AZ Oostende kiest voor Track and Trace van PHI DATA

Ziekenhuizen worden steeds meer gedreven door data, ook om investeringsbeslissingen te sturen, of om de werking efficiënter te maken. In ziekenhuizen worden diverse types medisch materiaal (beademingstoestellen, spuitpompen, monitoren, …) en ander materiaal (bedden, rolstoelen, …) ingezet, de ene al kostbaarder dan de andere. Daarom ondernam AZ Oostende drie jaar geleden een marktstudie om de beschikbare middelen efficiënter in te zetten, bijvoorbeeld door materiaal te delen tussen afdelingen, en door de werking van de uitleencentrale efficiënter te maken. Tegelijk werd ook al nagedacht over het verbeteren van het preventief onderhoud door de biotechnische dienst die het medisch materiaal beheert. 

Vervanging van manuele processen

Voor het opzetten van het track&trace project, gebeurde het beheer van het materiaal vooral via formulieren die manueel werden ingevuld. Een formaliteit die in de rush om materiaal te gebruiken, wel al eens vergeten werd. Zoekgeraakt materiaal dan terugvinden, werd zo een hele klus. 

Bij de marktbevraging hield AZ Oostende rekening met een aantal criteria:

• Het systeem moest gebruik kunnen maken van het bestaande wifinetwerk van het ziekenhuis. Zo is het hele ziekenhuis gedekt en moest AZ Oostende geen nieuw netwerk aan accespoints opzetten. 
• De tags moeten een lange levensduur hebben. Zo moet AZ Oostende niet te vaak de batterijen vervangen. 
• De software moet vlot toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn zodat het voor alle ziekenhuismedewerkers bruikbaar is.
• Ruime nauwkeurigheid: materiaal moet tot op vijf à tien meter nauwkeurig teruggevonden kunnen worden. 
• De prijs van het volledige systeem. 

Op basis van deze criteria kwam het systeem van Blyott als winnaar uit de bus, ook al omdat AZ Oostende informatie inwon bij andere tevreden Blyott-gebruikers zoals AZ Maria Middelares (Gent) en Jan Yperman (Ieper). Het op Bluetooth gebaseerde realtime locatiegebaseerde systeem van Blyott blinkt niet alleen uit door zijn makkelijke installatie en lange batterijduur, dankzij de webinterface is het voor iedereen eenvoudig bruikbaar. 

Het systeem bestaat uit de tags die op de apparatuur aangebracht worden, en een webportal waarop de gebruikers hun zoekopdrachten kunnen ingeven. Op termijn zullen 800 apparaten van een tag voorzien worden. 

Nauwe samenwerking tussen AZ Oostende, PHI DATA en Blyott

De uitrol van het systeem gebeurde in samenwerking met PHI DATA, waarmee AZ Oostende al langer samenwerkt, voor onder meer het anti-wegloopsysteem van patiënten (gebaseerd op de MobileView oplossing van SECURITAS Healthcare) en de handscanners die gebruikt worden voor de distributie van medicatie en het scannen van de zorgbandjes waarmee patiënten geïdentificeerd worden. “We zijn heel tevreden over de dienstverlening van PHI DATA”, zegt Bart Dejaegher, stafmedewerker medisch materiaal en zorgprocessen. “PHI DATA helpt met ons meedenken over toepassingen, bijvoorbeeld voor extra use cases of om het gebruiksgemak verder te verbeteren. PHI DATA weet welke andere zorginstellingen Blyott gebruiken en kan ons naar hen doorverwijzen, of zelf zaken voor ons navragen. Met PHI DATA loopt momenteel ook een project om te zien hoe we de data van de Blyott-tags kunnen koppelen met Power BI voor grondige analyses.”  

Gefaseerde uitrol leidt tot hoge acceptatiegraad door gebruikers

Sedert begin 2023 hebben alle medewerkers van AZ Oostende toegang tot de software. De uitrol is geleidelijk verlopen, waarbij eerst een aantal superusers de software konden gebruiken. Op die manier kon feedback verzameld worden, bijvoorbeeld naar het gebruik van de juiste zoektermen. In een tweede fase kregen prioritaire gebruikers toegang, die vaak toestellen van andere afdelingen ontlenen. In de derde fase kwamen ook hoofdverpleegkundigen aan de beurt. Zo stond het systeem helemaal op punt voor de uitrol in het volledige ziekenhuis. Door de gefaseerde uitrol had iedereen intussen van deze nieuwe service gehoord via mondelinge reclame, en waren velen bijzonder gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan. 

