Aan het stuur in de Digital Boardroom

De impact van de digitale transformatie op SAP en zijn klanten stond helemaal centraal tijdens de gebruikersconferentie. Dat SAP ervan overtuigd is dat die digitale evolutie zich zal doorzetten, is bij deze wel duidelijk. “Internet of Things, hyperconnectiviteit en de trend naar een nog grotere mobiliteit, het zijn zaken die een directe toegang tot ieder ‘ding’ zullen creëren. De digitalisering van data en onze interacties met die data stijgen dan ook exponentieel. Bovendien veranderen big data, ‘machine learning’ en ‘predictive analytics’ technologieën de manier waarop data wordt gebruikt sterk”, begint Christian Klein.

“Voor alle duidelijkheid: we hebben al langer heel veel data, maar vroeger misten we de technologie om al die miljoenen gestructureerde en ongestructureerde data te processen. Met ons SAP S/4HANA in-memory-platform hebben we de snelheid waarmee data worden verwerkt en realtime inzichten worden gecreëerd tot een hogere dimensie willen brengen. Zo maakt dit platform het mogelijk ad hoc op bepaalde situaties in te spelen, in tegenstelling tot wanneer analyses pas x aantal tijd na de feiten plaatsvinden. Bovendien vergemakkelijkt de cloud ‘on-demand computing’ en de opslag van al die gegevens. De stijgende vraag naar cloudoplossingen past dan ook volledig binnen het digitale plaatje.”

De Digital Boardroom: drie vliegen in één klap

Intussen is het ongeveer anderhalf jaar geleden dat SAP zijn Digital Boardroom op de markt introduceerde. “Die oplossing is gebouwd op de SAP BusinessObjects Cloud solution en plukt via SAP S/4HAna ‘line of business data’ uit verschillende bronnen. Bijzonder is de combinatie van rapportages, predictive analytics én planning binnen een en dezelfde oplossing. Dat vermijdt dat je als gebruiker verschillende tools met elkaar moet combineren, met uitdagende integraties als gevolg. We zijn ervan overtuigd dat die drie activiteiten heel erg nauw met elkaar verbonden zijn, dus daarom hebben we besloten voor één overkoepelende oplossing te gaan.”

Een van de klanten die de Digital Boardroom intussen heeft omarmd, is de Amerikaanse retailer Under Armour. Hun doel was een technologie te hebben om klanten beter te begrijpen en zo aan het einde van de rit betere campagnes te kunnen opzetten. Aangezien de tool de organisatie vandaag in staat stelt de gangen van de klant en de ‘product life cycle’ grondiger te analyseren, heeft die bij Under Armour vooral op marketingvlak een grote meerwaarde.

Interne keuken eerst

Ook SAP zelf is sinds de intrede van SAP S/4HANA en de Digital Boardroom zijn interne keuken meer diepgang gaan geven. “Tot enkele jaren geleden gebruikten wij zelf nog heel veel Excels en Powerpoints. Daar wilden we vanaf. Op basis van onze eigen innovaties zijn we toen onze organisatie gaan herbekijken. Enerzijds omdat we zo onze interne performantie konden verbeteren, anderzijds om een beter zicht te krijgen op het potentieel en de werkpunten binnen de oplossingen in kwestie”, legt Christian Klein uit. “Sinds we zelf de Digital Boardroom gebruiken, hoeven medewerkers hun tijd niet meer te stoppen in tijdrovende Excels en Powerpoints. Dat geeft hen meer tijd om te analyseren en na te denken over mogelijke verbeteringen. Via de analytics-oplossing hebben we toegang tot alle databronnen binnen de organisatie. Ook externe data uit sociale media en ‘competitor benchmarks’ worden meegenomen, om zo een nog beter zicht te krijgen op wat er buiten de muren van onze organisatie speelt en wat er over ons wordt gezegd. Op basis van al die gegevens kan vervolgens binnen de Digital Boardroom niet alleen een geïntegreerd business plan worden gemaakt, maar kunnen ook verschillende business scenario’s worden gemodelleerd. Stel bijvoorbeeld dat onze cloudoplossingen sneller groeien dan onze ‘on-premise’ oplossingen, welke impact zal dat dan hebben op de investeringen die we moeten doen? Binnen de Digital Boardroom kunnen we zo verschillende scenario’s simuleren.”

Aan die interne implementatie ging een grondige voorbereiding vooraf. “Ongeveer een half jaar heeft het ons gekost om na te gaan hoe we precies werkten en hoe we onze interne mensen beter konden ondersteunen”, vervolgt Christian Klein. “Bij de implementatie zelf zijn we gestart bij de top om gaandeweg naar de onderkant van de organisatie af te dalen. Zo kregen al onze managers hun eigen digitale boardroom, waar ze toegang hebben tot alle realtime data. Om maar een idee te geven: achter onze ‘landing page’, met onze top KPI’s (key performance indicators), zitten zo’n 3 miljard datapunten binnen onze diverse systemen. Om de correctheid van de achterliggende data te waarborgen, doen we een beroep op een team binnen ons shared services center, dat zich volledig toelegt op ‘data cleansing’.”

