Doorgedreven masterdatamanagement wordt must

Als neutrale not-for-profit-organisatie ontfermt GS1 Belgilux zich – als deel van de wereldwijde GS1-organisatie – al meer dan veertig jaar over de data van uiteenlopende bedrijven. GS1 biedt niet alleen globale standaarden voor de identificatie, maar ook voor het vastleggen en delen van gegevens. Zo zorgt de organisatie ervoor dat data efficiënt uitwisselbaar zijn binnen ketens. Intussen gebruiken al 8200 Belgische en Luxemburgse bedrijven de GS1-standaarden.

Nood aan meer en betere data

Alle inspanningen die de voorbije decennia rond datamanagement werden geleverd, werpen ontegensprekelijk hun vruchten af. Ze hebben er bijvoorbeeld mee voor gezorgd dat supply chains in de FMCG-sector vandaag goed georganiseerd kunnen worden. Maar de ontwikkelingen van de voorbije jaren – die nu in een stroomversnelling komen – maken dat er in heel veel sectoren nog een tandje zal moeten worden bijgestoken op het vlak van datamanagement.

“Een belangrijke rol hierin speelt het Actieplan Circulaire Economie van de Europese Commissie, dat alvast een pittige voorbereiding vormt op de Europese Green Deal”, begint Jan Somers. “Die organisatie wil een wetgevend kader scheppen voor de uitrol van een duurzaam productbeleid. Daarbij wordt onder meer bekeken hoe digitale technologieën voor een elektronisch productpaspoort kunnen zorgen. Via een identificatiesleutel zou je dan kunnen zien wat er in dat product zit en welke delen herbruikbaar zijn. Die gegevens moeten het met andere woorden mogelijk maken producten vlotter te repareren en te recycleren. Daarbovenop komt uiteraard het feit dat een optimale traceerbaarheid sowieso steeds belangrijker wordt.”

Daarnaast spelen de snelle ontwikkelingen in het speelveld van e-commerce een grote rol bij het toenemende belang van datamanagement. “Wil je je producten verkopen op marktplaatsen als Bol.com en Amazon, dan moet je hen uiteraard de nodige informatie over je product kunnen verschaffen, en dat op een gestandaardiseerde manier. Ook het toevoegen van foto’s aan de productdata wordt in die context steeds belangrijker. Want wie koopt er nu nog online een product zonder het eerst te zien? Verder merken we dat er ook steeds meer andere gegevens – de zogenaamde ‘b2c-attributes’ – aan producten worden toegevoegd. Zo evolueren we steeds meer naar een volwaardige digitale twin van producten.”

Aansluitend op die evolutie heeft het Data Committee – de GS1 Governance die de afspraken vastlegt over het uitwisselen van productinformatie en -afbeeldingen in de FMCG- en de foodservicesector in België en Luxemburg – trouwens beslist dat vanaf begin dit jaar aan elke productfiche een conforme packshot-afbeelding moet worden gekoppeld. Vanaf 1 april wordt dat ook voor de DIY-sector verplicht.

De meerwaarde van een productidentiteitskaart

Op die noden van vandaag en morgen wil GS1 inspelen met een compleet nieuw platform, dat de naam My Product Manager kreeg. Dat moet de organisatie in staat stellen via één ‘single-sign-on’ alle productinformatie op één plek te beheren, met een naadloze gebruikerservaring.

Van My Product Manager Identify …
Het nieuwe platform bestaat uit twee luiken. Het eerste is My Product Manager Identify, waarmee de merkeigenaar in enkele clicks een uniek identificatienummer voor zijn productverpakking kan aanmaken. Dat kan een voor een of in bulk. Vervolgens kan hij de GTIN’s (Global Trade Item Number) en de bijbehorende barcodes downloaden.
Om een productidentiteitskaart aan te maken, registreer je de merknaam, de productcategorie, de netto-inhoud, de doelmarkt voor het product en de foto. Via My Product Manager worden de identiteitskaarten vervolgens naar het GS1 Registry Platform doorgestuurd.

… tot My Product Manager Share
Wil je bijvoorbeeld producten via een retailer of webshop verkopen, dan kan het dat zij meer informatie nodig hebben dan wat op de productidentiteitskaart staat. In dat geval is het mogelijk via My Product Manager extra data toe te voegen en uit te wisselen. Die data kun je handmatig opladen of je kunt ervoor kiezen via de API van GS1 de nodige data rechtstreeks vanuit je systeem door te sturen.

Als data-ontvanger kun je alle gestandaardiseerde productinformatie van My Product Manager Share halen. Het is ook mogelijk via de API, via GDSN of via SFTP data rechtstreeks in het eigen systeem te downloaden of te mappen.

