informatie gewoon met een klik kunt opvragen, scheelt dat heel wat tijd en werk. Ook de slotboekingsmodule kan handig zijn. Verder kan een TMS helpen om orders te consolideren. En met de juiste rapportages kun je op gezette tijdstippen vervoerders met elkaar vergelijken. Vervoerders die ondermaats presteren, kun je vervolgens op een efficiënte manier opvolgen.”
B. Romijn: “Een grote meerwaarde is dat een TMS je in staat stelt vooruit te plannen. Hoe beter je dat kunt, hoe beter je zicht op de capaciteit is die je in de toekomst nodig zal hebben, wat doorgaans tot betere tarieven leidt. We weten allemaal dat aan last-minute transportbeslissingen vaak een hoger kostenplaatje vasthangt.”
M. Jongens: “Met ons control tower team helpen we organisaties ook tenders voor te bereiden. We kunnen verschillende scenario’s in detail uitwerken zodat bedrijven een goede inschatting kunnen maken van de volumes die ze voor volgend jaar op een bepaalde bestemming mogen verwachten. Als je een kwalitatief hoogwaardige tender uitstuurt, krijg je ook betere feedback van je vervoerders, wat tot betere beslissingen leidt. Als je dan de planning gaat uitvoeren op basis van de afgesloten contracten, kan het TMS je de gepaste ondersteuning bieden. Zo kun je selecteren op basis van verschillende criteria, zoals de prijs, de performantie of de duurzaamheid van je vervoerder. De software helpt je ook op een geautomatiseerde manier rekening te houden met alle gemaakte afspraken met je vervoerders. Sommige transporteurs hebben op basis van hun klanten en ervaring vaak ‘lanes’ waarin ze aantrekkelijker zijn. Ook daar biedt de software je een goed zicht op, zodat je zeer gerichte beslissingen kunt nemen. Handmatig is het onbegonnen werk om steeds de beste oplossing te kiezen, rekening houdend met alle contractuele verplichtingen.”
B. Romijn: “Nog een argument om een TMS in te schakelen, is de komst van een nieuwe generatie planners in bedrijven. Terwijl de oudere generatie de inhoud van contracten in het hoofd heeft zitten, verwacht de jongere generatie dat geautomatiseerde systemen zulke zaken van hen overnemen.”

VCM: Zijn er nog veel partijen die met hun ERP-systeem bepaalde functionaliteit van een TMS proberen op te vangen?
M. Jongens: “Steeds minder, maar ze zijn er nog steeds. Dan komt daar vaak een laagje Excel bovenop. Die manier van werken heeft echter enkele belangrijke beperkingen. Zo is in een ERP-systeem een vervoerder vaak aan een bepaald land gekoppeld, zodat al het transport naar dat land door die vervoerder moet worden afgehandeld.”
B. Romijn: “Voor die bedrijven kan het verrijkend zijn dat idee los te laten en de mogelijkheden van een TMS te verkennen. Dan leren ze bijvoorbeeld dat ze voor volle trucks naar een bepaald land beter een andere transporteur kiezen dan voor groepagezendingen. Zo winnen ze niet enkel aan kostenefficiëntie, maar ook aan kwaliteit en flexibiliteit.”

‘First things first’

