Digitalisering in het teken van operational excellence

ODTH opereert vanuit verschillende locaties tussen Antwerpen en Brussel, met een gezamenlijke magazijnoppervlakte van ongeveer 165.000 vierkante meter. Met een team van 140 medewerkers bedient de logistiek dienstverlener een zestigtal klanten, goed voor ruim vierhonderd leveringen per dag. ODTH spitst zich voornamelijk toe op vier sectoren: food & feed, FMCG (fast moving consumer goods), chemicals en farmaceutica. Hoe smart warehousing bij ODTH in de loop van de jaren vorm kreeg, vernamen we tijdens Supply Chain Innovations in Antwerpen van Rob Van den Berghen en Bart Weymans, respectievelijk chief operational officer en chief innovation officer bij ODTH.

Al bij zijn oprichting in 1992 bouwde ODTH een businessmodel rond operational excellence uit, met als doel de verwachtingen van de klant te overtreffen. “Binnen die strategie steunen we op enkele vaste waarden”, vertelt COO Rob Van den Berghen. “Zo hanteren we een ‘asset-based’ benadering, waarbij we onze eigen warehouses bouwen op strategische locaties. Dat biedt ons de nodige vrijheid en inspraak in de kwaliteit van de gebouwen. We investeren ook sterk in onze eigen IT-afdeling, wat heeft geholpen om solide processen en een platform voor integratie uit te bouwen. Verder staan de medewerkers bij ons centraal. We focussen op een langetermijn tewerkstelling en houden het aantal tijdelijke contracten binnen de perken. Dat resulteert in goed getrainde medewerkers en weinig personeelsverloop. De combinatie van die pijlers maakt dat we als onafhankelijke logistiek dienstverlener onze eigen koers kunnen varen. In feite zijn we een kmo met de kwaliteitssystemen en processen van een multinational: we zijn flexibel voor onze klanten terwijl onze achterliggende, rigide processen voor een grote betrouwbaarheid zorgen.”

Aanloop naar digitaliseringstraject

Voor de roots van het digitaliseringstraject dat ODTH heeft afgelegd, neemt CIO Bart Weymans ons mee naar 2006. “Tot die tijd waren we vooral voor één grote internationale FMCG-klant in Rumst actief”, zegt hij. “We werkten toen in het SAP-systeem van onze klant. Op zich verliep dat prima, maar met het oog op meer flexibiliteit en verdere groei hebben we toen zelf in SAP WM geïnvesteerd, zodat we onze eigen warehouse management oplossing hadden. Naarmate we groeiden en evolueerden naar nieuwe klantensegmenten, hebben we extra functionaliteit aan de oplossing toegevoegd.”

Om te beginnen werd een facturatietool geïntegreerd. “Niet meteen innovatief, maar die tool bood ons wel een goede basis om in een later stadium het digitaliseringstraject te starten”, legt Bart Weymans uit. “Daarna zijn we gestart met een planningstool, als alternatief voor Excel. Toen zijn we ook gaan samenwerken met SAP-partner Flexso. Die heeft ons geholpen om een realtime planning op te zetten. Vervolgens hebben we de manier van picken onder handen genomen, waarbij we onze ‘case picking’ op papier hebben vervangen door EAN-scanning.”

In die tijd groeide ODTH nog steeds vooral samen met die ene klant in Rumst. Naarmate de klant nieuwe merken aan zijn portfolio toevoegde, breidde het magazijn uit, waarbij de ene hal naast de andere kwam te liggen. “Dat zorgde voor langere rij- en loopafstanden in het magazijn. Omdat er met ‘shuttle racks’ werd gewerkt, was ‘task interleaving’– waarbij picking- en wegzettaken in één rit worden gecombineerd – in ons magazijn niet meteen een optie.”

Jos De Wael, CEO van ODTH, zag dat er ruimte voor verbetering was en plaatste warehouseoptimalisering hoog op de agenda. Zo kwam er in 2008 een geautomatiseerde ‘staging zone’. Dat is een soort blackbox waar pallets worden ingevoerd, waarna ze op het juiste moment uit het systeem komen om in de vrachtwagens te worden geladen. In lijn daarmee werd de pickstrategie herzien om de rijafstanden zoveel mogelijk te beperken. “Omdat er steeds meer stockpallets op de grond stonden, zijn we de mogelijkheden voor crossdocking gaan onderzoeken”, blikt Bart Weymans terug. “Na een testfase hebben we toen opportunistische crossdocking ingevoerd: elke keer dat we tijdens het inbound-proces een pallet scannen, bekijken we of we die meteen kunnen crossdocken om overbodige bewegingen te elimineren.”

