Controleer je transportbudget

“Het was even zoeken naar de beste slogan voor ons product: transport cost optimizer, transport control tower, transport budget management, … Uiteindelijk is het PhiRater, your transport control tower geworden. Want dat is de essentie van wat we doen: controle houden op de kosten van de verschillende transporteurs. Van tenderoefening tot factuurcontrole”, begint Patrick Colpaert, managing partner bij Phidan. “Daarover maken we dan nog de juiste rapporten om toekomstige beslissingen en verbeteringen te kunnen ondersteunen.”
 
De tool is ontstaan als een spin-off van het consultingkantoor Phidan. Die adviseurs begeleiden bedrijven bij hun logistieke activiteiten en verbeteringsprojecten.
Toon Fabry, managing partner bij Phidan: “Bedrijven die we hebben geholpen, vroegen ons na een tijd of we geen tool hebben om het werk te bestendigen en de resultaten te borgen. In 2006 hebben we daarom een eerste software laten schrijven door een externe partner, maar die is er intussen mee gestopt. Daarom hebben we in 2015 een nieuwe firma opgericht Phi-OS, los van Phidan, met gedeeltelijk andere aandeelhouders waaronder een Leuvense ICT specialist. Het product is op dat moment sterk aangepast in functie van het gebruik in de cloud en uitgebreid met een resem extra functionaliteiten.”
 
De kern van de software is nog steeds de opvolging van alle tarieven en bijkomende kosten van de transporteurs van bij de offertefase tot en met de opvolging van de facturatie. PhiRater was van bij het begin ook populair in Nederland, waar drie toonaangevende klanten ermee aan de slag gingen.
P. Colpaert: “We moeten toch zeggen dat transport voor veel bedrijven nog steeds een ondergeschoven kind blijft. Ze beschouwen het eerder als een noodzakelijk kwaad en schenken er te weinig aandacht aan. Anderzijds komen de transportkosten steevast in de top 10 van uitgaven van een organisatie terecht. Controle houden over de volledige transport flow, van order tot factuur, is cruciaal. Wij hebben klanten voor wie de transportkosten twaalf procent van de totale kostprijs van een product uitmaken. Zelfs kleine afwijkingen hebben dan een enorme invloed op de marge van het bedrijf.”
 
Dikwijls stellen we vast dat de verlader zelf heel wat kan doen om meerkosten te beheren en te vermijden.” Om dat te kunnen doen is er uiteraard een ondersteunende tool nodig om dat proces in goede banen te leiden. Alles begint bij een juiste registratie van orders. Maar ook de controle kunnen behouden gedurende het volledige proces, is cruciaal. PhiRater is dan ook in staat om anomalieën er snel uit te halen zodat de eindgebruiker zich specifiek kan focussen op de afwijkingen.
 
“Transport is soms te routineus. De transporteur is goed bekend bij het bedrijf en mag dus ook de extra ritten uitvoeren. Soms is het beter voor bepaalde routes nog eens naar de markt te gaan om nieuwe prijzen op te vragen. Het is altijd goed om de challengers op te zoeken en een beetje druk op de ketel te zetten”, adviseert Patrick Colpaert. “Ten slotte zien we ook vaak dat verladers de gemakkelijkste keuzes maken omdat ze zelf in tijdnood zitten. De goederen staan klaar om te vertrekken en dan is er geen tijd meer om op zoek te gaan naar een alternatieve transporteur. Het komt er dus ook op aan zelf goed voorbereid te zijn. PhiRater helpt je net met die voorbereiding: eenvoudig beheren van verschillende prijzenstaffels en het eenvoudig kunnen simuleren wat de meerwaarde bij het al dan niet inzetten van een nieuwe transportpartner. Met PhiRater ben je sowieso voorbereid op een wendbare en flexibele logistieke organisatie.”
 
PhiRater stelt ook voor om gebruikers ertoe te dwingen de best scorende vervoerder uit een prijs- of kwaliteitsvergelijking de opdracht te geven. Zo niet, moeten de gebruikers toch minstens een reden opgeven om de afwijkende keuze te verantwoorden. Door die gesofisticeerde beslissingsondersteuning wordt PhiRater een tool voor een interactief transportmanagement. In sommige gevallen kan een bedrijf heel veel manueel werk vermijden en het proces bijna volledig automatisch laten verlopen.
 
P. Colpaert: “Opdrachtgevers hebben vandaag niet steeds de juiste tools voorhanden om meerdere transportspelers tegen elkaar af te wegen. Uiteraard heeft iedere transporteur zijn specialiteiten en is het gezond om verschillende opties eenvoudig tegen elkaar te laten afwegen.  Zo is het bijvoorbeeld ook eenvoudig mogelijk om verschillende transportmodi tegen elkaar af te wegen. Dit afwegen kan zowel op basis van de leadtime als de eventueel ecologische redenen en uiteraard de prijs. Een absolute win-win situatie voor zowel de verladende partij als de gekozen transportpartner.”
 
Alle in PhiRater verwerkte data en info wordt op een duidelijke en relevante manier gerapporteerd. Zo creëert een bedrijf inzicht in het volledige transportgebeuren van de organisatie. Toon Fabry: “De schaalbaarheid van PhiRater, waarbij de applicatie eenvoudig kan worden uitgerold over de verschillende sites van een verlader doorheen Europa, is een troef. PhiRater ondersteunt de controle op het hoofdkantoor maar evenzeer de operaties op de verschillende sites.” 

​Conservatieve sector

Door de jarenlange ervaring en de gedetailleerde marktkennis zou het in principe mogelijk moeten zijn om ook een systeem van benchmarking op te zetten. Op die manier kunnen bedrijven onderling samenwerken – met PhiRater als neutrale moderator in het centrum – om bijvoorbeeld veel betere voorwaarden te vinden voor bepaalde transportopdrachten. “Voor nieuwe ideeën is het wel noodzaak de bedrijven warm te maken. Je moet als het ware de behoefte zelf creëren. Er is nog heel wat bewustwording voor nodig. We weten uit eigen ervaring dat de logistieke afdelingen vaak wel voorstander zijn, maar dat de bedrijfstop er geen prioriteit van maakt tussen de vele andere projecten. Soms jammer want de return van zulke oefeningen is wel direct voel- en meetbaar”, meent Patrick Colpaert.