VCM: TMS-oplossingen bieden vaak een erg brede functionaliteit, te beginnen met de ondersteuning bij de selectie van leveranciers en de planning over de orderintake tot de facturering. Hoe komen bedrijven te weten wat ze precies nodig hebben?
B. Romijn: “Het is in elk geval raadzaam je in de mogelijkheden te verdiepen voordat je het selectietraject ingaat, want een TMS kan inderdaad heel verschillende zaken omvatten. Zelfs zuivere route-optimaliseringssoftware wordt soms een TMS genoemd. Vaak sturen bedrijven uitgebreide vragenlijsten naar verschillende leveranciers, zonder daar een goed zicht op te hebben. Pas in een later stadium beseffen ze dan dat bepaalde oplossingen helemaal niet bij hun behoeften aansluiten. Dat leidt aan beide kanten tot frustratie.”
M. Jongens: “Inderdaad. Wij vullen geregeld een RFP (request for proposal) met honderden vereisten in en als we dan een paar vragen stellen, blijken de noden van dat bedrijf toch anders te zijn. Het is dan aan ons om de echte pijnpunten bloot te leggen en te bekijken of we daar een antwoord op kunnen bieden. Bedrijven moeten beseffen dat een goede voorbereiding bij de pakketselectie cruciaal is. Je mag ook niet vergeten dat een TMS ingrijpt op een afdeling waar een heleboel processen aan vasthangen.”
B. Romijn: “Ook controleer je best al meteen de grootte en het profiel van de TMS-aanbieder. Zo biedt Manhattan Associates een pakket voor verladers met grote volumes, vanaf ongeveer vijftig miljoen euro aan vrachtkosten per jaar. Uiteraard kunnen we ook bedrijven met een lager volume bedienen, maar dan ga je met een kanon op een mug schieten. Dat volume mag wel lager zijn als we het TMS kunnen koppelen aan ons WMS, bijvoorbeeld, maar dan spreken we over een ander soort project. Ook het type vrachten speelt een rol. Als je enkel volle vrachten vervoert, zal onze oplossing niet zoveel meerwaarde bieden.”
M. Jongens: “Voor Caroz zijn niet zozeer de volumes van belang, maar is het wel belangrijk dat het TMS voldoende meerwaarde binnen de organisatie kan creëren. Wij werken vaak samen met middelgrote bedrijven met een volume vanaf ongeveer 20.000 zendingen. Maar ook voor grotere bedrijven met (veel) meer volume, bieden wij passende oplossingen. Er zijn ook bedrijven die voor een hybride oplossing kiezen, waarbij een TMS wordt gecombineerd met onze control tower.”

VCM: Wat is volgens jullie de meerwaarde van AI binnen TMS-oplossingen? En in welke mate zijn jullie daar al mee bezig?
B. Romijn: “Momenteel zijn wij de optimaliseringsmogelijkheden aan het verkennen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van herkenningspatronen. Daarbij kan AI helpen om afwijkingen op een gedetailleerde manier in kaart te brengen. Generatieve AI gebruiken we vandaag met name om configuratietaken te ondersteunen, waarbij de gebruiker kan vragen hoe bepaalde functionaliteit kan worden geconfigureerd, zodat hij niet door hele help files hoeft te gaan.”
M. Jongens: “Wij zijn nu generatieve AI binnen onze tool aan het testen. Zo kan een gebruiker meteen vragen stellen aan het systeem, zonder dat hij daarvoor een uitgebreid dashboard hoeft te raadplegen. Zo zou je aan een digitale assistent kunnen vragen hoe de transportkosten zich per vervoerde kilo in een bepaald land ontwikkelen. Dan moet je er natuurlijk wel nog steeds zelf voor zorgen dat de achterliggende data kloppen. AI kan ook ondersteuning bieden bij repetitieve taken. Zo kan via een chatbot automatisch ontbrekende informatie worden opgevraagd. Vervolgens kan die informatie meteen in het systeem worden getrokken. Voor dat soort zaken zijn we nu een ‘proof of concept’ aan het ontwikkelen. Ik ben ervan overtuigd dat AI gaandeweg steeds meer taken van de planner kan overnemen, zodat die kan focussen op ‘management by exception’.”
B. Romijn: “Daar sluit ik me bij aan, maar ik denk wel dat dit nog wel even kan duren. Om te beginnen moet de technologie nog verbeteren, maar ook in de hoofden van de planners is er een mentale omschakeling nodig. Ik merk dat medewerkers nog vaak de controle willen houden. Dan gaan ze de uitkomst van het systeem in twijfel trekken en soms zelfs ten onrechte verwerpen.”
M. Jongens: “Als het gaat over zaken als een geautomatiseerde selectie van vervoerders speelt dat minder een rol, maar als het over routeplanning gaat, is dat zeker een drempel waar planners overheen moeten. Daarom geloof ik dat de medewerkers het beslissingsproces van het systeem moeten kunnen blijven volgen. Als ze de reden voor bepaalde, onlogisch lijkende beslissingen niet kunnen achterhalen, zorgt dat er vaak voor dat mensen de hakken in het zand zetten.”

