Case Sappi

De hoeveelheden papier die Sappi dagelijks verstuurd vanuit de zeven verschillende papierfabrieken zijn enorm en bijna niet voor te stellen. De producent van gestreken grafisch papier, speciaal papier en verpakkingen verstuurd alleen al naar de Verenigde Staten maandelijks zevenduizend ton papier. “We praten over tonnen papier die dagelijks rouleren, dat zijn enorme hoeveelheden”, zegt Wesley Patteet. Hij is als inventory service analist bij Sappi verantwoordelijk voor de voorraden bij het bedrijf. Hij ziet de grote uitdagingen waar de papierfabriek dagelijks voor staat. “We zijn actief met onze voorraden bezig en kijken hoe we dit strategisch kunnen aanpakken. We vinden beschikbaarheid belangrijk. We hebben onze eigen voorraden, maar we bieden ook de service om de voorraden van onze klanten proactief te beheren. Om dagelijks de juiste beschikbaarheid te kunnen garanderen komt er systeemtechnisch wel veel bij kijken. De puzzel moet goed in elkaar vallen.”

Hoge beschikbaarheid en hoge omloopsnelheid

Met ruim drieduizend sku’s kan het assortiment van Sappi rustig als omvangrijk omschreven worden. Klanten vragen om verschillende specificaties en sommige klanten hebben daarnaast ook op aanvraag speciale wensen. “Onze forecast is gebaseerd op historische data. Maar bij specialiteitenpapier worden veel verschillende eisen en wensen door klanten gesteld. Daar kan je niet buigen op historische data. Dat is veel complexer.” Het op voorraad hebben van het juiste papier is dus noodzakelijk om snel te kunnen leveren. Een afgenomen vraag naar papier zet het voorraadbeheer extra onder druk. Want hoewel papier geen harde ‘tht’ kent, ligt derving toch op de loer bij de papiergigant.

Papier dat te lang blijft liggen vergeelt en is niet meer verkoopbaar als ‘prime quality paper’. Daarom wordt ingezet op een hogere omloopsnelheid. Dat vraagt veel van de supply chain afdeling, helemaal omdat de papierfabrikant zelf ook eisen aan de productbeschikbaarheid stelt. “We hebben de ambitie om een grote speler te blijven en dan is productbeschikbaarheid belangrijk. In veel gevallen verwachten klanten binnen 48 uur na bestelling over hun levering te kunnen beschikken”, stipt Patteet de eigen gestelde eisen aan. De aanwezigheid van het supply chain platform Slim4 is voor Sappi tegenwoordig bijna onmisbaar. “Het op het juiste moment op voorraad hebben van het juiste papier vraagt om een goede planning. Daar helpt Slim4 ons enorm bij.”

Beste levertijden ooit

Naast de eigen voorraden die opgeslagen liggen bij de zeven papierfabrieken, zijn er ook een twintigtal externe magazijnen over de wereld verspreid. “Leveringen naar de Verenigde Staten en China zijn vaak weken onderweg. Daarom hebben we externe magazijnen die al papier op voorraad hebben liggen. Maar het vraagt veel van het in voren plannen, zodat we de juiste papiersoorten op tijd op de juiste plekken hebben”, zegt Patteet.

De inzet van het bekroonde supply chain platform van Slimstock neemt Sappi ook hier al jaren bij de hand. Zo kan er effectief op disrupties worden ingespeeld en dat brengt vele voordelen met zich mee om de beschikbaarheid te garanderen. Levertijden zijn inzichtelijk en zorgt voor rust binnen de inkoopafdeling. “Sinds we met Slim4 werken zijn de levertijden nog nooit zo accuraat geweest. Vroeger waren de levertijden een handmatige opstelsom van veel factoren en beschikten we regelmatig over de verkeerde levertijden. De inzet van Slim4 behoedt ons juist voor deze verkeerde levertijden. Het platform houdt rekening met excepties en berekent automatisch de gevolgen ervan. We hoeven tegenwoordig veel minder brandjes te blussen en dat werkt veel efficiënter.”

Servicelevel bijna maximaal

Slim4 helpt bij een efficiënte werkwijze, maar ook de denkwijze van de supply chain medewerkers van Sappi is de laatste jaren flink veranderd. Een speciale training over forecasting zette Sappi aan het denken. “We volgden met enkele collega’s een training van Slimstock en dat heeft ons nieuwe inzichten gegeven. We dachten soms te moeilijk, maar met enkele simpele berekeningen konden we al grote resultaten bereiken. Daar konden we echt wat mee”, kijkt Patteet terug op de gevolgde masterclass. Inmiddels bewijzen de resultaten in de praktijk het gelijk. “Dankzij onze berekeningen en de hulp van Slim4 hebben we nu een servicelevel van zeker 98%.”

‘One source of truth’

Patteet startte jaren geleden bij Sappi als planner, maar stroomde al gauw door in zijn huidige functieprofiel als inventory & service analist. De afgelopen jaren zag hij het voorraadbeheer naar een hoger niveau getild worden. “Vanaf dag één was het mijn taak om Slim4 beter te benutten. Slim4 moest de ‘one source of truth’ zijn voor onze geplande voorraad.” De inventory analist ziet inmiddels een omslag in denken binnen de organisatie. “In het verleden was onze visie leidend op basis van onze verkoopbare voorraad. Dat is nu anders. We baseren ons nu op patronen en een goede forecast.” Ook zet Sappi stappen op het gebied van Sales & Operations Planning (S&OP).

Patteet geeft aan constant bezig te zijn om te kijken waar de organisatie zich kan verbeteren. Zo onderzoekt Sappi de mogelijkheden of de cijfers uit Slim4 waardevol zijn voor de ‘’herbevoorradingsforecast’. Papier dat bederft hergebruikt Sappi immers zelf. “Omdat we ook eigen producent zijn, onderzoeken we de mogelijkheden of de cijfers uit Slim4 mogelijkheden bieden voor ons raw materials replenishmentproces”. Door de continue aanpassingen en verbeteringen die Sappi doorvoert, is Slim4 echt maatwerk geworden voor de papiergigant. Patteet: “Doordat we Slim4 anders gebruiken dan we vooraf dachten, zijn onze processen daar ook op ingericht. We stemmen het platform en onze processen steeds meer op elkaar af en dat is iets unieks. Het leidt tot betere resultaten waar heel Sappi profijt van heeft.”