Case Vitablend

Met die internationale groei kwamen steeds complexere eisen: receptontwikkeling, allergenenbeheer en klantdocumentatie moesten foutloos, efficiënt en volledig traceerbaar zijn. Dit zijn cruciale vereisten in de voedingsindustrie, waar compliance en kwaliteitsborging niet onderhandelbaar zijn.

Het oude systeem kon die complexiteit niet aan. Er was behoefte aan software die de complexiteit aankon en mee kon groeien met de ambities van het bedrijf. “We merkten dat we vast kwamen te zitten in de oude situatie”, zegt Jeroen Verra (Senior Product Developer – Vitablend). “De software was nauwelijks meer dan een digitaal archief, nuttig als naslagwerk, maar ontoereikend voor de dagelijkse praktijk. Receptontwikkeling, klantdocumentatie en interne registratie moesten vaak handmatig bijgehouden worden.”

Maar het ging verder dan alleen technische beperkingen. “Er waren wat meningsverschillen over de kosten en de relatie met de voormalige softwareleverancier was niet geweldig”, legt Andy Newson (Senior Product Developer – Vitablend) uit. “We konden elkaar niet vinden of niet tot de juiste samenwerkingsvoorwaarden komen met de bestaande leverancier.”

In Codeless vond Vitablend een partner die echt begreep wat echte samenwerking betekent.

Van wens naar werkende oplossing in 4 weken

De wens was duidelijk: een intuïtief systeem dat receptontwikkeling kon ondersteunen, archivering mogelijk maakte en tegelijkertijd zorgvuldige klantdocumentatie kon bieden. Bruikbaar intern en extern, en daarnaast toekomstbestendig.

Codeless kwam aan boord met hun Slim Software Nabouwen-aanpak. “Ik herinner me nog de eerste keer dat ik bij Codeless zat”, vertelt Andy. “Ik probeerde iets aan hen uit te leggen en ze begonnen direct te programmeren, gewoon voor mijn neus, naast me. ‘Is dit wat je wilt?’ En ik zei: ‘Ja.'”

Met resultaat: binnen drie tot vier weken was er een eerste werkend systeem – een basisoplossing die direct functioneel en ook toekomstbestendig was. “Het stelde ons in staat om de basisarchitectuur te maken voor het ontwerpen van een recept, een basispakket documenten voor onze klanten te leveren en al onze recepten vast te leggen en te indexeren wat we hadden gedaan”, legt Andy uit. “Ik denk dat we daar nog steeds recepten kunnen terugvinden tot 2006, van de allereerste versie.”

Meer dan een leverancier: een partner die meedenkt!

Vanaf het begin deed Codeless meer dan wat er gevraagd werd. Ze zetten consequent een extra stap en dachten mee. Nieuwe wensen werden geanalyseerd op basis van de vraag: “Is dit wat je wilt, of is dit wat je nodig hebt?” Door deze vraag steeds te stellen, ontstonden sterkere processen en een steeds completer softwarepakket.

“Bij Codeless denken ze altijd vooruit”, zegt Jeroen. “Je zet iets op papier en ze komen terug met een template of suggestie waar je zelf niet aan had gedacht. Ze zijn altijd een soort sparringsessies met je aan het houden over hoe je de vraag echt moet aanpakken. En dat is gewoon heerlijk en zorgt ervoor dat je een beetje meer buiten de kaders denkt. Dat maakt de samenwerking zo waardevol.”

Groeiend systeem: van MS-DOS naar moderne architectuur

Over twintig jaar groeide het systeem exponentieel onder leiding van Codeless. Een belangrijke mijlpaal was de grote upgrade in 2016-2017. “We hebben het softwarepakket echt opgeschaald van een soort MS-DOS-versie naar een modernere versie”, legt Jeroen uit. “Dat was echt, echt een grote update.”

Voor die upgrade kwam Codeless een hele week ter plaatse. “We hadden ze een week op locatie en we hebben echt, nou ja, cijfers gekraakt, zijn echt ergens gekomen. Ze hebben bijna magie verricht in die week”, herinnert Jeroen zich. “We pakten het whiteboard erbij en zetten alles op het whiteboard en zeiden: oké, we hebben hierover nagedacht, we hebben daarover nagedacht, we moeten hier nog over nadenken. Het was altijd een soort van de vraag bevragen, teruggaan, heen en weer, installeren.”

Integraties met veiligheidsdatabases en productiesoftware, allergenenbeheer, analytische functies, ondersteuning voor meerdere regio’s en ERP-koppelingen – elk jaar werden er nieuwe uitbreidingen toegevoegd en deze werden consequent ondersteund. Handmatige taken zijn vervangen door geautomatiseerde processen en er is continue vernieuwing waar nodig, of gewoon omdat het helpt.

