Case Wibra
Nieuw WMS maakt Wibra 26% productiever
“Voorheen liep hier dagelijks de mailbox vol met meldingen van winkels die iets verkeerd hadden ontvangen. Sinds we Reflex WMS gebruiken heb ik geen klacht meer ontvangen.”
Sinds het bedrijf drie jaar geleden van eigenaar wisselde, waait er een nieuwe wind door de DC’s en winkels van Wibra. De nieuwe directie koos voor vernieuwing: de uitstraling van de winkel is strakker en uitnodigender geworden, de papieren folders hebben plaatst gemaakt voor online campagnes en er wordt gebruik gemaakt van influencers. En dat terwijl de formule van discount-retailer intact is gebleven, namelijk kleding, schoonmaakartikelen en nog veel meer, tegen de laagste prijs. “Het winkelbeeld is veranderd maar er is ook meer dynamiek in het assortiment gekomen”, vertelt Böhmer. “Met name bij de kleding is er een snellere wisseling in seizoenscollecties waardoor klanten altijd wat nieuws ontdekken en vaker naar de winkel komen.”
Logistiek als fundament
Om de groeiambities van de bedrijfseigenaren te kunnen verwezenlijken, moest ook de supply chain organisatie op de schop. Die was volgens Böhmer behoorlijk verouderd. “In het centraal DC hier in Epe, van waaruit 289 Wibra-winkels in Nederland en België worden bevoorraad, hing alles met houtje-touwtje-systemen aan elkaar. Mensen werden met stickervellen het magazijn in gestuurd om orders te picken en vervolgens werd handmatig achter een computer de voorraad afgeboekt. Dit was niet heel efficient en leidde bovendien tot fouten, zowel tijdens het picken als bij het aanvullen. Orderpickers grepen regelmatig mis omdat artikelen niet op de juiste locatie op voorraad lagen.”
Het toewijzen van voorraden werd een steeds complexere aangelegenheid bij Wibra. Door de hogere omloopsnelheid van artikelen moesten bulk- en picklocaties continu op elkaar worden afgestemd. Als magazijnmedewerkers dit uit hun hoofd moeten doen, gaat er snel iets mis. Dit zorgde niet alleen voor manco’s maar ook voor een lage benuttingsgraad van capaciteit en ruimte. Hoe slimmer je locatiebeheer, hoe efficiënter de looproutes en hoe beter je gebruik maakt van magazijnruimte. Böhmer: “Logistiek is het fundament van een retailoperatie en het was duidelijk dat die wel een upgrade kon gebruiken.”
Keuze nieuw WMS
Er werd een plan gemaakt om de hele logistieke operatie papierloos te maken en aan te laten sturen door een geavanceerd Warehouse Management Systeem (WMS). Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze op Reflex WMS van Hardis. “We zochten een systeem dat op een dynamische manier met magazijnlocaties om kan gaan en dat de replenishment van bulk- en pickvoorraden kan stroomlijnen. Uiteraard moet een WMS ook het orderverzamelproces aansturen waarbij medewerkers van PDA en vingerscanners worden voorzien. Reflex bleek hiertoe prima in staat en kon bovendien het simultaan picken van meerdere rolcontainers voor meerdere winkels tegelijk, ondersteunen. Dit geeft een enorme efficiencywinst. Bij veel andere WMS-leveranciers moest hier maatwerk voor worden ontwikkeld of was de oplossing als geheel veel duurder dan Reflex.”
Een belangrijk pluspunt was ook de connecteerbaarheid van Reflex WMS. Wibra zocht een systeem dat kon ‘praten’ met het ERP, het urenregistratiesysteem en het inslag-scanapparaat dat de masterdata (gewicht, afmetingen) van binnenkomende artikelen bepaalt. Het nieuwe WMS moest ook worden gekoppeld aan de transportafdeling. Böhmer: “Voorheen pickten we de winkelorders en werd daarna een ritplanning gemaakt. Omdat Reflex WMS echt kan sturen in de tijd, konden we dit omdraaien en het pickproces voortaan afstemmen op het transport. Dit verkort de orderdoorlooptijd met een dag en heeft als voordeel dat gepickte rolcontainers in één keer door kunnen naar de vrachtauto. Dit voorkomt ophopingen op de expeditievloer.”