“In deze fase focussen we ons voor ons track-and-trace project op medisch materiaal, niet op de 500 bedden en de 100 brancards,” zegt Dejaegher. “We bekijken nu vooral het medisch materiaal dat we ziekenhuisbreed uitlenen via de uitleendienst, en materiaal dat soms van één dienst naar een andere uitgeleend wordt.” Zo heeft bijvoorbeeld niet iedere afdeling een ECG-toestel, maar kunnen afdelingen die wel lenen (en terugbrengen) bij één van de zes zorgeenheden die daar wel over beschikken. 

Voor de gefaseerde uitrol van de Blyott-tags kijkt AZ Oostende in de eerst plaats naar de urgentie: welk materiaal wordt het vaakst tussen afdelingen uitgeleend, of welk materiaal wordt het vaakst bij de uitleendienst gevraagd. “Daarnaast voorzien we ook kleine toestellen die vaak zoek raken van tags. Een pijnpomp is niet zo groot, maar kost wel 1.500 euro,” zegt Dejaegher. “De kans dat een dergelijk toestel verkeerd ligt, accidenteel bij afvalverwijdering verdwijnt of in de bagage van een patiënt terecht komt, is groot.” 

Op korte tijd al meetbare resultaten

De voordelen van het Blyott systeem voor AZ Oostende zijn legio. Sommige zijn nu al gerealiseerd, andere worden mogelijk na de koppeling van het systeem met Power BI: 

• Tijdswinst: het terugvinden van een medisch toestel kon vroeger makkelijk tot een half uur duren. Een simpele zoekopdracht op de PC of laptop leert nu in enkele seconden in welke zone het toestel zich bevindt. Zo recupereer je het toestel in minder dan vijf minuten.
• Uitstellen van investeringen: het is nu makkelijk om te analyseren hoe vaak een toestel ontleend werd. Zo objectiveren data eventuele investeringsaanvragen. Op basis van data kunnen investeringen ook uitgesteld worden voor materiaal dat minder vaak ontleend wordt. 
• Betere verdeling van middelen over de afdelingen: AZ Oostende heeft zicht welke afdelingen toestellen vaker ontlenen. Dus kunnen toestellen aan die zorgeenheid toegewezen worden zodat ze sneller beschikbaar zijn. 
• Grotere tevredenheid ziekenhuispersoneel: voor het welbevinden van de medewerkers is het belangrijk dat ze snel hun eigen – uitgeleende – materiaal terugvinden. 

Toekomstperspectieven

Door met de tags en de software van Blyott te werken en door de samenwerking met PHI DATA, die de implementatie verder begeleidt en voorziet van de gepaste support, wordt voor AZ Oostende duidelijk welke toekomstperspectieven dit systeem nog biedt. “De tags zijn constant in evolutie en Blyott wil die met ons verder ontwikkelen”, zegt Dejaegher. “En PHI DATA denkt met ons mee aan nieuwe use cases.”

Bij AZ Oostende denkt men onder meer al aan:

• Patiëntenflow, waarbij een patiënt gevolgd kan worden vanaf zijn opname, doorheen de diensten die hij doorloopt. Dat kan leiden tot beter flow capaciteitsmanagement. 
• Koppeling van het Blyott-systeem aan de Ultimo software die een databank bevat van alle materiaal. 
• Koppeling met Power BI voor verdere data analyse.
• Uitrol naar campus Serruys waarmee AZ Oostende eind 2023 fuseert. 
• Uitgangsbewaking: materiaal kan al eens verdwijnen samen met de afvalverwerking, of meegaan in de bagage van een patiënt. Indien materiaal uit het ziekenhuis verdwijnt, kan een alarm gegeven worden. Momenteel onderzoekt AZ Oostende hoe die alarmering het beste gerouteerd kan worden. 

“Het is voor ons een groot voordeel dat PHI DATA niet enkel in de ziekenhuissector aanwezig is. We hebben al heel veel geleerd van hun expertise van logistieke processen in andere sectoren en hoe andere sectoren omgaan met de flow van materialen en distributieketens. Dankzij PHI DATA ontdekken we extra zaken die we met de Blyott-tags kunnen tracken. Zo verbeteren we constant de efficiëntie van onze processen.”