De weg naar naadloze magazijnautomatisering

“Onze oprichter Jan Zeeman geloofde al in de jaren zestig van de twintigste eeuw dat kwalitatieve kleding niet duur hoeft te zijn”, begint Bas Hoekstra. “Sindsdien loopt het idee van ‘zuinig’ zijn – kostenbewust maar tegelijk zorgzaam – als een rode draad door onze hele organisatie. Het komt erop neer dat we basistextiel voor iedereen toegankelijk willen maken, met respect voor mens en milieu.”

Met ruim 1.400 winkels in acht Europese landen verkoopt Zeeman dagelijks artikelen aan zo’n zeventig miljoen klanten die bewust met hun budget omspringen. Jaarlijks genereert de organisatie een omzet van ongeveer één miljard euro. Maar achter die eenvoud schuilt een complexe logistieke operatie. “Twee keer per week leveren we aan al onze winkels”, legt Bas Hoekstra uit. “We zijn in wezen een push-organisatie. Tachtig procent van onze goederen komt per zeevracht vanuit Azië in de haven van Rotterdam aan. Wanneer de containers zijn gearriveerd, worden ze doorgestuurd naar ons magazijn. We hebben maar één centraal distributiemagazijn, in Alphen aan den Rijn. Dat fungeert als een crossdockcentrum, van waaruit we onze winkels twee keer per week beleveren. We houden dus geen voorraden aan. Mocht je de inboundstroom stoppen, dan is ons magazijn binnen de week leeg.”

Dit model is efficiënt, maar maakt de organisatie ook kwetsbaar. “We wilden onze snelheid en eenvoud behouden, maar wel beter kunnen omgaan met de complexiteit in onze keten”, vertelt Bas Hoekstra. “De ‘just-in-time’-aanpak, gecombineerd met de groeiende productstroom uit Azië, zette de 25 jaar oude sorteerinstallatie in het magazijn zwaar onder druk. Onze infrastructuur was oud, moeilijk te onderhouden en bevond zich letterlijk aan het einde van haar levensduur. Sommige onderdelen moesten we zelfs via eBay zien te bemachtigen.”

Shuttlesysteem en WMS hand in hand
Om zich klaar te stomen voor de toekomst, installeerde Zeeman in samenwerking met systeemintegrator Inther een AS/RS-shuttlesysteem met zes gangen en 132 shuttles, goed voor de opslag van 100.000 dozen, gecombineerd met ‘depalletizers’, ‘pick-to-light’-werkstations en sorteerders. Meer dan twee kilometer aan conveyors verbinden alle onderdelen met elkaar. Deze goederenstroom van inbound tot outbound wordt georkestreerd door het warehouse management system Manhattan Active WM.

“De implementatie was alsof je een openhartoperatie zou uitvoeren”, blikt Bas Hoekstra terug. “Om het shuttlesysteem in het bestaande gebouw te kunnen installeren, moesten we het dak van het magazijn met zeven meter verhogen. Dat was een gigantische operatie, maar nodig voor verdere groei op een efficiënte manier. We konden niet anders dan het nieuwe systeem opbouwen terwijl het oude nog draaide, want ‘downtime’ konden we ons eenvoudigweg niet veroorloven.”

Weloverwogen softwaretransitie
Ook de softwaretransitie was geen sinecure. “Decennialang hebben we gewerkt met een eigen ontwikkeld systeem op een IBM AS/400-server, dat in de jaren 1990 ‘fit for purpose’ was gebouwd”, vertelt Barry van der Groep. “Dat systeem heeft ons lang goed gediend, maar met de groeiende business en complexiteit konden we daar niet mee verder. Zo liep het uitrollen van nieuwe functionaliteit moeizaam en ging er te veel tijd naar brandjes blussen in plaats van naar waarde creëren.”

Zeeman koos voor een ‘best-of-suite’-benadering met enkele kernapplicaties, waarvan Manhattan Active WM een erg belangrijke is. “We hebben gezocht naar technologie die met onze ambities kon meegroeien”, aldus Barry van der Groep. “Die hebben we gevonden in de cloud native oplossing van Manhattan Associates met microservices architectuur, die we vlot konden integreren met onze ander oplossingen in het distributiecentrum. De oplossing paste perfect in onze IT-visie: open, schaalbaar en in staat continu met ons mee te evolueren.”

Hoewel de transitie uitdagend was, blikken Bas Hoekstra en Barry van der Groep er met een goed gevoel op terug. “Dat heeft zeker ook te maken met de gefaseerde manier van werken, waarbij de twee operationele werelden een tijdlang parallel naast elkaar bleven draaien”, meent Barry van der Groep. “Daarnaast was teamwork heel belangrijk. Fase na fase stonden we schouder aan schouder met onze partners, waarbij we op moeilijke momenten constructief naar oplossingen zijn blijven zoeken. Die aanpak heeft gewerkt.”

