De kracht van een efficiënt screeningprocess

Nieuw zijn trade compliance oplossingen niet. Wel worden ze steeds actueler. Technologiespecialist Descartes investeert hier de laatste paar jaar dan ook sterk in.
Nick Neesen: “Toch zien we nog te vaak organisaties samenwerken met partijen zonder zeker te zijn of ze al dan niet betrouwbaar zijn. Als die partij op een of andere blacklist staat, kun je dat maar beter weten. Ik denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat nietsvermoedend metalen buizen naar het Midden-Oosten exporteerde, terwijl er ter plaatse oorlogswapens van werden gemaakt.”

Europa moet screenen in de vingers krijgen

Screenen is niet enkel noodzakelijk om mogelijke financiële consequenties te vermijden, maar ook om je imago geen schade toe te brengen. Dat aspect wordt steeds belangrijker in een wereld waar de klant steeds kritischer over je schouder meekijkt. “Om een voorbeeld te geven: een bedrijf in de transportsector kwam bij ons aankloppen voor advies, niet meteen omdat het dat zelf wilde, maar wel omdat een grote klant een screeningproces van het bedrijf eiste als het de samenwerking verder wilde zetten”, illustreert Nick Neesen.

In de Verenigde Staten screenen bedrijven al langer systematisch de lijsten die internationaal beschikbaar zijn. Hoewel het bewustzijn de laatste jaren zeker is gegroeid, lijken Europese bedrijven die screening nog niet belangrijk te vinden. En dat terwijl het in Europa zelfs verplicht is om alle bedrijven waar je zaken mee doet te screenen van zodra je zaken doet met partijen buiten de Europese Unie.
N. Neesen: “Niet enkel de onwetendheid speelt een rol bij die terughoudendheid, velen denken dat het screenen van die lijsten heel veel werk met zich meebrengt. Manueel is dat ook een tijdsintensieve job. Om een idee te geven: wereldwijd zijn er wel honderden lijsten die overheden ter beschikking te bestellen, denken we maar aan de EU Sanction List. Het is begrijpelijk dat velen het zich ontzien om de namen van hun pakweg 25 leveranciers, klanten, agenten, rederijen en bezoekers op tig verschillende websites in te geven. Bovendien veranderen lijsten continu, waardoor je het risico loopt achter de feiten aan te hollen. Maar met behulp van de juiste software wordt het een koud kunstje om al die partijen te screenen.”

Screening in the cloud

De tool die Descartes voor de screening van partijen wereldwijd heeft ontwikkeld, heet Descartes Restriced Party Screening (RPS). Deze SaaS-oplossing (software-as-a-service) laat bedrijven toe op een gebruikersvriendelijke manier klanten, leveranciers en handelspartners te screenen binnen een database van internationale lijsten. Op die manier kunnen partijen die als ‘denied’ of ‘restricted’ geregistreerd staan snel worden gespot. Bedrijven kunnen de screeningprocessen aanpassen naargelang het bedrijfsprofiel. De oplossing steunt op gesofisticeerde algoritmes en analisten die de globale regelgeving op de voet volgen en integreren.
N. Neesen: “Het is ook mogelijk DPS met andere systemen te integreren. Dat is bijvoorbeeld noodzakelijk als je actief bent binnen e-commerce en systematisch wil checken of je klanten niet ergens op een zwarte lijst staan. In dat geval kan er een integratie worden opgezet tussen onze oplossing en de back-end van de klant om de screening volledig automatisch te laten verlopen.

Een ander voordeel van de software is dat ze nauwgezet bijhoudt wat er wordt gescreend. “Bij manuele screenings moet je je opzoekwerk kunnen bewijzen, bijvoorbeeld aan de hand van printscreens. Daar kruipt uiteraard extra werk in”, weet Nick Neesen. “Bovendien loop je bij de manuele aanpak het risico dat je niet voldoende screent of bepaalde partijen vergeet te screenen.”  

