Alle juiste informatie binnen handbereik

In de huidige bedrijfswereld is verandering de enige constante. Lange IT-implementatietrajecten – zes maanden of meer – hebben in die context weinig zin. Tegen de tijd dat de oefening is afgerond, blijkt de markt vaak alweer ingrijpend veranderd. Met dat idee in het achterhoofd verscheen Anaplan in 2006 op de markt met een tool voor financiële planning. Het bedrijf koos daarbij bewust niet voor een strikte top-down benadering. “We geven er de voorkeur aan met de klant te praten,” zegt Nadine Pichelot, VP Finance EMEA bij Anaplan, “en samen na te denken over de manier waarop we de organisatie kunnen verbeteren.” Vandaag doet Anaplan dat met een oplossing die erop gericht is elke vorm van planning te ‘democratiseren’ – doorheen de hele organisatie.
 
De roots van Anaplan liggen bij financiën en verkoop. Toen de nieuwe kijk van het bedrijf op financiële planning aansloeg, bleek het concept ook elders toepasbaar: onder meer bij supply chain planning. “Intussen kun je Anaplan gebruiken voor wat je maar wil”, lacht Nadine Pichelot, domain principle Supply Chain bij Anaplan. “In de loop van de jaren hebben bedrijven vastgesteld dat hun afdelingen nauwer samenhangen dan ze vermoedden. Heel vaak is er een financiële component mee gemoeid. Je kunt bijvoorbeeld niet zomaar aan supply chain planning doen zonder daarbij aan de financiële implicaties te denken.” Zo is bij Anaplan het concept van ‘connected planning’ ontstaan.

Snelheid

Er zijn bij een bedrijf allerhande systemen in gebruik, elk met hun impact op de planning van sales en operations. De lijst is vaak behoorlijk lang: ERP, MES, MRP, CRM, WMS, HCM, pakketten voor transport, financiën, noem maar op. Het gevaar bestaat daarbij dat elk domein zich op zijn eigen eilandje verschanst, in de eigen silo. Toch moet er vroeg of laat informatie doorstromen. Tot voor kort gebeurde dat typisch via spreadsheets. Een bedrijf hield voor al die domeinen verschillende planningen bij: per maand, per kwartaal, typisch met telkens dertig of veertig kolommen en enkele honderden of duizenden rijen. Dat levert al snel zware, moeilijk hanteerbare documenten op. Anaplan vangt dat op met een tool die in de cloud draait – Anaplan is een SaaS-toepassing – en daarbij gebruik maakt van in-memory technologie. “Desnoods verwerken we een miljoen van zulke spreadsheets,” zegt Nadine Pichelot, “terwijl we toch voor een instant resultaat zorgen.”
 
Behalve op snelheid, zet Anaplan ook in op flexibiliteit. Dat biedt de gebruiker meer vrijheid: hij kan makkelijk zelf met de oplossing aan de slag, onder meer met de vele blauwdrukken voor toepassingen en apps die Anaplan daarbij naar voren schuift. Het gaat intussen over een assortiment van ruim 250 oplossingen. “We ontsluiten alle toepassingen via onze app hub”, zegt Nadine Pichelot. “Daar vind je zowel de oplossingen die Anaplan zelf heeft gemaakt, als de toepassingen die via partners beschikbaar zijn.” In het aanbod bevinden zich onder andere heel wat apps die zich op de aansturing en ondersteuning van de supply chain richten, waaronder demand planning. “We zien de app hub als een verzameling van best practices. Het laat een bedrijf toe heel snel te starten.”

Correcte informatie

De context waarin een bedrijf vandaag werkt, is de voorbije jaren sterk veranderd. Er zijn veel meer data beschikbaar, afkomstig uit allerlei systemen en bijgehouden in diverse rekenbladen. “Tegelijk is de uitdaging altijd dezelfde gebleven: de correcte informatie tijdig op de juiste plaats beschikbaar maken. In een grote, complexe en snel veranderende omgeving is dat bijzonder lastig.” Nadine Pichelot vertelt over een bedrijf met achthonderd demand managers dat bij Anaplan aanklopte. “Je kunt je voorstellen welke uitdaging het voor dat bedrijf was om dat allemaal op te volgen. Bovendien kreeg de organisatie af te rekenen met behoorlijk wat verloop onder die demand managers. We hebben het vraagstuk opgelost door het geweer van schouder te veranderen. Vandaag tracht het bedrijf niet langer krampachtig naar elke beweging te kijken. Via Anaplan focust het op de uitzonderingen, waardoor de opvolging van zo’n groot team toch behapbaar blijft.”
 