VCM: Waar beginnen bedrijven nu het best als ze beslissen met een TMS van wal te steken?
B. Romijn: “Dat is een goede vraag. Door de brede functionaliteit van de pakketten kunnen bedrijven wel eens het noorden kwijtraken. Zoals aangehaald moet je eerst zicht krijgen op je pijnpunten. Een valkuil is dat bedrijven te veel zaken ineens willen doen, waardoor de implementatie spaak loopt. Sommige willen ook per se met het planningsluik starten omdat alles daarmee begint. Zeker in grote bedrijven is dat vaak complexe materie aangezien er heel veel regels aan verbonden zijn. Denken we maar aan openingstijden, beperkingen, afspraken, enzovoort. Dan kun je een jaar aan het implementeren zijn en nog geen resultaat geboekt hebben. Dat is niet bevorderend voor de acceptatie bij de medewerkers en natuurlijk kijkt ook de CEO over de schouders mee. Je moet je afvragen of het wijs is om daarmee te beginnen. Terwijl bij de factuurcontrole ook vaak veel misgaat, zeker als er nog veel zaken manueel gebeuren. Als je daarmee start, zul je veel sneller resultaat zien. Daardoor vergroot de goodwill om ook andere pijnpunten aan te pakken.”
M. Jongens: “Een TMS-project moet je inderdaad op een doordachte manier aanpakken. Daarom raad ik bedrijven met weinig ervaring op dat vlak aan zich door een externe partij te laten begeleiden. Wat de implementatie van een TMS betreft, is het belangrijk van meet af aan voldoende aandacht aan ‘change management’ te besteden. Ook een goede fasering is belangrijk. Vaak starten wij met een niet al te complexe stroom of met een bepaalde regio. Daarbij krijgt de organisatie de kans te leren hoe zo’n TMS precies werkt. Vervolgens gaan we iedere keer een stap verder. We merken dat die aanpak meestal het best werkt.”

VCM: Hebben jullie nog specifieke aandachtspunten voor organisaties die een TMS overwegen?
M. Jongens: “Om te beginnen moet je je master data op orde hebben om het maximum uit een TMS te halen. Zo ondersteunen wij onze klanten ook bij hun ‘load building’ via het algoritme van een externe partij. Als je dat wil doen, moet je wel de afmetingen van je goederen en pallets perfect in kaart hebben. Het spreekt voor zich dat die master data makkelijker bij te houden zijn als je de goederen zelf produceert, dan wanneer je je spullen uit pakweg China ontvangt.”
B. Romijn: “Daar ben ik het volledig mee eens. Wij hebben dergelijke algoritmes zelf in onze oplossing geïntegreerd en die werken ook heel goed, maar in de praktijk duiken toch vaak problemen op. Zo zijn de juiste data er vaak niet of zijn ze onbetrouwbaar. Dat moet je eerst op orde hebben voordat je verder kunt gaan. Zoals net gezegd, is die correctheid van data ook belangrijk als je met optimaliseringstools of met AI aan de slag gaat. Als de openingsuren van een leverpunt niet correct zijn ingegeven, kun je ook geen perfecte antwoorden van de tool verwachten. Het is ook aan de planner om zulke fouten meteen recht te zetten als hij of zij ze ontdekt, anders zal het probleem zich blijven herhalen. Dat vraagt discipline.”
M. Jongens: “Besef ook dat een goede interface, met je vervoerders en je WMS, goud waard is. Heb je die niet, dan blijft er veel manueel werk liggen. Goede interfaces zorgen ervoor dat de communicatie tussen de verschillende systemen veel efficiënter verloopt. Die flexibiliteit moet zich trouwens in de volledige oplossing weerspiegelen. Er kunnen immers nieuwe productstromen bijkomen met andere kenmerken of andere vervoerders. Dan kies je beter een systeem dat vlot in te richten en aan te passen is op basis van de situatie op dat moment.”
B. Romijn: “Dat klopt. Daarom zijn we met Manhattan Associates een vijftal jaar geleden resoluut voor een ‘cloud native’ oplossing gegaan. Zo kunnen we vlot met andere systemen integreren, via API’s bijvoorbeeld. In lijn daarmee moet je je afvragen in welke mate je vandaag nog alle data wil repliceren. Tarieven op basis van je contract kun je perfect via een API uit het systeem van de vervoerder oproepen als je die nodig hebt. Dat vraagt onderling vertrouwen, maar het is wel de richting die we uitgaan.”
M. Jongens: “En tot slot: zorg ervoor dat de implementatie van een TMS in de eerste plaats een optimaliseringsproject vanuit de business is. Als het systeem als een IT-project wordt geïntroduceerd, waarbij de IT-afdeling het allemaal wel zal implementeren en de overschakeling met een druk op de knop gebeurt, dan zal zelfs het beste systeem nooit goed werken. Wij staan er dan ook op van meet af aan alle stakeholders rond de tafel te hebben, zodat we meteen van iedereen input krijgen. Dat is de enige juiste manier om een goede start te garanderen.”

TC