De cloudsoftware is geschikt voor zowel grote als kleine organisaties uit de meest verscheiden sectoren. “Dat kan gaan om pakweg automobielfabrikanten, luchtvaartmaatschappijen of voedingsbedrijven, maar ook expediteurs en universiteiten. Bedrijven vergoeden ons voor het gebruik van de software op basis van het aantal gebruikers. We hebben klanten met één gebruiker en wereldwijde spelers met tweehonderd gebruikers. Er zit geen beperking op de namen of lijsten waarop je screent”, legt Nick Neesen uit. “Als we de software met de back-end integreren en automatisch screenings doorsturen, dan werken we op basis van het aantal transacties.”

Optimalisering achter de schermen

Op de achtergrond wordt de SaaS-software trouwens continu verbeterd.
N. Neesen: “Intussen zijn we enkele jaren actief op het vlak van trade compliance. In het kader daarvan hebben we de software voor restricted party screening – waarvan de basis twintig jaar geleden al is gelegd – enkele jaren geleden in ons aanbod opgenomen. En als we verbeteringsmogelijkheden zien, dan nemen we die mee. Aangezien we via een SaaS-model werken, kunnen we functionaliteit gemakkelijk achter de schermen toevoegen, zonder dat de gebruiker daar hinder van ondervindt. Daarnaast stellen we gebruikersvriendelijkheid centraal in de tool. Van zodra je een account hebt, kun je screenen tegen alle mogelijke lijsten. Op die manier kun je na een dag al ‘compliant’ zijn.”

Omdat software enkel optimaal werkt binnen een goed gestroomlijnd proces, begeleidt Descartes klanten eveneens bij het opzetten van degelijke screeningprocessen.
N. Neesen: “Bedrijven moeten beseffen dat het belangrijker is om een solide proces te hebben dan om zoveel mogelijk ‘hits’ met de software te hebben. Dat aantal hits zal trouwens helemaal niet hoog liggen. Om een idee te geven, een normaal aantal ‘hit rates’ is twee à drie procent. Daarvan zijn er negen op de tien ook nog eens vals positief, bijvoorbeeld omdat ze ongeveer dezelfde naam hebben als die op de lijst. Maar uiteraard is één enkele rotte appel genoeg om heel veel schade aan te richten. Om bedrijven te helpen bij hun specifieke vragen rond trade compliance, kunnen onze klanten terecht bij een dedicated servicemedewerker. Naargelang het risico dat bedrijven lopen, zal de ideale screenfrequentie overigens verschillen. Op de achtergrond zullen wij trachten de screenings van de klant in kwestie te ‘tweaken’ zodat hij zeker niet te weinig, maar ook niet te veel scant.”
TC

Trade compliance binnen het aanbod van Descartes

Zijn hoofdkantoor heeft Descartes Systems Group in Canada. In de Europese markt worden meerdere oplossingen ondersteund. De focus van het internationale technologiebedrijf is software leveren voor supply chain toepassingen.

Die oplossingen kunnen we in vijf segmenten opsplitsen:

- Routing, mobile & telematics: deze software biedt diverse optimaliseringsmogelijkheden voor bedrijven met een wagenpark en fijnmazige distributie, last mile delivery en proof of delivery.
- Transport management: deze software richt zich tot bedrijven die geen eigen vervoer hebben, maar wel grote volumes op wereldwijd niveau moeten verschepen. Via een transport management systeem kunnen zij verschillende logistieke dienstverleners en transporteurs optimaal managen.
- Customs & compliance: dit luikt omhelst alle software rond douaneactiviteiten. Bedrijven die bijvoorbeeld willen exporteren vanuit de Benelux of importeren vanuit de VS of China kan Descartes oplossingen aanreiken om hun douaneaangiftes volgens de regels van de kunst te doen.
- Global Trade Content: hieronder valt software die zich focust op restricted party screening, het optimaliseren van classificatie, business intelligence voor import-exportdata, e.d.
- Global Logistics Network Services: dit is het platform waarover alle berichten van alle bovenstaande oplossingen passeren. Het vormt een standaard voor de multimodale uitwisseling van elektronische gegevens en documenten tussen bedrijven.