Capaciteit maal twee

GC Europe maakt deel uit van het Japanse GC Corporation, een wereldwijde onderneming die al meer dan honderd jaar dentale producten ontwikkelt, produceert en verkoopt aan tandartsen, tandtechnici, implantologen en orthodontisten. Denken we maar aan tandheelkundige restauratiematerialen, composieten, lijmen, ‘sealants’ en producten voor mondafdrukken.

Het hoofdkantoor van GC Europe bevindt zich in het Zwitserse Luzern. In Leuven vinden we zowel een productiesite als het centrale distributiecentrum voor EMEA (Europe, Midden-Oosten en Afrika). Op die Belgische site werken in totaal zo’n 170 mensen, die actief zijn in productie, logistiek en administratieve diensten. Vanuit het distributiecentrum worden zo’n 3.500 verschillende afgewerkte producten verdeeld naar dentale dealers in ongeveer 88 landen. In het magazijn worden meer dan 10.000 SKU’s, inclusief verpakkingsmaterialen, opgeslagen.

Drijfveren voor automatisering

Jaar na jaar tekent de organisatie mooie groeicijfers op. Daarmee neemt ook de nood aan magazijncapaciteit toe. “In 2011 werd het magazijnoppervlak ruimschoots verdubbeld tot 3.600 vierkante meter. We hebben toen voor vijf jaar vooruit gepland. Door intern te optimaliseren hebben we het met onze toenmalige manier van werken nog tot 2020 kunnen rekken, maar toen moest er echt iets gebeuren”, vertelt Walter Bogaerts, vice president supply chain bij GC Europe. “Onze klanten verwachten een snelle levering en een hoge flexibiliteit. Bovendien wordt de supply chain steeds complexer door factoren zoals langere levertijden bij leveranciers, waardoor we voldoende opslagcapaciteit moeten hebben. Zeker voor ons was dat aspect niet onbelangrijk, aangezien we vrij veel goederen vanuit Japan ontvangen. Met het bestaande magazijn werd het steeds moeilijker om aan de hoge eisen te beantwoorden.”

GC Europe wilde ook de werkdruk op de medewerkers verlagen. Van oudsher werden de orders vooral met pickkarren verzameld, maar die man-naar-de-goederenmethode werd in de snelgroeiende organisatie steeds minder efficiënt. Een bijkomende uitdaging bestond erin de groei te balanceren met de personeelsplanning. “Om de groei op te vangen, moesten we ieder jaar extra medewerkers voor het magazijn aanwerven. In de toekomstige situatie wilden we onze capaciteit fors verhogen zonder dat dit meteen tot meer aanwervingen zou leiden”, licht Walter Bogaerts toe.

Tijdens de zoektocht werd algauw duidelijk dat automatisering niet alleen de beste, maar ook de enige mogelijke oplossing was.
Walter Bogaerts: “Fysieke uitbreiding was in principe mogelijk, maar onze CEO gaf er op dat moment prioriteit aan onze productiefaciliteit met een extra hal uit te breiden. Outsourcen was een andere mogelijkheid, maar aangezien logistiek voor ons een kernactiviteit is, hebben we ook die piste geschrapt. Al snel zijn we de automatiseringsmogelijkheden onder de loep gaan nemen. Het was de bedoeling de opslagcapaciteit en de throughput binnen de contouren van het bestaande magazijn te verdubbelen.”

De uiteindelijke keuze van GC Europe viel op de OSR Shuttle Evo, voluit de Order Storage and Retrieval Shuttle, van systeemleverancier Knapp. In dat geautomatiseerde opslag- en orderverzamelsysteem worden inkomende goederen in voorraadbakken opgeslagen. Die bakken krijgen een plaats in compacte rekken die afgestemd zijn op de hoogte van het magazijn. Elektrisch aangedreven shuttles zorgen voor een efficiënt horizontaal transport in de gangen van de installatie. Via een lift gaan de shuttles naar het uitslagpunt, waarna de bakken via een conveyorsysteem hun weg vervolgen naar een OSR-pickstation. Daar verzamelt de orderpicker de bestelde items in de verzendeenheid. Vervolgens gaat de voorraadbak met de overgebleven items via de conveyor het systeem weer in. De aansturing verloopt via de zelf ontwikkelde software van Knapp, waarbij het systeem continu communiceert met de SAP EWM-oplossing (Extended Warehouse Management) van GC Europe.