Aangezien – in tegenstelling tot vorige dashboards – de Digital Boardroom niet manueel maar automatisch wordt gevoed, kan voortaan veel korter op de bal worden gespeeld. “Vergaderingen voorbereiden duurt nu bijvoorbeeld veel minder lang. Vroeger moesten we soms acht uur op voorhand data beginnen te sprokkelen. Zeker data over onze pijplijn waren tegen de tijd van de meeting soms al gedateerd. Dat is nu verleden tijd. Bovendien hebben de medewerkers in kwestie nu toegang tot exact dezelfde data, wat discussies vermijdt”, illustreert Christian Klein. “Ook verkopers kunnen nu via dashboards op hun niveau met een muisklik nagaan welke oplossingen de klant in huis heeft, waar eventuele problemen zitten en wie het laatst met de klant sprak. Zo kunnen verkopers hun klanten nog doelgerichter benaderen.”

Opmars van de cloud

Hoewel de vraag naar oplossingen in de cloud gestaag stijgt, zijn er nog steeds bedrijven die bij ‘on premise software’ zweren. Verwacht SAP dat de populatie van oplossingen in de cloud geleidelijk aan zal stagneren of is de groei niet te stuiten?
C. Klein: “Feit is dat heel wat oplossingen binnen ons portfolio erg populair zijn als cloudoplossing. Onze HR-oplossing SuccessFactors draait zelfs bij al onze klanten in de cloud. Nog niet zolang geleden hebben we trouwens S/4HANA Cloud gelanceerd, een oplossing die op veel bijval kan rekenen. De voordelen zijn ook groot: de implementatietijd is veel korter, updates zijn vlotter te managen en je hoeft de software niet aan te schaffen of zelf te onderhouden. Toegegeven, onze ERP-oplossing volgt maar schoorvoetend. Slechts 4% van al onze ERP-oplossingen draait momenteel in de cloud. Een belangrijke reden is dat veel bedrijven ons ERP al hebben aangeschaft toen de cloud nog niet zo was ingeburgerd. Een ander argument om voor een on-premise oplossing te gaan, is dataprotectie. Sommige industrieën willen hun financiële data onder geen beding in de cloud. In sommige landen zijn ook data over medewerkers een zeer gevoelige topic. Het is onze taak ook binnen de cloud een optimale veiligheid te garanderen. Zo kunnen we Europese klanten met een oplossing in de cloud garanderen dat de data sowieso binnen de Europese Unie blijven. Niet dat we bedrijven per se in de cloud willen pushen. Ons maakt het in wezen weinig uit of ze voor een oplossing on-premise of in de cloud kiezen. Dat neemt niet weg dat – omwille van genoemde voordelen – de interesse van oplossingen in de cloud zeker nog zal blijven stijgen.”

Betere integratie, minder customisatie

Een belangrijk agendapunt voor SAP is wel om zijn rijke productportfolio nu zodanig te transformeren dat klanten het onderste uit de kan van hun digitale transformatie kunnen halen.
C. Klein: “We hebben intussen een zeer uitgebreid aanbod aan oplossingen, die samen de processen van klanten volledig kunnen reflecteren. Veel van die oplossingen hebben we zelf ontwikkeld, andere zijn het resultaat van overnames, denken we maar aan onze e-procurementoplossing Ariba of onze HR-oplossing SuccessFactors. Veel van de businessvoordelen van pakweg machine learning, IoT en big data hangen af van de end-to-end-integratie van al die oplossingen. We beseffen dat er voor ons nog werk aan de winkel is om al onze oplossingen naadloos in elkaar te doen overlopen. Sommige spreken al heel goed met elkaar, tussen andere kan de communicatie vlotter, zeker als het om oplossingen gaat die we niet helemaal in huis hebben ontwikkeld. Die user interface tussen al onze oplossingen helemaal op punt krijgen, is dan ook een van de prioriteiten voor SAP. In lijn daarmee gaan we voortaan ook zoveel mogelijk voor standaardontwikkelingen, wat in het verleden zeker niet altijd het geval was.”

Maar zelfs al zijn je systemen perfect geïntegreerd, sowieso is de weg naar digitale transformatie bezaaid met zoveel data dat het moeilijk is het noorden niet te verliezen. Je kunt je als bedrijf dan ook terecht de vraag stellen waar en hoe precies te beginnen.
 “Hoewel je de digitale transformatie niet kunt negeren, mag je je er als bedrijf ook niet op blindstaren. Als wij met klanten beginnen te praten, moeten we ook soms het enthousiasme temperen. Uiteindelijk is het vooral de kwestie om na te gaan wat die hele digitale transformatie je organisatie kan bijbrengen. Daarom moet je nog steeds eerst grondig je processen bestuderen en een goede basis leggen. Daarbij is bijvoorbeeld een betrouwbaar ‘master data management’ een must. Het klinkt misschien saai om eerst daaraan te moeten werken, maar het is wel noodzakelijk”, stelt Christian Klein. “Pas als je ‘business process design’ goed zit, is de tijd rijp voor de eerste optimaliseringen en – als die goed zitten – voor het verwezenlijken van verdere digitale dromen. En wie weet komt daar dan vroeg of laat ook een mooi zicht vanuit de Digital Boardroom bovenop.”