Case Astra Sweets

Astra Sweets is bekend van een aantal iconische snoepsoorten zoals de UFO’s, een snoeppapieren lekkernij gevuld met zuur, hard boiled candy, Frisia marshmallows en gumproducten als bijv. colaflesjes of zure beertjes. “Behalve onze A-merken produceren we ook private label, veelal voor grote supermarktketens”, vertelt Van Bylen. “Veel consumenten zijn de laatste jaren overgeschakeld van merkproducten naar private label producten, vanwege bijv. inflatie, en zijn overtuigd van de goede private label kwaliteit.

We zien dat die markt momenteel enorm groeit waardoor we regelmatig onze productiecapaciteit moeten uitbreiden.” Het foodbedrijf heeft momenteel vier fabrieken in België en Nederland van waaruit het uit voorraad of ‘op order’ zijn klanten belevert. Voor een aantal grote Europese retailers doet Astra Sweets aan Vendor Managed Inventory en gaan producten rechtstreeks naar het DC van de klant.

Piek tijdens Halloween

De supply chain software van Slimstock is al tien jaar het fundament waarop Astra Sweets zijn productie- en inkoopbeslissingen baseert. “Zonder de forecasts uit Slim4 zou onze supply chain stil komen te staan”, vertelt Van Bylen. “Het systeem prognosticeert op product-, klant- en DC-niveau hoeveel artikelen we in de toekomst gaan verkopen zodat we op tijd kunnen beginnen met onze productielijnen te alloceren en de grondstoffen en verpakkingsmaterialen in te kopen. De kracht van Slim4 is dat het in zijn forecasts rekening houdt met seizoenen, promoties en speciale gelegenheden als Halloween of Pasen. Tijdens zulke feestdagen kunnen bepaalde snoepsoorten een enorme piek in de vraag vertonen. Je kunt dan niet uitgaan van gemiddelden, dan loop je achter de feiten aan.”

Nieuwe snoepgoedsoorten

Astra Sweets is een innovatief en klantgericht bedrijf, met een R&D-afdeling die voortdurend nieuwe en verbeterde snoepgoedsoorten ontwikkelt, in aantrekkelijke verpakkingen. Producten veranderen soms van receptuur omdat bijvoorbeeld bepaalde grondstoffen niet meer verkrijgbaar zijn of minder gewenst door de klant. “Het aantal artikelcodes breidt in snel tempo uit en er worden aan de lopende band artikelen ingefaseerd en uitgefaseerd. In Slim4 heb je daarvoor een product life cycle-functie waarmee je aangeeft welk artikel als opvolger dient van een ander en wanneer het oude product stopt en het nieuwe exact start. Dit is echt een uitkomst voor ons om wijzigingen op te volgen. Zonder zouden we heel vaak met oude voorraad blijven zitten en van nieuwe artikelen juist te weinig hebben. En dat niet alleen, we zouden op de planningsafdeling heel veel Excel-lijstjes nodig hebben om alles bij te houden. Met Slim4 gaat dit automatisch.”

Inzicht in bestelgedrag

Slim4 biedt ook de commerciële afdeling van Astra Sweets de nodige ondersteuning. Het geeft inzicht in hoe de marktvraag zich ontwikkelt, en stelt ze in staat hier hun eigen input aan toe te voegen. “Van sommige klanten krijgen we hele goede forecasts van wat zij denken bij ons te gaan inkopen, van andere krijgen we niets. Met beide situaties, en alles wat daar tussenin zit, kan Slim4 goed omgaan. Heel waardevol is dat de software ook laat zien hoe het bestelgedrag van een individuele klant zich ontwikkelt. Als we zien dat een klant een bepaald product heel onregelmatig bestelt, kunnen we kijken hoe we hier meer regelmaat in kunnen krijgen. Als een klant een product opeens niet meer bestelt, komen we ook gelijk in actie. Wat zit daarachter? Moeten we daar iets mee doen? Door de cijfers te analyseren en in gesprek te gaan met een klant, kunnen we beter inspelen op zijn behoefte en tegelijkertijd meer rust in de operatie creëren.”

Basis voor S&OP

Voor de langere termijn planning heeft Astra Sweets een Sales & Operations Planning (S&OP)-proces geïmplementeerd waarin commerciële, financiële en operationele doelen tegen elkaar worden afgewogen. Het doel daarbij is te zorgen dat op de lange termijn aan de marktvraag kan worden voldaan en tegelijkertijd de kosten per ton eindproduct zo laag mogelijk blijven. “Ook voor dit proces is Slim4 een basisonderdeel”, stelt Van Bylen vast. “Je ziet welke productsoorten en markten waarschijnlijk gaan groeien en welke juist minder gaan doen. Op basis van een geaggregeerde forecast voor de komende 12 maanden, komen we tot een capaciteitsplan en een behoefteplan voor inkoopgoederen. Voor sommige grondstoffen werk je met jaarcontracten dus is het zeer relevant om te weten hoeveel je hiervan nodig gaat hebben.”

Webinars zijn super

Zolang Astra Sweets en Slimstock al partners zijn, worden de toepassingen van Slim4 verder uitgebouwd, constateert Van Bylen. “Slimstock ontwikkelt zich continu door, net als wij, en daarmee vullen we elkaar goed aan. In het begin waren we nog één van hun eerste klanten die op klantniveau zijn forecasts wilde specificeren, inmiddels is dit in de standaardversie van Slim4 opgenomen en kan iedereen daarvan profiteren. En ook op het gebied van kennisdeling is er een goede klik. Op de Slimstock Academy kunnen wij terecht om onszelf verder te ontwikkelen en sinds een jaar worden er hier in België door Slimstock ook webinars gehouden. Die vind ik echt super omdat je daarin in korte tijd een heleboel tips krijgt zonder dat je hoeft te reizen. Ik werk zelf al een hele tijd met Slim4 maar ik hoor telkens weer slimmigheden die ik direct kan toepassen.”