Start van het slimme magazijn

Terwijl de ogen tot dan toe gericht waren op hogere operationele efficiëntie in Rumst, begon in 2019 ook de groei op de site van Willebroek voor grote uitdagingen te zorgen.
Bart Weymans: “We hadden toen dertig klanten op die site, met verschillende akkoorden, regels en opslagcondities. Voor het planningsteam was het worstelen om dat in goede banen te leiden. Op een gegeven moment zag ik op de site 23 chauffeurs aanschuiven. Aangezien er toen nog geen parkeerterrein was, stonden zij gewoon naast de straat geparkeerd. Het spreekt voor zich dat het in zo’n chaos niet evident was elke vrachtwagen tot bij de toegewezen dockdeur te krijgen.”

Ook dat was de CEO niet ontgaan. “Hij opperde het idee om een project met ANPR-camera’s – voor automatische nummerplaatherkenning – te starten. Daarop zijn we opnieuw met Flexso rond de tafel gaan zitten. Dat betekende de start van ons slimme magazijn in Willebroek”, klinkt het. “Om te beginnen hebben we gezorgd voor een ‘self sign-on’ voor de chauffeurs. Zo werd met behulp van ANPR-camera’s en digitale registratiekiosken – waar de chauffeur zichzelf in zijn eigen taal kan registreren – de check-in geautomatiseerd. Na een succesvolle check-in krijgt de chauffeur vervolgens automatisch een poort toegewezen. Dat gebeurt met behulp van een algoritme in SAP Fiori Monitoring. Via sensoren op de dockdeuren wordt de magazijnoperator automatisch verwittigd wanneer er een truck voor de poort staat, wat de wachttijden reduceert. Indien nodig wordt via RPA (robotic process automation) automatisch informatie naar het TMS van de klant doorgestuurd, waardoor er geen gegevens meer overgetypt hoeven te worden.”

Digitalisering op kruissnelheid

Tegelijk groeide de nood om de operationele performantie te meten. “Omdat die mogelijkheid in SAP WM niet bestond, hebben we zelf een productiviteitsmonitoringsysteem op maat gebouwd voor de backoffice”, legt Bart Weymans uit. “Daarmee konden we per persoon, team of klant de prestaties controleren. Dat was meteen de eerste belangrijke stap in ons digitaliseringstraject.”

Om klanten van ODTH meer visibiliteit te bieden, werd een portaal gebouwd, gebaseerd op SAP-technologie. Sindsdien kunnen data, bijvoorbeeld over voorraden of verzendingen, in real time worden gedeeld. Bijgevolg kunnen klanten snel informatie in het systeem opvragen, zonder dat ze op antwoord van ODTH hoeven te wachten.

In een later stadium werd een geavanceerde ‘slot booking tool’ toegevoegd. Daardoor kunnen klanten vlot afspraken maken om te laden of te lossen. “De QR-code die met de bevestiging van de afspraak meegaat, zorgt ervoor dat chauffeurs zichzelf nog sneller on-site kunnen registeren”, voegt Bart Weymans toe. “Verder hebben we een file transfer opgezet, met bijvoorbeeld templates voor inbound en outbound leveringen. Dankzij die standaard templates kan vlot op een digitale manier worden samengewerkt.”

Overstap naar SAP EWM

Na alle automatiseringsslagen die ODTH binnen SAP WM had gerealiseerd, kondigde SAP aan dat het bedrijf tegen eind 2025 zou stoppen met de ondersteuning van SAP WM. “Dat kwam hard aan, maar we hebben vlug besloten niet bij de pakken te blijven zitten”, vertelt Bart Weymans. “We wilden blijven innoveren en voorop blijven in de sector. Daarom moesten we zo snel mogelijk naar een andere oplossing overschakelen.”

Tijdens een WMS-assessment vergeleek ODTH drie systemen met elkaar op basis van functionaliteit, kosten en organisatieverandering. “De functionaliteit van de verschillende systemen was vrij gelijklopend en ook de kosten lagen niet ver uit elkaar. Alleen, als we voor SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) zouden kiezen, konden we natuurlijk wel verder bouwen op onze kennis en ervaring met SAP”, licht Bart Weymans toe. “We werkten toen al jarenlang met SAP-technologie, waardoor onze medewerkers die goed in de vingers hadden. Bovendien konden we dan verder blijven vertrouwen op Flexso. De SAP-partner heeft in de loop van de jaren ruimschoots bewezen dat ze in staat zijn met hun expertise onze innovatie-roadmap mee vorm te geven.”

