De stille winstmaker in je fabriek: optimaal voorraadbeheer met ERP-systeem

De kwestie over- en ondervoorraad

Goed voorraadbeheer, het centrale onderwerp tijdens de Nationale Voorraaddag, is voor veel maakbedrijven de dunne lijn tussen succes en stilstand. De strategische waarde ervan zien we bij verstoringen. Denk aan het containerschip “Ever Given” dat lange tijd het Suezkanaal blokkeerde, de Rode Zee-crisis of de covidpandemie. Directies van bedrijven die tijdens de pandemie kampten met verstoringen in de toeleveringsketen en geen noodplan of voorraad hadden, kregen te maken met grote plannings- en productieproblemen en weglopende klanten. De reactie bij menigeen: extra voorraad aanhouden “voor de zekerheid”. Het gevolg is vaak chronisch overinkopen – dat biedt rust, maar legt ook veel kapitaal vast. Die voorraad blokkeert je cashflow, vult je magazijn en veroudert soms voordat hij gebruikt wordt.

Dat staat in schril contrast met bedrijven die juist zo efficiënt en lean mogelijk willen werken, en met zo weinig mogelijk voorraad de gewenste serviceniveaus realiseren. Ook dat kan riskant zijn wanneer er plots een grote bestelling binnenkomt of een leverancier niet kan leveren. Dan staat de productie stil, lopen leveringen vertraging op en brokkelt het vertrouwen van klanten af.

Eén ding is duidelijk: beide strategieën zijn niet ideaal. Slecht voorraadbeheer verlaagt je winstgevendheid, verstoort je cashflow en schaadt je reputatie als betrouwbare leverancier.

De valkuil van handmatig werken

Suboptimaal voorraadbeheer komt nog vaak voor bij bedrijven die handmatig of semi-handmatig werken, zonder een consistent, datagestuurd bestelproces. Vaak stellen ze geen minimum- en maximumvoorraadniveaus vast en hebben ze geen actueel inzicht in wat er in het magazijn ligt of onderweg is. Ze kunnen hierdoor niet precies zeggen wat ze op voorraad hebben en hebben al helemaal geen idee van de kosten om het daar te houden.

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bovendien vaak bij één persoon. Dat is op zichzelf al risicovol mocht er uitval zijn, maar hun inschatting van wat nodig is om toekomstige klantorders te vervullen, bepaalt de grootte en frequentie van de bestellingen. Zonder toegang tot nauwkeurige voorraad-, bestel- en productiedata is de kans groot dat ze ernaast zitten. En dat kan leiden tot structurele over- of ondervoorraad. Met alle gevolgen van dien.

Door deze gebreken ontstaan bijvoorbeeld verkeerde inkoopsignalen: te veel bestellen “om het zekere voor het onzekere te nemen”, of te weinig omdat je denkt “we hebben wel genoeg”. Beide leiden tot verspilling of stilstand.

ERP-systemen bieden uitkomst

De oplossing ligt in automatisering met een cloudgebaseerd ERP-systeem. Door handmatige processen achter je te laten en een oplossing te implementeren die specifiek is ontwikkeld voor de maakindustrie, kun je een gedetailleerd en accuraat beeld van je voorraad behouden.

Een modern ERP-systeem ondersteunt verschillende productie- en voorraadstrategieën, waaronder maakvormen als Make-to-Stock (MTS), Make-to-Order (MTO), Assemble-to-Order (ATO) en Engineer-to-Order (ETO), en voorraadmethodieken zoals MRP, JIT/Kanban, VMI en ABC-analyse. Daardoor kan elk maakbedrijf de aanpak kiezen die het beste past bij de productmix, de variabiliteit in vraag en het gewenste serviceniveau. Het ERP-systeem brengt deze strategieën samen in één omgeving, zodat voorraadplanning, productie en inkoop naadloos op elkaar aansluiten.

Ideaal gezien kies je een platform dat al je voorraad-, bestel- en productiedata samenbrengt, zodat je één bron hebt waar alle actuele informatie staat. Het geeft een volledig inzicht in alles wat in je magazijn ligt en onderweg is, plus een duidelijk overzicht van je productieplanning en vaste klantorders. Zo weet je precies wat, waar en wanneer nodig is, zonder spreadsheets of giswerk. Je kunt je inkomende en uitgaande goederen tot in detail volgen en automatische meldingen ontvangen wanneer de voorraad laag wordt of een levering vertraging oploopt.

Als je productieplanning toch door een vertraging wordt beïnvloed, kun je je klanten tijdig informeren zodat zij hun eigen noodplannen kunnen activeren.

Slim vooruitkijken en veerkracht

Volgens ABN AMRO-sectorexpert David Kemps ligt de kracht van succesvolle maakbedrijven in het vooruitdenken in vier kwadranten: inkoop en verkoop, korte en lange termijn. Wie zijn ketens slim organiseert en keuzes baseert op actuele data, kan zelfs in onzekere tijden blijven groeien.

Een goed ingericht ERP-systeem, dat gebouwd is voor maakbedrijven, kan je helpen optimale voorraadniveaus te handhaven en geeft je het overzicht en de voorspelbaarheid die daarvoor nodig zijn. Van grondstof tot eindproduct. Zo kun je tijdig bijsturen, klanten beter bedienen en je werkkapitaal optimaal benutten.

Kortom: met een ERP-platform dat speciaal voor maakbedrijven is ontworpen, krijg je grip op je materialen, minimaliseer je risico’s en verbeter je je cashflow. Zo wordt je fabriek niet alleen efficiënter, maar ook winstgevender.

Door: Tim de Bie, product marketing manager bij ECI Software Solutions