Handig is ook dat je via ‘Verified by GS1’ op basis van het GTN de identiteitskaart kunt opvragen van het gekoppelde product en het bedrijf dat de identiteitskaart heeft geregistreerd. Zo kun je niet enkel foutief uitgewisselde productmasterdata, maar ook het oneigenlijke gebruik van GTIN’s namaakartikelen en andere onjuistheden detecteren.

Nadruk op gebruikersvriendelijkheid

Bij de ontwikkeling was het voor GS1 erg belangrijk dat My Product Manager zowel voor grote als voor kleine bedrijven gebruikersvriendelijk zou zijn. “We beseffen maar al te goed dat we in dit land heel veel kmo’s hebben die het uitstekend doen. Ook hen willen we ondersteunen om hun producten gemakkelijk van een productidentiteitskaart te voorzien om zo aan de datagerelateerde wensen van hun (grotere) klanten te kunnen voldoen”, zegt Jan Somers. “Vroeger moesten we bijvoorbeeld veel richtlijnen naar onze leden uitsturen. Nu wijst het systeem zichzelf veel meer uit. Dat was ook nodig, want door de opkomst van marktplaatsen zien we het aantal leden dat van onze diensten gebruik wil maken enorm groeien. Bovendien krijgen we zo meer tijd om bijkomende diensten te leveren.”

“Gaandeweg zijn we nu ook onze oude sectorspecifieke platformen om productfiches uit te wisselen in het nieuwe platform aan het integreren”, vervolgt hij. “Daarbij denken we met name aan de FMCG- en de foodsector, de doe-het-zelf, tuin- en dierensector en de gezondheidssector. Zo kunnen bestaande productidentiteitskaarten worden uitgebreid tot volledige productfiches onder de koepel van My Product Manager.”

Waaier aan validatieregels

Ook eigen aan My Product Manager is dat er een hele rist validatieregels is ingebouwd. “Als je bijvoorbeeld ingeeft dat een fles water één kilo weegt, dan krijg je een waarschuwing wanneer je invoert dat een multipack van zes flessen ook één kilo weegt. Op dat moment zul je ook niet verder kunnen voordat je het probleem hebt opgelost”, illustreert Jan Somers.

“We hebben ongeveer 14.000 validatieregels ingebouwd, waarvan sommige uiteraard productafhankelijk zijn. Zo is het specifiek voor een heggenschaar belangrijk om te weten of ze al dan niet een snoer heeft. Om de data-afnemers een idee te geven van de mate waarin de data ingevuld zijn, geven we ook het vulgraadpercentage mee. In My Product Manager moet je ongeveer tachtig velden invullen voor een specifieke toepassing. Als je er maar zestig procent van invult terwijl het gemiddelde vulgraadpercentage voor dat assortiment tachtig procent bedraagt, weet de data-afnemer dat het beter kan. In het systeem hebben we trouwens ook real-time datakwaliteitsrapporten geïntegreerd, zodat je als retailer de datakwaliteit van je leveranciers zeer snel kunt controleren.”

Oog voor verdere verfijning

Via artificiële intelligentie en machine learning maakt GS1 My Product Manager nu constant slimmer.
J. Somers: “Als er in de ingrediëntenlijst van een voedingsproduct ‘melk’ staat, dan moet ‘melk’ ook in de lijst met allergenen voorkomen. Is dat niet het geval, dan zal de gebruiker niet meer verder kunnen. Op die manier willen we zoveel mogelijk automatisch feedback kunnen geven op de data die in het systeem worden ingevoerd door de leverancier.”

Komend jaar wil GS1 nog meer de vinger aan de datapols krijgen. “We willen starten met het digitaal controleren van voedingsetiketten in het kader van een verplicht datakwaliteitsprogramma. Op die manier zijn we er honderd procent zeker van dat wat op het etiket staat, ook helemaal overeenstemt met wat in het systeem is ingevoerd. We sluiten niet uit dat we in de toekomst ook producten in andere (deel)sectoren op een vergelijkbare manier gaan controleren. Op die manier willen we nog meer de nadruk leggen op datakwaliteit”, klinkt het.

Beschikken over een zo sluitend mogelijk systeem voor masterdatamanagement is één ding. Daarnaast is het volgens Jan Somers minstens even belangrijk om dat goed in je organisatie in te bedden. “Zo moet je je systeem voor datamanagement goed met je eigen software verweven. Met My Product Manager hebben we getracht dat zo eenvoudig mogelijk te maken”, meent hij. “Ook belangrijk om te onthouden is dat je in je bedrijf een ‘product owner’ moet aanwijzen die verantwoordelijk is voor het masterdatamanagement. Anders sluipen er vroeg of laat fouten in je systeem. Het mag intussen wel duidelijk zijn dat het lang niet meer volstaat dat een product in het juiste schap terechtkomt. In het licht van de huidige ontwikkelingen kunnen we ons echt geen fouten meer veroorloven.”