BI levert rentabiliteitsstijging en kostenbesparing

De Genkse wegvervoerder Jacobs Transport, opgericht in 1934, is voornamelijk actief in eigen land, Noord-Frankrijk en Zuid-Nederland. Met een uitgebreid wagenpark in eigen beheer richt Jacobs Transport zich op een breed scala aan sectoren, waaronder de metaalindustrie, de petrochemie, de automotive branche en de voedingssector. Het bedrijf beschikt over een vloot van bijna honderd vrachtwagens, met minstens evenveel chauffeurs. Samen zijn die intussen goed voor zo’n zeven miljoen afgelegde kilometers per jaar.

Strategische stap naar de logistiek

Al die vrachtwagenchauffeurs kunnen rekenen op de operationele steun van een vijftiental bedienden in het kantoor in Genk. Een van die collega’s in de backoffice is Wouter Hertogs. Als process manager volgt hij onder meer de bouw op van hun nieuwe logistieke site van 42.000 vierkante meter op de voormalige Ford-terreinen. Via spoor, water en weg kan Jacobs Transport zijn klanten daar een trimodale aansluiting bieden. Met dat nieuwbouwproject, dat begin 2024 van start ging, wil de snelgroeiende transporteur inspelen op de toenemende vraag naar logistieke (totaal)oplossingen. De naamsverandering naar Jacobs Transport & Warehousing is alvast een feit.

“Als process manager heb ik een polyvalente functie die heel wat ladingen dekt”, beseft Wouter Hertogs. Zo omvat zijn takenpakket niet enkel facilitair beheer, zoals de opvolging van de geplande nieuwbouw, maar is hij ook (mee) verantwoordelijk voor aankoop, kwaliteitsbeheer en, zoals zijn titel zelf al aangeeft, procesverbetering. “Ook IT-beheer valt onder mijn verantwoordelijkheden. Wij hebben geen eigen IT-afdeling en geven er de voorkeur aan samen te werken met externe dienstverleners die ons met hun expertise ondersteunen. Mijn rol bestaat er onder meer in die IT-partners te helpen selecteren.”

Kosten en marges optimaliseren

De sector van het wegtransport is, zeker in België, een extreem competitieve omgeving. “De concurrentie van lagelonenlanden in Oost-Europa is bijzonder groot”, zegt Wouter Hertogs. “Daarbij komt dat wij vaak de laatste schakel in de keten van de klant zijn. Nadat eerst heel het productieproces is doorlopen, moet het product nog tot bij de klant geraken. Dat moet dan meestal zo goedkoop mogelijk gebeuren.”

Dat alles maakt van die transport-business een sterk kostengeoriënteerde logistieke activiteit met uitgesproken scherpe marges. “Elke euro telt. Dat is best uitdagend, maar het doet je vooral beseffen dat een goed inzicht verwerven in die kosten en marges je heel wat concurrentievoordeel kan opleveren.”

Lege kilometers beperken

Direct gerelateerd aan die kosten en marges zijn de kilometers die je als transportbedrijf rijdt. “Om die kosten en marges en dus ook je winstgevendheid te optimaliseren, is het vooral zaak om elke vrachtwagen zo weinig mogelijk lege kilometers te doen rijden”, weet Wouter Hertogs. Vrachtwagens die leeg of halfleeg rijden, vormen immers niet alleen een probleem voor het milieu en het verkeer, ze drijven ook de transportkosten de hoogte in en drukken zo op de marges.

Daar is uiteraard een belangrijke taak weggelegd voor de rittenplanners. Jacobs Transport heeft er vandaag twee voltijds in dienst. “Door voor elk traject een optimale combinatie van klanten en ladingen te maken, kunnen de rittenplanners het aantal gereden lege kilometers tot op zekere hoogte terugdringen en beperken. Alleen hebben zij dan wel de juiste data nodig om tot die nuttige inzichten te komen. Daarbij moet je voor ogen houden dat zij in totaal momenteel bijna honderd vrachtwagens te coördineren hebben”, benadrukt Wouter Hertogs. “Hoeveel lege kilometers al die vrachtwagens op dag- of weekbasis kunnen rijden of effectief hebben gereden, kun je niet zomaar met een simpel Excel-bestand bijhouden, laat staan dat je het uit het hoofd zou weten.”