Om gebruik te kunnen maken van SAP EWM, moest er een nieuwe database worden opgezet. Eind 2019 vond de integratie met S/4HANA plaats, wat het ‘go-to’ ERP-systeem van de logistiek dienstverlener werd. Met behulp van Flexso werd dat in amper een half jaar tijd gerealiseerd, en dat in volle coronapandemie.
B. Weymans: “Die overstap bracht verschillende voordelen met zich mee. Zo konden we na die integratie naar een analytische boekhouding overstappen, met ‘vendor invoice management’, inclusief OCR-technologie (optical character recognition), met het oog op een geautomatiseerde goedkeuring van facturen. Onze medewerkers gebruiken nu ook enkel nog Fiori-applicaties om facturen af te handelen.”

Toen het financiële luik was afgerond, besloot ODTH de focus op een slimmere operationele besluitvoering te leggen. Met een extern datawarehouse werden dashboards ontwikkeld voor datagedreven beslissingen.

Van maatwerk naar standaardisatie

Simultaan startte de logistiek dienstverlener met de integratie van SAP EWM, dat in S/4HANA zit ingebed. “In SAP WM konden we niet anders dan zaken op maat bouwen. Dat had als nadeel dat er heel wat code op maat in verwerkt zat, wat moeilijk te onderhouden was”, aldus Bart Weymans. “SAP EWM daarentegen beschikt over uitgebreide standaardfunctionaliteit, waarvan we handig gebruik hebben gemaakt. Zo bevat SAP EWM standaard een facturatieoplossing en een Labor Management tool. Om de transitie naar de nieuwe omgeving vlot te laten verlopen, hebben we Flexso gevraagd ons daarbij te ondersteunen.”

De introductie van SAP EWM bood ook een kans om verder te automatiseren. Zo bekeek ODTH samen met Flexso concrete toepassingen om Labor Management tot in de facturatie door te trekken. “Dat biedt ons een grote meerwaarde”, weet Bart Weymans. “Binnen die module kunnen medewerkers de uitgevoerde taken op basis van hoeveelheden of het aantal gepresteerde uren registreren. Die gegevens stromen meteen door naar het ‘warehouse billing framework’. Aan het eind van de maand worden de prestaties automatisch gefactureerd, zonder dat enige manuele opvolging vereist is. Dat is een groot verschil met de vroegere situatie, toen medewerkers manueel papieren documenten moesten invullen. Dat was niet alleen tijdrovend, maar hield ook een risico in, want papieren kunnen onderweg verloren raken. Dankzij de software kunnen we resources nu efficiënter alloceren en zijn we ook zeker dat prestaties daadwerkelijk zijn gefactureerd.”

Bovendien biedt SAP EWM meer standaard integratiemogelijkheden. Zo is het pakket in staat rechtstreeks met plc’s te communiceren, wat toelaat equipment in real time en zonder extra middleware aan te sturen. Dat kan interessant zijn wanneer naar fysieke automatisering wordt gekeken.

We kunnen stellen dat SAP EWM voor ODTH op het juiste moment kwam, met gestandaardiseerde functionaliteit om de complexe flows en processen van de logistiek dienstverlener op te vangen. “Toegegeven, het is een erg uitgebreid pakket, waardoor het voor sommigen misschien overweldigend kan lijken”, meent Bart Weymans. “Samen met Flexso hebben we bepaald welke functionaliteit voor ons het meest opportuun was. Stapsgewijs hebben we ook pilootprogramma’s opgezet om na te gaan of de oplossing exact deed wat we verwachtten. Die aanpak helpt ons om steeds de meest slimme keuzes te maken.”

Momenteel is SAP EWM al volledig geïntegreerd op de 90.000 vierkante meter grote site van Willebroek. “Met behulp van het systeem kunnen we nu met ons in-house IT-team nieuwe klanten binnen de 24 uur toevoegen”, vertelt Bart Weymans.

Intussen heeft ODTH nog verschillende andere projecten op stapel staan. Zo wil de logistiek dienstverlener gebruik gaan maken van een digitale tweeling om via simulaties de magazijnoperaties te optimaliseren. Ook een geautomatiseerde documentenstroom en ‘workforce planning boards’, om beter te kunnen inspelen op pieken, staan op de agenda. “Voor onze backoffice staat ook ‘alert monitoring’ op de planning”, klinkt het. “Daarbij zullen medewerkers ‘push notificaties’ op hun mobiele toestellen ontvangen. Zo’n systeem willen we ook bij het planningsteam invoeren. Dankzij de automatisering zijn zij verlost van repetitieve taken, zodat ze zich nu kunnen focussen op het oplossen van fouten. We willen dus een workflow waarbij die fouten als het ware op hun bord worden gepresenteerd, zodat ze precies weten wat van hen wordt verwacht.”

Volgens Bart Weymans mag het intussen duidelijk zijn dat innovatie een mindset in de organisatie is geworden. “Er zullen nieuwe technologieën op ons blijven afkomen. Het is aan ons om die technologieën onder de loep te nemen en ze te omarmen als ze onze organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen”, besluit hij.

TC