Stabiele implementaties dankzij driefasenaanpak

Een cruciaal onderdeel van het succes is de systematische aanpak van Codeless. “Ze hebben een soort development-acceptance-production-profiel ingericht”, legt Jeroen uit. “Ze doen de ontwikkeling aan hun kant. Ze testen het en zeggen: oké, we kunnen het nu installeren op jullie acceptance-omgeving. Dan doen ze de installatie. Dan test ik, nou ja, doe gewoon al mijn dingen die ik moet doen. En als alles groen is en de vakjes zijn aangevinkt, zeg ik: oké, we kunnen het nu vrijgeven voor productie.”

Deze aanpak zorgt ervoor dat upgrades soepel verlopen. “Ik haal de omgeving een uur offline, installeer het, klaar. En iedereen kan weer aan de slag met de nieuwe update. Dat werkt gewoon perfect.”

Van klant-leverancier naar samenwerking als één team

De samenwerking is door de jaren heen alleen maar intensiever geworden. “Het voelt niet alsof wij klanten zijn en zij leveranciers”, legt Jeroen uit. “Binnen deze samenwerking kunnen we gewoon bellen, brainstormen of zelfs fouten maken zonder dat er met vingers gewezen wordt. We vormen echt één team.”

Die persoonlijke band maakt het verschil. “Ik zou me volledig op mijn gemak voelen om gewoon de klantenservice te bellen en te vragen: kun je me hiermee helpen? En ze zouden het gewoon zo oplossen”, zegt Andy. “Ze zijn echt onderdeel van ons team geworden.”

Het Vitablend-softwaresysteem is inmiddels zo geïntegreerd dat het onmisbaar is. Toen ze in 2019-2020 ERP implementeerden, kwam de vraag of ze afscheid moesten nemen van het Codeless-systeem. “Ik zei: nou, doe dat niet. Wat je ook doet, doe dat niet, want we zouden zo ver achter lopen”, vertelt Jeroen. “Alles staat daarin geregistreerd. Het is eigenlijk Vitablend in een softwarepakket.”

Blik op de toekomst: AI-toepassingen

En zelfs nu daagt Codeless Vitablend uit om na te denken over nieuwe ontwikkelingen. “Codeless liet ons tijdens een live sessie zien hoe AI-toepassingen concreet in ons proces zouden kunnen werken”, zegt Andy. “Tijdens die vergadering produceerden ze een document van 20 pagina’s over hoe je een energiepremix maakt. Natuurlijk moet je het trainen met data, maar het zou zeker voor ons kunnen werken. Dat soort suggesties openen echt nieuwe deuren voor ons.”

Efficiënte samenwerking

De praktische samenwerking verloopt gestroomlijnd. “Als ik een update nodig heb, stuur ik ze een bestand met de uitleg over hoe ik de update voor me zie”, beschrijft Jeroen het proces. “Dan hebben we een meeting. We bespreken het. We stemmen het af. Klaar. En het staat er perfect. Het komt niet eens in me op om naar een alternatief te zoeken.”

Waar voor je geld

“Ik kan me voorstellen dat Codeless niet de goedkoopste is”, erkent Andy. “Maar ik denk dat we echt waar voor ons geld van hen krijgen. Ze zijn gewoon ongelooflijk aardig en ongelooflijk eerlijk.”

Advies voor andere bedrijven

Zou Vitablend Codeless aanraden aan andere bedrijven? “Absoluut”, zegt Jeroen. “Wat Codeless bijzonder maakt, is dat ze echt met je meedenken en niet alleen uitvoeren wat je vraagt. Ze begrijpen de vraag achter je vraag. Door deze aanpak zijn we niet alleen efficiënter geworden, maar hebben we ook mogelijkheden ontdekt waar we zelf nooit aan gedacht zouden hebben. Met Codeless bespaar je uiteindelijk enorm veel tijd en geld.”

Andy voegt toe: “Wat ik waardeer aan Codeless is hun maatwerkaanpak. Ze bouwen iets volledig op maat voor jou en jouw specifieke behoeften, in plaats van te proberen je in een standaardpakket te passen. Het is niet zoals het kopen van een kant-en-klare softwareoplossing waarbij je beperkt bent, tenzij je extra modules koopt.”

Het cijfer spreekt voor zich

“Als ik Codeless een cijfer moet geven, zou ik ze eigenlijk een 10 geven, omdat werken met Codeless niet alleen resultaatgericht is, maar ook heel leuk.
Maar we houden graag ruimte over voor toekomstige verbeteringen, dus daarom een 9+.” – Jeroen Verra