Onvolledige analyses en rapportering achteraf

Nochtans was dat lange tijd de courante manier van werken in de meeste transportbedrijven. Ook Jacobs Transport vertrouwde sterk op de ervaring en het oordeel van de planners om de vrachtwagens optimaal gevuld te krijgen en onderweg zo weinig mogelijk tijd en kilometers te verliezen.

“Achteraf maakten we dan weliswaar een aantal analyses en rapportages met behulp van Excel,” herinnert Wouter Hertogs zich, “maar daarbij gingen we een volledige maand terug in de tijd, wat verre van ideaal is. Want wie weet er nog hoe een rit van een maand geleden precies verlopen is?” Die lange termijn liet ook niet toe kort op de bal te spelen en snel te remediëren wat er met een bepaalde rit of klant fout liep. En vooral, het hielp niet te vermijden dat die fout zich ondertussen herhaalde.

De insteek van die analyses was in de eerste plaats ook financieel. “De nacalculaties moesten ons een zicht geven op de kosten- en opbrengstcijfers van de voorbije maand. Hoeveel heeft een bepaalde rit gekost en opgebracht? Welke ritten waren niet rendabel? Maar hoeveel gereden uren of lege kilometers daartegenover stonden, dat wisten we niet”, zegt Wouter Hertogs. “Die cijfers waren niet meteen voorhanden. Daarvoor vertrouwden we toen nog vooral op de vakkennis en ervaring van onze beide planners en onze zaakvoerder.”

Objectief meten en onderbouwd aansturen

Op een gegeven moment kwam het besef dat het beter was die impliciete kennis, die louter in de hoofden van een beperkt aantal medewerkers aanwezig was, expliciet te maken voor de rest van de organisatie. Dat zou meteen ook toelaten die kennis te objectiveren. “Op datzelfde moment was namelijk ook het besef gekomen dat we een aantal parameters of indicatoren objectief moesten meten om ons bedrijf voldoende onderbouwd aan te sturen. Dat is voor ons de trigger geweest om naar een oplossing te zoeken die alle nodige cijfers op een flexibele, snelle en duidelijke manier kan aanleveren.”

Al gauw bleek dat de bestaande oplossing daarvoor niet zou volstaan. “Wij hadden al een systeem voor transportbeheer onder de noemer TAS, dat zowat het kloppend hart van onze operaties vormde”, aldus Wouter Hertogs. “Je kan het gerust vergelijken met een ERP-systeem, aangezien wij met dat ene pakket ons volledige transportproces beheerden, van orderaanmaak en planning tot en met facturering. Op basis van de info in TAS deden wij bijvoorbeeld ook de loonverwerking.”

Alleen ging het in dit geval om een systeem dat louter operationele ondersteuning bood. “Het was een planningssysteem, geen analytisch of rapporteringssysteem”, vat Wouter Hertogs de beperkingen van het TMS-pakket samen. “Je kon er bijvoorbeeld wel alle orders en facturen uithalen, maar dat waren droge data in Excel waar je vervolgens nog zelf mee aan de slag moest. Niet alleen moest je de data die je dacht nodig te hebben dus zelf uit het systeem proberen te halen, je moest er dan ook nog eens zelf de analyse op gaan uitvoeren. Daarbij keek je sowieso alleen maar naar wat je kon meten of berekenen. Dat stemt echter niet noodzakelijk overeen met wat je effectief nodig hebt. Er stak ook geen logica of automatisering achter. Het was bijvoorbeeld niet zo dat het systeem trends aan ons signaleerde of automatische ‘alerts’ uitstuurde.”

