Concepten met oog voor stukpicking

De vraag die we ons moeten stellen, is of ons magazijn een permanente verschuiving naar (veel) meer e-orders wel aankan. Want, wie al langer met e-commerce aan de slag is, weet dat zulke operaties voor een veel grotere complexiteit zorgen.
William van der Aa: “Je krijgt te maken met een dynamische en onvoorspelbare klantenvraag. De orderwaarde is vaak lager en je moet weinig regels per order en stuks per regel verwerken. Is je magazijn vooral afgestemd op retail of groothandelsactiviteiten, dan zijn de gevolgen groot als je volume e-commerceactiviteiten aanzwelt. Doe je geen aanpassingen, dan krijg je gegarandeerd te maken met ruimtegebrek, je productiviteit komt onder druk te staan en je kwaliteit gaat achteruit. Ook zal je de kosten per orderregel fel zien stijgen.”

Impact van e-commerce op je magazijn

Robert Van Ree zoomt dieper in op de impact van e-commerce op vijf aspecten van het magazijn, met name de voorraad, de opslag- en ruimtebehoefte, de aansturing, de orderverzameling en het personeel. Tegelijk geeft hij mee hoe we hier een antwoord op kunnen bieden.

Voorraad
Bedrijven die een groot e-commercevolume verwerken, zien hun aantal SKU’s (stock keeping units) vaak de lucht in gaan. In een e-commerce shop heb je immers niet de beperkte schapruimte van een fysieke winkel. Zo versplintert de vraag, want consumenten wassen bijvoorbeeld niet vaker hun haar omdat je plots twee keer zoveel soorten shampoo aanbiedt. Dat maakt dat je percentage slow movers stijgt, wat het lastig maakt om de vraag te voorspellen.
Robert Van Ree: “Forecastsystemen binnen standaard ERP-pakketten kunnen daar vaak niet goed mee overweg. Meestal gaan zij uit van de gemiddelde vraag om bestelhoeveelheden te berekenen. Ze herkennen geen afwijkende vraagpatronen en houden geen rekening met de vereiste servicegraad en de bijhorende veiligheidsvoorraad.”

Het gevaar is dat C-artikelen zo te veel aandacht krijgen, waardoor je grip op het totale voorraadniveau verliest. Uiteindelijk levert dat verliesgevende C’s op én stijgende ‘out of stocks’ omdat je te weinig voorraad hebt van de zaken die je écht nodig hebt.
R. Van Ree: “Wij raden altijd aan een assortimentsmatrix te maken. Bekijk of je niet enkel voorraadgestuurde, maar ook ordergestuurde artikelen kunt aanbieden. Daaraan kun je een langere levertijd koppelen, wat toelaat die artikelen pas te bestellen als de consument bestelt. Identificeer de strategische artikelen en zorg dat je daarvoor minstens twee leveranciers hebt.”

Verder is het raadzaam via Sales & Operations Planning geregeld overleg tussen marketing & sales, inkoop/procurement/supply chain en de magazijnoperaties in te plannen. “Zo maak je je assortimentsmatrix inzichtelijk. Spreek ook samen af wanneer je producten wil in- en uitfaseren. Zo voorkom je dat je assortiment ongebreideld toeneemt. Ook het bespreken van promotieplanningen is belangrijk. Een promotie in een e-commerceomgeving zorgt immers voor een rechtstreekse belasting op je magazijnmedewerkers.”

Neem ook je leveranciers geregeld onder de loep. Besef dat de impact van onregelmatige leveringen op je voorraad nog groter is dan de impact van een onregelmatige vraag. Een leverancierspareto geeft aan waar je belangrijkste leveranciers zitten. Bekijk of je leveranciers van producten in de ‘long tail’ kunt clusteren. Of misschien kun je langzaam lopende artikelen bij A-leveranciers onderbrengen en zo betere condities onderhandelen. Door die tips in acht te nemen, wordt de kans veel groter dat je de juiste voorraad liggen hebt.

Opslag- en ruimtebehoefte
Een sterke groei van het e-commercekanaal leidt onvermijdelijk tot meer (kleinere) picklocaties en veel minder palletbulklocaties. Traditionele magazijnen voldoen doorgaans niet aan de voorwaarden. Zo eisen magazijnen met gangbreedtes van drie meter onnodig veel ruimte op in e-commercemagazijnen.
R. Van Ree: “De goedkoopste manier om nieuwe picklocaties te creëren is palletstellingen te vervangen door legbordstellingen. Je kunt ook mezzaninevloeren toevoegen om de ruimte optimaal te benutten. Verder zien we in e-commerceomgevingen veel conveyors om het transport te optimaliseren. Om die naar verdiepingen te brengen, worden ze steeds vaker aangevuld met spiraalconveyors, die heel betaalbaar zijn geworden.”

