De revolutie in e-facturatie: hoe technologie en mandaten de toekomst hertekenen

Comarch organiseerde onlangs een webinar met Meng Liu, senior analist bij Forrester. In dit artikel delen we onze conclusies uit het webinar over 'Een naadloze overstap naar e-facturatie: een leidraad van a tot z'. Onze gastspreker werd vergezeld door Piotr Jagiełło, consulting director bij Comarch, en Katya Kancheva, business solution manager bij Comarch. Je kan het webinar nog steeds op aanvraag herbekijken.

De belangrijkste trends in e-facturatie

In 2023 merkten we dat de overstap naar e-facturatie in verschillende landen in een stroomversnelling raakte. Dat is geen verrassing, aangezien de macro-economische context het hele jaar lang toch wel onzeker was. Een greep uit de aanzienlijke uitdagingen in 2023:

• De bankencrisis
• De hoge inflatie
• Geopolitieke conflicten en spanningen
• Operationele moeilijkheden bij bedrijven
• Moeilijkheden bij het efficiënt innen van belastingen

"Hierdoor was het voor de overheid ook moeilijk om belastingen efficiënt te innen,” dixit Meng Liu. “Ik denk dat dit voor veel regeringen overal ter wereld een prikkel was om in te zetten op e-facturatiemandaten, die hen kunnen helpen om belastingen efficiënter en doeltreffender te innen.”

De data van Forrester bevestigen dat de groep gebruikers van e-facturatietechnologie consistent groeit. De jaarlijkse omzet van facturatiesoftware voor handelsvorderingen en -schulden stijgt navenant en klokt sinds 2015 af op dubbele cijfers. De coronapandemie fungeerde hierbij als katalysator en zwengelde de groei en ontwikkelingen in facturatietechnologie verder aan. Naar verwachting zal deze trend zich voortzetten, wat duidt op een blijvende uitgavenstijging voor facturatietechnologie.

De Europese Commissie heeft benadrukt dat het ontwrichtende effect van corona de digitale transformatie binnen heel wat organisaties in een stroomversnelling heeft gebracht. Als cruciale schakel binnen bedrijfsprocessen kende facturatie een ware groeispurt: wereldwijd werd overgestapt op elektronische facturatieprocessen, van ontvangst over verzending tot verwerking. Die verschuiving is nu tot normale praktijk geworden en illustreert tekenend de evoluties rond facturatie onder invloed van de pandemie en de huidige digitale transformatie.

"Volgens onze data zijn er sinds 2020, na het uitbreken van de coronapandemie, elk jaar zo'n 15 nieuwe e-facturatiemandaten aangemaakt in verschillende landen over de hele wereld,” legt Meng Liu uit.

De voordelen van e-facturatie voor bedrijven

Een e-facturatietoepassing biedt bedrijven belangrijke voordelen, vooral op het gebied van betalingen. Zo'n oplossing kan B2B-betalingen optimaliseren en digitaliseren, wat de efficiëntie verhoogt. Uit een enquête in Australië bleek dat veel B2B-betaalprofessionals een veiligere en snellere betaalervaring wensen waarbij compliance gewaarborgd is.

Door over te stappen op e-facturatie beschik je makkelijker over alle facturatiegegevens. Zo kunnen bedrijven die afstemmen op hun betaalgegevens. Het resultaat? Veel elementen uit het betaalproces worden gestroomlijnd, zoals factuurgegevens vergelijken en afstemmen op betaalbewijzen. Deze automatisering zorgt zo voor minder manuele verrichtingen, een snellere verwerking van betalingen en een significant betere operationele efficiëntie in het algemeen.

"Factuurgegevens kunnen de betalingen veiliger en conform maken”' stelt Meng Liu vast. “Zo kan de digitale transformatie van betalingen in veel bedrijven een stuk sneller verlopen.”

Singapore is hiervan het voorbeeld bij uitstek. Als Aziatisch knooppunt dat de wereld verbindt met Azië-Pacific en Zuidoost-Azië tekent dit land elke dag een stevig aantal grensoverschrijdende transacties op. Door e-facturatie te implementeren kan Singapore de compliance van grensoverschrijdende betalingen en transacties verbeteren. Een e-facturatiesysteem biedt uitgebreide inzichten in gegevens die bedrijven kunnen gebruiken om allerlei taken rond compliance te stroomlijnen, zoals de bestrijding van witwaspraktijken en fraude. Dankzij die inzichten kunnen grensoverschrijdende transacties en betalingen in B2B veiliger en conformer verlopen, wat de groei van heel wat multinationale bedrijven stimuleert, vooral in landen zoals Singapore.

Vier grote uitdagingen bij de overstap naar e-facturatie

De overstap naar e-facturatie is niet zonder slag of stoot gemaakt. Het is een pad bezaaid met veel uitdagingen. Dit zijn de vier voornaamste uitdagingen die naar boven kwamen bij opdrachten en gesprekken met klanten.

1. De versnippering van e-facturatieprocessen

De eerste en grootste horde? De verschillende facturatieprocessen en bestaande systemen zijn niet op elkaar afgestemd, wat zorgt voor een versnipperd landschap. Door overal in silo's te werken wordt het bovendien nog moeilijker om moderne e-facturatietoepassingen te gebruiken. Een groot eerste struikelblok dus.

2. Het gebruik van manuele processen en weerstand tegen veranderingen

Hoewel bedrijven stappen beginnen te zetten richting een digitale transformatie, blijven ze voor een groot deel van hun financiële, boekhoud- en betaalprocessen sterk afhankelijk van manuele procedures, wat hen verhindert om snel facturatieoplossingen te implementeren. Die weerstand is voornamelijk te wijten aan vastgeroeste manuele gewoontes en praktijken.

3. E-facturatiemandaten en compliance, een waar lappendeken

E-facturatiemandaten en compliance vormen een waar lappendeken. Ze verschillen namelijk van land tot land. Door de vele verschillen zijn die vereisten echt wel een ingewikkelde uitdaging. Voor bedrijven is het lastig om hun weg te vinden in de uiteenlopende facturatie- en belastingvoorschriften en eraan te voldoen, nochtans een kritieke horde in het omschakelingsproces.

4. Gebrek aan gestandaardiseerde e-facturatieformaten

Het ontbreken van gestandaardiseerde e-facturatieformaten en de uiteenlopende standaarden maken de uitdagingen nog groter. Die versnippering leidt tot een hele reeks extra taken en moeilijkheden en vormt opnieuw een hindernis voor bedrijven die proberen om e-facturatie vlot te integreren.