Bij die keuze is GC Europe niet over één nacht ijs gegaan. “Aan de selectie ging een grondige data-analyse van de in- en uitgaande stromen vooraf. Daarbij werden de stromen in het magazijn zorgvuldig in kaart gebracht. Pas daarna hebben we verschillende aanbieders en systemen geëvalueerd”, vertelt Walter Bogaerts.

Omdat GC Europe niets aan het toeval wilde overlaten, ging aan de selectie ook een grondige benchmark vooraf. Daarbij was niet alleen de performantie van het systeem een criterium, ook de expertise van de aanbieder speelde een belangrijke rol.
W. Bogaerts: “Het speelde in het voordeel van Knapp dat zij gegroeid zijn vanuit de farmaceutische industrie. Daardoor hebben ze een grote affiniteit met onze sector. Ook was het essentieel dat onze partner ervaring had met de integratie van SAP EWM, het systeem dat we sinds 2018 gebruiken. Omdat we al langer met het pakket werkten, waren we al goed vertrouwd met de software, wat achteraf gezien een voordeel bleek.”

OSR Shuttle Evo op strategische positie

Vandaag bekleedt de OSR Shuttle een sleutelpositie in het volledig gereorganiseerde magazijn. Om een beter beeld te geven van die rol, schetst Maarten Tilkin, supply chain project engineer bij GC Europe, de goederenstroom. “Wanneer goederen binnenkomen – vaak in dozen vanuit containers – vindt eerst de ontvangst met de scanning van de inkomende goederen plaats. Zeker de producten die uit Japan komen, kopen we vandaag vaak aan als bulkmateriaal”, legt hij uit. “Door bulkproducten lokaal op te slaan en ze zelf te verpakken volgens de specifieke behoeften van elke regio, hebben we meer flexibiliteit in onze productie dan wanneer we afgewerkte producten zouden kopen.”

Bij de ontvangst worden alle goederen aan een zone in het magazijn toegewezen. In de OSR Shuttle Evo worden alle goederen opgeslagen die in een bak passen en een hoge rotatie hebben. Dat is zo’n zestig procent van het volume dat GC Europe verwerkt. Daarnaast vinden we in het magazijn flowracks terug voor goederen met de hoogste rotatie en een manueel magazijn met de overstock met pallets en volle dozen, waar de grote volumes worden verzameld. Voor gekoelde goederen is er een aparte manuele pickzone. Brandbare goederen gaan in Kardex-shuttles. Die zijn voorzien van een CO2-blussysteem, waardoor bij een brand de niet aangetaste goederen in ‘de Kardex’ en de rest van het magazijn intact blijven.

In de OSR Shuttle Evo van GC Europe is plaats voor 12.000 bakken. Elke bak kan nog eens in maximaal acht compartimenten worden opgedeeld, wat ideaal is om zeer kleine items te stockeren. Er zijn twee gangen met shuttles voorzien. Bij GC Europe wordt de producten rechtstreeks in de verzenddozen verzameld. Het bedrijf maakt gebruik van verschillende doosgroottes. Welke doos of dozen er nodig zijn voor een order, bepaalt het WMS.

Op de mezzanine vinden we de verpakkingsstations terug, waar medewerkers de dozen van de nodige instructies voorzien en sluiten. Wanneer de dozen uit de OSR Shuttle klaar zijn, worden ze – indien nodig – geconsolideerd met de goederen uit andere zones, waarna ze klaar zijn om naar de dentale dealers te vertrekken.

Pittige implementatie

Aan de logistieke reorganisatie ging een intense periode vooraf. “We hebben ongeveer een jaar over de voorafgaande data-analyse gedaan”, blikt Walter Bogaerts terug. “Toen we besloten hadden met Knapp te gaan samenwerken, volgde een erg uitdagend traject. Om plaats te maken voor de OSR Shuttle Evo hebben we een deel van het magazijn, op de buitenmuren na, volledig gestript. Daardoor hebben we anderhalf jaar lang onze magazijnactiviteiten op ongeveer de helft van de magazijnoppervlakte moeten uitvoeren.”