Om na te gaan hoeveel opslagruimte je nodig hebt, raadt Robert Van Ree aan voor alle voorraadgestuurde artikelen de locaties te definiëren: “Maak een artikelpareto op basis van je historische afzet. Bepaal het gemiddelde aantal dagen voorraad voor A-, B- en C-artikelen en stel dat in als gewenste waarde. De afmetingen van verkoopeenheden per SKU koppel je aan je historische afzetdata. Op basis daarvan kun je dan het nodige opslagvolume per SKU bepalen. Merk je achteraf dat op een legbordstelling weinig voorraad ligt, pas dan de opslagdimensies aan. Als je handig bent met Excel en goede productmaster- en afzetdata hebt, kom je al een heel eind. Er bestaan ook dimensioneringsmodellen om je daarbij te helpen. Verder is het handig om bij de validatie een raakfrequentieoverzicht te maken van het verwachte aantal regels per opslagtype. Dat geeft aan hoe je de gangen best indeelt om opstoppingen te vermijden.”

“Vaak krijgen we de vraag of we best producten op planken of in bakken legt. Beide opslagstrategieën hebben voor- en nadelen. Het voordeel van producten op de plank is dat ze nog steeds vindbaar zijn als je IT-ondersteuning wegvalt. Een nadeel is dat inruimen vrij veel tijd kost en het lastiger is om te compartimenteren. Verder vergaren producten op een plank vlugger stof en kunnen verpakkingen verkleuren”, legt Robert Van Ree uit. “Opslag in bakken laat toe sneller in te ruimen. Dat systeem is bovendien stofvrij en minder diefstalgevoelig. Wel moet je extra tijd voorzien voor het ompakken bij de goederenontvangst. Verder zijn je producten nagenoeg onvindbaar als je IT het laat afweten. Bovendien vraagt dit systeem uiteraard een extra investering in bakken.”

Veel systemen werken nog steeds met vaste opslaglocaties per SKU (statische slotting) omdat het eenvoudig aan te sturen is. Nadelen zijn de relatief lage beschikbaarheid van vrije opslaglocaties en de lagere productiviteit tijdens het orderverzamelen. De opslag is immers lastiger te optimaliseren op basis van de vraag naar het product. Daarnaast stelt die manier van werken je voor een aanvuldilemma: vul je nieuwe voorraad bij op de locatie of creëer je een nieuwe locatie?

Een alternatief is de chaotische opslagmethodiek waarbij meerdere (totaal verschillende) producten in één opslaglocatie worden gestopt. Dat garandeert een zeer hoge opslagdichtheid en verkort de looptijden, en is vooral interessant bij extreem grote opslaggebieden, zoals bij Amazon. Een pijnpunt is wel dat veel WMS-systemen die functionaliteit niet ondersteunen. Voor de meeste organisaties is die methodiek dan ook niet aan te raden.
Om de toekomstige ruimtebehoefte te bepalen, is het raadzaam het effect van verschillende scenario’s te vergelijken.
R. Van Ree: “Ga na bij welke gecombineerde assortimentsgroei voor b2c en b2b het magazijn te klein wordt. Daaruit kan bijvoorbeeld blijken dat het pand binnen drie jaar te klein wordt bij een jaarlijkse b2c-assortimentsgroei van vijf procent, terwijl b2c gerust nog tien jaar had kunnen groeien. Daarnaast is het belangrijk om te weten welke uitbreiding je moet voorzien om diverse groeiscenario’s in orderregels op te vangen.”

Aansturing
De basis om efficiënt te kunnen werken in een magazijn dat ten dienste staat van e-commerce is degelijke productmasterdata. Zorg dan ook dat in je ERP-systeem de afmetingen en het gewicht per verkoopeenheid zitten. Daarnaast is het raadzaam dynamische forecastfunctionaliteit toe te voegen om het hoge aantal SKU’s en de versplinterde vraag goed te kunnen opvangen.

Ook aan het WMS worden in een e-commerceomgeving hoge eisen gesteld. Hou daar rekening mee bij de keuze van je pakket. Wat goederenontvangst betreft, moet het WMS binnenkomende regels kunnen sorteren naar een zone in het opslaggebied, waarbij één zone per kar de regel is. Wellicht is er ook nood aan crossdockingfunctionaliteit, waarbij je binnenkomende regels moet kunnen consolideren met outbound orders.

Op het vlak van opslag moet het mogelijk zijn zowel locaties aan te vullen als een nieuwe locatie te creëren op basis van vooraf bepaalde regels. Dynamische opslaglocaties kunnen ondersteunen, is sowieso een must. Vaste locaties per SKU zullen immers tot een star systeem met veel lege posities leiden.

Bij de orderverzameling moet het WMS toelaten orders van één stuk vlot te batchen. Het aantal per batch zal afhangen van het totale volume en het gewicht. Multiregelorders zullen vaak over pickkarren moeten worden verdeeld, rekening houdend met de balancering van de workload. Zorg er ook voor dat er niet te veel karren tegelijk in één zone komen.

Ook moet het WMS het verpakkingsproces goed ordersteunen. Steeds vaker worden bij e-commerce pick-packprocessen opgezet, waarbij er rechtstreeks in de verzenddoos wordt verzameld. Zo’n proces vereist zeer goede productmasterdata. Dat systeem werkt trouwens het best bij een beperkt aantal types verzenddozen.