InsightData Transport App

Jacobs Transport besloot daarom op zoek te gaan naar een oplossing voor business intelligence. Op aangeven van TAS-tms, de leverancier van TAS, onderzocht de transporteur in eerste instantie de mogelijkheden van het Microsoft Power BI-platform. Toen dat na een half jaar niet de gewenste resultaten opleverde, bracht TAS-tms het bedrijf in contact met de Limburgse BI-specialist InsightData. Die stelde het Qlik Sense-platform voor, ontwikkeld door Qlik.

“Daar was de klik er meteen”, knipoogt Wouter Hertogs. “We waren tot de conclusie gekomen dat Power BI voor ons niet de goeie match was omdat we zelf nog te veel manuele acties moesten verrichten. Het platform vergde nog veel data-input en -verwerking door de gebruikers zelf en bood naar ons gevoel te weinig automatisering. We zochten een voorstel dat werkbaarder was voor ons. Dat vonden we in de Transport App die InsightData ons presenteerde.”

InsightData, dat overigens ook Power BI implementeert, heeft zelf op basis van het Qlik Sense-platform een aantal standaard BI-toepassingen ontwikkeld op maat van verschillende functies, zoals verkoop, financieel beheer en projectbeheer. Met de InsightData Transport App ontwikkelde het ook zo’n toepassing op maat van één specifieke sector. “We hebben onze kennis van de transportsector aangewend om een applicatie te bouwen waarin zo goed als alle standaard BI-functionaliteit voor transportbedrijven vervat zit”, zegt Gianni De Gaspari, CEO van InsightData. “Dat garandeert niet alleen een snelle implementatie, maar als de Transport App eenmaal werkt, biedt die ook een hoge graad van automatisering.”

Uitgebreide menukaart

In eerste instantie is InsightData met een demo gekomen. “Ze zijn meteen aan de slag gegaan met onze data”, herinnert Wouter Hertogs zich. “Op basis van al die data hebben ze vrij snel een dashboard gemaakt. Aan de hand daarvan hebben ze ons getoond wat er allemaal mogelijk was.” Uit de menukaart die InsightData aanreikte, moest Jacobs Transport vervolgens die mogelijkheden selecteren die voor zijn bedrijfsvoering het meest relevant waren.

“Uiteindelijk hebben we een vijftal indicatoren bepaald die voor ons de belangrijkste zijn. De vastgelegde parameters waarop we vandaag meten, zijn de rentabiliteit op weekbasis, zowel op klant- als groepsniveau, het aantal gereden lege kilometers, het aantal wachturen en het aantal gefactureerde wachturen. Op de inzichten die we uit die data halen, baseren we ons nu om gerichte acties te ondernemen om onze bedrijfsactiviteiten aan te sturen en waar nodig ook bij te sturen. Een belangrijk voordeel is alvast dat we meteen op de voorbije week kunnen terugblikken”, benadrukt Wouter Hertogs. “We hoeven niet langer een volle maand te wachten om de vereiste acties te kunnen ondernemen.”

Cijfers vervangen buikgevoel

Naast een duidelijke efficiëntieverbetering noteert de process manager intussen ook al een rentabiliteitsstijging en kostenbesparing als gevolg van de BI-implementatie. Die stelt de transporteur onder meer in staat de winstgevendheid van zijn klanten, vrachtwagens en chauffeurs nauwkeurig te monitoren. Dankzij de oplossing kan Jacobs Transport ook niet-rendabele ritten identificeren, waardoor het bedrijf zijn planning efficiënter kan bijsturen en tijdig maatregelen kan nemen. Daarnaast biedt het BI-platform een gedetailleerd inzicht in de gereden lege kilometers, wat helpt om de planning verder te optimaliseren en onnodige kosten te reduceren.

“Dankzij die datagestuurde aanpak kunnen wij ons nu focussen op de kwaliteit die we willen leveren binnen het wegtransport. Dat is de kern van onze business en dat blijft ook zo. Alleen ondersteunen we die nu ook met inzichten uit onze cijfers”, besluit Wouter Hertogs.

JDP