Hogere output met dezelfde mensen
Wibra is nu een paar maanden live en de resultaten zijn al duidelijk zichtbaar, stelt de supply chain manager tevreden vast. Allereerst is de pickkwaliteit met sprongen vooruit gegaan waardoor winkels nu altijd de juiste en complete orders ontvangen. “Voorheen liep hier dagelijks de mailbox vol met meldingen van winkels die iets verkeerd hadden ontvangen. Sinds we Reflex WMS gebruiken heb ik geen klacht meer ontvangen.” De servicegraad richting de winkels zit nu op 99,7%.
Behalve de beschikbaarheid in de winkels is ook de productiviteit gestegen, maar liefst met 26%. “We kunnen in ons dc met dezelfde mensen een hogere output halen”, zegt Böhmer. Dit komt onder andere doordat Reflex WMS optimale pickvolgordes en looproutes berekent. Wat ook scheelt is dat het WMS de doorstroom van bulk- naar picklocaties bestuurt zodat daar niemand zich over hoeft te bekommeren. Nu alles datagedreven is gemaakt kunnen teamleiders precies inschatten hoeveel mensen er op een afdeling nodig zijn. In het verleden moesten ze dit gokken en namen ze het zekere voor het onzekere.
Reflex WMS zorgt voor een hogere benuttingsgraad van medewerkers en magazijnruimte. Een ander voordeel is dat Reflex WMS cycle counting ondersteunt. Voorheen lag het complete magazijn jaarlijks één tot drie dagen volledig stil om de jaarlijkse voorraadtelling te doen. Ook die productiviteitsdip blijft Wibra nu bespaart.
Continu verbeteren
Nu het logistieke proces is gedigitaliseerd, heeft Wibra ook inzicht gekregen in de prestaties en bottlenecks in het magazijn. Böhmer toont het management dashboard van Reflex WMS en zegt: “Je ziet in één oogopslag welke afdelingen voor of achter lopen op hun planning. Als je inzoomt zie je ook wat de oorzaak van een vertraging is en dat kun je dan weer verder analyseren. Laatst bleek bijvoorbeeld dat nog niet alle mensen de juiste werkinstructies hebben gehad en in het begin hadden we nog wel eens dat van bepaalde artikelen de verkeerde afmeting in het systeem stonden. Dit soort oorzaken proberen we systematisch weg te nemen zodat we onszelf continu verbeteren.”
WMS zelf inrichten
Waar Böhmer achteraf ook blij mee is, is dat Wibra zijn WMS zelf in kan richten. “Hardis gaat er vanuit dat je veel zelf doet, en ik zeg eerlijk: dat was in het begin best wennen. Tijdens de implementatie moesten we mensen vrijmaken die daardoor tijdelijk niet hun werk konden doen. Het voordeel was wel dat ze inmiddels veel kennis over het WMS hebben opgebouwd, en dat komt ons nu goed van pas.” Hij noemt als voorbeeld het configureren van de nieuwe stellingen die momenteel in het DC worden geïnstalleerd. “Het scheelt ons tijd en geld dat we hiervoor nu geen externe consultants hoeven in te huren. Het is sowieso handig om goed te snappen hoe je WMS in elkaar zit, daardoor maak je slimmere logistieke keuzes.”
Uitrol naar e-commerce-DC
Nu in het DC in Epe de software draait, heeft Wibra de smaak te pakken. De planning is om het WMS uit te rollen naar het e-commerce-DC in Vaassen. “De implementatie is buitengewoon goed gegaan en ook daarna konden we snel opschalen.” Dit was bijvoorbeeld nodig toen er kort na livegang al meteen een aantal nieuwe winkels moesten worden aangehaakt. Deze waren overgenomen van Big Bazar, dat even daarvoor failliet was gegaan. In mei wordt de eerste Wibra-winkel in Frankrijk geopend. Böhmer kijkt terug op een geslaagd project. “Het toevoegen van een nieuwe winkel in Reflex WMS bleek werkelijk heel eenvoudig. En door de hogere productiviteit hoefden we er niet eens extra mensen voor aan te nemen.”