Orderverzameling
In omgevingen waar veel stuks worden gepickt, wordt vaak gebruik gemaakt van picktrolleys met tien à dertig bakken per trolley. Traditioneel worden karren met barcodelabels gebruikt (pick by cart). Meestal worden met een RF-scanner de picklocatie en baklocatie gescand, wat ideaal is bij een hoge pickdichtheid per gang. Het is ook mogelijk via voicepicking de pick- en putlocaties te bevestigen. Dat systeem komt het best tot zijn recht bij een lage pickdichtheid per gang.

Je kunt ook meer gesofisticeerde karren gebruiken: met barcodelabels, een put-to-light-systeem en een dialoogscherm. Vaak worden daarbij bluetooth vingerscanners gebruikt om de picklocatie te scannen. Zulke karren in combinatie met een goede WMS-aansturing drijven de productiviteit op. In een niet al te groot pickgebied is een productiviteit van 200 à 250 orderregels per uur per operator niet onrealistisch. Bovendien zijn zulke karren nog eenvoudiger om mee te leren werken, wat ideaal is als je veel uitzendkrachten over de vloer krijgt. Wel betaal je voor zo’n gesofisticeerde kar zo’n 9.000 euro, terwijl je aan een traditionele kar slechts 1.200 euro kwijt bent.

Een nog grotere productiviteit met pickkarren kun je krijgen door intelligent te zoneren en de routes te optimaliseren. Ook is het handig als je het aantal bakken per kar kunt differentiëren.

Personeel
Om in een e-commercemagazijn orders te verzamelen heb je heel veel mankracht nodig. Omdat zo’n omgeving ook veel flexibiliteit vraagt, is een personeels- en capaciteitsplanning op dagbasis raadzaam.
R. Van Ree: “Typisch wordt er ’s ochtends met de activiteiten gestart en gaan de laatste orders ’s avonds laat de deur uit. Hoe later het wordt, hoe meer mensen je nodig hebt om de orders te kunnen verwerken. Die afhankelijkheid van de factor ‘mens’ is best lastig, aangezien arbeidsuren ’s avonds het meest kosten. Een ander nadeel is dat ’s avonds en in het weekend vaker uitzendkrachten worden ingezet en dat zij niet altijd dezelfde kwaliteit leveren als de vaste medewerkers. Daarnaast kun je in onverwachte situaties – denken we maar aan de coronacrisis – te maken krijgen met overbezetting door wegvallende vraag of te weinig personeel door grotere pieken.”

Is automatisering een optie?

Aansluitend op dat alles moet je je afvragen of flexibele magazijnautomatisering je kan ondersteunen bij het verwerken van het gemiddelde dagvolume. Zo word je minder afhankelijk van mensen. Bovendien zorgt mechanisering vaak voor een meer constante kwaliteit.
R. van Ree: “Bij mechanisering komt het erop aan de optimale balans te vinden in kosten van arbeid, ruimte en techniek. Belangrijk is dat je mechanisering wordt afgestemd op het gemiddelde volume, niet op de pieken. Dat is veelal onbetaalbaar. Ga voor een geïntegreerde oplossing, van ontvangst tot verpakking en probeer met automatisering een zo breed mogelijk deel van het assortiment te dekken. Zorg ook voor een realtime monitoring op het volledige proces. En – heel belangrijk – zorg dat een handmatig proces het kan overnemen als je systeem of IT uitvalt.”

Maar mechaniseer vooral niet om te mechaniseren. Maak een gefundeerde business case en neem daar de tijd voor. Bepaal wat je met automatisering wil bereiken, bereken de meerwaarde en vergelijk verschillende concepten.
W. van der Aa: “Bij Servator Group hebben we een ‘ranking’ methodiek ontwikkeld die helpt om het doel bedrijfsbreed inzichtelijk te maken en te communiceren (zie figuur). Een totaalscore van minimaal 45 punten geeft aan dat mechaniseren zinvol is. Ook hebben we een conceptvergelijkingsmodel uitgewerkt dat je al snel een idee geeft welk concept het beste bij je magazijn past en welk concept je beter links laat liggen. Daarbij nemen we bijvoorbeeld de jaarlijkse operationele kosten mee en wat het systeem je kwalitatief kan opleveren. Je kunt ook aangeven hoe belangrijk je elk aspect vindt.”
 
Verder is het belangrijk ook hier via een gevoeligheidsanalyse na te gaan wanneer het concept van je voorkeur ‘breekt’.
W. van der Aa: “Wat als je aantal orderregels de lucht in gaat, bijvoorbeeld? Houdt het mechaniseringconcept in dat geval stand of kun je dan beter overstappen naar een ander concept? En kun je die transitie ook maken binnen je magazijn? Pas als je ook die oefening hebt gedaan, ben je klaar om een weloverwogen en toekomstgerichte keuze te maken.”