Bas Hoekstra beaamt dat: “Die aanpak is typisch voor Zeeman. We zijn een familiebedrijf met een sterke teamgeest en de wil om zaken aan te pakken. De mentaliteit ‘kan niet’ heeft intussen plaatsgemaakt voor ‘we vinden wel een manier om het op te lossen’. Dat is zeker ook een belangrijk resultaat van het project.”

Belang van kwaliteit
Tijdens het project doken enkele aandachtspunten op die tot vandaag worden opgevolgd. Zo moest Zeeman zijn masterdata opschonen en structureren om goed voorbereid te zijn op de automatisering. Daarbij was een nauwe samenwerking over alle afdelingen heen cruciaal.

“Verder ontdekten we dat de kwaliteit van onze kartonnen dozen een grote impact heeft op de procesflow”, zegt Bas Hoekstra. “Beschadigde en niet-compatibele dozen blokkeren de conveyor en/of kunnen niet in ons shuttlesysteem. In het begin liep het foutenpercentage op tot veertien procent, wat veel hoger was dan de verwachte vier procent. Samen met Manhattan Associates en onze systeemintegrator willen we dat percentage nu tot anderhalf procent herleiden om zo onze procesflow en de stabiliteit van onze operaties nog te verhogen. Vandaag hebben we zelfs enkele mensen in huis die zich uitsluitend met de kwaliteit van de dozen bezighouden en continu contact houden met onze leveranciers in het Verre Oosten.”

Meer transparantie en structuur
Sinds de transitie beschikt Zeeman over een magazijn dat niet alleen sneller en accurater werkt, maar ook veel transparanter en voorspelbaarder is. “De voorraadaccuraatheid is enorm gestegen”, vertelt Bas Hoekstra. “Onze medewerkers werken nu in een veel meer gestructureerde omgeving met gestandaardiseerde processen en er is realtime inzicht via dashboards.”

De goede integratie van software en hardware maakt het ook mogelijk om granulair te distribueren. Dat betekent dat producten niet langer in bulk worden gepusht, maar dat de aanvoer wordt afgestemd op de specifieke behoefte van elke winkel. Daardoor zijn de servicegraad en de productbeschikbaarheid in de winkels gestegen. De herbevoorrading is betrouwbaarder geworden en de controles die vroeger in de winkels plaatsvonden – met name controles van de rolcontainers – zijn grotendeels overbodig geworden. Dat scheelt honderden uren per week aan handmatig werk. Doordat de prestaties continu worden gemonitord, kan de productiviteit gericht worden verbeterd.

De implementatie van een nieuw systeem is uitdagend, maar de verandering in mindset is dat evenzeer. “We komen uit een cultuur van pragmatisme; gewoon doen wat werkt. Nu moeten we denken in processen, data en standaarden”, licht Barry van der Groep toe. “Dat vergt tijd en training, maar intussen zijn de mensen trots op wat we samen hebben bereikt.”

“In feite zijn we uit een 25 jaar oude kelder gekropen”, vervolgt hij. “Vandaag hebben we een toekomstbestendig distributiecentrum dat onze waarden van eenvoud en zuinigheid versterkt.” Voor de IT director betekende de overstap naar Manhattan Active WM daarbij een wereld van verschil. “Dankzij die oplossing konden we evolueren van een op maat gemaakte ‘legacy’-omgeving naar een moderne, schaalbare architectuur. Manhattan Active WM is voor ons een kernsysteem waar we ons IT-landschap omheen kunnen bouwen. Dankzij de SaaS-architectuur profiteren we ook van continue updates zonder downtime.”

Klaar voor verdere groei
De vernieuwing van het distributiecentrum maakt trouwens deel uit van de bredere digitale transformatie bij Zeeman. “Het is de bedoeling onze volledige supply chain uiteindelijk zoveel mogelijk te digitaliseren en te automatiseren, van onze leveranciers in Azië tot de winkels in Europa”, verduidelijkt Barry van der Groep. “Op die manier willen we een wendbare keten creëren die onze groei ondersteunt en tegelijk de kosten verlaagt.”

Intussen bekijkt Zeeman samen met Manhattan Associates als strategische partner de verdere optimaliseringsmogelijkheden. “Geregeld organiseren we strategische sessies om te bepalen hoe we onze supply chain nog kunnen verbeteren”, schetst Bas Hoekstra. “Zo kijken we naar een ‘labor management system’ (LMS) waarmee we de productiviteit van onze medewerkers kunnen maximaliseren. Verder bekijken we de ‘yard management’-oplossing die bij onze verdere groei en op de beperkte oppervlakte van ons terrein kan helpen om onze flow te optimaliseren”, zegt Bas Hoekstra. “Ook volgen we de ontwikkelingen van agentic AI bij Manhattan Associates op de voet om ons bijvoorbeeld te helpen bij de beslissingsondersteuning.”
TC