In de industrie blijkt onder meer workforce planning een grote uitdaging. Dat heeft niet alleen met de toenemende vergrijzing te maken – en de krapte op de arbeidsmarkt die er het gevolg van is – maar ook met groeiende complexiteit. “We zien dat onder andere heel duidelijk in de automobielindustrie”, vertelt Nadine Pichelot. “Onder druk van de markt brengen autobouwers almaar meer types wagens op de markt, in allerlei versies en uitvoeringen. Dat drijft de complexiteit van de productie uiteraard de hoogte in. Wanneer tegelijk ook steeds minder mensen beschikbaar zijn, neemt het belang van een nauwgezette planning alleen maar toe.” Bij kleinere bedrijven is snelheid dan weer van cruciaal belang. “Hier gaat het – net als bij ieder bedrijf – om de balans tussen kosten en waarde, maar vooral ook om de snelheid waarmee de organisatie die waarde realiseert.” Een kleinere onderneming heeft geen impact op de markt waarin ze werkt. Wanneer de markt verandert, kan ze niet anders dan zich zo snel mogelijk aan de nieuwe context aanpassen. “Met Anaplan krijgt die onderneming een tool in handen om zich flexibeler op te stellen”, meent Nadine Pichelot.

Meer visibiliteit

Een mooi voorbeeld van die stelling vinden we bij Onduline, een Franse fabrikant van lichte systemen voor de dakbedekking van bijgebouwen, zoals tuinhuisjes en carports. Onduline telt 1.600 medewerkers en is wereldwijd actief. Het bedrijf produceert zowat 150 miljoen vierkante meter dakbedekking per jaar. Onder meer bitumen golfplaten behoren tot de bekendste producten uit het gamma. “Onduline heeft altijd sterk ingezet op marktontwikkeling”, vertelt Thomas Fourès, supply chain manager bij Onduline. “Na de val van het IJzeren Gordijn trokken we onder meer naar Oost-Europa, maar ook naar landen als Azerbeidzjan. Zo is het bedrijf gestaag gegroeid.”
Bij die ontwikkeling lag de focus sterk op sales. IT, HR en andere diensten volgden in het kielzog van de commerciële expansie, met een bijzonder decentraal georganiseerde IT-omgeving als resultaat.
Thomas Fourès: “Er is geen centraal IT-team, geen centraal datawarehouse. En elk land runt zijn eigen ERP-systeem.”
 
Vier jaar geleden trok de familie van de oprichters zich uit Onduline terug. Het bedrijf ging door een fase van ‘leveraged buy-out’, een overname die voornamelijk steunt op geleend geld. Tijdens zijn zoektocht naar een tool om efficiënt alle bijhorende financiële rapportering te produceren, kwam Onduline bij Anaplan terecht. “De financiële afdeling kreeg de budgettering en financiële planning heel snel op orde met Anaplan”, vertelt Thomas Fourès. Dat wekte de interesse bij het departement supply chain. “We zijn heel eenvoudig gestart met Anaplan, namelijk om onze voorraden op te volgen.” Toen Onduline later nadacht over de optimalisering van de complete supply chain, besliste het bedrijf het gebruik van Anaplan verder uit te diepen, om zo in de volledige supply chain meer visibiliteit te krijgen.

Lokale flexibiliteit

Via Anaplan beschikt Onduline vandaag over een geconsolideerd zicht op de geplande productie voor het komende kwartaal. “Elke maand bespreken we met ieder filiaal de cijfers in een videoconferentie”, zegt Thomas Fourès. “Anaplan geeft ons een direct zicht op alle cijfers: de historiek van de verkoop, de vooropgestelde budgetten, enzovoort.”
In de toekomst wil Onduline de cijfers van de filialen nog verder consolideren, vergelijken met de uitgezette forecasts en afzetten tegen de geproduceerde hoeveelheden. “We zien de uitbreiding van het gebruik van Anaplan als een traject van ‘continuous improvement’. Dankzij nauwkeurig gedefinieerde KPI’s kunnen we de activiteiten en resultaten van de filialen goed opvolgen. Via Anaplan zijn de cijfers online beschikbaar. Dat heeft de gesprekken met de filialen sterk vereenvoudigd. We verliezen geen tijd meer met het over en weer sturen van spreadsheets.”
 
Vroeger zorgde het delen van cijfers bij Onduline voor heel wat manueel werk. Bovendien kon het bedrijf met die cijfers niet echt in de diepte gaan en was er onvermijdelijk een zekere foutenlast. “Vandaag is er geen ruimte meer voor discussie. De cijfers die in Anaplan beschikbaar zijn, gelden als de ‘single version of the truth’.” Om tot die enige versie van de waarheid te komen, is de kwaliteit van de ingevoerde data essentieel. “Dat blijft een lokaal proces dat we heel strikt bewaken”, zegt Thomas Fourès. “We verzamelen data uit veertig verschillende ERP-systemen. Dat kan uiteraard niet zomaar automatisch.” Toch verkiest Onduline om die manier van werken te behouden. “We zijn er geen voorstander van om – op zijn Amerikaans – al onze filialen wereldwijd naar één overkoepelend ERP-platform te migreren. We behouden liever de flexibiliteit die we vandaag lokaal hebben, in combinatie met Anaplan als de tool die ons toch het nodige overzicht biedt.”

DVD