De integratie met SAP EWM verliep iets minder vlot dan gehoopt, waardoor de go-live met enkele maanden werd uitgesteld. “De kwaliteit van de integratietesten gaf ons niet voldoende vertrouwen, dus hebben we hier en daar bijgestuurd en extra testen uitgevoerd”, licht Walter Bogaerts toe. “Uiteindelijk was het uitstellen van de go-live van februari naar april 2024 de beste beslissing. Na enkele dagen hadden we onze normale snelheid van werken al terug en tegen de zomer zaten we op kruissnelheid.”

Omdat GC Europe de magazijnmedewerkers vroeg bij het traject heeft betrokken, is de acceptatie van de nieuwe manier van werken vlot verlopen.

W. Bogaerts: “Ze moesten weliswaar de klik maken, maar door hen al vroeg te trainen en bij testen te betrekken, is die transitie goed verlopen. Doordat de medewerkers nu ook veel ergonomischer werken, verlangt niemand nog naar de vroegere situatie. We hebben ook veel te danken aan het feit dat we een stabiel bedrijf met een laag personeelsverloop zijn. Veel medewerkers werken hier al tien à twintig jaar, wat maakt dat ze vertrouwen in ons hebben.”

“Een aandachtspunt is wel dat je met de komst van een geautomatiseerd systeem ook technische profielen nodig hebt om voor de nodige ondersteuning te zorgen”, vult Walter Bogaerts aan. “Omdat wij op de site ook productieactiviteiten doen, hebben wij die profielen gelukkig in huis. Ook inbound wordt in zo’n systeem veel belangrijker dan voorheen.”

Dubbele capaciteit op zelfde oppervlakte

Sinds de OSR Shuttle Evo live is (nvdr: op het moment van ons gesprek iets meer dan een half jaar) is de efficiëntie bij GC Europe er zienderogen op vooruitgegaan.
W. Bogaerts: “De installatie biedt ons compacte opslagmogelijkheden en heeft tegelijk de pickefficiëntie fors verhoogd. We hebben onze capaciteit meer dan verdubbeld, zonder extra magazijnruimte te bouwen en zonder dat we extra medewerkers hebben moeten aanwerven. Een ander voordeel is dat we nu geen goederen meer extern hoeven te stockeren, wat we vroeg wel soms deden voor afgewerkte goederen.”

Ook de veiligheid in het magazijn is verbeterd. “Door de fysieke scheiding van goederen- en personeelsstromen hebben we het risico op arbeidsongevallen aanzienlijk verlaagd”, zegt Maarten Tilkin. “We zijn nu ook veel minder afhankelijk van de kennis van de mensen. Omdat we aan verschillende landen leveren, moeten we vaak specifieke instructies meegeven. Die worden voortaan gewoon vanuit het systeem aan de medewerkers bezorgd. Het kost ons nu ook veel minder tijd om nieuwe medewerkers te trainen.”

Sinds de komst van het systeem is GC Europe verder blijven groeien. Dat geen extra medewerkers moesten worden aangeworven, heeft het vertrouwen in het systeem – ook van bovenaf – nog versterkt. Bovendien komt de investering de leverbetrouwbaarheid van GC Europe ten goede. Zo gingen eind 2024 meer dan 97 procent van de orders binnen de 48 uur, en 92 procent binnen de 24 uur, de deur uit. De focus ligt nu op de verdere optimalisering van het systeem. “We blijven onze data analyseren om nieuwe verbeterkansen te identificeren”, besluit Maarten Tilkin. “Wel moeten we de foutenlast nog verlagen. Sinds de implementatie is die al fors naar beneden gegaan, maar nog steeds ligt die hoger dan in de vroegere situatie. Toen controleerden we heel veel manueel, wat we nu niet meer doen. Om die reden gaan we nu bijvoorbeeld onze controleweegschalen scherper afstellen, zodat mogelijke pickfouten minder vaak door de mazen van het net glippen.”

TC